电子文件流程管理工作流运用

工作流的概念目前尚无统一、明确的定义。工作流管理联盟（WFMC）将其定义为：业务流程的全部或部分自动化，在此过程中，文档、信息或者任务按照一定的过程规则流转，实现组织成员间的协调工作，以期达到业务的整体目标。简言之，工作流即业务流程的自动化或半自动化的执行[1]1。所谓工作流管理，是人与电脑共同工作的自动化协调、控制和通讯，在电脑化的业务过程上，通过在网络上运行软件，使所有命令的执行都处于受控状态。在这种管理模式下，工作量可以被监督，分派工作到不同的用户以达成平衡。从逻辑上讲，对工作流的定义或设计可以看做对业务过程重建的一种深化[2]62。

一、工作流在电子文件流程管理中的映射

工作流技术是计算机支持的协同工作的一部分，它通过将业务流程分解成良好定义的活动、角色和过程规则，并结合计算机和网络技术来实现流程管理、流程分析和流程再造。工作流是基于一些基础概念进行管理的，这些基础概念及概念间的关系表达了工作流管理的基本思路和内容，主要涉及以下几个方面。

1.业务过程。指在功能确定的组织结构中，能够实现业务目标和策略的相互连接的过程和活动集，它们之间相互协作，以达到一个共同的目标。例如：文件处理过程等。工作流系统的基本目的是处理案例。电子文件流程管理就是案例。每个案例都有一个唯一标识，每个案例的生命周期都是有限的。以电子文件管理为例，从电子文件产生之时开始，直到电子文件永久保存或销毁，才会从工作流系统中消失。机构承担的所有业务活动中，可能与文件发生三种关系：形成、管理和利用。文件形成活动与产生文件的目的直接相关，其结果是形成文件。文件形成活动包括文件的产生/生成(即制作或接收)、处理(流转)两项工作内容。文件利用活动查考和利用其他业务活动形成的文件，以支持本业务目标的实现。文件管理活动是以适当的方法对文件进行组织和控制，将文件在合适的时间以恰当的方式提供给需要它的业务活动以及相关人员，包括文件形成者、内部利用者、外部用户等，即实现文件资源的有效配置。

2.活动及资源。一个过程由许多要被执行的任务和一系列决定任务执行次序的条件构成。过程也被称做程序，任务是一个工作的逻辑单元，它能作为一个整体被一个资源执行。资源是指能够执行特定任务的一个人、一台机器或一群人、一些机器。每个案例都要执行单独的过程，我们把任务的具体执行(由资源所完成的)，称为活动[4]3。活动是完成工作流的一个逻辑步骤，工作项是案例和将要执行的任务的结合体，我们可以把工作项看成是要被执行的实际工作块。术语“活动”指的是工作项的实际执行。承担文件管理活动的工作群体，从总体上来讲是一个复合群体，在整个流程中针对每一个环节中的事件确定工作人员在系统中的角色、角色拥有的权限。以电子公文流程为例，机要员、办公室、承办部门、职能部门、领导都是流程中的角色，对这些角色还应再细分，比如办公室人员还可再分为审稿人、核稿人、分法人、排版人、归档人等角色，然后为每个角色分配不同权限。

3.过程定义及工作流模型。对业务过程进行计算机所能识别的形式化描述，从而得到计算机化的形式表示，用以支持运行过程的自动化。过程定义的结果是生成工作流模型，该模型描述工作流人物之间的控制流和数据流。工作流在电子文件流程管理中的作用就是控制电子文件的流转，根据定义好的过程模型，建立实际的电子文件流程，确定路由、角色、状态、条件。同时，支持对电子文件流程的动态修改，实现对电子公文流程的自动化控制。定义工作流模型，工作流是描述业务流程的，一个业务流程应包括以下几个方面内容：该业务流程做什么？由谁来做？做的步骤是什么？工作流模型中需要加入描述数据、组织、资源的部分，这样就把工作流模型扩充为四个部分：过程模型以及辅助的数据模型、组织模型及资源模型，其中的过程模型是工作流模型的核心部分。

4.工作流管理系统及引擎。WFMC提供了一个工作流管理系统的体系结构模型，包括过程定义工具、过程定义、工作流执行服务和工作流引擎、工作流控制数据、工作流相关数据、工作表和工作表处理程序、应用程序和应用数据等。其功能主要包括工作流设计功能、工作流运行和控制功能以及同用户和应用的交互功能三方面。从支持业务流程重组角度来看，工作流管理过程主要包括业务流程建模、工作流执行和控制、业务流程重组三方面。工作流引擎是工作流管理系统的核心，它为工作流实例提供运行环境，包括流程的解析、资源的分配、逻辑的控制等，其主要作用体现在如下两个方面：

