建筑施工企业办公室系统风险分析

摘要：建筑施工企业办公室作为枢纽部门，起着承上启下、协调各方的作用，工作中存在诸多风险。本文从建筑施工企业办公室系统的工作性质、职责、存在的风险类别、风险产生的原因及预防措施等方面进行研究，旨在识别风险，精准防范。

关键词：建筑施工企业；办公室；风险；分析；对策

一、建筑施工企业办公室系统工作性质、职责及面临的困扰

（一）工作性质和职责。办公室作为综合办事机构，在组织中处于承上启下、沟通内外、协调左右、联系四面的枢纽位置。具体的工作总结概括起来就是“三个服务”，即“服务发展、服务决策、服务落实”，三者环环相扣，密不可分。办公室系统日常事务烦琐，工作职责较多，其工作职责主要有：文稿起草、信息报送、会务组织、工作督办、综合协调、文印管理、保密管理、档案管理、信访管理、应急管理、后勤服务、资产管理、接待工作、差旅票务等方面。建筑施工企业的组织构架又有别于一般党政机关、工业企业、金融企业等，其组织层级相对较多，大型建筑集团可至4-5管理层级。为数众多的基层组织为项目部，是经授权负责项目组织实施的临时非法人机构。各层级办公室除履行基本职能外，均不同程度介入经济活动，面临着不同层面的管理风险、法律风险、经济风险和廉洁从业风险等。（二）面临的工作困扰。一是机构分散，管理跨度大。建筑施工企业按照总部+项目经理部的模式开展生产经营工作，总部和项目经理部均设置办公室，而项目经理部遍布国内外众多城市，项目办公室之间的横向联系薄弱，总部办公室对项目办公室的管理存在时间差、空间差。二是流动性较大。项目经理部是临时性生产组织，当工程建设完成后，项目经理部撤销，项目经理部办公室人员面临解散，流动性大使得项目经理部办公室的精细化管理容易被弱化。三是事务繁杂。办公室工作职责较多，每一项工作除适应本单位上级机构的管理标准、管理制度、管理流程外，部门职能和事务还需要与项目业主、监理和属地政府管理要求相衔接，流程融会贯通是对办公室人员的一种考验。四是人员素质参差不齐。建筑企业办公室工作岗位存在部分安置和照顾问题，项目经理部办公室人员数量紧张，很难做到传帮带作用，办公室人员接受培训的机会相对较少。

二、建筑施工企业办公室系统风险危害分析

建筑施工企业办公室职责多、困扰大，使得其工作中存在的风险点尤多，下面围绕办公室系统存在的六个主要方面的风险危害进行分析。（一）违规用印风险。建筑施工企业办公室管控着公司总部及下属单位的行政公章、法人签字章，这些印章是企业生产经营的重要凭证，具有重要的法律效力。印章管理不到位，比如在非正常的债权确认、合同、授权委托书等文件上一旦违规用印，造成事实上的法律关系确认，可能给企业带来严重的损失。（二）失泄密风险。保密职能是办公室基础性职能，其负责管理的资料档案、来往文件中，许多涉及国家秘密和企业商业秘密，受《中华人民共和国保守国家秘密法》和企业商业秘密管理规定约束和规范。一些建筑施工企业承担着重大战略项目实施，如果将项目信息泄露，将危害国家利益。在市场环境下，建筑施工企业竞争十分激烈，将企业的中长期战略、市场开发信息、核心技术成果等商业秘密泄露给竞争对手，将对企业自身发展造成严重伤害。（三）食品安全卫生风险。大型建筑施工企业每天将有上万名职工和建筑工人用餐。而一个项目经理部一般至少有两个食堂，包括职工食堂和协作单位人员食堂，众多食堂分布开来，其自身管理又良莠不齐，使得风险叠加增大。一旦发生食物中毒问题，将严重危害人员生命安全和身体健康，对企业的形象也将造成较大负面影响。（四）办公场所消防风险。建筑施工企业项目经理部的办公场所多为活动板房，板房板材中间夹着易燃泡沫，板房内设置有木质办公家具，搁置了临时纸质资料，这些因素叠加起来，使得办公场所的消防风险加大。一旦办公场所内发生火灾，将很快引燃附近区域，对人员生命安全造成严重威胁，对建设资料和各类行政资产带来重大损失。（五）群体性上访风险。建筑施工企业建筑工人群体庞大，经常出现由于拖欠工资而引发的群体性上访事件，致使企业形象和信誉受损。群体性事件轻则导致施工生产无法按原计划进行，影响施工进度，重则爆发武力冲突，造成人员伤亡，导致刑事案件。（六）廉洁从业风险。服务工作既是一项责任，其实也是一项权利。在开展服务过程中，如果谋取私利，将抹黑自身职业生涯；如果违反“八项规定”精神，不遵循履职待遇和业务支出规定，为领导、客户超标准提供用房、用车和接待等，就是故意将领导、客户推向违纪的深渊。

