电子文档论文范文

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论文摘要：电子文档在当前办公环境中发挥着重要作用，其安全问题理应引起高度重视。由于电子文档本身的特点，其在制作、使用、销毁等环节面临很多安全隐患和威胁。在对上述问题进行深入分析的前提下，提出了保护电子文档的思路与对策。

随着各行业在生产、管理上信息化程度日益增高，计算机和网络已经成为政府、企事业单位日常办公不可缺少的重要工具，电子文档已成为办公信息的重要载体。2010年11月28日，维基解密网站泄露了25万份美国驻外使馆发给美国国务院的秘密文传电报。这个事件震惊了全球，同时也反映了当前电子文档面临着严重的威胁。电子文档看得见，摸不着，在保密性、完整性、可读性等方面存在很多安全问题。

1 电子文档的定义及特点

所谓电子文档是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为主要载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。电子文档主要有以下六个特点：存储介质多样、容易编辑修改、容易传递、容易复制、容易损坏丢失、容易还原再生。

1）存储介质多样。电子文档存储介质很多，目前主要有计算机硬盘、各种光盘、U盘、闪盘，甚至手机和娱乐用的数码产品也可以用来存储电子文档。

2）容易编辑修改。借助于各种专业软件，可以很容易的编辑修改电子文档，而且修改的痕迹很难发现。这是电子文档有别于纸质文件的优点之一，但是如果不能很好的保护，就可能受到非法的修改，会破坏文档的完整性和可读性，给文档所有者带来一定程度的损失，这时候它又变成一个缺点。

3）容易传递。纸质文件的传递必须要当面递送，而电子文档的传递则方便很多。借助于网络，通过电子邮件、即时通讯工具、FTP服务等方式可以快捷方便的传给有关人员。

4）容易复制。电子文档相比纸质文档非常方便快捷。如果不采取技术手段限制拷贝，通过点击几下电脑鼠标就能轻松完成复制。这样，人们就可以非常方便地进行信息共享。

5）容易损坏丢失。一是存储介质物理损坏或者丢失。电子文件对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高，磁盘不能长期保存。磁盘、光盘、U盘等存储介质如果损坏，那么相应存储的电子文档也就不能读取使用。一些U盘、闪盘体积很小，容易丢失，相应会造成电子文档丢失。二是电子文档容易被误操作删除，或者被病毒破坏。如果文件被删除不及时恢复，有可能永远无法恢复。

6）容易还原恢复。电子文档误删后，可以通过数据恢复软件还原，这本来是电子文档的又一个优点，但是对一些原本要删除的机密的文件，又存在被非法还原的隐患。有研究表明，普通的删除和格式化根本不能将数据彻底清除，硬盘被改写12次还能将原有数据还原，只要存储介质未被物理损坏，进行特殊处理就能将数据还原。

2 电子文档寿命过程

电子文档寿命过程可以分为三个阶段：制作保存、传递使用、归档销毁。

1）制作保存阶段。主要是指工作人员为了工作需要撰写、编辑生成电子文件，并保存在某些介质上的阶段。电子文档的制作一般在计算机上操作，制作完成后可以保存在计算机硬盘、U盘、光盘等各种介质上。

2）传递使用阶段。主要指按照规定将电子文档传递给相关人员查看的阶段。主要途径包括电子邮件、FTP等网络方式，也包括通过光盘、U盘等物理方式进行传递。

3）归档销毁阶段。主要是指在电子文档使用完后，需要保存的由档案部门保管，其他部门和人员所存电子稿销毁的阶段。归档以后，服务器及所有处理过本文档的计算机及存储介质都应将文件删除，相关存储介质也要进行处理。

3 电子文档面临的安全威胁分析

电子文档面临的安全威胁整体来说可分为内部泄密和外部泄密两大类型。

3.1 内部泄密

主要是指内部人员有意或者无意将重要电子文档泄露，在电子文档的整个生命过程中，内部泄密的威胁都存在，而且很难防范。

1）无意泄密是指内部人员在不知情的情况下将涉密电子文档泄露。无意泄密最常见的就是内部计算机非法外联和移动存储介质交叉使用。有的人缺乏安全知识，将处理过涉密电子文档的计算机重新安全后接入互联网，就有可能被情报人员将涉密文档还原。移动存储介质未经授权在内部计算机使用，内部移动存储介质被带出在外部使用，移动存储介质发生故障维修时，里面存储的涉密文档被还原，等都会造成内部涉密文档泄露。移动存储介质带来的隐患还包括攻击者利用移动存储介质对内网进行摆渡攻击，从而窃取更多的涉密电子文档。

2）有意泄密是指内部人员通过各种途径获得涉密电子文档，并主动传递出去。内部人员获取电子文档的途径很多，文稿撰写者可以直接拷贝到U盘、光盘等介质保存，其他人员可以通过网络下载，有阅读权限的人员甚至采用手抄、截屏等方式获得。

3.2 外部泄密

外部泄密主要通过攻击实现。外部泄密的威胁主要存在于电子文档前两个阶段，即制作保存和传递使用过程。具体方式可分为两种：

1）恶意代码。如果内网终端使用时不注意就有可能感染木马、蠕虫、僵尸网络、间谍软件等恶意代码，这是目前造成泄密的主要原因。比如安装未经检测的软件，使用来历不明的存储介质，防护软件安装不到位等，都有可能感染恶意代码。一旦感染，恶意的代码就会通过网络窃取重要信息，伺机往外部发送。

