合同管理职责范文
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篇1
一、负责会计档案(合同、方案)的保密、查阅、登记及档案的日常管理工作(包括高新区党委、南山区党群服务中心、下辖园区党委)。
1、合同接收、提出修改建议、发给法务审核,根据法务意见完善修改、电子版存档返还给跟进人.
2、检查第三方纸质版合同准确无误、填写合同呈签表,呈报领导审批签字、交给区企服中心。
篇2
关键词 伙伴关系合同条件(PPC2000) 项目管理流程 项目各方职责
2000年6月,由英国建设部发起、咨询建筑师协会(ACA)出版的ACAPPC2000《项目伙伴关系标准合同格式》(The ACA Standard Form of Contract for Project Partnering)(以下用PPC2000)是世界上第一份,也是目前唯一专门为建设工程项目伙伴关系(Partnering)模式设计的合同条件。PPC2000是英国政府的建设研究机构报告“建设新思维”的一个直接成果,是一份用于工程项目采购的多方合同格式。
自2000年9月PPC2000第一版出版之后,ACA根据从用户处得到的反馈意见,于2003年6月和2004年的5月,对PPC2000的合同文本进行了修订,大部分修订是为了保持语言的明晰和一致性,或者是对小的笔误进行修正。本文基于PPC2000的2004年修订版本,对项目的基本流程和项目各方的职责进行了介绍和分析。
一、PPC2000合同条件的特点
PPC2000合同条件具有以下主要特点:第一,它是一份基于伙伴关系团队的多方合同,参与到伙伴关系团队中的项目成员都要签订这份合同,这份合同对所有的伙伴关系团队成员都具有约束力。第二,PPC2000涵盖了伙伴关系的全过程,因此能够对设计、采购、施工进行一体化管理。第三,PPC2000中根据项目的目标确定关键绩效指标(KPI),并利用这些关键绩效指标对伙伴关系团队成员进行激励。第四,PPC2000倡导有效的沟通,并采用非对抗性的问题解决程序,以尽量避免争议或索赔的产生。
二、PPC2000伙伴关系合同条件的项目组织结构
PPC2000中伙伴关系项目的组织结构如图1所示。
(一)项目主要参与方
项目主要参与方包括业主、业主代表、承包商、专业分包商、咨询顾问、伙伴关系顾问等。伙伴关系的特点是项目参与方将会组成一个伙伴关系团队来共同完成项目,但并不是所有的项目参与方都必须参与到伙伴关系团队中,例如,业主的咨询顾问和某些专业分包商既可以参与也可以不参与,但无论哪方签订了伙伴关系协议或是加入协议,成为了伙伴关系团队的成员,就必须按照伙伴关系合同履行各自的义务。
在PPC2000中,业主代表获得业主授权,代表业主来管理承包商和与项目相关的事务,但业主代表并不代表业主成为核心小组的成员,只列席并主持核心小组会议。
承包商通过选择专业分包商形成其供应链。专业分包商可以是施工分包商、设计团队、咨询单位,也可以是供应商。无论是哪种类型的专业分包商,都应该与承包商签订专业分包合同。除了由业主指定的专业分包商,只能由承包商对专业分包商进行支付。
伙伴关系顾问是伙伴关系团队外的独立人员,对伙伴关系团队和成员提供与实施伙伴关系相关的咨询活动。
(二)核心小组
核心小组是由伙伴关系团队成员共同成立的,伙伴关系团队的各方都必须派人员参加到核心小组中。核心小组中的人员的替换需要取得现任伙伴关系团队其他成员的同意。
核心小组定期召开会议评审项目的进度、伙伴关系合同的实施情况以及履行伙伴关系条款中规定的其他职能。业主的许多决定必须先咨询核心小组的意见,如:终止专业分包合同或更换专业分包商、更换咨询顾问、更换伙伴关系团队成员的人员、批准项目任意一方提出的变更、批准承包商的进度计划等。如果要更换伙伴关系顾问,必须经过核心小组的商议决定。
当伙伴关系团队成员之间出现分歧或争议,而这种分歧或争议运用开工协议中解决问题的程序不能解决时,需要召开核心小组会议共同寻找解决问题的方法和途径。
核心小组会议形成的决定需要取得所有与会成员的同意才能做出,决定一旦做出,伙伴关系团队成员都应该遵守,因此项目团队各方成员应保证其核心小组成员参加此会议。
核心小组的作用有两点:一是项目各方能够进行有效的沟通,集思广益从而增加项目价值;另外一方面也有利于权利的平衡。业主必须考虑核心小组的意见,所有决定的做出都不应该是以损害项目任何一方的利益为前提的,有利于更加公平公正的处理问题。
三、PPC2000伙伴关系合同条件的项目管理流程
在PPC2000中,项目实施可以分为两个阶段,施工前阶段和施工阶段。这两个阶段的划分以开工协议中规定的开工时间为界,在正式开工以前,项目各方将组成伙伴关系团队、签订有关协议并完成项目早期的一些工作。PPC2000中伙伴关系的项目管理流程见图2。
下面分别介绍PPC2000中项目伙伴关系管理流程中的各个过程。
(一)形成伙伴关系团队
业主与承包商,以及已经确定的要参与到工程项目中的各方通过签订伙伴关系协议初步形成伙伴关系团队。此时,项目各方需要对价值观、目标以及伙伴关系团队成员达成一致,并在项目大纲中做出规定。
业主和承包商协商应支付给承包商的利润、总部管理费、现场管理费以及其他在此阶段已经可以确定的费用,承包商就风险应急费向业主提出建议,与业主协商达成一致。
如果此时业主已经确定了咨询顾问,则应该确定咨询顾问的服务范围,与咨询顾问签订咨询服务协议,咨询顾问只对业主提供咨询服务,无论此咨询顾问是否加入伙伴关系团队,都只由业主对其进行支付。
如果此时已经确定了专业分包商,则应确定专业分包商的角色和费用。
在项目的早期引入伙伴关系顾问是很有必要的,虽然伙伴关系顾问并不加入伙伴关系团队,但可以帮助建立伙伴关系团队,同时确定关键绩效指标以激励伙伴关系团队成员共同努力,同时伙伴关系顾问将编制伙伴关系进度计划,在项目正式开工以前,伙伴关系团队的成员将按照这个进度计划来开展工作。