三、建筑施工企业办公室系统风险原因解析

办公室系统风险存在的原因，不仅源自人的思想意识薄弱、责任心不强、工作能力差等方面，管理体系不健全、客观条件不佳，也是重要因素之一，具体分析如下：（一）违规用印原因。一是印章管理员责任心不强，对印章管理的严肃性及疏于管理带来的严重后果认识不够，未严格学习印章管理制度，未严格把控用印流程，或因出于情面让熟人免检用印等。二是印章保管不严格，未安排专人保管，未将印章上锁，给偷盖印章者可乘之机。三是图省事，直接将公章借给用印人或者合作方。四是印章丢失后未及时上报，不主动登报作废声明，不主动报案等。（二）失泄密原因。一是员工离职拷贝带走资料，在离职时带走研发成果、企业发展动向、企业重要营业数据等。二是无意识泄密，在公共场所链接公共无线网络、电脑或手机中毒导致资料外泄。三是威逼利诱，竞争对手通过收买、威逼利诱等方式迫使内部员工提供企业内部核心数据。四是黑客和间谍窃密，利用不法手段潜入企业内部窃取资料。五是保密计算机出现差错，存储设备丢失、维修、密保等级不够，导致泄密。六是密级划分不明晰，定密等级不明晰导致保密文件传送给了不应看见的人员等。（三）食物安全卫生事件原因。一是食堂内部没有进行及时消毒和清理，导致细菌滋生。二是供应链管理失控，采购原材料变质或带有有害物质。三是食品加工粗糙，供应未经加热处理的隔夜菜，原材料清洗不干净。四是后厨人员身体存在传染疾病，进行食品加工时不穿戴工作服、不佩戴口罩等。（四）办公场所发生火灾原因。一是办公区域未配备消防器材。二是员工消防意识淡薄，缺乏消防知识，引起火源。三是未进行消防演练。四是日常消防隐患检查不到位。五是房间内私拉电线，使用大功率电器等。（五）群体性上访原因。一是未制订建筑工人管理相关制度或未将制度宣贯到位。二是未定期排查并按。照合约处理建筑工人存在的实际问题。三是信访应急处理机制不健全。四是对分包队伍的管控不到位。五是信访接待人员缺乏专业素养，未能对上访人员进行有效安抚。（六）违反廉洁从业原因一是办公室人员廉洁意识薄弱，未能防微杜渐。二是办公室人员对规章制度的学习不够，未能准确掌握服务标准。三是办公室人员出于取悦领导、客户，有意为领导、客户提供超标准服务。四是管理松懈，项目领导对办公室的工作缺乏监督等。

