小议我国中小企业正规化管理创新制度

摘要：管理是企业核心能力的保证，中小企业必须加快现代企业制度的建立。企业组织分工大致分成管理部门、生产部门、经营部门和辅助部门四个部门，实际工作当中，各项具体的任务都要由个体的人来操作，各部门的职责都要由人来落实。这就需要管理者再制定详细的岗位职责分配条文，把职权分配细化到每一个人。

关键词：中小企业、正规化管理、岗位职责

改革开放以来，我国中小企业得到不断发展。据有关调查统计显示，中国共有中小企业2930万个，从业人员1.74亿人。从贡献上看，中小企业创造的最终产品和服务的价值占我国GDP的50.5%，中小企业解决就业占我国城镇总就业量的75%以上，中小企业提供的产品，技术和服务出口约占我国出口总值的60%，中小企业完成的税收占我国全部税收收入的43.2%。这表明中小企业作为国民经济的重要组成部分，已经成为我国最为活跃最具有潜力的新经济增长点。

但是随着中国加入WTO的承诺的逐渐落实,我国中小民营企业面临的生存瓶颈越来越严重,有专家指出,入世后,我国中小民营企业应突出三大优势:本土优势、比较优势和后发优势。在WTO“国民待遇”原则的要求下,贸易壁垒将逐渐打破,不同的生产要素将在全球范围内优化配置,本土优势所剩无几;形成后发优势的前提是必须具备一定的比较优势,所以在经济全球化的冲击下,国内企业尤其是中小民营企业要想取得一定的比较优势,必须在自身所处的价值链中打造独特的核心能力,全球最著名的管理学大师之一汤姆•彼得斯说过，好的制度可以让管理者从常态事务中解脱出来，专注于更为重要的工作，可见企业正规化管理正是形成中小民营企业核心竞争力的有利手段之一。

俗话说“麻雀虽小，五脏俱全”。企业有有大小之别，但都少不了组织结构设计。企业的组织结构，就是把企业全体职工进行分工，明确他们的职务范围、责任、权利，再进行协作，从而形成一个高效运作的结构体系。

在这里我从三个角度分析中小企业正规化管理的创新制度，首先是企业岗位设计及各岗位职责规定；其次是员工的招聘、培训及待遇等；最后是企业内部会议制度及文件管理。

一、企业岗位设计及各岗位职责规定

1、企业岗位设计遵循以下四个原则：分工原则，职权原则，指挥统一原则，合理的管理幅度原则。管理者要根据自己企业的规模大小决定岗位的多少和分工的细化程度。企业越大，岗位分工会越细；企业规模越小，可由一个人兼任多个职务。

企业岗位设计的结构化思维包括：企业由部门与岗位组成，组织结构正是对组织使命、远景和战略的分解，因此，岗位设置必要遵循战略导向的原则，这或许就是所谓的因事设岗原则，包括客户导向原则、岗位数量最少原则、规范化原则等等。而影响岗位设置的因素除了战略、盈利模式、管控模式，甚至包括信息技术、通讯手段。

根据科斯的交易费用理论，企业这种组织形式使得生产要素的交易内部化，其减少了交易成本，或者说因为提高了效率或专业化，企业才得以存在。而企业所有的经营活动都围绕着追求企业价值的最大化的目标。因此，岗位设置的首要目标便是提高效率。而这种提高效率是以专业化为手段的。然而，公司规模的扩张止于行政管理费用的上升。我们可以将这种行政管理费用分解为两方面。其一，为提高工作效率而产生的内部协调费用；其二，为控制风险而产生管理费用。因此，从提高效率与控制风险两个目标，我们可以提炼出岗位设计要遵循的三个原则：专业分工原则、协调费用最小原则和不相容职务分离原则。