(二)有关其他成员加入伙伴关系团队
项目各方加入伙伴关系团队可以在项目开工前签订伙伴关系合同,也可以在开工后通过签订加入协议(Jointing Agreement)来加入伙伴关系团队中。一旦成为伙伴关系团队的成员,任何伙伴关系文件的编制和修改都需要得到所有伙伴关系团队成员的认可并签字,经过认可和签字的伙伴关系文件对所有伙伴关系团队成员具有约束力。
咨询顾问和专业分包商都可以在这个阶段进入团队。
除了业主指定的分包商,承包商选择专业分包商主要有两种方式:一是通过向业主递交包含价格的建议书,即商业案例(Business Case),在此商业案例中,承包商可以指出其希望直接进行劳务分包的工程部分,也可以指定其希望任命的专业分包商;二是通过竞争性招标选择专业分包商。无论采取何种形式,都须由业主和核心小组分析该专业分包商可提供的价值及承包商对此的报价,经业主批准后,承包商方可雇用此专业分包商。
如果此项目与某供应商签订了大批量供应协议,在业主和核心小组审核过此协议后,承包商与供应商就批量供应协议中的价格和条款签订专业分包合同,使此供应商成为专业分包商,承担伙伴关系团队成员的责任和义务。
出于项目利益的考虑,如果承包商和业主达成协议,业主可以直接指定一个或多个专业分包商,在指定之后,此专业分包商可以转而与承包商签订专业分包合同。如果不签订专业分包合同或在签订专业分包合同之前,都由业主对其指定分包商进行支付。
任何成员在加入伙伴关系团队时,都应该就所需完成的工程或提供的服务以及与之相对应的支付达成协议,在加入协议中加以规定。
(三)项目现场内外早期工作
在正式的开工协议(Commencement Agreement)中规定的进场日期以前,根据项目的需要,承包商需要完成现场内外的一些工作,这些工作也构成项目的一部分,但是不同于开工协议中所规定的承包商所需提供的服务范围。业主和承包商签订进场前协议(Pre-possession Agreement)来管理这些进场前活动(Pre-possession Activities)并确定相应的支付。进场前协议与其他伙伴关系文件不同,其只限于业主和承包商之间的协议,其他伙伴关系团队成员不会因为这份协议而产生任何义务。
伙伴关系进度计划(Partnering Timetable)管理着所有的进场前活动,而项目开工后的活动则按项目进度计划(Project Timetable)的安排进行。对于与进场前活动相关的责任和义务,如知识产权、保险义务、风险、责任、所有权等则应该受伙伴关系条款(Partnering Terms)的管辖。
(四)项目开工
1.签订开工协议需满足的前提条件
――承包商需向业主提交项目进度计划,进度计划应包括开工时间、完工时间以及详细的其他各项开工后活动的时间安排;
――建设(设计与管理)法规(CDM regulation)中规定规划监察员作为伙伴关系项目的一方,在项目开工以前,规划监察员与承包商已共同编制完成健康安全计划;
――无论设计由业主、承包商或独立的设计方负责,设计负责人都应在项目开工以前协调和管理项目团队有关成员进行现场勘察,综合审核现场勘查的结果及业主和核心小组的意见,进行设计、供应、施工的综合设计;
――选择部分专业分包商并使他们能够全程参与进来;
――伙伴关系文件中的价格框架(Price Framework)规定了业主对承包商支付的费用的组成,在项目开工以前,应根据价格框架确定协议的最高价格;
――已经进行相关的各项保险;
――根据关键绩效指标确定项目的各项进度;
――业主应已取得现场和开工所需的资金;
――伙伴关系团队成员签署了所有的伙伴关系文件。
2.开工协议的签署
在满足各项开工条件后,业主代表应安排伙伴关系顾问编制开工协议,在征求项目各方意见后,项目各方将正式签署开工协议。而承包商将在开工日期后开始施工,以期在完工日期之前完成工程项目,其他项目各方也将按照开工协议中的规定,履行各自的职责和义务。
(五)项目竣工
1.工程验收
当业主代表收到承包商的完工通知时,应会同其他适合的伙伴关系团队成员参加工程验收,若验收合格,业主代表向业主和承包商发出通知确认工程已完工;若验收不合格,则应通知承包商进行整改,直至全部缺陷都已修复,工程师将发出竣工通知。
2.竣工后评价会议
在项目竣工以后,业主代表将召集所有的伙伴关系团队成员参加竣工后评价会议,来审核已完项目和各项关键绩效指标的完成情况,并考虑如何在将来的项目中进行改进。这是伙伴关系模式的突出特点之一,已完项目的经验能够应用到以后所进行的项目中,有利于项目经验的积累和应用。
四、PPC2000伙伴关系合同条件中相关各方的职责
PPC2000是一份多方合同,参与到项目伙伴关系中的各方都要受这份合同文件的约束,PPC2000中对伙伴关系中常见的项目参与方的职责都做了一定的规定。
PPC2000中的伙伴关系团队成员有一些共同的职责和义务,他们应该以相互信任、公平和通力合作的精神来共同完成项目。对于信息应合作共享,当项目任何一方发现任何事件可能对项目或者项目伙伴关系团队成员的绩效造成不利影响时,都应该通知其他的伙伴关系团队成员。
如果伙伴关系文件有错误、遗漏或相互间的不一致,编制这份文件或造成这这种情况的伙伴关系团队成员应该对其后果负责,但无论哪个伙伴关系团队成员发现文件有错误,都应该相互提示其他成员并告知业主代表。
如果项目参与方是伙伴关系团队成员,则必须遵守这些共同的职责和义务,此外,项目参与方还有其各自的职责。
(一)业主(Client)
业主的职责和一般的工程项目中业主的职责差别不大,主要包括以下两个方面:
一方面,对设计和项目各方提交的建议书进行审核和批准,其中设计包括项目开工前的项目规划、初步设计、详细设计等以及施工后设计人员提交的任何有关设计。伙伴关系团队的任何成员都可以提交建议书,如可以通过提交建议书来处理伙伴关系文件中出现的错误、遗漏或相互不一致的问题,也可以提出有利于工程的各种建议。这些建议书得到业主的批准后才能实施。