（1）工作流引擎是流程的状态转换机。其任务是按照定义的规则控制实例的状态转换；

（2）工作流引擎是流程的路由控制器。一个流程对应着一条实际转换的业务，流程的转换路线受当前实例数据的控制。一般情况下，这些规则是根据流程实例的数据制定的公式。引擎的作用是对这些公式规则进行解析，找出流程下一步的流向，进行实例逻辑处理，使流程向下转换。在不同的应用环境中，根据角色、分工和条件的不同，工作流引擎为工作流管理系统提供决定信息传递的路由，从而显著地改进和优化了业务流程，更好地实现了业务流程控制。

二、基于工作流的电子文件管理流程重组

1.电子文件流程管理中的一般流程。

（1）文件生成模块：对电子文件在生成之际予以截获，包括了捕获和登记两个过程要素。捕获是决定制作并保留记录的过程，捕获的对象包括机构形成和收到的文件。捕获过程主要决定哪些文件信息应该捕获，这也意味着需要决定哪些人可以利用这些记录以及这些记录应该保留多长时间，这个过程应以对机构的职能和责任所进行的分析为依据，结合制定相关的标准或正式工具，如文件处置指南，来决定文件的取舍。登记标志着文件的捕获正式进入文件系统，同时会在登记表中记录下关于文件的简短著录信息，并分配给每份文件一个唯一的标识符。

（2）文件组织模块：对电子文件按一定的标准进行类别划分和相应整理，包括分类和确定处置状态两个过程要素。分类就是确定业务活动及业务活动形成的文件所属的类别的过程，其中非常重要的工作是运用词汇控制对文件信息进行标引，以建立起文件与相关信息的联系，建立起文件及其他文件的联系。

（3）文件保管模块：对结束现行使用效用的电子文件进行保护和管理，包括存储、利用权限和安全保管、实施处置三个过程要素。电子文件的存储，要求在文件形成之前就决定维护、保管和存储文件的有效手段，在文件需求发生变化时要重新评估存储安排，包括对电子文件存储载体的存储能力进行评估，选择具有较长生命力的可靠系统和载体，文件的转换或迁移等多项内容。

（4）文件利用模块：帮助利用者检索并找到所需要的文件，包括利用和跟踪的过程要素。要求电子文件管理系统满足建立索引、检索文件和再现文件的功能，同时应对文件的利用进行捕获以形成元数据的一部分。

2.工作流在电子文件管理流程重组中的应用。

文件管理流程不能脱离形成文件的业务流程独立存在，两者存在并行、交叉、衔接等关系，进行着信息传递。在一个信息系统高度集成的机构，这种并行、交叉和衔接关系尤其明显。文件管理流程是在传统文件管理环节论的基础上的发展，在内容的深度和广度上都有了一定拓展。工作流管理系统的监控管理工具能够对工作流的整个流动状况进行监视，并提供一系列管理功能，实现安全性、过程控制和授权操作等方面的管理。以电子公文为例，电子公文的流程控制是采用日志文件等手段，跟踪系统中发生的事件，并将每一个事件的所有信息记录到系统日志中。流程控制实现对公文流程进行自动监控和跟踪，报告电子文件在流程中所处的位置，当前流转状态，当前公文处理者，下一步公文流转方向，流程中上级、下级公文处理者，可以对流程执行的效率、执行的质量进行分析和处理，有效控制文件的流转和工作的进度[6]48。基于工作流的电子文件管理流程重组由确定重组目标、确定电子文件管理活动过程及相互关系、确定电子文件管理流程功能模块三方面组成。

（1）确定重组目标。针对机构自身业务需求，确定电子文件管理流程的目标体系，尽量地加以明确化、具体化，并适当划分优先级，以分步骤、分阶段地实现。电子文件管理流程重组的总体目标是：通过对电子文件管理一般流程的分析，运用工作流，特别是工作流系统对电子文件的形成、办理到归档、保管、利用等管理过程实现全程的、可预知的控制。

（2）确定电子文件管理活动过程及相互关系。从逻辑上讲，所有信息管理流程一般包括管理对象的确定、管理对象的组织、管理对象的维护及管理对象的提供利用。管理对象包括文件鉴定、文件归档等，其组织包括文件分类、整理、著录等，值得注意的是，电子文件管理流程还需要包括信息系统的管理、文件的迁移、跟踪审计等。文件管理流程是文件管理活动有序的组合，不同的秩序形成不同的文件管理流程，这种秩序就是文件管理活动之间的关系的反映，如时间上的先后关系、并行关系，空间上的合并关系、排他关系、循环关系等。

（3）确定电子文件管理流程功能模块。确定管理流程功能模块，即利用工作流管理系统，主要借助工作流引擎作用，结合实际的电子文件管理要求，对电子文件管理传统模块的整合与控制。

流程的发展和变化是新的管理模式和管理思想应用于实践工作的结果，只有在管理和设计思想上具备对文件、档案管理流程进行重组的理念，才能在软件上突破以往的文件、档案管理环节“分工”程序上的常规。电子文件管理流程的特点，要求我们对其控制与管理的方法将不再以“环节”分工为基础，各环节之间的界限将被打破。信息技术的广泛应用不仅迫切要求我们对其管理模式进行重新设计，同时，信息技术本身也为这种重新设计提供了可能。