深究现代商务秘书监管职能

企业是现代社会的商务活动的主体。而在企业内部运行机制中，商务秘朽的作用日益突出。这是由商务秘书的职能和企业运行机制的特点决定的。企业管理理论认为，商务秘书不仅指从事秘书工作的个人，还应该包括企业内部从事行政秘书活动的机构。准确的说，现代商务秘书应该是企业内部设置的一个为处理行政秘书事务的机构?。这样定义商务秘书，有助于企业未来的可持续发展。

1现代商务秘书在企业内部的重要作用

1．1商务秘书负责企业内部行政秘书工作的正常开展

应该说，企业内部诸多运行机制中，行政秘书工作运行机制最为复杂。商务秘书不但要处理大量的文字材料，还要起草各项通知、公告及内部材料等文件，保持企业内部行政活动的有序开展和信息沟通渠道的畅通。

1．2商务秘书承担管理职能

在现代企业制度中，管理不仅仅是企业管理层的工作，商务秘书也应当分担管理的职能。而这也是现代商务秘书区别于传统秘书的显著特征。下面，笔者将结合现代企业管理制度的特点，重点论述商务秘书的管理职能。

2现代商务秘书的管理职能

管理，是一种工作内容复杂、而范围又十分广泛的社会活动，其职能的划分首先取决于管理的性质。商务秘书丁：作是服务和佐助性质，因此它的管理职能只能通过服务加以体现。这是商务秘书管理与企业管理者从事的管理工作的最大区别。

2．1商务秘书要为企业管理者提供决策的参考和依据

企业管理层在进行决策过程中，往往会要求商务秘书提供有关市场调查报告、数据分析、项目可行性论证等。这些都是企业管理者进行决策的有效依据。商务秘书收集这些依据的过程，实际上就是参与企业内部决策的过程，也是对企业发展各环节进行了间接的管理。

为企业管理者提供决策参考，是商务秘书通过服务体现管理职能。商务秘书在提供决策依据的过程中。要尽量注意为管理者提供伞面、准确、翔实的数据和资料，在保证效率的同时提高准确性。同时，商务秘书还要注意决策实施后的信息反馈，要根据决策实施后企业内部及市场变化情况做出及时判断，并将结果上报企业管理层，为管理者修改和完善决策提供依据。

2．2商务秘书要承担协凋企业内部及外部各项事务的职能

在现代企业中，商务秘书承担着承七启下的重任。它要有机地将企业管理层和员工队伍连接起来，将管理层的决策传达给员工，又要将员工的诉求反映给管理层。从这个意义上说，商务秘书必须要具备协调各种复杂关系的能力，而协调企业内部关系的过程也就是商务秘书体现管理职能的过程。

商务秘书的协调职能还要包括协调与本企业发展相关的外部各种关系，包括与客户、市场、竞争对手等等的复杂关系。很多情况下，商务秘书要代表本企业出席各项活动，这更是商务秘书管理企业职能的表现。

2．3商务秘书要能够处理企业内部的各项具体事务

办理事务是秘书日常工作的主要内容，是为上司服务、为公司服务的重要手段，秘书办事的范围相当广，涉及公司的方方面面和经营管理活动的各个环节，具体有文书处理、会务组织、约见接待、通讯联络、机要保密、档案管理、办公环境管理、设备管理、车辆管理等等。秘书要在提高办事效率上下功夫，首先必须树立效率意识，把办事效率与公司经营管理效益结合起来考虑，办事既果断迅速，又认真细致，讲究质量。其次要建立和遵守各类事务处理规范。再次，要充分运用现代化的办公手段，尽量把办公设备能承担的事务分离出去，集中时间和精力处理其他事务。

3如何进一步提高商务秘书的管理能力

正因为商务秘书在企业发展过程中的地位如此莺要，因此提高商务秘书的管理能力，不仅仅是商务秘书的个体行为，还应当纳入到企业的发展规划之中。笔者就如何进一步提高商务秘书的管理能力提出如下建议。

3．1不断加强日常学习和积累

学习和积累对于商务秘书来说是一项十分重要的日常工作。因为商务秘书随时可能遇到突发情况，随时要准备答复企业管理层的咨询．在有些情况下，商务秘书没有时间查找资料，只能依靠日常的积累处理突发问题。首先秘书要做有心人，在日常工作中必须积累大量的数据和资料。其次．要提高分析问题和解决问题的能力，保证参谋服务的及时、准确、适宜、经济。只有这样，参谋服务的效率才会提高，尤其情况紧急而来不及充分论证的情况下，参谋服务的质量也能得到保证。

3．2企业内部应当建市商务秘书定期培训机制

现代企业管理理论认为，企业管理机制中的奖励机制应该更为灵活，不仅包括物质奖励，还应当侧重于对员工实施精神奖励，前比较有效的精神奖励方式就是对员工实施职业能力再培训。根据一项调查显示，企业中层以上的管理人员在参与了职业能力再教育和再培训以后，有87％的受访者表示获得了认同感和满足感，重新焕发了工作的动力。笔者认为，企业建立针对商务秘书的定期培训机制是十分必要的，而且培训机制应当注重灵活性，可以采取多种方式进行。

3．3充分借鉴国际先进经验

企业要注意引进和吸收国际先进管理经验，有条件的企业还可以与国外企业进行合作，将商务秘书派遣到国外企业进行工作和学习，切身感受先进的管理工作模式。这样有助于商务秘书迅速掌握先进管理经验，服务企业发展。