另一方面,业主有对承包商和其雇用的咨询顾问的支付义务。对于承包商的支付分为两部分,第一部分是承包商在项目的开工日期以前完成的工作,业主需要按照进场前协议中规定的数额对承包商进行支付;另一部分则是对开工以后承包商按照合同规定完成的全部工作,业主需根据价格框架中约定的支付方式和数额对承包商进行支付。业主对咨询顾问的支付应根据咨询支付条款的规定进行。
(二)承包商(Constructor)
承包商最基本的职责就是在合同中规定的竣工日期以前将一个符合质量要求的工程交付给业主,为了做到这一点,在开工前,承包商需要完成进场前协议中规定的所有现场内外的工作,在开工后,就必须按照开工协议中规定的工作范围完成整个项目。在此期间,承包商需要对项目和现场的安全负责,项目以及拟用于项目的所有材料、货物和机械的损失和损坏,承包商都应承担责任。
承包商应按伙伴关系协议规定的时间向业主提交项目进度计划,并根据项目开展的实际情况,负责及时更新项目进度计划。
除由业主指定的专业分包商外,承包商需要对所有的专业分包商的活动负责,因此,专业分包商的职责也可以看成是承包商的职责,承包商必须管理专业分包商的活动以保证项目按照进度计划实施。
(三)业主代表(Client Representative)
业主代表可以是业主的职员,也可以是一个独立的咨询工程师,但他必须具备项目经理资格,拥有项目管理的技能,能够按照PPC2000中描述的那样“公平和建设性的做出决断”,从而完成其职能。
业主代表的职责主要包括以下几个方面。
1.对承包商做出指示
业主代表可以对承包商做出指示,包括对工程的任何部分进行检查或测试,对承包商的设计、施工、服务、材料、货物或机械有缺陷的地方或者与伙伴关系文件相违背之处,业主代表可以要求承包商自费进行修复和替换、指示承包商实施变更、指示承包商加速或延迟施工,承包商应将这种指示视为建议的变更。
如果承包商认为业主代表的指示违反了伙伴关系文件或不能实现项目的最大利益,承包商可以提出反对意见。根据业主、承包商、业主代表和其他伙伴关系团队成员的意见,业主代表对其指示做出确认,修改或收回。
2.做出决定
业主代表可以根据项目各方完成关键绩效指标的情况,决定对承包商的付款额度。
对于变更对项目的费用和工期造成的影响,如果业主和承包商不能达成一致,由业主代表进行估价来决定应该支付的费用和延长的工期。
3.组织伙伴关系团队成员完成项目
业主代表不仅要对承包商实施项目的行为进行监控,还应该组织、管理和协调伙伴关系各方成员,促进项目实施过程中设计、采购和施工等各方有机地合作。对于伙伴关系团队成员关于价值管理、价值工程和风险管理的建议和活动,业主代表应该进行组织和监控,为了使这类活动能够增大项目的利益,还应该向业主和核心小组提交建议书以获得批准。
当按照任何核心小组成员的提议或伙伴关系文件要求,需要召开核心小组会议时,由业主代表负责召集并组织,业主代表也会参加此会议,并记录会议的内容。
此外,业主代表还负责按照伙伴关系进度计划或者按核心小组的要求组织伙伴关系研讨会。
(四)专业分包商(Specialist)
施工分包商、设计单位、咨询单位和供应商都可以和承包商签订专业分包合同,成为专业分包商。一旦他们成为专业分包商,就必须遵守伙伴关系文件的规定,按照伙伴关系进度计划或项目进度计划的安排履行各自的施工、设计、提供咨询或供应的义务。
(五)伙伴关系顾问(Partnering Adviser)
伙伴关系顾问对保障伙伴关系模式的成功意义重大,运用伙伴关系的项目首要任务即是任命伙伴关系顾问。这个角色区别于业主代表,他不管理项目实施的具体工作,只针对伙伴关系以及伙伴关系合同给予客观的建议,保证项目伙伴关系按照预期的目标进行。伙伴关系顾问对伙伴关系团队成员的活动提供指导和支持,伙伴关系团队成员可以单独也可以共同地向伙伴关系顾问征求咨询意见。
伙伴关系顾问的主要职责包括:
――审核专业分包合同是否与伙伴关系文件一致;
――编制伙伴关系章程;
――编制所有的加入协议、提前进场协议和开工协议;
――对伙伴关系进程、伙伴关系的发展和伙伴关系合同的操作提供公平的、建设性的建议;
――参加核心小组会议或伙伴关系团队会议(只要团队成员同意);
――当伙伴关系团队成员出现纠纷时,协助解决争议;
――协助选择伙伴关系成员,组建伙伴关系团队。
(作者单位:天津大学管理学院)
参考文献
篇3
一、今年以来的主要工作
(一)加强学习宣传,提高合同管理人员的整体素质
为适应合同审查、管理、监督工作的高标准、严要求的工作性质,更好地为企业生产经营服务,一月份以来,我厂组织合同管理人员全面、系统地学习了《***矿业集团有限责任公司合同管理办法》、《***矿业集团有限责任公司合同管理实施细则》和《***矿业集团公司审批自购机电设备、配件、材料物资管理办法》及相关法律法规,强化合同管理人员职业素质教育和职业道德教育,严格规范合同审查工作人员行为,明确合同审查工作程序,依法履行合同审查工作职责,提升了合同管理战线的整体素质,为维护企业的正常经济秩序和企业利益奠定了基础。
(二)细化合同管理,保证了成本效益年活动的全面、深入开展
按照《***矿业集团有限责任公司合同管理办法》、《***矿业集团有限责任公司合同管理实施细则》和《***矿业集团公司审批自购机电设备、配件、材料物资管理办法》的要求,积极协助合同签订单位依法签订合同,参加重大合同的起草与签订,严格审查合同,1-10月份以来,共签订三类自购合同共计14份,其中:由供应科签订的自购材料合同8份,总标的额86199元;由机电科签订的自购配件合同5份,总标的额24789元;自购机电设备合同1份,总标的额56248元,所有合同条款、签订手续和形式均由本部门管理,各类合同签订时均经局、厂联审,程序合法,杜绝了不完善和不合法的合同的出现,依法检查合同履行情况,协助合同承办人员处理合同中出现的问题和纠纷,会同合同承办人员办理有关合同文书,建立合同档案,有效制止了不符合法律、行政法规规定的合同行为,并依法监督合同承办人员的工作职责履行情况,依法执行合同审查制度,有效地保证了企业成本效益的全面、深入开展,切实维护了企业的合法权益。
