工程设计档案数字化选择问题研究

在信息化的大潮下，档案部门积极开展数字化建设以响应国家信息建设的战略。在此过程中，档案部门都将传统载体档案数字化作为现阶段的重要工作。工程设计领域也存在类似情况。在工程设计档案数字化过程中，目前有哪些标准可供参考，标准体系建设如何？这些情况尚未引起实践部门和理论部门的重视。本文欲在此方面做一些梳理，期望对此问题的研究有所裨益。

一、国家标准

我国数字化相关标准建设工作从21世纪初期就已经开始，主要关注文献数字化过程中通用性的问题，其中突出的成果主要有：1.《文献档案资料数字化工作导则》。该标准于2006年，标准明确了数字化的基本原则，一般程序及相关技术的选择。作为我国第一项数字化方面的国家标准，该标准从计划到历时达五年，在标准的修订过程中参考大量国内外已有成果。在当时的环境下，该标准的制定是具有积极价值的，如一些研究者在研究中认为：“从技术角度来说，数字化标准能协助加速国内新兴信息技术的商业化过程。”[1]此标准是我国在档案数字化起步阶段所进行的有效尝试，该标准中所确立的原则、相关技术的选择及对于数字化成果管理等内容为其后相关档案数字化标准所借鉴和吸收，成为我国档案数字化标准体系中的标杆。2.《电子文件归档与电子档案管理规范》。工程设计档案数字化成果的管理可以参考电子文件的相关标准进行，此方面的标准最值得关注的就是《电子文件归档与电子档案管理规范》。该标准是在《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）的基础上发展而来的，相比而言，该标准增加了对业务系统、电子档案管理系统相关功能的明确要求[2]。该标准对于工程设计档案数字化工作的价值主要表现为：为工程设计档案数字化管理系统的功能要求提供指南，尤其体现在归档功能设计方面，对数字化成果的整理、存储、利用等方面。

二、行业标准

从现有数字化标准看，国家档案局在档案数字化进程中发挥了重要作用，倡导并制定了多项标准，对工程设计档案数字化具有指引作用。概括来说主要有以下几项需要加以注意。1.《纸质档案数字化规范》。该标准是在《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）的基础上发展而来的。与旧版标准相比，《纸质档案数字化规范》进行了较大修改，主要表现为“增强组织与管理部分的内容，完善数字化工作中管理相关要求；增强数字化前处理部分”[3]。《纸质档案数字化规范》在修订过程中遵循了标准文本应符合国家规定的标准编写规则、强化纸质档案数字化工作管理要求、注重强化安全管理理念、细化纸质档案数字化工作技术要求等基本原则[4]。该标准在内容上突出强调档案数字化过程中安全理念，这一理念也是目前工程设计档案数字化中需要加以重视的。2.《档案保管外包服务管理规范》。为了规范档案保管外包服务机构及其他专业机构的行为。2017年，国家档案局了《档案保管外包服务管理规范》[5]，该规范包括服务原则、组织与人员、基础设施、业务规程、责任事故与赔偿、能力评估等九个方面。此方面的内容与《档案数字化外包安全管理规范》相关内容都能为工程设计档案数字化外包的流程管理、安全管理提供借鉴。3.《档案服务外包工作规范》。为了进一步明确档案数字外包过程中各主体：发包方、承包方、第三方机构的主要职责和相应的工作规范，2017年，国家档案局出台了《档案服务外包工作规范》[6]，该规范从业务流程角度梳理了档案服务的主要类型、服务外包主体之间的相互关系。该标准在档案服务外包安全管理方面更加细化，在合规性管理、保密管理、风险管理、知识产权管理、环境管理、职业健康管理等方面都提出了具体要求。该标准中特别值得关注的一个方面是第三方机构工作规范，这方面内容可为工程设计档案数字化外包第三方机构的选择评价提供依据，也是目前行业内部引入社会信用评价体系考察第三方机构的有益尝试。4.《纸质档案缩微数字化一体化技术规范》。在档案数字化过程中如何长期保存信息，这是社会普遍关注的问题之一。目前，学界对此问题进行了积极探讨，相关成果斐然。在载体的选择和评价方面，目前已有研究表明，胶片是当下所有存储载体中寿命较长的一种。因此，如何在档案数字化的过程中有效地将信息存储在胶片上，减少档案数字化过程中烦琐操作可能造成的信息衰减，2018年4月，国家档案局公布了《纸质档案缩微数字化一体化技术规范》[7]。该标准核心内容是解决了纸质档案数字化过程中一次采集，同步获得缩微影像和数字图像，可避免缩微影像与数字图像转换过程中的信息衰减和错误，减少重复建设。此标准对于工程档案数字化成果长期保存具有积极的参考价值。

