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浅谈知识管理档案信息资源开发利用

一、知识管理与档案管理的关系

1.知识管理的内涵。知识管理是指,在组织中构建一个人文与技术兼备的知识系统,让组织中的资讯与知识,透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等过程,达到知识不断创新的目的,并最终形成企业管理的知识资本。知识管理是对知识、知识创造过程和知识的应用进行规划和管理的活动。加拿大的高德•拉伯楚克(GordRabchuk)[1]可能是最早把知识管理引入档案学的学者,拉伯楚克(1997)表示:“档案工作保持长久不衰关键在于是否能抓住新机遇,知识管理就是这种机遇。企业档案工作者将在企业的知识管理决策中处于重要地位。”ElizabethYakel[2]认为:档案管理者应转变职能,从档案的管理者转变为知识的创新者,由实体文件管理到知识管理,满足知识需求,提倡组织学习。企业档案信息开发利用作为知识管理的重要环节应该紧跟步伐,推陈出新。将知识管理的理念和模式引入企业档案工作中,必将会引发企业档案信息开发利用史上的一场全新变革。2.知识管理对档案管理的促进作用。企业档案作为一种重要的知识载体,是企业重要的战略资源,而不仅仅是简单的“历史记录”、“资料”或“工具”。档案管理与知识管理在管理对象、管理目的、管理流程、管理技术等方面相近相通;而又在管理层面、管理深度、管理范围、管理侧重点、管理特点等方面相差相异。档案管理与知识管理相辅相成:知识管理可以拓展档案管理的领域,提升档案管理的价值;档案管理可以促进知识的沉淀、积累、传播、交流、理解、挖掘,加强知识产权的保护。知识管理对档案管理的促进作用主要有以下三个方面:(1)知识管理的“知识资源论”促使企业档案从重保管到重开发。在知识管理的循环机制中,存在着数据———信息———知识———智慧的跃迁,企业档案工作应该在信息加工、知识组织中发挥积极作用,促使信息到知识的跃迁,甚至知识和智慧的结合。(2)知识管理强调的“知识积累”和“知识共享”使企业档案管理由独立转向融合。企业档案是企业知识的重要组成部分,档案信息系统、连续、完整地记录了企业微观和宏观发展情况,具有无可比拟的资源优势,因而也是情报信息的重要来源。因此,企业档案部门具有天然的资源优势[3]。(3)知识管理强调的“人本管理”使企业档案管理从“重物”转向“重人”。职能的转变带来了对档案人员角色转变的更高的要求,即从档案实体保管员转变为档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者。3.基于知识管理的企业档案信息资源利用模型。档案资源在知识管理中具有核心地位,知识管理为档案开发利用实现跨越式发展提供了前所未有的空间。企业档案工作的根本动力在于提供档案服务,满足企业现实工作的需求。正如加拿大档案学者高德•拉伯楚克(GordRabchuk)所言[4]:“企业档案管理的成功主要依靠两个基本因素:(1)所提供的服务或产品确实有需求;(2)保证必须的灵活性以满足利用者不断变化的需要。德国的一些企业,如西门子公司、宇航公司、奔驰公司的档案馆都十分重视对世界各地相应产品研制、生产、销售等情况的档案、图书、情报资料的收集,使档案部门成为企业的信息中心;日本多数企业,如清水建设株式会社等都建立了档案信息中心,有的企业虽然档案科、企业史编辑室、信息中心分立,但三个部门之间的联系很密切,有逐步统一管理的趋向。如此看来,基于知识管理的档案管理信息资源开发利用的研究应该引起我们的高度重视。全面分析知识管理的必要性,以及其与档案管理的密切联系,提出知识管理的模式,是当前的紧迫任务。因此,本文构建基于知识管理的企业档案信息资源建设模式如下:知识管理不仅能在知识领域建立一个强势平台,还能逐步渗透到企业流程与运作中,具有创造性的知识管理体系能切实地提高企业生产效率,以达到降低成本增加收入的目的[5]。

