工程设计档案数字化管理分析

在信息技术发展日新月异的今天，如果要提高工程设计档案管理的效率，就应该把档案管理数字化作为重点，通过各项档案管理工作的有效衔接，满足行业的持续发展需求。但是，在目前工程设计档案管理中，存在着数字化电子文件缺少法律凭证以及数字化档案设计不合理的问题，这会对工程设计档案管理的质量带来不利影响。因此，要通过数字化技术，并结合《重点工程项目档案资料管理办法》及相关法律法规，把工程设计作为核心，通过构建档案数字化管理方案，来进一步提高档案管理的效率，以促进工程产业的持续、稳定发展。

1工程设计档案数字化建设的目的

在工程设计档案中，通过档案数字化建设方案，可以将纸质档案改变为电子档案。一般认为，档案数字化建设目的如下：第一，最大限度地减少纸质档案的数量，以便于及时解决以往档案管理中存在的问题。第二，在档案数字化管理中，通过利用电子文件，可以提高工程资料的获取率和利用效率，实现各项参数的动态化展示。第四，优化档案管理的工作流程，最大限度地实现工程设计档案资源的信息共享。第五，保证归档电子文件的完整性、有效性，实现电子文件与纸质文件保持一样。

2工程设计档案数字化管理中的若干问题

根据工程设计项目的特点，我们对工程设计档案数字化管理工作进行分析，认为数字化档案管理中有下列问题：第一，电子文件信息无法共享。工程设计项目的特点，决定了在其档案数字化管理中存在着信息无法共享及利用的问题。第二，电子档案归档不及时。根据工程设计项目的特点可以分析得出，在电子档案设计中存在着缺少过程控制的问题，这导致档案资源相对分散，在一定程度上降低了电子档案的处理效率。第三，电子文档缺少精确性。在以往的档案管理过程中，对于存在错误的图纸，工程设计档案人员要进行刮改，但是，由于在档案数字化管理过程中不能实现其与纸质文件进行同步修改，这样就会导致纸质文件与电子文件不一致，也就不会达到对档案进行收集及管理的目的。第四，电子文件缺少规范性。通过对工程设计档案管理工作进行分析，可知在档案数字化管理中没有遵守统一的制图规范，一些项目设计者会滥用字体、打印样式等，这样就会导致档案资源或多或少地存在着模型空间不合理、保存布局不规范等问题，这就在一定程度上降低了档案数字化管理的整体质量。第五，电子文件法的法律性不足。在工程设计项目中，通过数字化档案，虽然可以提高档案管理的效率，但是在很多情况下因为收集的电子文件无签名，这样就会使其缺乏法律性。