专业分工原则追求深度知识与市场经验的积累，在此原则下的岗位设置是对组织细分的过程，岗位成为组织中工作内容自成体系、职责独立的最小业务单元。关于组织细分，目前有流程优先与职能优先两种争论。笔者倾向于前者，因为一级流程可以定义为企业的盈利模式。在此基础上，可以将流程分解或模块化，部门是一级流程分解的结果，是企业内部价值链具有一定使命的独立环节，而岗位是对部门，即一级流程分解下某一个模块的再分解。因此，在专业分工原则下，部门岗位设计的第一步骤为工作内容细分，其表现形式为岗位最小化。

协调费用最小原则是为减少不同职位间的协调，降低运作成本。其在岗位设计方面的应用通过工作关系分析和工作定量分析的步骤来实现。进行工作关系分析而非工作定量分析，是为一人多岗做准备，其适用于公司发展较快，岗位工作量及职责具有较大的不确定性的情况。在这种不确定下，岗位不适宜合并，而可由工作内容具有相关性的岗位兼任。进行工作定量分析，则是在工作量不饱满的情况下，对职能细分或流程被分割的岗位予以合并。其应用结果为撤岗和并岗。

工作关系分析是对最小业务活动之间的工作相关性进行分析，确定适用的优化组合方案。从而通过对工作岗位、部门的相关性分析，使组织发挥系统和平衡的功能，达到分工合理、简洁高效和工作畅顺。而随着公司各项工作的稳定开展，结合对各岗位工作的定量分析，可以对于工作量不足于80%的岗位，及时进行撤岗、并岗，保证每一个岗位的负荷，使所有工作尽可能集中，并降低人工成本。

不相容职务分离的核心是内部牵制。古埃及时已在记录官、出纳官和监督官之间建立起内部牵制制度。内部牵制是一人不能完全支配账户，另一个人也不能独立地加以控制的制度。不相容职务是指那些如果由一个人担任，既可能发生错误和舞弊行为，又可能掩盖其错误和弊端行为的职务。

基于不相容职务分离原则的岗位设置需要在岗位间进行明确的职责权限划分，确保不相容岗位相互分离、制约和监督。企业经营活动中的授权、签发、核准、执行和记录等工作步骤必须由相对独立的人员或部门分别实施或执行。

2、企业岗位分为高层管理职位、行政管理部门、生产部门、经营部门和辅助部门

高层管理职位细分为：董事长、副董事长、总经理、副总经理、总经理助理、行政总监、人力资源总监、财务总监、销售总监、策划总监、质量总监、生产总监。

行政管理部门细分为：行政部经理、行政助理、办公室主任、培训主管、法律顾问、秘书、翻译、劳动工资员、计算机打字员、资料员、前台。

生产部门细分为：采购部部长、物料主管、采购主管、采购员、制造部经理、总工程师、计算机工程师、车间主管。

经营部门细分为：总经济师、成本会计、核算会计、出纳员、审计员、项目经理、营销主管、地区销售经理、销售业务员、信息主管、公关经理、公关员。

辅助部门细分为：内勤、外勤、驾驶员、员工食堂主管、员工食堂服务员、工会主席、工会干事、保安主管、监视员、大门门卫、公司保安员、巡逻保安员。

二、员工的招聘、培训及待遇等

1、招聘原则

⑴、客观公正原则

人事部门及经办人员在人员招聘中，必须克服个人好恶以客观的态度及眼光去甄选人员，做到不偏不倚，客观公正。

⑵、德才兼备原则

人才招聘中必须注重应聘人员的品德修养，在此基础上考察应聘者的才能，做到以德为先，德才兼备。

⑶、先内后外原则

人事部门及用人部门在人才招聘中，应先从公司内部选聘合适人才，在此基础上进行对外招聘，从而充分运用和整合公司现有人力资源。

⑷、回避原则

德才兼备，唯才是举是公司用人的基本方针，因此对公司现有员工介绍的亲朋，公司将在充分考察的基础上予以选用，但与之有关联的相关人员在招聘过程中应主动予以回避，同时不能对招聘过程或人员施加压力影响招聘的客观性公正性。