2）网络入侵。攻击者借助各种手段，对特定目标进行渗透，最终控制目标，进而获取所需的信息。从攻击类型看，当前主要有物理攻击、主动攻击和被动攻击三种类型。

4 电子文档保护的对策与思路

电子文档保护的目标主要是防止涉密电子文档被越权访问和泄漏给无关人员。做好电子文档保护需要管理与技术并用，同时要加强人员教育。

4.1 采取相应管理措施

首先应该结合单位实际，制定切实管用的制度，规范电子文档的制作、使用、传递、销毁等过程，规范电子文档的存储介质使用管理。其次，应设法搭建内网办公平台，将涉密电子文档集中管理，采取网络存储方式，将涉密电子文档存储在网络服务器上，为每位用户分配存储区，用户只能访问自己的存储区，存储区只能存入文件和进行文档的编辑，而不能利用复制、剪切等方式将文档带走，减少内部人员泄密可能性。

4.2 借助技术手段

综合运用终端防护技术、身份认证技术、加密技术、网络监控技术等当今先进成熟的软件技术，加强技术防护。

1）配齐防护软件，确保网络环境安全。对内部计算机进行准入认证，防范非法终端接入和网络入侵，定期升级终端病毒库，定期查杀网络病毒，防范恶意代码和“摆渡”病毒窃取电子文档。

2）使用文件加密工具，网络传输加密，终端硬盘加密等加密手段，保证电子文档被窃取后“打不开”。对电子文档进行加密处理，以加密形式保存、传输，导出电子文档要审批。

3）加强内网审计。采取网络审计手段，按照安全性、规范性、真实性等要求，对电子文档的操作进行客观、实时的监控与审计，将各种违规操作、可疑操作及时主动阻断且报警审计。对操作人员的各种操作行为设置相应的监管策略，按照时间、部门、终端、操作行为、源/目标地址等关键要素进行实时的操作审计，以备日后需要时进行审计记录查询。

4.3 加强人员教育

一要大力普及信息安全知识及网络窃密知识，使广大人员了解电子文档的特性，防范电子文档无意丢失和泄露，提高对各种攻击手段的认识和警惕性，如不随意下载安装不明软件，不随意打开陌生电子文件等。二要进行保密意识教育。使他们认清电子文档泄露的危害性，认真遵守规则制度，不主动泄密，不协同泄密。

5 结束语

在信息价值日益突出的时代，电子文档的安全面临着严峻的挑战。随着计算机存储技术不断发展和计算机病毒种类的日新月异，电子文档安全将面临新的威胁和问题，需要我们时刻关注，以便进一步提高电子文档安全防护能力。

参考文献

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目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。

1、文书电子档案整理

一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

2、科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。

A．基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。

B．设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。

3会计电子文件整理

A．工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

B．账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统-，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。二、电子档案的保护

由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，刻录仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。

1、软磁盘的保护

A、统一软盘的规格，使用3．5寸高密盘保存。

B、把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到-年，就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

C、规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40％一50％，温度控制在14-24℃。

D、加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。

F、对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。

G、在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。

2、光盘的保护

A．规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。

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南江水库作为浙江省东阳市的大（2）型水利枢纽工程，已经有40多年的历史，产生了丰富多样的纸质档案。随着办公自动化的推行，水库的电子文档管理势在必行，档案工作者也面临着一项新课题。这是一个新生事物，其管理比传统档案管理要复杂得多，目前尚处于探索阶段。在信息社会中，电子文件大量产生，在单位文件流转中比重日益增加，但电子文件归档管理的基础相对薄弱，电子文件归档管理意识、制度建设以及安全维护也有待加强。

2电子文件及其特点

1）电子文件需要借助一定的设备与软件。电子文件具有数字性，它的存在需要特定的设备与软件，这个设备与软件将直接影响电子文件的质量。

2）电子文件可以实行共享。电子文档与纸质文档最大的区别在于它可以实行数字化的共享，无空间、时间与次数的限制，实现效率的最大化。

3）电子文件具有一定安全隐患。随着网络技术的盛行，电子文档保存存在一定的风险，有可能被盗用、修改，使其档案的安全性受到挑战。

4）电子文件具有一定的寿命。电子档案与传统纸质档案相比，还存在技术寿命的问题。纸质档案的寿命主要取决于使用的材料和保管条件，其反映的信息相对比较稳定，而电子文件的载体本身寿命比较长，如光盘，如果保管条件好，很长一段时间也不会损坏，但由于其离不开特定的软件平台支撑，需要随着技术的升级不断转录，否则不但可能产生信息异化，甚至因文件不可读取而使档案在几年内就寿命终结。

3电子文件对档案工作的意义

1）工作介质发生变化。传统档案工作介质是纸质，而随着计算机的广泛应用，特别是无纸质化办公的兴起，电子文件从起草、修改、审核到印发都在计算机上进行，电子文件形成后可以更新到办公系统中，供相关人员查阅。

2）整理方法发生变化。分类归档是档案工作的一个重要环节，档案可以通过人工输入的方式进行录入，也可以借助计算机的数据处理功能，如扫描等进行快速的录入与整理，极大提高了档案整理的效率。

3）鉴定和利用发生变化。传统的纸质文件材料，其原始性、真实性可通过分析领导签字、用印等进行直观判断，差错概率小；而电子文件则需要通过分析文件生成时间、版本号、操作权限等元数据进行综合判定，稍不注意容易把“半成品”存档，并且容易出现被修改、原始记录难保障的情况。在利用上，由于电子文件信息载体的特殊性，渠道被极大拓宽，时效也得到极大的提高；同时，信息的保密和保真也与纸质文件有许多不同之处。