总的来看,今年我厂合同管理工作以依法治厂为方针,基本达到了集团公司法律事务处的要求。但客观地讲,也存在一些问题。一是合同管理人员的素质和工作水平相对来说还有待提高。二是组织机构还有待完善。三是合同管理还需进一步细化。这些问题需要在来年的工作中加以解决。
二、二00六年的工作设想
(一)加强学习,全面提高合同管理人员的素质
按照集团公司法律事务处的会议精神和工作部署的要求,原创:进一步加强和改进学习。重点学习“三个代表”重要思想和合同管理办法、实施细则与相应的法律法规,提高合同管理人员的政治素养和业务素质,强化合同管理人员的职业道德教育和遵纪守法意识,最大限度地保护企业利益不受损失,维护企业改革发展稳定的大局。
(二)完善组织机构,依法履行职责
完善我厂合同管理二级负责制,明确合同审查员和合同承办人员的工作职责,对其职责范围内工作定期检查,发现不符合法律行政法规规定的合同行为,及时制止,并严厉追究其承办人员责任。对造成企业经济损失的违法合同,实行责任追究制度,对涉案人员移交司法机关进行法律制裁,督促合同管理人员依法履行职责。
篇4
一些施工单位对合同管理工作不重视,没有明确工作人员职责,导致合同管理人员责任意识淡薄,没有严格按照要求开展合同管理,也未能严格遵循合同规定开展公路工程施工[1]。另外,管理责任主体出现错位,合同管理缺乏明确分工,合同履行工作不到位。企业法人对合同的管理出现弱化现象,影响合同管理工作效率提升。
2忽视合同研究,合同履行不到位
施工单位在工程中标、合同签订之后,将工作重心放在公路工程施工建设方面。忽视对合同进行全面细致研究,未能严格、认真履行合同各项规定。另外,监理工作不到位,监理人员没有严格履行自己的职责,影响监理效率,也容易导致合同履行不到位的情况发生。
3公路工程建设中施工合同管理存在问题的应对策略
3.1加强法制教育,提高法律责任意识
为提高施工单位合同管理意识,适应合同管理面临的新情况和新形势,加强法制教育,对管理人员开展培训是十分必要的。法制教育可以采用施工单位自行培训、聘请专家培训等方式。通过法制教育,让管理人员明确合同管理的重要作用,提高法律意识和责任意识,更为全面的把握合同各项条款,促进合同管理水平提高。
3.2注重风险评估,完善施工合同条款
公路工程建设存在较大的风险,并且这种风险难以预测。为此,开展施工合同管理时,要重视合同风险评估,对可能存在的各种风险进行全面评估和预测,并采取有效的预防对策,尽量降低合同风险带来的损失。另外,重视合同签订工作,完善施工合同条款。做好对每项条款的审核,确保合同条款全面、有效,规定明确、详细,有效约束各方行为[2]。避免出现不全面,内容含糊不清的条款。从而实现对各方的有效规范与约束,让合同条款不留下任何漏洞,避免因条款不完善而给公路工程施工单位带来不必要的损失。
3.3提高合同可操作性,严格履行合同规定
通过增强合同各项规定的可操作性,对顺利实现公路工程的进度、质量、成本控制目标具有积极作用。制定合同时,要结合公路工程施工具体情况,科学合理设置各项条款,避免照搬照抄其他合同条款,让合同内容更为全面的反映公路工程施工需要,提高可操作性,更好发挥对公路工程施工的指导作用。另外,合同签订后要严格履行各项规定,严格按照要求开展施工,确保工程质量、进度、成本等符合合同要求。尽量减少索赔,避免出现不必要的损失,促进公路工程建设效益提高。
3.4重视人才引进,增强管理队伍素质
为促进施工合同管理水平提高,加强管理队伍建设是十分必要的。公路工程施工单位要重视高素质管理人才引进,加强管理队伍建设,为提高合同管理水平提供人才支持。对现有的合同管理人员,要加强管理与培训,通过课堂授课、现场学习、进修等方式,促进合同管理人员综合技能提升,培养高素质的专业合同管理人才。完善施工合同管理规章制度,以更好指导合同管理人员日常工作。施工合同各项条款比较严谨,专业性较强。对合同管理人员培训时,不仅要培训法律专业知识,加强法制教育,还应该增强合同管理人员风险防范意识,提高他们的语言表达能力[3],并培养管理人员严谨的工作作风,较强的责任心,严格按照规定开展合同管理各项工作,促进综合素质和合同管理水平提高。
3.5提高责任意识,注重施工合同管理
公路施工单位应提高责任意识,重视合同管理。建立完善的管理规章制度,有效规范和约束合同管理。明确管理人员的职责和权限,提高他们的责任意识,在日常工作中严格按照规范要求开展合同管理,确保各项规定得到有效落实。施工单位要明确合同管理责任主体,明确各主体职责和权限。并进行合理分工,加强协调与配合,从而在合同管理时加强合作,形成合力,促进合同管理水平提高。
3.6严格履行规定,重视合同索赔管理
公路工程建设施工单位在中标和签订合同之后,要重视合同研究,了解合同各项规定,并在施工过程中严格遵循合同各项条款。要提高合同管理的思想认识,充分认识到合同索赔管理的重要性,提高工程索赔意识,维护自身正当利益,提高施工单位经济效益。施工单位应加强合同索赔研究,增强索赔意识。签订合同之后,要加强对每一合同条款的研究,当发生纠纷时,要充分利用合同条款开展索赔工作,维护自身正当利益,促进施工单位经济效益提升。建筑市场竞争十分激烈,施工单位往往以低价中标项目工程。而加强索赔管理不仅能促进合同管理水平提高,还在一定程度上能增加企业收入。为此,强化对合同条款研究,严格履行合同规定,对更好开展索赔,维护施工单位正当利益具有重要作用。此外,还应该加强合同监理,提高监理人员素质。重视高素质监理人员引进,充实监理工作队伍,并注重对他们的培训和管理,提高监理人员综合技能[4]。让监理人员增强责任意识,履行自己的职责,提高监理工作水平,严格按照合同规定办事,促进合同各项规定得到更好的履行。
4结束语