3优化工程设计档案数字化管理的策略

3.1制订和完善工程设计档案数字化相关规范。根据工程设计项目的特点，可知在档案数字化管理过程中，需要加强工程设计项目档案数字化管理的风险防范机制，通过相关规范的制订，为工程设计档案的数字化管理提供相关支持。应该做到以下几点：第一，在工程设计档案数字化过程中，应该建立文件信息化的管理机制，通过对文件项目的整合以及信息化方案的制定，使档案数字化的管理秩序得以规范，为数字化档案工作提供相应支持。第二，根据相关法律法规，重点工程项目档案工作应纳入项目建设管理程序中，与项目建设实行同步管理，工程项目部资料室根据项目建设网络计划负责收集、整理、组卷各阶段工程项目的档案资料，建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。所以，在工程设计档案管理中，为了实现数字化项目的落实，应该将档案数字化作为重点，通过行业规范的落实，建立相关机制，为档案的数字化管理提供参考。第三，在档案数字化过程中，应该构建完善的制度体系，通过规范相关档案工程流程以及制度等，拓宽工程项目产业的服务渠道，强调综合档案整理的价值，为行业的持续发展提供参考。3.2落实工程设计档案数字化实施方案。在工程设计中，对档案进行数字化管理非常重要。一般认为，在落实档案数字化实施方案中需要做到以下几点：第一，对于工程设计文件需要及时进行收集及归档处理，并按照工程项目的特点，制订文件归档的相关规范，要求数字化档案管理者按照规范进行，提取图纸属性，并设定条形码识别文件，保证电子文件与纸质文件保持一致，实现文件的准确性、完整性，而且需要避免档案出现漏洞问题。第二，在工程设计档案管理过程中，应该对已有的档案库的纸质档案进行扫描，并形成数字化的档案资源。扫描后的档案具有真实性、原始性、不易修改性，所以在对工程设计历史档案进行数字化扫描的过程中，需要按照《纸质档案数字化工作标准及要求》进行，实现对档案进行数字化管理的目的。第三，在数字化档案管理中，应该按照档案收集流程进行收集，把相关电子文件、纸质文档、电子文档等进行归档，避免出现档案信息丢失问题。3.3把工程设计档案进行数字化文件备份。首先，要对工程设计档案数字化管理方案进行分析，将文件备份处理作为核心，通过数字化电子文件的形成、管理以及利用等，将档案资源在网络环境下进行整合，避免纸质档案出现破坏以及污化现象，提高电子档案规范管理的效率，来保证各项数据整合以及资源统计的有效性。举例来说，在对工程设计档案进行数字化整合过程中，应该设定内网及外网，按照保管档案的相关规范设立网络安全平台，并设置网络资源安全保护机制，通过对档案资源的保护以及对其使用状况进行监督等，提高档案数字化管理的效率。其次，工程设计档案数字化管理人员应该清醒地认识到简单地对档案进行备份存储并不是绝对安全的，所以档案管理者需要结合工程设计档案的特点，设定档案保存及管理方案。一般情况下，在对档案进行数字化备份中应该做到以下几点：第一，在对档案进行备份时，可以利用光盘以及磁带等介质进行存储，并根据不同的存储载体特点，规范档案备份管理，最大限度地体现档案数字化管理的价值；第二，在对档案进行数字化过程中，应最大程度保证档案信息数据资源的原始性；第三，设置多种存储载体的备份方案，以提高数字化档案资源管理的安全性。3.4加强档案数字化管理的安全监督机制。根据工程设计档案数字化管理的特点，设立相应的安全监督机制，保证档案管理工作的安全性。在一般情况下，在工程设计档案数字化安全监督过程中应该做到以下几点：首先，要建立电子文件远程服务监督体系，通过对集中性资源的处理以及对档案进行数字化，进一步提高工程设计档案的管理效率。其次，统一管理数字化档案。工程设计项目单位需要改变以往纸质档案管理的办法，通过数字化档案管理体系的构建，对电子文件档案的正文、图表以及附件等进行标准化格式管理，并进一步提高档案管理人员的素养，为档案数字化的项目整合提供支持。最后，为了提高工程设计档案数字化的安全性，相关档案管理者要根据数字化档案资源项目的管理特点，对数字化档案内容进行拷贝、复制以及审批等，以保证档案数据资源的完整性。例如，在《建设项目档案管理规范》中，对参建单位项目文件管理职责进行界定，要求：编制项目文件控制体系相关文件，报建设单位档案管理机构审查。按合同或协议约定负责所承担工程或任务文件的收集、整理和归档工作。

总之，在对工程设计档案进行数字化管理的过程中，需要将构建数字化档案规范作为重中之重。也就是说，通过数字化档案规范的设定，落实具体的数字化档案管理流程，以更好地提高数字化档案管理的规范性，以为工程设计档案进行数字化管理提供一定的支持。对于相关的档案管理者来说，需要做的就是：及时掌握数字化档案管理中存在的问题，构建数字化档案规范，设定一定的档案流程，对档案进行集中管理等；进一步提高对档案管理的综合素养，进一步提高数字化档案管理的效率，为工程设计档案工作规范的制定以及档案数字化提供参考。

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作者:陈晓勿 单位:广东省建筑设计研究院助理馆