提高高校财务报销效率探讨

摘要：财务报销工作量大、报销流程繁琐、报销规则复杂是高校普遍面临的问题。为了消除报销人与财务人员之间的矛盾，提高报销人的满意度，本文分析了高校财务报销存在的问题，并提出相关的建议。

关键词：高校；传统报销；网络报销；银校互联

1高校财务报销方式

现在高校报销方式主要分为两类，一类是传统报销方式，另一类是网络报销方式。传统报销方式一般分为四步：一是报销人填写纸质版报销封面，整理好原始凭证，完成各种签字和审批程序；二是报销人将单据交至审核人员，审核人员审核无误后，编制会计凭证；三是复核人员对已制凭证进行复核；四是将复核过的会计凭证交给出纳，出纳根据会计凭证上的支付信息支付。网络报销方式一般分为以下几步：一是报销人登录网络报销系统，进入相关的报销模块，填写相关报销信息，生成带有财务号码的报销单据后，将其打印，再找相关的负责人签字；二是报销人员将签好字的报销单据交给财务接单员，财务接单员初审单据，主要看签字等手续是否齐全，报销项目的开支范围是否合规，以及其他票据是否合规；三是财务接单员将初审通过的单据交给审核员，审核员仔细审核全部原始凭证，审核无误后编制会计凭证；四是复核人员对已制凭证进行复核；五是出纳将复核过的会计凭证的支付信息与银校互联上的支付信息核对，无误后将款项支付；六是出纳完成支付后，报销人可以在网上报销系统实时查询报销进度。若收款人成功收到款项，就意味着报销完结。若收款人未收到款项，报销人要在核实情况后及时与财务部门联系，共同找出支付信息中的错误，并及时改正。

2高校传统财务报销方式存在的问题

第一，报销人实际报销范围与项目允许的开支范围不符。不少报销人在报完预算后，忘记了该项目允许的报销范围，所报销的内容往往是该项目不允许开支的。而财务审核人员在审核原始凭证期间并不能得知项目的开支范围，只有到了做账步骤，进入财务系统后才能得知该项目的开支范围。这就往往造成了报销人花了钱，但是该项目无法报销。财务审核人员做了大量无用的工作，耗费很多没有必要的人力。第二，报销人实际报销的金额超出该项目余额或者该项目下某一类的额度。报销人大部分不会记录报预算时项目的总额和每一类的额度，也很少有人记录每一次每一类的报销金额。这就造成报销人填写的该项目报销金额超出项目余额，审核人员往往是先审核原始凭证，然后登陆财务系统编制记账凭证，只有到了这一步才能看见项目余额，这不免会造成大量无用工作。更麻烦的是在编制记账凭证过程中，审核人员无法看到该项目下某一分类的余额有多少，只有到了保存这一步才能看到该项目下这一分类是否超支。超支不仅造成原始凭证审核步骤无用，也使审核人员编制记账凭证步骤无效。审核人员要干大量完全无用的工作，造成报销效率低下。第三，支付信息完全由财务人员输入系统，易造成较高的错误率。传统报销模式下，支付信息是由财务人员输入。但是，年底或者结账期间工作量较大，容易使支付信息出错。第四，传统报销模式是由报销人自己在报销封面上填写联系方式。报销人往往忘记填写联系方式。审核人员在审核大量单据的情况下难免忘记嘱咐报销人填好联系方式。这就造成审核人员一旦发现审核的原始凭据有问题，无法联系到报销人，只能将报销单据压在手里，而报销人若不主动联系审核人员，单据只能积压。第五，项目负责人无法及时签字。由于传统报销方式需要项目负责人在报销封面上手签，但是经常出现项目负责人不在单位，无法签字的情况。第六，报销单据处理速度慢。随着我国高校的招生人数在不断增加，经济业务越来越多，报销、收费业务也在逐年增加，财务工作量也在大幅增加，但是财务人员的数量，特别是审核人员的数量、出纳岗位人员的数量增加的幅度却远远赶不上业务量的要求，尤其是出纳岗位人员的数量几乎不变，导致会计人员需要加班加点工作，但还是很难及时完成工作。第七，报销类型繁多导致报销人往往搞不清需要填写哪些具体的内容。报销往往分为普通报销、国内差旅报销、国外差旅报销、会议报销等等。报销人在进行每一类报销时通常要填写不同的报销封面，极易弄混。而且每一类报销都要有不同的报销规则，不同的资金审批规则，例如会议报销就要填写会议预算表和会议决算表。例如报销固定资产，报销人经常忘记报增固定资产的流程。报销人极容易搞混和忘记各种报销规则。第八，经济分类有误解。办公用品、打印耗材、专用材料这些经济分类，报销人往往搞不清之间的区别。报销人喜欢将很多物品都归为办公用品这一类，导致在报销的时候审核需要自己调整分类，并且很多报销人花钱买了物品却不能报销。