4实行电子档案管理的措施

4．1重视电子档案管理的建设尽管电子文档在我国各个领域都已出现，但是在南江水库电子档案的管理尚属空白。因此需要领导高度重视电子档案的建设，成立专门电子档案管理领导机构，进行大力的宣传，提高整体人员的认知程度；尤其是要提高直接形成电子文件的部门领导及其工作人员的档案意识。只有各部门、各层面齐心协力、互相配合，才能做好电子档案的整理与归档。

4．2解决电子档案的技术问题电子档案依赖于电子文件的形成与存储，因此档案工作人员应及时做好电子文档资料的收集、录入、整理，保存好相关的原始数据，如负责人的签署手续、移交手续等，再对原始数据进行技术处理，不能轻易改变原始数据的特性，以保证电子档案的真实性。因为电子档案的技术处理，将是电子档案有效进行存储的关键环节，南江水库在这块上比较欠缺，相关部门应引进相关技术与技术人员，对档案管理者进行培训，才能很好地解决这个问题。

4．3健全电子档案的管理机制在技术上可行之后，电子档案的管理就显得尤为重要，主要有电子档案的归档、电子档案的检查审核、电子档案的保护、电子档案的利用等环节。这些环节都需要制定相应的规章制度，按照一定的流程进行管理，使整个电子档案的管理能够统一化、有序化。在电子档案各个环节制订一定的规章制度外，电子档案管理人员则需要明确责权。目前南江水库设有档案室，里面有文书、财务、科技等档案，但没专人管理。因此在电子档案建设的过程中，应该明确责权、专人负责、协调分工，这样才能有序的进行工作开展。

4．4加强电子档案管理人员的培养在信息技术飞速发展的情形下，档案工作管理者应该与时俱进，掌握电子文件管理的技术。档案人员要适应社会信息化发展的形势，及时更新知识结构，加强对诸如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术、网络运行维护技术等的学习，使先进的信息科技成为档案工作的有效手段，更好地为南江水库经济发展服务。

5结语

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关键词] 文书档案；电子化；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 119

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2015）05- 0246- 02

文书档案是企业档案的一个重要组成部分，是我们了解国家和行业政策法规，执行上级任务以及内部工作上传下达、互相沟通的主要载体之一，也是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现。随着信息技术、计算机网络技术的迅猛发展，在办公环境不断电子化的趋势下，组织机构的各类业务文档直接在计算机和信息系统撰写和传递的比例越来越高，档案工作的重点从面向档案实体管理为主，逐渐向实现档案信息数字化、网络化的方向发展。为适应文书档案数量的与日俱增以及档案载体和记录方式的多样化，文书档案电子化管理模式应运而生。

1 文书档案电子化的理论基础

（1）文书档案电子化的涵义。文书档案电子化管理就是档案管理理念要实现从传统的纸质文件管理向电子化管理的转变，管理方式以办公系统的计算机自动化和网络为依托，以电子文件的形式把以往手续繁杂的办公行为转变为容易储存、查找的电子信息。简言之，是一种手工模式向智能模式的转变。

（2）文件生命周期理论。指文件从产生直到因丧失作用而被销毁，或者因其具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程，是研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件到档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。文件生命周期理念提示了文件运动的3个阶段，即现行阶段、暂行保存阶段和永久保存阶段。

（3）前端控制理论。是根据文件生命周期理论和全程控制原则，对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划、统一要求，把可以预先设定的监控功能和档案管理功能，嵌入协从办公系统（OA系统）和各业务系统，对文件、档案工作的业务流程进行重组，并在文件形成和维护阶段进行有效地监督，从而实现对电子文件的超前控制和全程管理。

（4）文档一体化。以文件的生命周期理论为主要理论基础，通过对文件处理环节和档案处理环节的有效衔接，借助计算机等现代信息技术，把“文书处理”和“档案管理”这两个管理系统看成是一个系统工程中的两个子系统，从组织制度、管理方式到工作程序都实现科学、真正的统一管理，确保文件在整体运动过程中实现全面控制和综合管理。文档一体化的实施必须依赖于规范化的公文处理，从文书处理工作开始实行规范化，对文书档案进行超前控制，使文书档案在经过规范化的处理后，形成一个最终归宿和最长久的价值体现，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，充分发挥档案的真正效果。

2 文书档案电子化的管理办法

（1）文书档案电子文件的收集与归档。随着文档一体化管理模式的运用，文书电子文件的收集与积累往往是在计算机网络系统上进行的，其收集与归档比纸质文件更为困难和复杂。由于电子文件从形成到归档有一段时间间隔，因此电子文件就有被更改的可能，而且任何修改、删除都可以做到不留痕迹，所以电子文件的收集要由形成部门及时收集并归档，然后移交综合档案室集中管理，不得由个人分散保管。此外，电子文件归档时还要有附属于每一份文件的静态数据信息和动态数据信息。静态数据信息包括满足普通用户查询的原件属性信息，以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录；动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件的一切处理过程的记录，以加强档案原始性的认定，确保电子文件的有效利用。同时，电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据，不符合要求时发回归档人。数据信息应该以系统自动提取为主，减少人为干预。