篇5
关键词:房地产开发;建设项目;合同管理;招投标;项目建设
引言
建设项目合同是指项目开发主体与勘察、设计、施工、材料供应等单位,为完成一定的建设工程任务而签订的一种经济合同,其内容包括对施工合同、分包合同、买卖合同、租赁合同和借款合同等的订立、履行、变更、终止和解决争议[1]。现阶段我国房地产开发企业在项目开发过程中普遍存在着履约意识不强、项目合同管理水平不高、管理机制不健全的问题,加强房地产开发企业建设项目合同管理水平迫在眉睫。
1.房地产开发企业建设项目合同管理的意义
1.1决定着项目的计划与实施
房地产开发企业建设项目合同管理重要作用于对建设项目任务的分配,对建设项目一系列问题展开明确的规定,对建设项目所相关的设施设备、生产材料运输供应,不同建设项目设计、施工分工协作关系,建设项目相关人员的行为进行协调统一,对建设项目相关人员不同内容的工作分配情况、经济债权关系进行合理安排;房地产开发企业建设项目合同属于房地产开发企业建设项目承接和委托的重要法律依据,房地产开发企业建设项目合同管理不仅能够有效调节建设项目相关参与者相互间经济从属关系,还能够为建设项目相关参与者相互最高行为准则、调解相互争执提供有利依据[2]。
1.2是项目管理工作中的核心
房地产开发企业建设项目所涉及的周期长、内容繁多、面广泛,房地产开发企业建设项目合同涵盖的范围宽、层面复杂、金额庞大,经房地产开发企业建设项目合同管理,对建设项目任务进行有效落实,将建设项目计划工期、经济成本以及质量任务进行和谐统一[3]。从房地产开发企业建设项目管理制度化内容出发,对建设项目合同管理进行严格规范,严格规范项目设计、项目施工以及项目运营,经科学合理的合同管理,积极促进房地产开发企业建设项目如期、保质保量的完成。
2.房地产开发企业建设项目各阶段合同管理
2.1项目招投标阶段
2.1.1分析合同合法性
在房地产开发企业建设项目招投标阶段,务必要确保合同签订与实施是在合同有根据的法律基础范围之内,若合同没有法律根据则会造成合同一定程度的无效,为合同签订双方形成不可估量的损失,由此可见分析合同合法性是十分重要的一项工作。就分析合同合法性可从三个不同角度展开:①分析发包人的相关资格,即对发包人所具备的相关民事行为能力、民事权利能力等进行明确确认;②分析建设项目合法性,即对建设项目所拥有招投标、签订以及实施合同的所有条件,包括一系列批准文书、许可证及满足法定招投标流程等,进行明确确认;③分析合同内容合法性;即对合同内容是否有法律依据,包括是否符合劳保护法、环境保护法等,进行明确确认。
2.1.2分析合同完备性
受房地产开发企业建设项目涉及内容复杂、周期冗长及未知因素繁多等影响,势必会给合同的实施造成一定的风险,因此在项目招投标阶段对合同完备性进行有效分析自然是不可或缺的。就合同完备性的分析,第一步应当分析合同文件的完备性,包括分析建设项目专业技术、建设项目环境等文件完备与否;第二步应当分析合同条款的完备性,针对为选取合同示范文本的合同条款分析,可通过选取相关合同示范文本作为参考,就实际使用合同进行逐一比对,找出合同潜在不完备的地方。
2.1.3明确合同双方权益与职责
房地产开发企业建设项目招投标阶段合同管理,应当明确合同双方权益与职责,确保权益与职责的全面平衡性。合同管理过程中,若合同在先规定业主拥有某方面的特权,此时应当分析了解此类特权的使用会给承包商造成何种影响,此类特权应不应当得到一定的制约,针对业主就特权不正当使用情况下应当如何处理等;若合同在先规定承包商需要履行相关职责,此时应当分析了解履行这些职责存在何种条件前提,若这些条件前提需要得到业主的配合方能够实现,则需要将其作为一项职责明确规定于合同中以展开共同制约;应当尽最大限度清晰明确的界定业主、承包商双方权益与职责,同时要重视对权益与职责范围的限定,业主、承包商需要特别注意合同中保障自身权益的保护条条款款。
2.1.4分析合同条款关系
合同条款所界定的合同事件问题具有各种建设项目技术相互依赖、建设项目开展流程以及权益与职责平衡和制约等逻辑关系,即促使合同条款方方面面存在一定的内在关联性,相互结合成一个有机的系统,由此可见,分析合同条款关系是房地产开发企业建设项目各阶段合同管理中十分重要的工作内容。分析合同条款关系,首先应当对建设项目工作范围、进度计划、建设项目质量、建设项目款项以及支付问题的方面展开计划,然后在开展全面分析与实施工作,经对分析的结果展开控制,经对寻找出的相关问题展开解决,最后对合同文件展开持续地完善。
2.2项目建设阶段
2.2.1合同对象选择
第一步,结合我国现行的相关法律法规,在符合房地产开发企业自身需求的前提下,对合同对象展开选择。房地产开发企业在项目建设过程中,通常选取的发包方式包括根据国家定额整体发包方式、定额发包并由甲方给予相关材料的方式、同建筑企业协同采取劳务+机械部分材料的发包方式等[3]。为了实现对项目建设成本的有利控制,当前一些房地产开发企业通常选用定额发包并由甲方给予相关材料的方式、同建筑企业协同采取劳务+机械部分材料的发包方式。由于这两种发包方式存在相互推诿责任、责任分工不明确的潜在隐患,往往会导致项目建设后期出现管理困难、管理风险的局面,一定程度上提升了房地产开发企业的责任及风险;尤其是最后一种发包方式,事实承包商在结束自身项目建设任务后别撒腿走人,对项目后期质量、维修不进行一定的承担,而由房地产开发企业对全部项目建设风险进行承担[4]。
2.2.2合同洽商签订
合同的履行与实现是一个需要耗费很长时间的过程,在这个长周期内的各类影响因素,包括市场供求关系、设备材料价格及劳动工资等,均有着不确定性,无不对合同最终的顺利履行与实现造成一定程度的影响。双方通过对自身风险因素、利益因素进行评估,取得共识后签订合同,合同的签订不仅要明确规定双方达成的标的物、合同额、价格、工期等常规要素,还要明确规定双方为完成合同任务而务必倾心付出的职责范围;防止由于双方职责模糊,当合同出现难以根据约定有效履行与实现时,形成追究责任无果的情况[5]。
