电子公文归档与数据互换

电子公文文档一体化业务流程包括电子公文的交换（收发文）、归档和移交三个节点，是电子公文文档一体化业务流程中的三个关键点，涉及到不同的办公系统（OA）之间、办公系统和档案室档案管理系统之间、档案室档案管理系统和档案馆档案管理系统之间的数据交换，三者之间能否正常交换数据，直接影响电子公文全程管理的业务数据流的是否畅通。笔者根据张家港市数字档案馆建设过程中的经验，提出以下解决方案：

一、电子公文归档解决方案

在项目建设过程中提供电子公文归档接口，实现集中式档案室管理系统和分布式档案管理系统，两个档案管理系统与市集中式OA系统的对接，可以对OA系统产生的归档数据实时进行采集、归档和管理。张家港市现有的“张家港市政府集中式OA系统部署在党政网上。集中式档案室管理系统预留和现有的“张家港市政府集中式OA系统”的接口，通过“推”和“拉”两种方式解决OA系统中生成的电子文件的归档问题。

1）“推”式：由张家港市政府集中式OA系统按照电子文件归档接口标准的规范导出归档数据，集中式档案室管理系统应当具备接收、导入、检查和信息反馈等功能。

2）“拉”式：由张家港市政府集中式OA系统提供开放的数据结构、访问接口，集中式档案室管理系统应当具备从OA系统中抓取拟归档电子文件数据的功能。这种方式适合OA系统的开发商还在，并且能够提供技术支持的情况。我们采用了“接口调用”的方式，即由OA开发商提供本系统调用的数据归档接口（比如WebService接口），本系统通过调用该接口获取归档数据。示意图如图二所示（以WebService接口为例）。

二、异构系统的数据交换解决方案

数字档案馆的多个子系统间以及与其他系统间存在数据交换的需求，比如：档案馆业务管理系统与市档案局现有档案系统之间的数据交换；集中式档案室系统和现有OA系统之间的数据交换；档案馆业务管理系统和电子文件中心系统之间的数据交换；档案信息资源利用平台和门户网站之间的数据交换（公开档案信息的）；等等。系统应充分提供和预留相应接口，以满足系统的认证、二次开发、各系统间无缝衔接、以及档案馆内部数据交换的需求。归纳起来，综合档案业务管理软件包括不同系统、不同网域两种方式的数据交换：

1）不同系统：主要是指网络物理连通情况下两两系统之间的数据交换。比如集中式档案室管理系统与办公自动化系统之间存在数据交换；

2）不同网域：这种情况下有可能网络单向连通或者不连通。

党政网鉴定开放的档案信息需要到因特网上，电子文件中心和档案馆业务管理系统之间的数据交换；下面分别针对这两种情况提出解决思路。

1）不同系统：这种数据交换方式适用于同一网络或者物理连通的两个网域下两个可以互访的应用系统间的数据交换，主要是OA系统与集中式档案室之间的数据交换。这种数据交换的实现原理已经在第一部分阐述。

2）不同网域：不同网域一般为物理隔离（或者单向隔离）的两个网域之间的数据交换，比如因特网和局域网之间的交换。数据交换过程描述如下：首先分别针对数据交换双方的要求制定的接口标准，并完成XML标准数据接口设计，对外提供统一的接口，两系统之间的数据交换遵循此标准；设置中间数据承载媒体（中间数据服务器或光盘、磁盘、硬盘等存储载体），用以存放导出的数据，作为数据交换的过渡；当一个系统需要读取另一个系统的数据时，必须首先将中间数据承载媒体连接到需要导出数据的服务器上，利用数据导出工具导出XML标准数据接口文件，将这些数据文件保存在中间数据承载媒体上，作为交换的数据；在某一约定的时间下，可以将中间数据承载媒体连接到需要导入数据的服务器上，利用数据导入工具导入XML标准数据接口文件，并将数据内容转存到自己的数据库中；通过上述步骤就可以完成两个系统间的数据脱机交换过程。

在大力建设电子政务的今天，异构系统电子公文归档与数据交换必不可少，上述方案还有待进一步完善，使之更好地满足要求，实现政府文档一体化的建设目标。