浅谈高职采购管理内部控制

摘要：在国家大力推进高等职业教育发展的背景下，高职院校对设施设备的需求不断增加，使得采购金额逐年提高。采购成为高职院校的主要业务之一，其风险管理成为了高职院校全面内部控制的重要组成部分。因此，本文对现阶段高职院校在采购业务活动中存在的问题进行分析，并基于COSO框架提出对应措施，从而为提高高职院校采购管理内控水平提供借鉴。

关键词：高职院校；采购；内部控制

从2012年财政部印发《行政事业单位内部控制规范（试行）》等一系列文件以来，国家加强对事业单位的内部控制建设，这给高职院校管理者提出了新要求。采购业务因有着多方参与、流程复杂及涉及面广等特点，风险程度难控。如何提高财政性资金的使用效率，确保财政性资金的安全，使采购的设施设备有高效的利用率，减少资源浪费，是对采购业务进行内部控制的重要意义。

一、高职院校采购业务风险分析

（一）采购预算编制风险。首先，采购预算与财务预算“两张皮”。部分高职院校对年度采购预算统计上报工作未给予足够重视。《政府采购法》第三十三条规定，“在编制下一年度部门预算时，应当将该财政年度政府采购的项目及资金预算列出，报本级财政部门汇总”。但在实际采购工作中，经常出现以下情况：（1）采购预算与财务预算分别提交不同管理部门进行汇总，使得两者相互脱节；（2）申购部门的采购预算编制没有明确到具体的项目品目上，使得报批的采购类目或有缺失，并且在年中多次进行采购预算的追加，随意性大。其次，采购项目预算编制不准确。项目的前期论证与市场调研阶段，为了提高项目预算的合理性需要参与调研及报价的企业至少实质性满足三家。但在实际采购工作中，经常出现询价及参数指定方案仅由一家供应商出具，甚至仅有一家供应商出具三家报价文件的现象。最终导致项目预算过高，严重影响财政性资金的使用效率。（二）采购方式选择风险。从2018年开始，政府采购目录范围内的货物或服务，在一定限额标准以下的，可以根据各单位的内控进行自行采购。一些部门在采购货物或服务时，每次申购限额控制在限额标准以内进行。这样极易发生吃回扣、舞弊等不廉洁的现象，严重影响采购价格的公允性，甚至会有化整为零规避公开招标之嫌。（三）招标方案编制风险。招标方案是评标工作的重要依据，能直接影响招标结果，对整个项目的采购工作起着非常重要的作用。虽然高职院校有很多相关专业的老师，只能在关键技术参数论证时给予一些意见，但是具体到设备性能、标的质量等方面，却还是不足的。在实际操作中，经常性存在直接听取供应商的意见或直接由供应商代为制作招标方案的情况，部分技术参数设定具有指向性，给之后的招标、评标工作埋下了其他供应商质疑投诉或流标的隐患，更有可能导致腐败行为的发生。同时，招标方案还可能设置了门槛，区别对待不同的供应商。虽然财政部87号令第十七条对该种现象进行了限制，但仍存在侥幸心理在招标方案中设定缺乏公平性的条款，出现围标、串标的情形。无法发挥招标采购的优势，导致财政资金的浪费。（四）合同履约验收风险。合同的履约验收是采购环节中最容易被人忽略的一环。招标完成签订合同后，采购双方都受到合同法的制约。验收工作是维护采购方利益的重要一环，是确保采购的设施设备与合同约定的种类、数量、功能一致，且能够正常使用。但在具体实施中，一次性通过验收的项目仅占一年项目的四成，最简单的设备实际型号与合同签订的型号不同这样的情况都频频出现，让已有的验收制度流于形式。合同内容变更也频频发生。这主要与其招标方案的编制分不开。招标方案编制时，设备性能考虑了，但是尺寸大小没有考虑，最后因为场地原因需要变更。或者制定招标方案时，市场调研不到位，采购的货物是过时的，市场上已经不再生产，需要变更升级版本等等。（五）内部监督风险。部分高职院校缺乏内部审计部门或岗位对采购业务进行监督检查。采购项目预算价格审定、招标评标工作过程及合同履约验收等风险易发环节都需要加强监督与管理。