（2）文书电子档案的存储与备份。电子档案是现代科技产物，它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的各种类型的文件，应采取通用的主流存储格式，对非通用格式的电子文件，应提供格式转换功能。对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性，尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力。电子档案备份、恢复是档案管理系统运行的安全保障，应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份及恢复系统。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁光介质上，至少一式两套，一套封存，一套供查阅利用，必要时复制第三套，异地保存。

（3）文书电子档案双套制保管模式。档案的本质属性是原始记录性，虽然电子档案的利用有很多优点，但由于电子档案便于修改、拷贝和难以防伪的特点，以及在计算机网络环境下，电子档案传递带来的档案信息丢失、失真、泄密等问题，容易使人们对电子档案的原始性失去信任，而认为纸质档案的原始性则更具有说服力。因此，文书电子文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“双套制”，即纸介质与磁光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案，这就很好地解决了如果文书电子档案信息丢失，那么也会有纸质的档案内容存在。可以预见，纸质文件和电子文件双套归档的局面将持续相当长的一个时期，随着技术的成熟和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为档案，多种介质并存的状况将长期存在。

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当今对于普通的纸质档案，已经有了非常成熟的管理制度和技术，一般能够配备专门的档案室以及专门的管理人员，下面是编辑老师为大家准备的试论电子档案安全管理。

对于文件特别是保密文件的调阅也有着严格的审批制度，在选址、防火、防盗方面也有相应的措施来保障文件档案的安全。但对于电子档案，却还没有详细的操作性强的安全管理制度，电子档案管理人员往往在不经意间造成了电子档案的管理漏洞，形成安全隐患。另外，计算机技术迅速发展，各种攻击以及破坏手段层出不穷，在电子档案管理的很多环节都有可能出现问题。

电子档案安全可靠的运行，不仅仅关系到数据本身的正常运行，更重要的是关系到所有与电子档案管理业务和服务有关的正常业务开展，因此电子档案管理的网络、主机服务器、存储设备、系统软件等都应具有很高的安全保证、安全管理及安全防范措施。

防火墙是内部网络与外部公共网络之间的第一道屏障,是最受人们重视的网络安全产品。从理论上看,防火墙位于网络安全的最底层,负责网络间的安全认证与传输,防火墙不仅要完成传统的过滤任务,还要为各种网络应用提供相应的安全服务。当今的防火墙产品正朝着数据安全与用户认证、防止病毒与黑客侵入等方向发展。在电子档案管理系统和外部网络的连接处安装防火墙设备，能够根据会话信息、应用协议、访问用户、被访问者资源等进行访问控制规则设置，保证通过网络边界的会话层得到一定的控制，同时，为了保证整体安全性，防火墙设备自身具备高度的安全性。

另外，在电子档案管理系统和各个地区服务点(Pointof Service,POS)之间，以及存在不同安全等级的系统之间的互联边界处也应采用防火墙和虚拟局域网(Virtual Local Arca Network,VLAN)划分等安全访问控制措施。

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与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪；笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。

一、电子文件归档方式和途径的选择

纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：

(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。

无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。

二、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度。

纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与信息管理保同为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。

电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。

清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作，制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》，分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定，并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一，会上，分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序，做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上，又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择了电子文件的信息综合性强，含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作，成立了两办电子文悠扬归档工作小组，由校办副主任任组长，并参照纸质文件归档范围，制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力，现已将部分电子文件归档。

与纸质文悠扬相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性

由于印章和

签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。

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（一）公证电子文件的概念。

公证电子文件是以数字、代码形式记录于磁带，磁盘，光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。公证电子文件的一般具有两方面的基本特征：一是公证电子文件由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是公证电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是公证电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种数码的组合来记录信息，存储于计算机存储器中，并可通过通信网络进行传输。二是公证电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是有特定的用途和效力。从逻辑上说，公证电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。

（二）关于电子公证。

在世界各国对于电子文书大多数国家较推崇加密认证技术，经过加密等安全措施的数据电文的证明效力基本上可以等同于书证。而在我国现阶段运用较多的是对电子证据进行公证。从电子公证文件形成的过程和特点看，公证电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。根据文件生命周期理论，公证电子文件的处置阶段（归档）仍应由档案部门集中统一管理。根据《公证程序规则》及我处自定的办证程序规范，将具体办证过程划分为会员登记、公证的申请、受理、公证的审查与审批、公证书打印、翻译、复印水印纸、装订、盖章、出证、公证书的送达、统计归档，这些程序都是利用计算机网络系统辅助完成的，全部流程编入系统。这就从根本上保证了办证程序的合法性、规范性、完整性，杜绝了违反程序情况的发生。通过计算机系统不仅可以准确地统计各类业务数据，而且也为领导进行业务管理、掌握行业发展动态、制定业务决策提供了依据。

二、公证电子文件的特点

办公自动化信息技术领域的公证电子文件是指通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列。按公证电子文件产生的工作领域，可将其分为两种：一种是记录人们在办理公务，处理一般事务或交流信息过程中产生的公证电子文件，它们多以文本、图像、声音或影像等形式存在，如E-mail公证电子文件；另一种是记录人们生产或科研活动的技术性公证电子文件，如CAM（计算机辅助制造）、CAD（计算机辅助设计）等生成的公证电子文件。公证电子文件这种新型信息载体给日常工作带来了极大的便利，同时也改变了我们长久以来的传统办公方式。与纸质文件不同，公证电子文件主要有以下几方面特点：