2、人力资源规划

公司人力资源部于每年年初根据本年度的业务量对公司内部所有岗位重新定岗，定编，定员。

3、人力资源部职责

⑴、负责制定公司人力资源战略规划。

⑵、负责公司定岗定编定员，调整工作岗位及内容等项工作。

⑶、组织实施公司招聘制度，录用政策。

⑷、负责管理新进员工的劳动用工合同和人事档案。

4、招聘途径

⑴、内部招聘

在公司内部进行人才的甄选，促进公司人力资源的合理利用与有效流动，从而达到适才适位。

⑵、外部招聘

通过外部途径进行人才招聘，及时补充新鲜“血液”，从而达到“鳗鱼机制”的激活目的。

①、广告招聘：通过在电视，报纸，杂志等媒体上刊登广告信息，吸引人才前来应聘。

②、人才市场招聘：通过参加各地人事主管部门，学校或其他单位举办的人才招聘（双选）会，甄选具备工作经验及实践能力的成熟人才。

③、高校招聘：通过到各地高校招聘应届毕业生，甄选具备发展内潜质及专业素质且满足公司需要的人才。

④、网上招聘：通过在因特网上招聘信息，吸引各类人才前来应聘。

⑤、其他招聘：为招聘到合适的人才，充分满足公司用人之需，可采用猎头招聘，介绍等方式进行招聘。

5、招聘流程：

⑴、用人部门根据本部门实际情况填写《员工招聘申请表》如需笔试，则须同时附上笔试考卷，在招聘前一周送人事部门初核调校并报公司领导审批，经审批同意后由人事部门组织实施。

⑵、人事部门在招聘前需拟订招聘方式及详细周全的招聘计划，经公司领导核准后组织实施。

⑶、人才的引进一律实行公开招聘，由人事部门决定招聘的形式。任何招聘方式，均应要求求职者递交求职信，填写《求职申请表》(见附录2)，并提交以下资料：个人简历，照片，联系地址，电话号码及身份证，学历证等证明求职者身份，受教育程度，能力等的相关证件的复印件。

6、面试

⑴、面试由人事部门会同用人部门进行，面试小组中至少应有一名用人部门员工参加。

⑵、面试流程：

①、由人事部门根据实际情况确定面试时间，并通知面试人员及公司相关人员。

②、面试时向应聘者介绍面试小组成员，并要求应聘人员以普通话作简短的自我介绍。

③、由人事部门介绍公司基本情况，包括公司性质,经营范围，上班时间，报酬福利，用人机制等情况。

④、让应聘人员自由发问，由面试小组相关人员加以解答。

⑤、对应聘人员逐一进行面试，详细了解其基本情况。

⑥、面试结束当日，面试小组应就面试情况进行汇总并形成书面意见。

7、笔试：

⑴、人事部门应在当日根据面试小组的综合意见通知初试合格者于次日来公司参加笔试。

⑵、用人部门应提前一周将专业试题交人事部门审校,同时做好保密工作。

⑶、笔试原则：

①、笔试题须严谨全面，紧扣招聘目的。

②、笔试须严格，严禁作弊。

③、阅卷须认真仔细，,杜绝敷衍现象，保证对公司负责对应聘人员负责。

员工培训，是企业特制度中的重要一环，它可以让员工对企业文化和企业目标有更深刻的理解，培养员工对企业的认同感。员工培训的内容包括两方面：职业技能培训，职业品质培训。

员工给企业效力，企业给员工报酬，一来一往的交换形式，主要靠薪资来维持，管理者要本着对内公平、对外有竞争力且合乎成本效益的原则规定薪资组成，支付员工薪资，这对保持企业内部的人员稳定意义重大。

一般来说，薪资主要是这样构成的：薪资=基本工资+津贴+奖金。管理者在设计薪资的时候，要遵循下面几个步骤：1、职位分析；2、职位评价；3、薪资调查；4、薪资定位。

三、企业内部会议制度及文件管理

1、会议制度

制订会议程序，首先对本公司的会议体系进行分析，确定公司日常需要召开的各种会议名称、要求，制成例行会议一览表，然后按会议的层次或性质分类，分别确定各类会议的程序和具体时间安排，如下所示：

