电子商务概念在数字档案服务实践思索

一、数字档案馆服务与电子商务理念

1.电子商务

(1)电子商务的概念与模式

电子商务在英文中主要有两个词与之对应:EB(electronicbusiness)、EC(electroniccom-merce)。EC又称狭义的电子商务(亦称电子交易),在世界贸易组织(WTO)及其成员国讨论电子商务的政策性文件中就使用EC。EB又称广义的电子商务(亦称电子业务或电子商业),由IBM公司于1997年第一次正式使用,是许多IT企业和学者支持的观点。联合国经济合作和发展组织(OECD)认为:电子商务是信息的电子交换,从而支持和管理商务活动,包含企业间、企业和消费者间的商业交易。国际商会则认为:电子商务是指对整个商贸活动实现电子化。

成功的电子商务模式必定是依托技术创新、符合商务规律的运作模式,必定具有相同的特性,能够体现相同的理论框架,即立足于电子、商务和管理手段三方面。在管理上,做到以客户需求为中心,明确企业的市场定位;在商务结构上,做到快速灵活响应、资源整合、内外协作、快捷运作、提供完善的产品和服务;在技术架构上,做到依托互联网、拥有配套的技术和人才优势。三方面互相支撑、融合贯通,企业才能成功。

(2)与传统商务相比,电子商务的优势

第一,交易虚拟化通过Internet为代表的计算机互联网络进行的贸易,贸易双方从贸易磋商、签订合同到支付等,无需当面进行,均通过计算机互联网络完成,整个交易完全虚拟化。

第二,降低交易成本

在网络上进行信息传递的成本相对于信件、电话、传真而言较低,另外电子商务与传统商务的不同模式还可以降低其信息成本、中介费用、广告、发放印刷品的费用、文件处理费用及店面的租金费用等。

第三,减少中间环节

电子商务克服了传统贸易方式费用高、易出错、处理速度慢等缺点,极大地缩短了交易时间,使生产者和消费者的直接交易成为可能,从而在一定程度上改变了整个社会经济运行的方式。让整个交易变得非常快捷与方便。

第四,交易透明化

电子商务中的双方从洽谈、签约以及货款的支付,交货通知等整个交易过程都在电子屏幕上显示,所以显得比较透明。

2.数字档案馆服务概述

芬兰服务质量管理专家克里斯蒂·格鲁诺斯认为,服务一般是以无形的方式在顾客和服务员工、有形产品或服务系统之间发生的可以解决顾客问题的一种或一系列活动。所谓数字档案馆信息服务,是指在网络环境下数字档案馆利用计算机、通讯和网络等现代技术从事档案信息采集、处理、存储、传递和提供利用等一系列活动,以达到“为档案信息用户提供所需数字档案信息产品和服务、满足档案信息用户解决现实问题的档案信息需求”目的的过程。更确切地说,数字档案馆信息服务是对有高度价值的图像、文本、语音、音响、影像、影视、软件和科学数据等数字化多媒体档案信息进行收集和规范性加工,以及高质量保存和管理,实施档案信息知识增值,并提供网上数字档案信息存取服务的活动过程。

数字档案馆信息服务的特点:

(1)数字化信息资源丰富,数量庞大,种类繁多

在数字档案馆中,亦即在网络环境下,其信息资源包括数字化的传统载体档案、移交的电子文件、各类网页、数据库、电子书以及其他相关信息网内的信息资源。呈现出数字化、多媒体、跨时空、跨专业等特点,种类和数量极为丰富。

(2)数字档案馆馆藏模式发生变化,提供网上数字档案信息为服务手段

由于数字档案馆的馆藏载体和馆藏结构发生了变化,数字档案馆信息服务从以传统的收藏和手工服务为主转变为以用户为中心,提供智能化的信息检索和现代化的服务为手段,进行信息服务。因此档案工作者在做好传统的档案管理工作和信息服务工作的同时,还需把大量的精力投入到数字档案馆信息资源的检索、研究和服务上来。

(3)信息服务日趋多元化、一体化传统档案馆的信息服务主要是提供文本类文献和事实性问题的解答等。而数字档案馆中,同信息资源多元化相对应,数字档案馆的用户欲从其信息服务中获得的信息亦不再仅满足于传统服务中的文本、事实和数据信息的需要,而是尽可能地获取更多网络信息、多媒体信息和相关的知识。

(4)信息服务对象的社会化

传统档案馆的信息服务工作总是处在特定的地域范围内,都有自己特定的服务对象和相对集中、稳定的用户群。数字时代的档案馆,是一种以计算机和网络联系起来的分布式的数字档案馆群。每个档案馆都是这个分布式数字档案馆群的一个结点,人们可以在网络上使用任一个加入数字档案馆群的数字档案馆的信息资源。

3.电子商务理念对数字档案馆服务的影响

电子商务带来了办公模式的转变,是传统模式向网络模式转化的产物,是人们进行社会实践活动的补充力量。这个信息化和电子化趋势给人们的社会活动带来了全方位的变化,也在档案管理工作中产生了巨大而深远的影响。

数字档案馆中的电子商务有着显著的行业特点,它在依托网络进行数字化信息的搜集、保存和传递的过程中,不可避免地存在着信息的提供、资金的收付和商品的传递,即数字档案馆与档案用户之间存在信息流、资金流和物流。这里的信息流是指数字档案馆对馆藏的揭示、索引、文摘、目录等数字化信息资源的组织和提供、检索、利用、技术说明及在线数字信息的需求利用信息等,还包括各种信息服务的收费内容、订购信息、付款通知以及数字档案馆与其交易对象的支付能力和支付信誉等;资金流主要指资金的转移过程,包括付款、转账等过程;物流是指数字档案馆的数字信息、增值信息及权益授予的相对“虚拟”信息的流动过程。