（一）具有纸质文件和其它文件无可比拟的快捷性。

它改变了传统收发文件流程。利用计算机进行文件登记，可以达到一次录入，多种形式输出，方便了文件的查找利用，同时也为档案现代化管理奠定了基础。

（二）公证电子文件具有共享性。

改变了文件处理和运转方式，公证电子文件中的信息不是静态、固定不变的，可以随时进行存储或删除，其内容可以从一种载体上分离出来转移到另一种载体上。其利用也不受时空限制，能够同时满足多用户的需要，实现信息共享。还可以利用网络技术，广泛采集有关站点的数据信息，丰富自己档案、资料内容，向使用者提供更加优质的服务。也可以在网络上开放自己有关的文件、数据查询系统，或提供远程服务，在尽可能大的范围内展示自我，扩大影响。

（三）公证电子文件对设备具有依赖性。

公证电子文件改变了传统的办文格局，文件的修改、复制、粘贴、移动变得更加便捷。公证电子文件的起草修改、定稿、收发传递都在计算机上进行，其制作、处理以及归档后的全部活动都必须借助于计算机系统才能实现，这就形成了对系统的依赖性。

（四）公证电子文件与传统文件相比具有易更改性。

公证电子文件一般是通过网络来进行转移的，具有可操作性，为我们编辑、修改文件提供了极其便利的条件，它在提高工作效率的同时，也带来了一定的不安全隐患，同时也难以保证文件的原始性、真实性、凭据性。其易更改性主要表现在两个方面：一是人为修改；二是公证电子文件容易遭受病毒侵袭。目前档案界普遍存在纸质档案和电子档案并存的方式，构成一套既能满足传统模式要求又能体现现代信息化趋势的解决方案——双重管理模式并存机制。

三、公证电子文件特点及快捷查存方面存在的问题

使用计算机过程中公证电子文件的流转、归档给传统公证业务也带来了新的课题。现有的计算机存储设备，容量虽然很大，但面对呈几何级数发展的公证电子文件，总有穷尽的时候。而且应用软件的更新很快，许多早期形成的文件在新的软硬件环境下不能读取，即使同时期的公证电子文件也有应用软件不兼容的问题。每个文件形成部门为存储档案信息投入大量的精力，保留旧的设备和多种应用软件，显然从人力和物力上都是一种浪费。公证电子文件没能和纸质文件的归档建立必要的联系，在公证卷宗归档的内容上（有的缺公证书译文，有的还缺公证书的正文或签发稿。）在归档文件的真实性，一致性，有效性控制以及对归档公证卷宗审定方面，缺乏有利措施和科学规划。例如数据之间传输容易造成数据不完整，如从公证员及助理传输数据给翻译室，复印室，发证室，档案室等，数据不完整，常常出现漏字漏打的现象，有时也会接收指令不对。计算机对通过网络传输的文件资料的保密性还做不到十分可靠，因为一旦文件、资料上网，只要能看到的人都可将文件下载。虽然不同公证员及助理有不同的权限，但文件的保密性仍是个问题。目前公证电子文件安全保护措施只是利用防火墙，密钥技术等来保证文件的真实性和安全性。如对掌握了相当技术的人来说，进行改动伪造公证电子文件也是很容易的。公证电子文件保存在服务器上，也会给公证电子文件的安全和真实带来隐患。目前，这些问题的消极影响尚不明显，但若不及时加以解决，将会成为提高公证电子文件管理水平的严重障碍。

四、加强公证电子文件档案化管理提高查存速度的方法与途径

公证电子文件有别于传统的档案文件，它必须通过复杂的编码和解码过程，才能提供利用，与载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。面对全新的公证电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应，因此，适应现代管理制度和信息社会的发展，加强公证电子文件归档工作，对公证电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。

（一）公证电子文件实行档案化管理。

那什么是公证电子文件档案化管理呢？公证电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上，结合公证电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，有针对性的汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电子档案实行文件级的管理，对本部门、本地区形成的公证电子文件实行社会化、自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式，并相应的成立地区性、部门性公证电子文件中心或公证电子文件档案馆，本着服务社会，回报社会的原则，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理公证电子文件，为公证电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务。

（二）公证电子文件文案化采取先进管理技术和理念。

以虚拟、开放、灵活的手段来管理公证电子文件档案。专业档案部门通过计算机、网络、图文扫描、光盘存储等先进技术手段，对产生的公证电子文件信息进行统一的管理，并集中保管、存储符合公证电子文件形成部门要求的电子档案，公证电子文件形成部门（全宗构成者）以定期或不定期的方式，把日常产生的公证电子文件档案信息，以标准化的格式通过网络传递给档案部门，由档案部门进行分类、整理、编目，分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里，在必要时档案信息还可以脱机存储到其它更安全的介质上，并做多个备份，避免自然因素损坏和非法访问。档案部门对公证电子文件档案信息采取维护公证电子文件产生原始性的原则进行管理，为信息存储单位提供信息查询功能。

（三）公证电子文件的归档查存要与传统有别。

一是公证电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使公证电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，公证电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的公证电子文件的原始性、真实性和准确性，保证公证电子文件的法律凭证地位。二是公证电子文件在保管方式上和传统档案有差异。公证电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响公证电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到公证电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到公证电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的公证电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。三是公证电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为公证电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时?可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。四是公证电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为公证电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经公证电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。