确立会议议题（领导和部门提出、董事会要求、行政部门收集）→安排会议议程（议题顺序、发言顺序、准备有关文件）→提前发出会议通知（时间、地点、出席人、议题、议程、编组）→会务准备（会场布置、座次安排、会场签到、会议证件、会场设备等）→做会议记录和摄像、录音→撰写会议纪要、决议→上级阅改、签批→印发有关部门、人员、归档。

2、文件的管理细则

①、各单位要有专人负责文书的管理工作，建立严格的管理制度，加强对相关人员的保密纪律教育，做好文件的管理工作。严禁将秘密文件带往公共场所或家中。文件传递过程中，必须办理登记、签收、注销等手续，并按照收文簿检查归档，以防遗漏。

②、各单位工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的材料，都必须由承办人收集齐全，分类整理，移交文书或有关人员核对整理后，于次年第二季度送交档案室归档，各单位、各经办人不得越期自行留存应该归档的文件。

③、没有存档价值和存查必要的公文，由档案室鉴别、登记后销毁。

3、电子文件归档与电子档案管理办法

第一条对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。

第二条电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。

第三条电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。

第四条应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。

第五条为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

第六条归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

第七条具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

第八条收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。

第九条收集积累要求

①、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

②、保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

③、在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。

④、用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

⑤、用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

⑥、用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。

⑦、用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。

⑧、由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。

⑨、通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。

⑩、计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

第十条收集、积累方法

①、及时按照要求制作电子文件备份。

②、每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。

③、电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。

④、电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

⑤、电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。

第十一条电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。

第十二条电子文件应按《档案著录规则》著录，并制成机读目录。

第十三条归档电子文件应填写登记表。

第十四条归档范围电子文件的归档范围的划分，可参照国家关于文件的现行有关规定执行。

第十五条归档时间逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。

第十六条检测在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。

第十七条归档前的鉴定电子文件的归档鉴定工作，参照国家关于文件的现行有关规定执主，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标只。

①、有效性和完整性鉴定。归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

②、保管期限的划分。电子文件保管期限的划分，参照国家关于文件的现行有关规定执行。

第十八条归档要求

①、把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作，

②、本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文牛长期保存的载体。

③、存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境

④、将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。

⑤、需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。

⑥、原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。

⑦、在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。

第十九条检验

①、档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20％合格率应达到100%。

②、检验项目。

⑴、载体有划痕，是否清洁。

⑵、有无病毒。

⑶、核实电子档案的完整性和有效性审核手续。

⑷、核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。

③、将检验结果填人电子档案人库登记表。检验有合的，应退回形成单位，重新制作。

第二十条移交手续验收合格后，档案保管部门在电子档案人库登记表上签字盖章。一式2份，一份交电子文件形成单位一份自存。

第二十一条保管要求

电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件：

①、归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。

②、环境温度选定范围:14℃—24℃；相对湿度选定范围：45%—60%。

③、存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。

④、电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。

第二十二条存效性保证

①、每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。

②、每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%如发现问题应及时采取恢复措施。

③、设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。

④、磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

⑤、定期检验结果应填人电子档案管理登记表。

第二十三条利用

①、电子档案的封存载体不得外借。

②、利用时使用拷贝件。

③、利用时要遵守保密规定。

④、利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

⑤、具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。

第二十四条电子档案的销毁鉴定。

①、电子档案的销毁鉴定，按国家现行有关规定执行。

②、电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。

③、非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。

第二十五条统计档案保管部门应及时按年度对电子档案的保管，利用等情况进行统计。

由于编写时间比较仓促，及本人的写作水平的有限，本论文存在疏漏和不足，恳请老师批评指正。

参考文献：

《中小企业正规化管理制度大全》-吴海东

《突破中小企业发展的瓶颈》-余世维