三、地方标准建设情况

在数字化过程中一些地区针对本区域的实际情况也制定了相应的档案数字化标准，这些标准对于工程设计档案数字化也具有一定的参考价值。

四、工程设计档案数字化标准选择的思考

综上所述可以看到，我国有关档案数字化在标准方面已经进行了卓有成效的建设，档案数字化的标准体系已经初步形成，这一体系涵盖了国家、行业、地区标准，各标准都具有一定的适用度。但是具体到工程设计档案领域，相关标准建设的情况则不是那么乐观。在18工程设计档案数字化标准选择过程中，还需要注意以下几个方面的问题。1.标准选择应针对不同行业。从相关标准的分析来看，在工程设计档案数字化标准的适用问题上应该充分考虑到工程设计档案的行业特点。上述所介绍的档案数字化标准中鲜有涉及工程设计档案数字化内容的。工程设计档案从内容来看具有鲜明的特点。工程设计档案可划分为：初步设计、技术设计和施工图设计等阶段所形成的档案，包括批准的计划任务书、设计前的调查研究、建筑平面图、建筑物各平面图、建筑物节点详图等[8]，而且以设计图纸为主体。因此，在工程设计档案数字化标准的选择方面应尽可能考虑到处理大量工程图纸的特点，在参酌融汇的基础上，凸显行业特点。另外，工程设计档案数字化过程中也如工程设计图纸产生一样，存在多头的情况。因此，如何将这些情况都全面地反映出来，确实是在标准的选择中需要格外注意的问题。2.标准选择应针对不同载体。工程设计档案数字化过程中也面临着不同类型档案的数字化问题。如今档案数字化标准多数探讨纸质档案数字问题，但是在实践层面上，除了纸质载体以外，还存在着缩微胶片、录音档案、录像档案等类型，所以在进行数字化标准的选择上应该充分考虑不同类型档案数字化的差异，有针对性地选择符合多种类型档案数字化的标准。从以上分析看，一些通用性标准并没有很好解决不同类型档案数字化的操作问题。但是在实践中，一些地区就针对通用标准的不足，制定了不同类型档案数字化的操作标准，如北京市针对不同类型的档案制定了不同的数字化标准。因此，在工程设计档案数字化过程中，也应尽可能考虑到已有标准的全面性和适用性，考虑不同类型档案数字化的差异，选择适合不同类型档案的标准。3.标准选择应针对不同区域。在工程设计档案的管理中，地方标准在实际中发挥着重要的作用。现在许多大中型建设项目档案又多坚持属地管理的原则。从上述介绍的地方标准来看，不同地区针对档案数字化所制定的标准各有侧重，如有些标准侧重于档案数字化的整体，有些侧重于档案数化的微观环节。如福建省《档案数字化工作安全保密管理规定》侧重于安全保密方面。这就需要开展工程设计档案数字化的单位能够从区域的实际出发，选择符合区域特点和机构实际的标准。4.标准选择应针对不同时间。工程设计档案数字化的标准选择也需要注意时间问题。从2006年中国第一项数字化标准至今，数字化的技术、流程及存储载体都发生了巨大变化，因此在选择相关标准的时候，应尽可能考虑最新标准。如上所述，《电子文件归档与电子档案管理规范》《纸质档案数字化规范》都经历了修改的过程，这也从一个侧面说明档案数字化标准是处于动态的，在选择标准的时候，也要紧跟标准发展的步伐。综上所述，在工程设计档案数字化过程中，在标准的选择上，目前国内的相关标准体系已初具规模，可以参考和借鉴的相关标准不少。在具体操作中应尽可能地针对行业的实际需要，客观分析各标准的优缺点来选择、制定相关标准。

参考文献

[1]董静平.城建档案数字化的基石——“国家数字化标准的编制过程”[J].城建档案，2007（8）:57.

[2]中华人民共和国国家质量监督检验检疫局，中国国家标准化管理委员会.电子文件归档与电子档案管理规范[S].中国标准出版社，2016.

[3]DA/T31-2017，纸质档案数字化规范[S].

[4]郝晨辉.档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》的修订[J].数字与缩微影像，2016（2）：9-10.

[5]DA/T67-2017，档案保管外包服务管理规范[S].

[6]DA/T68-2017，档案服务外包工作规范[S].

[7]DA/T71-2018，纸质档案缩微数字化一体化技术规范[S].

[8]杜建刚，牛爱云.城建档案的发展现状与其信息化建设的探索和实践[M].太原:山西科学技术出版，2010:41-42.

作者:钟文荣 王春泉