2.2.3合同文本制作
房地产开发企业建设项目项目建设阶段合同文本制作可从三方面可能存在合同风险内容出发,风险一:对合同协议相关页码进行替换,以达到对合同条款变更的目的。为了防止一些不守承诺的承包对合同内容进行恶意变更,应当对合同文本进行改骑缝章、标注明确页码处理。风险二:针对合同条款手写内容、文字间隙做恶意变更[6]。一些不良合同签订方为了谋求自身利益,对合同条款文字间隙大做文章,变换合同真实涵义;不良合同签订方还会针对合同出现手术方式进行做手脚,在合同中擅自增添对自身有利的条款。③风险三:合同签订对象疏忽对待。一些合同签订方为了快速签订合同,对合同中潜在纰漏不予以重视,让拥有合同签订权的人员代替签订合同,造成不良后果。因此合同的签订必须是双方企业法人代表或者授权委托人。
2.3项目销售阶段
2.3.1销售合同内容分歧销售合同内容分歧常见之处包括装修内容分歧、房屋实际面积分歧等,这些分歧一定程度给房地产开发企业造成风险,为了防止这些风险形成,以相互负责为原则,于签订房屋销售合同过程中,相互做好权利、义务约定工作,约定好合同中不明确的相关内容[7]。
2.3.2球销售政策
一些房地产开发企业为了获取眼前利益,针对国家实行的法律法规推行打球销售政策。
2.4项目使用阶段
项目建设完毕达到入住条件,业主入住后,在对房屋进行装修时往往会根据自身喜好对房屋整体架构进行大肆修改,对房屋正常安全使用造成不良影响。由此可见,在项目使用阶段要提升对合同文书的风险管理的重视程度,以将各流程可能产生的风险消灭在萌芽状态下。
3.结束语
总而言之,在房地产开发各个阶段总是会存在相应的合同风险,合同风险属于房地产开发各阶段的一个系统性风险,但经科学合理的房地产开发企业建设项目各阶段合同管理,这一风险是能够被控制的。提升对房地产开发企业建设项目各阶段合同管理关注度、重视度,积极促进房地产开发企业各阶段的规范、完善、效率,促进开发企业、承包商及业务相互关系的和谐、融洽。(作者单位:天津京铁房地产开发公司)
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前言:(行政事业单位内部控制规范(试行))已实施,合同管理内部控制是《规范》的一项重要内容。本制度阐述了行政事业单位合同管理内部控制的目标、主要内容、关键岗位及内部工作流程,分析了行政事业单位合同管理的主要风险,并提出了合同管理内部控制的主要措施。
一、行政事业单位合同管理概述利并承担民事义务的法人单位,其在履行社会合同,又称为契约、协议、是平等的当事人之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。合同作为一种民事法律行为,是当事人协商一致的产物。依法成立的合同从成立之日起生效,具有法律约束力。
随着国家经济体制改革及依法行政的深入推进,行政事业单位作为能够独立享有民事权管理职责,提供公共服务或从事民事法律行为时签订的经济合同正在逐年增加,单位面临的合同风险也日趋加大,合同管理已经成为单位经济管理活动中的一项重要内容。合同管理指单位为实现合同目的,依据相关法律法规及本单位的内部控制制度,在合同从立项、谈判、起草、审批、生效、履行、变更、纠纷解决以及合同归档的整个工作流程中所进行的一系列行为的统称。从工作实践角度来看,合同管理包括合同立项、合同谈判、合同起草、合同审批、合同签约、合同文件、合同执行、合同结算、合同变更等一系列环节和内容。
行政事业单位合同管理内部控制是指由单位决策层、执行层、监督层共同实施的、旨在合理保证实现单位合同目标、有效维护单位合法权益、降低合同风险、有效提升单位公共服务的效率效果、防范合同舞弊、预防腐败的过程。
二、行政事业单位合同管理内部控制的目标
1.确保合同立项民主科学,合同订立事项须经过决策层的集体科学决策并履行授权审批程序,防止遗漏应订立合同的经济事项,防止以口头法律行政法规的规定以单位名义对外签订担保、代替书面合同办理经济事项,防止未经授权擅自以单位名义签订合同,或者违反投资及借贷合同
2.确保合同订立周密严谨,合同订立前经过公平有效的谈判或协商,确保起草的合内容完整,合法有效,无法律漏洞或权利义务瑕疵;合同文本措辞严谨,逻辑周密;正式合同订立前应经过相关部门的审核,防止因合同文本失当而导致单位利益受到损害。
3.确保合同履行有效监控,时刻关注合同履行情况,遇有特殊情况造成履约困难,
或发生合同纠纷、变更、解除等情况时,确保能及时采取应对措施,维护单位合法权益。
4.确保合同档案安全完整,确保与合同订立、履行、变更、解除等事项相关的档案能够及时整理留存,确保合同档案安全完整,保密,防止以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或者商业秘密。
三、行政事业单位合同管理内部控制的内容
1.职责分工控制。明确划分各职能部门在合同管理方面职责分工,确保单位部门
职责明确,合理分工,各司其职,顺畅沟通。
2.决策机制控制。建立科学、民主、高效的合同订立决策制度,确保合同立项合
理合法能够有效满足单位的管理要求,并最大限度地降低合同风险。
3.订立审批控制。建立合同文本订立审批流程,将与合同管理相关的职能部门均
纳入审签流程,确保合同文本周密严禁,无重大法律或专业疏漏。
4.履行监管控制。重视合同履约监控,在合同订立后及时关注合同履约进展,发
现隐患及时处理,防止签订后因缺乏监管而失控。
5.考核追踪控制。与合同岗位责任制结合,健全合同管理考核追踪制度,定期考
核合同管理情况及合同履行效果,切实实现合同风险防范问责。
四、行政事业单位合同管理内部业务流程
(一)合同管理牵涉的部门及岗位
行政事业单位的合同管理同时牵涉单位内部外部的多个部门及岗位,外部包括:合同对方当事人、技术及法律领域专家等。内部包括:合同事项发起部门(合同执行部门)、合同归口管理部门、审计、纪检及财务部门,单位决策层及各部门内部的相关岗位工作人员。