二、高职院校采购管理内部控制的优化策略

优化高职院校采购管理内部控制，基于COSO理论框架，主要从以下五方面展开：（一）营造良好的采购管理内部控制环境。首先，要加强政府采购法及相关法律法规的宣传力度，定期进行相关法律知识的普及，使教职工们树立正确的采购法制意识，降低潜在风险杜绝腐败问题的产生。其次，梳理采购业务全流程中涉及的各组织机构的职能及控制流程。建立和完善与学校相适应的采购管理制度及相关内部控制制度，落实到采购业务的各环节，使采购工作公开公平公正的有效率进行。最后，制定对应的采购预算管理办法，使学校所有的采购能够在“有预算，再采购”的原则下进行。（二）建立有效的采购业务风险管控体系。首先，梳理采购管理部门的岗位分工，按照岗位不相容原则进行。岗位之间要互相制约，并且要定时轮岗，以此避免出现一个岗位或个人总揽一切的情形。同时，对于招标方案的编制要确保两个及以上老师参与，起到相互协调相互制约的作用。其次，进行风险评估，识别整个采购业务流程中各环节的内控风险点。包括采购计划编制、采购项目预算确定、采购申请与审核、采购方式的选择、采购过程合法规范（含招标方案编制）、采购项目验收、采购项目变更及质疑投诉处理等八项内容（见表1）。并对风险点进行量化分析，动态更新内部控制风险点。（三）优化采购内部控制活动。绘制采购业务流程图，包括项目预算编制、项目立项、项目审批、招标方案制作、招标评审、合同签订、合同履约验收、付款等，从中确定和监控较高风险的环节。（1）项目论证方面：项目论证必须事前做好市场调研，确定需求货物及技术参数。由学校内部专家或校外专家组成专家组，对招标需求进行全面的充分的论证，主要包括项目的可行性、项目建设目标、预期达到的效益及具体采购的设备是否能够符合教学或科研的使用，需求参数是否合理等。（2）合同签订环节：采购合同是双方履约的重要文件。在签订合同之前，要全面对合同进行审核，确保合同主体部分、投标文件部分及招标文件三者一致，以免出现合同与招标需求或投标文件不符，损害了自身利益，并给之后的验收工作带来麻烦。（3）合同履约验收环节：建立初验和终验相结合的严格的验收制度，确保采购的货物与合同相符。由申购部门、采购部门、归口管理部门及内审部门一起成立专门的验收小组，对项目进行全面验收。（四）利用现代信息技术加强信息交流与沟通。一方面，利用互网络技术，按规定公开采购相关信息。同时建立学校内部网络化和信息化的采购信息管理平台。在平台上对项目进行的每个环节进行监控，有利于内部控制的实施。另一方面，学校可以将一些通用设备的参数进行编辑并公布于网站上，有利于缺乏这些方面专业技术的老师编写招标方案。同时根据市场变化，动态更新设备参数，提高方案编写效率，顺利开展采购工作。（五）重视采购业务管理的内部监督工作监督工作是对采购管理进行内部控制的主要途径。首先，要加强对采购部门、职能部门人员的配置与职责分工进行监督。其次，对采购业务的各环节进行有效监督，针对工作重点及高发风险点进行重点监督。包括事前的项目预算核定、事中的招标方案编制和招标评标工作的合法合规以及事后合同履约验收情况。最后，总结整个项目采购过程中出现的问题，提出整改意见以建议。及时完善采购内部控制建设，确保学校各项采购业务合法合规顺利完成。

参考文献

［1］刘金龙.浅议招标采购的风险控制和管理［J］.环球市场,2017（2）.

［2］李秀英.高校招标采购风险控制与对策研究［J］.哈尔滨学院学报,2017（9）.

［3］耿洪英.高校招标采购风险分析与控制研究［J］.商业经济,2017（9）.

作者:王俊 单位:柳州职业技术学院