(1)数字档案馆业务活动的开展需要电子商务的支持

数字档案馆提供的是一种自动化程度很高的网络作业环境,在这种环境下充分利用网络的高效率提供相应的服务是必然的。

数字档案馆应该在电子商务解决方案的支持下,利用电子商务交易系统以拓宽业务工作的范围、优化数字档案馆的业务流程,提高服务质量和业务工作水平。

数字档案馆通过实施电子商务方案,积极面向用户开展电子商务活动,及时为用户开通网上订购和付费浏览等业务。这样,既能降低档案信息收集及传播业务工作的成本费用,又能使档案信息的利用率得到极大的提高,从而在数字档案馆与档案用户之间形成服务提供方与服务消费方的良性循环。

(2)数字档案馆中电子商务服务的意义

数字档案馆应借助电子商务实现档案信息服务商品化、市场化,不仅可使档案利用者获得档案信息不再受时间和距离的限制,档案信息流通更自由,而且可使档案利用者在线购买档案信息商品,这样既节省时间,又比亲自到档案馆所付的交通费和复印费等费用要少得多。电子商务的开放性、高效性、互动性会改变档案信息的相对封闭状态,促进档案信息化的发展,使档案利用者与档案工作者的交流更方便、更直接。档案利用者可以获得更符合条件的档案信息商品,其需要在电子商务的条件下可以得到更大的满足。

从档案馆的角度讲,应用电子商务将会改变档案馆传统的工作方式和工作理念。档案工作的重点将转移到提供利用上。市场机制和竞争机制将会引入档案馆,这有利于提高档案馆的工作效率,使档案工作的实际作用得到更好的发挥,从而促进档案事业的发展,提高档案事业的社会地位。电子商务的收益可弥补档案馆和档案网站建设资金不足的问题,使档案馆和档案网站有条件采用先进的技术和设备,为社会提供更好的服务。

二、数字档案馆中的电子商务

1.电子商务给数字档案馆带来商机与活力

如今的“电子商务”通常用“电子商务系统”来表示,它是经Internet及Intranet技术为网络连接平台,用户在此平台上进行商务化的信息活动,这种信息活动涵盖社会各个领域,包括各类图书馆的数字化、电子化信息。

在电子商务氛围下,具有事业性、公益性、福利性等特点,注重社会效益的传统档案馆固有的信息服务模式,已不适应现代信息技术的发展。突破僵化体制,提高服务效率,优化操作流程是档案馆生存与发展的宗旨所在。众所周知,互联网上有价值的信息资源一般都存在于商务联机数据库,只要具备一定的经济支付能力,一旦进入系统,其检索的简便、及时、友好和高效是传统意义上的档案馆无法相比的。

2.数字档案馆中的电子商务服务方式

(1)付费查档

付费查档是指用户需缴纳一定的费用便可查询数字档案馆的某些数据化资源,以满足用户信息需求的一种服务,也是目前数字档案馆提供最多的一种电子商务服务。这样既满足了用户的信息需求,又能对档案馆的物质投入给予合理的补偿。

(2)在线交易

数字档案馆的在线交易,即指数字档案馆通过网络进行的销售行为。如数字档案馆通过网络向用户出售电子档案信息、音像制品、档案编研成果、编辑成册的相关资料及定制的个性化产品等在线服务。

(3)联合编目

就是指各档案馆根据联合编目的程序将自己的馆藏资源进行编目,然后上载到中心数据库,或者从中心数据库下载所需的档案资源记录纳入到本地的数据库,以组织编制各种门类、载体的联合目录,其间的费用结算完全通过网络来进行。联合编目能更有效地实现档案资源的共享。

(4)增值服务

档案馆拥有一支专业的档案咨询、查档和编研队伍,善于将馆藏资源与网络资源进行整合加工,能够更加有效地满足各类用户的特定需求,还能根据自身拥有的网络资源优势和检索技术进行跨行业、跨专业的查档,其成果凝聚了档案人员的智力劳动,属于增值信息。在电子商务条件下,这类服务具有广阔的开拓空间,市场潜力巨大。

三、电子商务理念在数字档案馆服务中的应用前景

信息已成为重要的商品。市场经济条件下,信息服务不可避免地要朝着商业化的方向发展。网络环境下的信息服务因其广泛性、充分性、及时性和准确性,而比传统的信息服务更具优势。电子商务环境下的信息服务,其优势更是显而易见的。一方面,它可以消除信息壁垒,促进理想市场环境的形成,从而有助于开展以用户为中心的个性化服务;另一方面它使得商务流程透明化成为可能。

数字档案馆信息服务实现电子商务化,就是要把用户关系管理系统、信息管理系统和资源规划管理系统等与档案业务过程相关的系统紧密集成,并把它们全部延伸到互联网上,让用户和档案人员通过互联网,在档案馆内外部实现互动的、实时的信息交流和知识共享。同时,通过档案馆信息链的整合,让用户和档案人员能够从单一的渠道访问所需的个性化信息,利用这些个性化信息做出合理的业务决策并执行这些决策,向用户提供定向服务,实现档案馆内部员工知识的创新和共享,最终赢得商务机会和经济效益。

总之,我国数字档案馆在建设过程中,已经有了电子商务的相关服务,但与国外数字档案馆仍有较大的差距。因此,我们要在现有的基础上,不断完善数字档案馆建设,学习国外建设数字档案馆的先进经验,提高档案人员的专业技能和档案馆的管理水平,完善管理制度,通过档案馆部门自身与全社会的共同努力,使我国数字档案馆用户能够享受更多、更好的电子商务服务。