(二)合同管理业务流程
1.合同管理业务流程图
2.流程节点简要说明
五、行政事业单位合同管理的主要风险
狭义的合同风险是指在合同订立、履行、变更、终止的过程中因行为不当给合同当事人造成的利益损失,如合同对象选择不当造成履约困难,合同文本不严谨造成单位合法权益损失,合同内容不符合法律法规相关规定造成合同无效等等。合同风险种类多样,形成原因错综复杂,总体来看,行政事业单位的合同风险主要存在于合同调查、谈判、起草、审批、签订、履行、变更及合同保管等环节。
1. 合同调查立项环节。合同调查立项环节,单位面临的主要风险包括:前期未对合
同事项作出恰当的可行性评估,未对合同事项做出科学决策,立项重复或者不合
理,无法满足单位管理要求;或者是在对合同对象进行背景调查时,·对被调查对象的履约能力和商业信誉未给予恰当评价,将不具备履约能力的对象确定为准合同对象,将具有履约能力的对象排除在准合同之外,无形中加大合同违约风险。
2. 合同协商谈判环节。协商谈判环节的风险主要包括:忽略合同关键条款、对合同
中的关键、重大问题做出不当让步;泄露与合同谈判相关的单位机密。比如:对合同标的物的数、质量、技术标准。价款、酬金支付方式、履约期限、地点、违约责任、争议的解决方法等涉及合同双方权利义务的核心条款做出了不当的让步或遗漏。最终损害单位利益。
3. 合同起草审批环节。在合同文本起草及审批环节,行政事业单位面临的主要风险
包括:合同文本内容存在的不合理、不严密、不完整、不明确、表述不当或者可能引起重大误
解的条款;合同文本内容违反国家法律法规导致合同无效;在合同审核过或国家产业政策导致合同无效;在合同审核过程中没有发现并纠正合同不当内容和条款。
4. 合同签署生效环节。合同签署生效环节的风险包括:空白法人授权书管理不当,
超越法人授权期限或事项签订合同;合同印章管理不当,为未经过审批流程的合同加盖了合同印章;签署后的合同被篡改;已签署合同未妥善保管,发生合同纠纷时无法举证等。
5. 合同履行环节。合同履行过程汇总的风险主要包括:本单位或对方没有恰当地履行
合同中约定的义务;发生合同纠纷处理不当损害单位利息;危机时发现对方的违约行为并采取补救措施;对方违约时未及时追究其违约责任。
6. 合同变更、终止环节风险。此环节包括:应当变更合同内容或条款但未及时给予
变更;合同变更未履行内部审批手续至合同变更不当或无效;未达到终止条件的合同终止;合同终止未及时办理相关的手续等。
六、合同管理内部控制的主要措施
1.建立健全内控制度,明确职责分工。行政事业单位应当建立健全合同管理内控制
度,明确设置经济合同归口管理部门,并根据需要设置合同审核部门,同时应明确归口管理部门以及其他相关职能部门在合同管理各个环节的职责。合同归口管理部门应负责组织合同订立会审、合同档案管理等工作,配合合同执行部门监控合同履行,在发生合同纠纷时协调相关部门介入处理;合同订立事项的发起部门(执行部门)应负责开展合同项目可行性研究、
合同履约对象背景调查,经济事项谈判、合同文本起草、对重大合同提出会审申请等工作,同时也应对部门牵头订立的合同履行情况进行监控,并在合同发生纠纷时介入处理;合同审核部门负责对拟定的经济合同进行审核,重点关注合同的合法性、可行性、经济学和严密性。
2. 建立科学民族的合同决策机制。行政事业单位应建立科学、民主、高效的合同订
立决策制度,合同订立事项立项前应充分论证项目的必要性,避免重复建设和资源浪费。合订立决策应坚持民主、回避原则、对于部门影响重大或者涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同,应组织技术、法律、财会等领域的专家参与讨论决策,必要时可聘请外部专家参与相关工作,以确保合同订立周密严谨,最大限度地保障单位单位的合法权益。
3. 完善合同订立审批制度。行政事业单位应当建立经济合同订立审批制度,明确合
同在订立。签署、变更、解除等环节的授权审批权限,将单位的审计、纪检、财务等职能部门纳入合同订立审批流程中,与合同事项发起部门(执行部门)及合同归口管理部门一并作为合同审签的环节;明确合同的签署权限;妥善保管印章和空白法人授权书,明确法人授权的期限和事项,防止未经授权擅自以单位名义签
订合同或者是无权越权情况出现。
4. 加强合同履行监控,有效防范违约风险。单位应建立经济合同履行监管制度,明
确由合同执行部门跟踪合同履行情况,遇合同履行困难或合同纠纷由合同归口管理部门协调解决;确保合同当事人遵循诚信原则严格履行合同,发现履行隐患时及时反馈,并采取保护性措施;确保在发生合同违约或合同纠纷时,能够迅速反应,在规定时效内依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。防止因履约监控缺失损害单位权益。
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关键词:合同管理;问题分析;解决对策
中图分类号:F715.4 文献识别码:A 文章编号:1001-828X(2016)015-000032-01
自2001年我国加入WTO以来,我国经济就持续快速增长。现代的企业为更好地发展,追求自身效益的最大化,则需要不断完善自身的经营管理以及加强与外界市场的交流与合作,而合同作为企业与其他企业单位交流合作的一种载体,因而合同管理的好坏就影响着企业经济的发展状况。合同约束了双方的权利与义务,同时合同管理需要实现风险防控、合规、效率三大目标。
一、企业合同管理中存在的常见问题