（四）明确公证电子文件的归档标准、条件，严把质量关。

首先，确定归档范围是保证电子档案质量的关键。在对公证电子文件进行归档时，需将经过整理的公证电子文件确定属性后再归档保存。要有完整、齐全的公证电子文件相辅。对于收发文来说，必须是全文信息，从文件设计、修改和形成阶段做起，使公证电子文件格式与环节相匹配。确保公证电子文件的归档质量，认真检查公证电子文件内容是否完整、真实、有效，是否感染电子病毒。一般从计算机或网络的存贮器上拷贝或刻录到可移动的磁盘或光盘等载体，便于长期保存。严格按照不同的保管期限，分别归档，分盒排列，分柜保管。其次，明确电子文档管理标准。计算机技术的应用已经深入到社会的各个领域和角落，随着公证电子文件的不断产生使工作效率及社会效益有了明显的提高，同样也涉及到了许多问题。如：安全、保密、归档、管理、利用等问题。这就需要抓紧制定公证电子文件的管理标准，如公证电子文件的登记、命名、归档、鉴定、收集、防护、安全、密级以及专利维护等标准，逐步完善公证电子文件的全过程管理制度，做到标准化、制度化、规范化。第三，建立统一的网络体系。公证电子文件的归档管理还在摸索之中，在某些单位或部门，办公自动化系统与档案管理系统不兼容，没有形成网络体系，不同软件形成的数据难以转换，给公证电子文件归档造成困难。其主要原因：一是没有统一管理，同一单位政出多门，多层管理，多数档案工作者缺乏计算机网络知识，使建成的网络系统不能完全符合档案传输要求。二是公证电子文件是靠网络生存，一旦网络被破坏，公证电子文件就会丢失。第四，提高公证电子文件的归档管理质量，依法管理公证电子文件。由于各种因素，公证电子文件的法律效力尚不明确，由于没有固定的载体，目前还没有杜绝伪造、删除、修改和抵御病毒的有效办法。这要求我们在工作中要形成一套完整的公证电子文件管理体系，经常与形成公证电子文件的部门加强联系，提前介入，充分利用办公自动化系统实现电子档案管理创新，建立一个崭新而不失特色的电子档案体系。

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关键词： 电子档案； 传统档案； 管理

中图分类号： G276 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2012）10-0041-01

电子文件档案与传统档案相同之处，它们都具有档案的基本属性――原始性。对电子的内容进行修改非常容易，而且改后不留痕迹，但势必埋下安全隐患，同时，还可对电子文件进行压缩处理，改变电子文件的清晰度和对比度等等，造成“原件”识别困难。相比之下，相对纸质文件内容进行增删，改而不留痕迹是不可能的。纸质文件一旦形成原件中所含的内容和形式特征就不会发生变化，人们可以从这些信息上确认文件的原始性。电子文件形成后因载体转换和格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生任何变化，人们便难以确认它的原始性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集，积累开始就要进行记录，记录电子文件的管理和使用情况。电子文件形成、处理、保管过程的真实记录可以证实电子文件的原始性和真实性。

电子文件管理系统本身也应具有实时记录功能，随时将需要保留的信息记录下来。由于这种“跟踪记录”具有原始性，它可以成为证实电子文件真实可靠的有效依据。对于收集、积累阶段就在网络系统上传递的电子文件，可通过网络系统的自动记录功能记录有关信息，对于以存储载体方式进行收集，积累的电子文件，还要辅以必要的人工记录。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是以拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上修改，一经形成后，马上贮存到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已经总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因次，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值“的文件，还应包括文件的读取软件甚至操作系统。二者间的不同之处具体表现为以下几点：

一、电子文件档案的归档时间与传统档案不同

电子文件可以在文件办理完毕后随时归档，或在某一时间周期内统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，有档案工作人员接受登记，按事由原始给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档和完整率，另一方面也负荷电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。

二、电子文件的归档方式与传统档案不同

电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得发杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性，保证电子文件的法律凭证地位。

三、电子文件在保管方式上和传统档案有差异

电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机的发展文件形成部门的配合，档案部门在接受到电子文件后对文件进行合适转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存贮的档案，保证信息资源方便利用。

四、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同

因为电子文件的特殊性，可以达到文件相应的分类号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可找出相应的文件和相关的上下级行文附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

五、电子文件查询利用方式和传统档案不同

只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录方式，中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子文件档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好和利用好，并得到长期保存，是人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续，是所有档案工作者应尽的职责。随着档案信息电子化的发展趋势，提高单位电子档案管理水平势在必行，本人认为还应该从以下几个方面入手：

（1）从电子文件的收集、积累基础工作入手。

（2）严格电子文件的归档管理。

（3）健全电子文件的检查审核制度。

（4）规范公文制作和控制程序。

（5）加强电子文件软、硬件设施管理。

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各地建设工程电子文件的归档模式

从各地城建档案系统的情况看，目前建设工程电子文件的归档大致有以下四种模式。

1　不借助电子文件归档管理软件的模式

这种模式的运作方式是：城建档案馆没有开发建立建设工程电子文件归档管理软件，要求建设单位(包括勘察、设计、施工、监理单位，下同)按照一定的格式要求，将纸质的工程档案扫描加工成电子文件后，以光盘形式向城建档案馆报送。这种模式简称为“无软件模式”。无锡城建档案馆采用该模式。

2　借助电子文件归档软件扫描纸质档案的模式

这种模式的运作方式是：城建档案馆开发建立了专门的建设工程电子文件归档管理软件，发放给建设单位；建设单位将纸质工程档案全部扫描成电子文件，通过电子文件归档软件收集起来，然后以离线形式报送到城建档案馆。这种模式简称为“归档软件+扫描”模式。天津、广州城建档案馆采用该模式。

