建立信用档案管理体系推动企业经营发展

[摘要]本文针对当前我国如何规范和建立企业及个人信用档案，如何增强法制观念及商业道德，在规范和建立企业信用档案中应注意的问题和困难及解决问题的办法进行阐述，说明信用档案是企业在经济活动中不可缺少的“经济通行证”的结论。在激烈的市场竞争中，只有立足于企业和社会，让信用档案发挥其应有的价值，企业和个人信用档案才能得以更好地生存和发展。企业信用档案全面反映了企业信用状况和信誉。随着社会信用意识的不断提高，企业信用档案将广泛应用于企业融资、担保、商品赊购和其他经济交往之中，是企业的“经济身份证”。建立企业信用档案是建立信用社会和信用制度的基础，是一个社会系统工程，是社会经济发展的必然趋势。

一、信用建设成为企业发展的无形推动力

诚信是企业的重要资源，对企业的长远发展具有巨大的促进作用。企业必须做到诚信经营，树立良好的形象，这样才能真正提升企业的竞争力。企业作为经济活动的重要参与者，信用的缺失会对经济造成巨大损失。因此必须加强社会信用建设，逐步在全社会形成诚信为本、操守为重的良好风尚。加快建立企业、中介机构和个人的信用档案，使有不良行为记录者付出代价，名誉扫地，甚至将其绳之以法。

二、提升信用档案管理水平，建设诚信企业

针对企业信用档案管理的现状，本着建设“诚信企业”的要求，以档案为依托，结合企业信用文件材料形成和管理、利用特点，明确信用档案管理基本归档范围和管理方式，把企业信用档案作为一个一级类目，再根据形成文件材料的来源划分二级类目，在保管方式上最好采用以件为单位装盒保管，以便随时增加或减少有关信息。企业信用档案的管理，应遵循统一领导、分级管理的原则，因为企业信用档案具有一定的连贯性、系统性，人为地割裂它们之间的联系，不利于档案的完整、准确，也不利于信用档案的有效开发和利用。档案管理部门和档案人员应提高对企业信用档案管理重要性的认识，积极做好业务指导工作，帮助企业专兼职档案员尽快掌握开展此项工作的方法，或采取集中培训的方式，使他们掌握工作要领，明确信用档案的内容、范围，形成系统的、综合性的企业信用档案信息资源，同时为有关方面及时了解、全面掌握企业信用情况提供有效服务，逐步实现企业信用档案管理工作的科学化、法制化和规范化。

三、建立企业信用档案应坚持的基本原则

1.客观性原则。企业信用档案必须实事求是、客观公正地记录和反映企业信用的现实状况，既要客观地记录企业的良性信用行为，也要客观地记录企业的不良信用行为。

2.权威性原则。树立企业档案的权威性，是发挥作用的重要保障，要把企业信用档案作为评价企业信用的依据，任何部门、单位不得擅自改动企业信用数据。

3.开放性原则。企业信用档案是一个开放的系统，要向社会开放，为企业的服务对象服务。

4.动态性原则。企业信用是随着时间的推移不断变化的，企业信用档案管理部门对企业信用档案要实行动态管理，及时全面地收集、补充最新的企业信用文件和数据。

5.实效性原则。企业信用档案数据，在能够全面反映企业信用情况的前提下，力求简明实用。企业信用是企业的无形资产，既能帮助企业让众多客户“知道”，又能让客户快速建立“信任”，便于各职能部门对企业进行远程管理，为企业的长远发展奠定基石。

四、有效利用信用档案推动企业发展

1.信用档案信息对企业至关重要，影响企业的发展信用档案信息对于企业的销售、合作、招聘、投标和信贷等商务活动起着至关重要的作用，影响着企业的发展。信用档案是企业的信用身份证，是企业整体信用的动态展现。客户为了经营活动的安全，时刻关注交易对方的信用状况。档案信息优良，可为企业带来无限商机，助力企业决胜于无形；档案信息不良，客户在不觉间流失。信用档案就像一只无形的“手”，以特殊方式影响着企业的未来与发展。信用档案中的信息均为《信息公开法》、国务院《征信业管理条例》规定可以采集的合法信息，不涉及企业的商业秘密。宪法规定任何单位和公民都有评价的权力，并对真实性负法律责任。