3高校网络财务报销方式存在的问题

第一，网络报销方式无法覆盖所有业务。高校的网络报销系统基本上只有常见的借款业务和报销业务。有些特殊的业务没有专门的报销模块，只能够使用传统报销方式。第二，网络报销对报销人的素质要求较高。报销人往往不是专业的财务人员，难以理解每一项报销规定，很多内容的经济分类也很难准确界定。而且财务的报销规定也在不断更新，报销人就更加难以独自进行网报。报销人往往凭借自己对经济事项的理解填写类别，导致各种分类错误。财务人员在录入系统时，需要大量修改，这就降低了报销的效率。第三，网络报销会给财务人员和报销人带来新的矛盾。由于网络报销不同于传统报销，经济分类、金额、项目号和支付信息都交于报销人填写，在一定程度上加大了报销人的工作量，减轻了财务人员的工作量，报销人难免会产生抵触情绪。另外，报销人填写的经济分类错误，是退单还是由财务人员直接修改完全由财务人员主观决定。如果财务人员不愿意自己修改，总是退单，这就会造成报销人的厌烦情绪。很有可能，财务人员在面临规定时期内要反馈大量报销单据任务时，为了完成任务，先挑出这些报销单里的一个问题，反馈给报销人，甚至退单，等到报销人重新提交单据，财务人员再找一个问题反馈给报销人，循环往复。一旦退单就意味着报销人要重新登录系统填写，并且要重新找相关的负责人签字。报销人与财务人员的矛盾必将加深。第四，沟通模式转变带来新的问题。传统报销方式下，审核人员与报销人员面对面或者电话沟通，很多问题可以直接解决。网络报销方式下，审核人员通过网络报销系统将问题反馈给报销人员，报销人员根据问题修改，如果遇到不懂的地方，需要报销人员主动找审核人员沟通，而不同于以往的是审核人员主动联系报销人员。第五，银校互联不稳定，容易重复支付。款项在用银校互联支付过程中，系统可能出现问题，导致系统显示款项支付失败，但是银行实际已经支出，或者同一笔款项付出两次。为了避免这种问题，只有通过出纳查询银行或者后期的对账工作来解决。这会加大出纳的工作量，因为需要出纳通过网络银行系统查询款项的支付情况，再与会计凭证进行逐笔核对，也会造成后期追款，甚至造成资金流失。第六，项目负责人无法及时签字。这个问题与传统报销方式下的问题相同，这里就不再重述。

4改善措施

本文针对两种财务报销方式存在的问题提出相关改进措施。4.1传统报销方式。第一，开通老师的查账系统，让老师可以看到每个项目的余额和每个项目下每一类的余额。这样就可以减少老师报销内容不符合项目开支范围和单类超支的问题，大大减少了审核人员的无用功，提高报销效率。第二，财务人员认真核对支付信息，审核、复核和出纳都要认真核对，切勿流于形式。每一道环节都必不可少，只有经过三方共同认同的会计凭证才可以付款，这样才能在繁重的工作中最大程度降低支付的错误率。第三，财务部门应该建立一个有效的全校老师的通讯录。财务人员在报销封面上无法找到报销人的联系方式的情况下，可以通过财务部门自己的通讯录找到相关老师的联系方式。第四，项目负责人在要长期外出时，授权他人代为行使项目报销签字权。这样可以避免报销人在需要项目负责人签字时找不到人，而耽误报销进度的情况。第五，利用报销手册和网络帮助报销人理解报销规定。制作一份详尽的报销手册是财务人员帮助报销人理解财务报销规定和报销流程最好的方法，但是报销手册难以及时更新。微信公众号和财务网站可以及时更新，弥补报销手册的不足。4.2网络报销方式。第一，多进行宣传工作。财务人员应该走出财务处，走进各个部门，宣传财务政策、报销规定和报销流程。财务人员应该亲自到现场对各个部门的报销负责人员进行指导。财务人员只有真正走进各个职能部门，才能了解到广大师生的真实需求和问题，多与他们进行有效沟通，才会互相得到理解，问题才能解决，矛盾才能消除。财务的报销规定随着会计准则和相关规范在不断变化，财务人员应该及时学习，并向报销人传达。第二，财务处应加大接单员的人力投入。初审环节是报销人与财务人员接触最直接的，最有利于沟通的，也是最便于找到错误的，可以大大减少后期改错麻烦。但是财务处往往只安排一个人在接单，使得接单员只能草草核实一下签字，其他的内容没有办法详细检查。财务处只有加大人力才能减少后期的出错率，提高报销效率。第三，财务处应该建立专门维护财务网络系统的岗位。财务处不应该全是会计人员，也需要计算机人才。毕竟我们处于“互联网+”时代，信息技术已经渗透了几乎整个财务工作流程，财务系统的稳定、安全和高效是财务工作顺利完成的必不可少的保障。只有专业人员才能胜任这项工作，才能保障学校的资金安全。第四，建立电子审签功能。电子审签功能使报销人不用见到项目负责人就可以完成签字，这就有效避免了项目负责人不在本地时无法签字的情况，可以在线上解决，大大提高了报销效率。

参考文献：

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[3]韩宇堃.关于提升高校财务报销效率的几点思考[J].中国乡镇企业会计，2018（12）：200-201.

作者:王佳艺 单位:北京语言大学