3　通过电子文件归档软件将电子文件转换成固定通用格式的模式

这种模式的运作方式是：城建档案馆开发建立了专门的建设工程电子文件归档管理软件，发放给建设单位；建设单位将工程建设活动中产生的电子文件，通过电子文件归档软件转换成一种通用的、不能随意修改、只读形式的固定格式，然后直接归档，无须扫描；对其他一些不能掌握电子版的文件，如工程规划许可证、施工许可证、材料产品合格证等，建设单位再通过扫描方式导人电子文件归档软件，最后以离线或在线形式报送到城建档案馆。这种模式简称为“归档软件+格式转换+扫描”模式。苏州、昆山城建档案馆采用该模式。

4　建设工程资料编制与电子文件归档一体化管理模式

这种模式的运作方式是：城建档案馆开发建立了专门的建设工程资料编制与电子文件归档一体化管理软件，把记录工程建设活动必需的各种资料表格及其他工程文件的格式、要求等纳入到软件中，发放给建设单位；建设单位通过软件直接编制工程资料，形成工程电子文件，工程结束后软件将电子文件自动转换成一种通用的、不能随意修改、只读形式的固定格式，直接完成工程电子文件的归档；对其他一些不能掌握电子版的文件，建设单位再通过扫描方式导入一体化管理软件，最后以离线或在线形式报送到城建档案馆。这种形式简称为“资料文档一体化软件+格式转换+扫描”模式。珠海、大连、芜湖市城建档案馆采用该模式。

各种工程电子文件归档模式的利弊

建设工程电子文件是指在工程建设过程中，通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

同传统的纸质文件相比较，建设工程电子文件具有占用空间少、存储携带方便、传输速度快、排版制作容易、更改复制简便、搜索利用快捷等突出优点。但如果将电子文件作为档案保存，又存在许多弱点，主要表现在：电子文件内容信息的不稳定性，即电子文件可以随意更改、删除、增加，且不留任何痕迹；电子文件对设备和软件的依赖性，即电子文件必须借助计算机等中间设备和计算机管理软件才能读取；信息与载体的可分离性。

在分析了建设工程电子文件的特点之后，现在再来看上述四种归档模式哪一个更适合于建设工程电子文件的归档。

1　关于“无软件模式”

“无软件模式”不能记录建设工程电子文件产生的背景、结构、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式等相关信息，不能获取元数据，因而不能保证电子文件的真实性、有效性和完整性，是一种不可取的电子文件归档方式。

2　关于“归档软件+扫描”模式

这种模式建立了电子文件归档软件，对保证建设工程电子文件的真实性、完整性和有效性具有一定的保障作用。但缺点是：第一，由于这种模式是在纸质文件已经形成后，经过扫描才纳入电子文件归档管理系统的，电子文件形成过程并没有纳入管理系统，因此该模式并没有实现真正意义上的“全程管理”和“前端控制”，因而在保证文件真实性、完整性和有效性方面还存在一定距离。第二，全部建设工程电子文件都通过扫描获取电子文件，会花费大量资金，从经济上讲不能实现节约。第三，扫描文件占用的存储空间通常要比许多电子文件如doc、excel格式文件大得多，同样一份文件，其扫描件所占空间是doc、excel文件的50倍以上。大量扫描文件导人城建档案馆为管理馆藏档案而建立的城建档案管理系统，会大大降低城建档案管理系统的运行速度，甚至会导致系统的瘫痪。第四，扫描文件通常为影像文件，文件内容识别率低，不能直接进行全文检索。

3　关于“归档软件+格式转换+扫描”模式

这种模式的优点包括：第一，建立了电子文件归档软件，对保证建设工程电子文件的真实性、完整性和有效性起到了一定的保障作用。第二，以电子文件格式转换替代了大部分纸质文件的扫描，节约了扫描费用。第三，将工程电子文件转换成固定通用格式如PDF，在一定程度上固化了原有电子文件内容，有效防止了电子文件归档后的随意改动，对保障电子文件的原始性具有重要作用。第四，将电子文件转换成固定通用格式，可以有效保护文件形成单位的知识产权，避免给文件形成单位造成损失。第五，将所有工程电子文件转换成统一格式，可以方便城建档案馆和其他用户查阅利用。

但这种模式的缺点是：第一，由于这种模式是在电子文件形成后，经过格式转换才纳入电子文件归档管理系统的，电子文件的形成过程并没有纳入管理系统，因此该模式也没有实现真正意义上的“全程管理”和“前端控制”。第二，格式转换不能完全取代扫描，工程建设单位还有一部分资料确实没有办法掌握电子文件，只能扫描。

4　关于“资料文档一体化软件+格式转换+扫描”模式

这种模式建立了工程资料编制与电子文件归档一体化管理软件，从源头上控制了工程电子文件的形成过程，有助于记录和保存工程电子文件产生的背景、内容和结构信息，有助于获取电子文件元数据，对保证工程电子文件的真实性、完整性和有效性具有重要作用。

建设工程电子文件归档的最佳模式

通过对几种归档模式的分析可以得出结论：建立建设工程资料编制与电子文件归档一体化管理软件，工程资料的编制与电子文件的归档统一由管理软件来完成，对工程电子文件实行全程控制，同时，将工程建设活动中形成的电子文件转换成固定通用格式，对一些特殊资料如工程前期文件等采取扫描归档，这样一种模式是目前为止最科学合理、切实可行、最符合档案管理要求的一种归档模式。