2.信用档案帮助企业赢得客户信任，提升销量在商务谈判中，档案信息不良，会导致客户对企业负面联想扩大，本能地“避凶趋利”，放弃合作，临近签约的客户也会流失。人们在进行商务活动前，都已习惯查询对方的信用状况，档案信息优良，会促进合作更加顺利。良好的信誉，使考察时间缩短、商务谈判顺利，从而降低成本，提高签约率，客户忠诚度提升。在发展新客户方面，档案信息不良，未曾谋面就会被淘汰。现在的客户在合作、购买前，并不是直接去厂家、商店，而是先上网搜查“商品名称”，圈定数个商家，进行功能、价格比对，最后查看信用档案以决定与哪家合作。任何客户都会选择信用状况良好的企业，信用不良的企业在不觉间就会被淘汰。互联网时代，有这种交易习惯的群体已相当普遍。档案信息优良会帮助企业获得信任，吸引更多新客户慕名而至。大中型企业汇聚信用力量，提升诚信形象，增强信用核心竞争力。资质和荣誉是企业最有价值的无形资产，是在发展过程中承担社会责任的重要见证。企业的这些资质、荣誉材料信息若放置陈列室内，无法让大众和客户知晓，挂于网站，因网上造假泛滥而易被怀疑、仿冒和“搬迁”。因此将资质、荣誉记录建立信用档案，并加以规范管理，可汇聚信用力量，提升诚信形象，赢得更多社会信任。

五、积极发挥企业档案部门收集信用档案信息的重要作用

企业档案馆作为收集本企业信用档案的基地，可帮助企业收集其各个领域内形成的与信用有关的档案信息，使企业对自身的信用状况做到心中有数。企业信用档案是企业档案的一个组成部分，企业档案部门是企业信用档案最直接的管理者，由档案部门负责企业信用档案的管理有利于信用信息的共享。企业档案部门在企业信用档案建立和管理过程中存在诸多优势。

1.企业档案部门是企业集中管理档案的机构。作为对档案工作实施集中统一管理的行政机构，档案部门便于根据企业档案的特点，在界定企业信用档案的范围、收集渠道、保管方式和利用途径等方面，指导和帮助企业有关部门及时建立企业信用档案。

2.企业档案部门有着丰富的档案管理经验，特别是经过企业档案管理达标定级和目标管理，档案部门已经储存了大量的与企业信用有关的档案，这是档案部门得天独厚的优势。而且档案部门的重要职能之一就是对档案工作进行行政管理和业务指导，在征集企业信用信息时比较容易得到相关部门的配合，以保证企业信用信息收集的完整性。

3.我国档案工作实行的是统一领导、分级管理的体制，已经形成了比较完备的体系。企业档案部门是保存企业在处理日常事务过程中所形成的各类文件材料的专门性档案机构，对于企业的成长壮大具有重要作用。企业档案部门可以针对本企业的具体情况，帮助企业收集日常经营活动中形成的与企业信用有关的档案信息，使企业对自身的信用状况做到心中有数，有利于信用信息共享。

4.企业档案部门是社会经济系统外的第三者。企业信用档案涉及档案主体的信誉程度，与经济利益密切相关，因此企业信用档案管理更适合独立于社会经济系统外的部门来管理，能够显示出其公正性和公平性。档案部门本身就是以国家信用作保证的，多年来它肩负着维护国家和社会历史真实面貌的神圣职责，通过严格的管理措施保证档案的完整与安全，并逐渐树立起自己的权威。由此可见，由档案部门负责企业信用档案的管理在我国目前的形势下是可行而且可靠的。随着“互联网+”时代的到来，企业经营活动会越来越透明，企业信用所起的作用越来越重要。信用良好的企业更容易获得市场的青睐和消费者的信任。企业信用档案的价值在于整合企业方方面面的信息，打通信息壁垒，让企业的经营行为和信用状况真实地展现在公众视野中，使企业之间的竞争从质量竞争、价格竞争转向信用竞争，让诚信企业从中受益。总之，信用档案要立足于企业和社会，让信用档案体现出应有的价值。建立企业信用档案是建立信用社会和信用制度的基础，是社会经济发展的必然趋势。

作者:闫晓艳 单位:中国第一汽车股份有限公司