四、建筑施工企业办公室系统风险的防范措施

应对办公室系统的风险，不仅要提高思想认识，还应健全责任体系、管理体系，从如下方面强化防范措施：（一）违规用印的防范措施。一是签订责任承诺书，印章专职管理人员需要签订印章管理责任承诺书，明确岗位职责。二是制定印章管理制度，包括印章刻制要求、印章保管要求、使用审批流程等内容，做到有章可循。三是建立并定期检查用印台账，用印台账应包括用印人、用印时间、用印内容、用印次数、批准领导、用印去向等方面，并定期检查用印台账是否规范。四是加强印章外带的管理力度，必须经由企业主要负责人批准后由印章管理人或临时监印人外带。五是严惩刻制假章者，发现私下违法违规刻制假章，无论是否造成企业损失，一律严肃处理，对责任人执纪问责。六是及时上交或销毁印章，在项目完工后或企业名称发生变化等事件发生后，应及时上交印章到印章管理部门，由专人按规定统一进行销毁。七是印章丢失后应及时上报，主动登报公章作废声明等。（二）失泄密的防范措施。一是建立健全保密工作体系，确保保密工作与公司生产经营工作同步开展。二是建立健全保密责任体系，对全员进行保密教育，并签订保密协议书，对离职人员进行脱密期专项管理。三是加强组织领导，总部应成立保密委员会，定期召开会议，部署公司保密工作，审议定密、解密、变更密级等事项。四是加强涉密项目管理，制定涉密项目管理办法，强化保密安全措施，杜绝失泄密事件发生。五是建设保密管理文化，张贴保密宣传标语，制作保密宣传片，强化全员保密意识。六是周密开展定密工作，明确商业秘密密级和知晓范围，所有商业秘密文件一律采取纸质线下流转。七是强化网络安全管理，制定网络安全标准，明确保护对象、保护层级和保护措施。八是设置保密室，涉密资料坚决不允许保存到联网的电脑中等。（三）食物安全卫生的防范措施。一是建立健全食堂管理体系，明确管理职责、标准、流程，将建筑工人食堂纳入管理体系中来。二是强化食堂环境卫生管理流程，加强食堂工作人员个人卫生管理，制定严格的食堂消毒措施。三是强化食品卫生管理流程，张贴食品制作规程，严格控制原材料采购渠道，规范存储原材料，坚决杜绝使用过期或者变质原材料，坚持做好食品留样管理。四是在厨房安装监控摄像头，持续录制餐饮的制作过程，监控人员进出。五是定期对食堂工作人员进行身体健康的检查，不达标者禁止上岗。六是完善公共卫生应急预案，一旦出现食物中毒事件，立即启动应急处置程序。（四）办公场所发生火灾的防范措施。一是按规定设置充足、有效的消防器材。二是项目进场后，应及时组织消防安全培训。三是每半年举行一次消防安全应急演练。四是每个月对办公室区域进行消防安全检查不少于一次，发现问题，立即整改。五是房间内严禁私拉电线，使用大功率电器等。（五）群体性上访事件的防范措施。一是建立建筑工人管理相关制度，实施《建筑工人实名制管理规定》并定期进行制度宣贯。二是建立和完善群体性上访事件排查制度，定期对在建工程不稳定因素进行排查，及时化解存在的问题矛盾，从源头上预防和减少群体性上访事件的发生。三是制定打造优质分包链的具体举措，把好分包商准入关，在保证风险可控的情况下，充分利用综合评分法，科学选择分包商。四是增强信访接待人员的职业素养，增加法律法规的知识储备，增强其应对突发事件的心理承受能力及解决措施。（六）违反廉洁从业规定的防范措施。一是定期组织办公室人员学习党中央关于廉政教育的相关文件、法律法规，并联系工作实际撰写心得体会。二是定期进行谈心谈话，在谈心谈话过程中了解办公室人员是否存在思想波动，廉政意识是否夯实。三是增强工作透明度，适时公示涉及财务款项等方面的金钱数额。四是建立健全后勤服务规章制度，明确服务标准。五是严防公务用车违规行为，严格实行车辆配备报批制度，严防各项目经理部超标、超量配备公务用车，实行“单车核算”管理，控制公车运行成本。六是上级纪委应定期监督检查，严防既领交通补贴，又违规使用公务用车，严禁私车公养。七是严防商务接待超标，公司内部领导调研视察时与员工同标准餐食，外部贵宾到访接待时不出入高档场所，不赠送礼品礼金，不提供高档菜肴。八是严防超标准乘坐公共交通工具，严格按照职级划分安排乘坐的飞机舱位、高铁动车座位等级。不得随意更改路线、增加停留地点或绕道办理私事。九是严防超标配备办公用房，办公室房屋使用面积不得超标，办公室不得超标准装修，不得配备高档设施。

五、结语

建筑施工企业办公室系统职责范围广，且存在较多的风险隐患。办公室系统人员要不断增强责任意识，不断提升工作本领，不断规范操作流程，严格落实国家和企业各项方针政策，团结一心做好企业风险防控的各项工作，维护企业的良好形象，推动企业不断向前发展。

参考文献：

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作者:李先进 单位:中交第二航务工程局有限公司