采用这种模式，需要注意以下问题。

1　关于建设工程资料编制和电子文件归档一体化管理软件

建设工程资料编制和电子文件归档一体化管理软件是目前开展工程电子文件归档工作最理想的工具，城建档案馆开发建立这样一个软件，既方便工程建设单位的资料编制，又有利于工程电子文件的归档，还有助于数字城建档案馆的建设。但在各地工作实践中，很多地方建设单位应当地工程质量监督站的要求，正在使用专门的工程资料编制软件，这种情况下城建档案馆再强行推广使用一体化管理软件，会与原有的工程资料编制软件发生冲突，给建设单位带来负担。合理解决这一问题，方法之一是城建档案馆与工程资料编制软件开发单位协商，在工程电子文件归档管理软件中建立与资料编制软件的接口；方法之二是要求有关部门和单位在开发工程资料编制软件时，按照电子档案管理要求，把工程电子档案元数据等内容纳入软件开发工作中，同时增加电子文件归档管理功能，该功能的设计要与城建档案馆已经使用的城建档案管理软件搞好对接。

2　关于电子签章

在传统的纸质工程文件资料中，需要签章的文件十分繁多。如果电子文件沿用纸质文件的做法，那么对一个工程项目来讲，所有参建单位的签章人员累加起来会达到上百人，电子文件的签章会变得难以操作，这主要在于电子签章的认证问题。按照国家规定，要使电子签章具有法律效力，必须到国家工业和信息化部批准的专门认证机构去办理认证手续。工程监理和施工单位人员众多、变动频繁，再加上每年的定期年检，强制要求电子签章会给这些单位带来很大的人力负担和经济负担。一个较为可行的解决办法是简化电子签章要求，即所有工程文件不需要个人签章，只需要单位签章即可。凡是需要个人签章的地方均采取计算机打字录入方式，但是每份文件上均要有单位的电子签章，以示对文件的真实性负责。这样，一个工程项目只需要建设单位、设计单位、监理单位、施工单位等几个单位的电子签章即可。

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对于信息资源管理的重视最先兴起与国外，这也就在时间上直接领先于我国，信息化程度建设尤其以欧美最为突出，这也就决定了其在电子档案管理领域领先于世界先进水平。欧美国家之所以能够不断提高其信息化管理的水平程度，很大原因在于国家对于信息资源的重视，以制定符合自身发展需求的法律法规来保障电子档案的安全，确保电子档案管理工作的有效运行。以美国为例，其制定的有关电子档案管理的相关法律法规适用于政府、组织、个人的电子档案信息，并督促政府对于公众信息的公开，以《信息自由法》保障公民的信息自由和国家的信息安全，以《阳光政府法》（又名《联邦公开会议法》）来确保政府信息的公开程度，切实保障公民的知情权和参与权；此外，针对于个人的电子信息档案安全，政府还出台了《信息安全法》来对“国家安全系统”进行概念界定，授权各管理部门行使国家信息安全管理职责，并严惩非法侵入、盗用合法信息的犯罪行为，切实保障电子档案建设的有效推行。此外，美国还对社会电子档案建设进行规划引导，以拨款推行“电子政务计划”来保护国家信息资源的安全。相比较欧美，我国的电子档案管理相关法律法规尽管已经逐渐步入法制化进程，但对于信息的分类和界定尚不明确，现目前颁布的一系列法律法规（如《计算机病毒防治管理办法》、《互联网电子公告服务管理规定》、《金融机构信息计算机信息安全保护工作暂行规定》等）主要侧重于对互联网信息安全的保护，而对于大概念下的电子档案建设管理未有具体的法律法规保障，对电子档案的凭证依据作用没有明确的法律规范，法律效力较弱，立法体系较不完善，并且在缺乏统一的立法指导之下，各级政府以行政立法程序的启动促使了重行政立法、轻权力机关立法的现象产生，直接导致了法律效力的薄弱，无法以明确的法律思想来指导立法工作的展开。

二、理念指导：未能形成独具特色的管理理念

电子档案建设与管理本身是一项耗资巨大、工程复杂的大工程，要做到电子档案与纸质档案的整合管理，以二者的优化结合的管理理念来指导管理工作，从而确保档案信息之间的优化互补，既能确保档案信息的原始性和真实性，又能确保其存储寿命和无限扩大的存储空间，实现共享、加快传播、方便管理。整合管理有利于提取电子档案和纸质档案两者的精华，实现安全的档案属性转化，推动档案管理的现代化进程，推动档案建设信息社会化、信息公开程度地不断提高。与国外先进的管理理念相比较，我国现阶段所采用的电子档案管理理念已经无法适应于快速发展的电子档案建设管理的需求，其无法做到保障电子档案信息内容的真实，无法保障电子档案信息的安全，无法保障电子档案快速传播、方便管理、安全利用，因此结合国外先进的管理理念，我国在管理理念的建设上亟需革新。

1.实施前端控制和全程管理这是一种提高电子档案建设效率和管理效率的科学管理理念，要求在建设初级阶段便要对电子档案管理进行督促和全程跟踪规划，并鉴定档案的价值，以归档标识来确保档案信息的安全，并方便了后期对于档案的利用，有效地防止了纸质档案在运输和输入过程中的遗失、破损、泄露等事件的发生。

2.加强档案控制在档案建设时就要对电子档案进行分类规范，要明确其归档范围、档案价值、形成时间及方式等具体明细，以确保后期被管理者失误删除和更改等事件发生，从而保障电子档案的信息安全，并且能够方便管理人员的鉴别、保管和检索寻找。

三、运行漏洞：管理模式上的弊端