二、档案信息资源开发利用

1.档案信息资源开发利用的价值。企业信息开发的目的是将档案信息中所隐含的有效信息最大限度的提取出来,及时、准确、安全地传递给特定用户。企业档案信息开发的核心任务是:挖掘、激活和共享。当档案处于静态储备时,只是一种潜在的生产力,只有把它挖掘出来用于生产建设才能转换成现实生产力。在档案信息资源收集过程中,应该不仅确保正式文件的归档,而且加强隐性知识的记录与收集,加强非正式文件、外部信息的收集,从而将档案收集活动拓展为知识积累活动。在档案服务过程中,应该贯彻以用户为中心的理念,通过信息化、网络化、智能化手段,开展主动服务、个性化服务、全过程服务与超前服务,努力为用户提供具体的知识与问题解决方案(而不仅仅是档案实体本身),从而将档案服务活动提升为知识服务活动。国内某企业要从德国一家公司购买一种大型设备,当时谈判异常艰苦和激烈。德国这家公司只来了两个人,带了一个笔记本电脑,里面有该企业历史档案做支撑的报价系统(知识库),性能、价格、供货周期、人工成本等均有大量历史数据。谈判过程中,每一次方案的调整,德国公司这两个人只用几个小时就能依靠知识库拿出新方案,而该企业则需要十几个人连续加班开会才能硬着头皮提出连自己心里都没底的方案,原因就是没有历史档案的系统积累成果。2.企业档案开发类型。(1)智力型开发。企业档案部门利用现代信息技术将分散、杂乱的原始信息经过处理,抽取知识单元,将其编成集中而有序的信息,并准备随时为利用者输出。企业档案部门采用多种有效的形式,直接向用户提供企业档案信息及其开发成品,及时、准确地满足利用者利用需求。在多年的企业档案提供利用实践中,人们已经积累了多种服务型开发方式,如展览、借阅、咨询、证明服务等。(2)宣传报道型开发。宣传报道型开发包括口头宣传报道、直观宣传报道和文字宣传报道三种基本方式,每种方式又由很多具体的宣传报道形式和方法组成。宣传型开发的主要任务就是将馆藏档案信息的内容特征、形式特征及其他情况告之于利用者,从而增加利用者对企业档案信息的了解,促进和指导利用者更加充分和有效地利用企业档案信息。(3)研究型开发。即企业档案部门采用定性的逻辑方法和定量的数学方法以及定性与定量相结合的方法,对现有的档案信息进行归纳整理、分析。作出综合叙述、评价建议,以此来预测企业的发展动向和趋势的开发活动,这种开发是一种研究的再创造活动,是企业档案信息开发的最高的层次。

三、建立企业知识库

知识库是员工知识交流和沟通的核心和平台,知识库更能将零星散落的知识型员工当中的知识进行收集、整理和归纳,员工可以通过知识库将自己的知识与外部知识联系起来,既可以实现知识共享,也可以学习知识。知识库比数据库更具有创造性、动态性、高效性、丰富性。1.知识库对企业信息资源建设的作用。马费成从便于对信息资源进行管理的角度出发,将信息资源划分成记录型信息资源、实物型信息资源、智力型信息资源和零次型信息资源[6]。建立档案信息知识库有利于将传统企业零碎的知识,例如员工个人实践知识、专家的理论知识、未经整理的客户数据收集起来。企业成功的关键就是如何对这些隐形知识进行挖掘、整合和处理,利用整合的知识资源结合本企业自身的特点,建立符合本企业特点的知识库。首先,通过对信息知识的文档化处理,有利于对知识系统化集中管理,同时借助网络传输,使知识可以最短时间零距离地向每个员工、每个岗位延伸,促进了知识的共享和传播。其次,知识库还能起到蓄水池的作用。企业人员流动不可避免,知识库通过将每个员工所创造的知识成果、业务经验文档化,避免了才随人走从而削弱企业的知识储量。其次,通过建立知识库能够更好地实现档案及其他信息的共享和整合。知识库包含非精确推理、归纳和演绎方法、面向约束的推理、逻辑查询语言、语义查询优化和自然语言访问等,通过模式识别、优化算法和人工智能等方法,对收集建档的企业内外部信息加以分类,并提供决策支持。同时,借助信息传输网络和运用系统,知识库获取知识的范围更广,延伸的领域更宽,从而形成一个开放共享的知识管理系统。2.知识库的信息来源。对于一个企业来说,知识库里除了存储文档化的原生信息,还必须存储经验诀窍类隐含知识及深层次加工的信息,存储与文档相关的事件、知识的使用记录、来源线索等记录。总体说来,基本由下列一些知识和信息组成:即企业基本信息,包括公共关系信息、年度报告、预测分析报告、产品和服务信息、经营业务信息、业务经验信息、基本流程信息、顾客信息等。企业建立外部知识库可以通过购买国际知名的在线数据库,通过检索加工后成为更易学习的二手文献;收集媒体相关科技创新新闻;通过有针对性的访谈来获取资料。内部知识库则包括所作项目的文档资料、深度分析和内部研究报告、分析问题的方法和工具。对于知识的共享也不可能是无条件的,集团可以建立知识管理平台,通过平时对员工知识考核和对知识的贡献程度分配不同的权限,这既可以保护知识,也是对共享知识,贡献知识的一种激励。

四、结语与展望

本文结合企业档案管理的实际情况和知识管理的要求,探索构建了基于知识管理的企业档案信息资源建设的新模式。强化知识观念,创建知识共享的企业文化,提倡组织学习,提高档案管理者素质。从隐性知识到显性知识的转化到建立知识库,再到推进文件、档案管理一体化和图书、情报、档案管理一体化,提供知识服务并最终让档案部门从信息收藏中心转变成知识创新中心,体现了在知识经济时代基于知识管理企业档案信息资源建设的必要性。

作者:李利方 单位:上海市政工程设计研究总院(集团)有限公司

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