1.就合同自身而言,合同主体不同,文字不够严谨,这些都属于合同在编制过程中出现的问题。企业在编制合同时,基本上都是从自身利益出发,用合同来行使自己的权利和明确对方的义务。所以,在编制过程中常常出现一些字义不明的情况,含糊其辞。在合同执行过程中,当双方出现一些矛盾向当地人民法院时,这时一份合同的重要性显而易见。2.对签订合同双方的情况不够明确。在签订合同之前,企业对合同相对人的认识较为片面,如对合同相对人的信用情况、资金状况及履行合同的能力等了解不够全面,导致双方在后期对合同的履行情况都不理想,最终可能导致合同纠纷。3.对合同的履行过程和履行结果监管不严。在当代企业,大部分的管理人员对合同管理的重要性认识不够深刻,他们认为合同仅仅是一种形式问题。因此在签订合同之后,双方合作没有完全按照合同规定行使权力和履行义务,所以也不能达到预期的效果。同时,企业的法律顾问对合同的履行状况也是不清不楚。4.企业合同管理制度不健全,缺乏对合同的专业存档管理。由于企业合同管理制度的不健全,在合同管理过程中往往会连带出一些后续问题,可具体表现为在人员安排上,没有专业的人员任职、在职人员缺乏专业素养和法律素养而且其管理职责不明确。其次在后期工作中,企业对合同履行状况的监管机制不完善以及合同专业存档保存制度不健全。出现合同纠纷,未能及时处理,造成合同双方在经济上的重大损失。
二、企业合同管理中常见问题的原因分析
1.企业管理人员对合同管理重要性认识不足。在现代企业中,企业一般以经济盈利为主要目标和动力,一切的经济活动都围绕着盈利展开,所以在企业没有真正体会到合同给企业自身带来的巨大好处之前,企业是认识不到其重要性。所以企业可结合利用合同为本企业获得巨大收益的成功案例,给合同管理人员阐述合同管理的重要性。特别是在出现合同纠纷时,合同的效果就显而易见了。2.企业以及企业员工的合同法律意识薄弱。企业仅仅把合同看作双方进行经济往来的一种形式,并没有从真正意义上了解到合同中所蕴含的法律效力。因而,订立合同的时候也是较为随意,缺乏依法订立合同和签订合同的法律意识,一旦出现问题局对企业造成巨大的损失。3.企业内部部门分工不明确,而且缺乏关于合同管理方面的专业人才。由于我国的合同法律业务起步较晚,发展较慢,导致现在许多企业并没有为合同管理分配一个独立的部门,而是与其他部门一起办公,所以有时和造成分工不明确、相互推卸责任的问题。同时,由于合署办公,许多人都是身兼数职,对于合同管理事务来说,属于兼职人员,专业性差。4.企业合同管理制度不完善。制度的不完善可以说是根因,这让合同从编制、修改、签订、履行等过程中,都没有一个较为规范的范本,主观性较强。
三、企业合同管理中常见问题的解决对策
1.明确企业内部部门的分工,可设立单独部门来进行合同管理,提升合同管理的地位。职责清晰、分工明确才能确保每个人员在自己的岗位上履行自己的职责,而不是相互推卸责任。2.招聘专业的合同管理人才,并进行定期的培训。合同管理人员最直接接触合同的,因而,合同管理人员的素质高低直接决定着合同质量的好坏。企业应该招聘较为专业的合同管理人才,并对其进行岗前培训。在职期间也定期对其培训,让合同管理人员掌握必备的合同法律知识,并对其严格执行年审制度,约束行为,提高合同管理人员的业务能力。3.完善企业合同管理的制度。要从根本上解决合同管理中存在的问题,必须从其制度上着手。完善企业合同管理制度从本质上规范了合同管理、使合同管理更具科学性、法律性,使合同管理人员在工作过程中有章可循。比如在合同的档案管理方面,可先建立企业的合同档案管理制度;再按制度要求对合同进行整理、分类、装订成册等有条理地存档、销毁管理,而不是像以前,纯主观意识上的简单的把合同收集在一起存放及销毁。4.加强与企业其他部门的交流与合作。企业合同并不是一成不变的,企业合同的内容体现了现代经济发展状况与趋势。因而,合同需与社会发展同步,与时俱进。所以在企业的合同管理中,需加强与其他部门的交流与合作,得到较为全面的社会经济信息,为制定合同提供理论依据。
四、总结
综以上所述,企业合同管理中存在不少问题,要解决这些问题,首先要从企业制度上着手,再是企业自身的改进及企业管理人员对合同管理的重视程度。也可增强企业的风险防范意识以及竞争意识,把合同管理与企业的经营管理相结合起来,最终实现合同管理的三大目标以及提高企业的经营管理水平,为企业创造更好的收益。所以,希望本文的探讨结果对企业今后解决合同管理中的问题有一定的帮助和借鉴意义。
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关键词:合同管理 绩效审计 评价指标
同管理绩效审计是审计部门对一系列的合同管理活动进行监督和评价的过程。构建一套科学、合理的合同管理绩效审计评价指标体系,有助于审计部门了解审计事项和梳理风险点,有利于其发现合同管理的薄弱环节,促进合同管理绩效审计的顺利开展,并从根本上改善合同管理,切实提高管理绩效。
一、合同管理绩效审计评价指标体系的构建模式
构建模式包括基于项目管理和基于过程参与两种。前者将合同管理作为特定的项目,借鉴COSO内部控制五要素构建评价指标体系。后者从合同的准备、订立、履行、后续管理等事前、事中、事后阶段对合同管理的全过程进行评价指标构建。评价指标主要涉及以下几个阶段:(1)合同管理制度与机制建设,主要关注合同管理部门设立与人员配备、合同管理岗位与环节设置、制度建立以及机制建设。(2)合同准备阶段,主要关注合同项目的可行性、效益性和真实性,确认合同项目是否列入年度计划或经有效授权与批准。(3)合同订立阶段,主要评价合同主体的合法性和适当性、合同标的的合法性和可行性、合同价格的合理性与经济性和合同要式的规范性。(4)合同履行阶段,主要关注合同实际、合理、有效履行,针对不能履行合同与不履行合同的行为采取法律救济的情况。(5)合同的后续管理阶段,主要关注合同档案的完整性、合同监督检查的及时性以及问题纠正与改进的有效性等。由于大多数单位均未明确专门的部门具体负责合同的管理工作,且从审计实践中也可得知,按管理过程设计评价指标体系最为直接、实用,因此本文选择过程参与模式进行指标体系的构建。
二、合同管理绩效审计评价指标选取的原则和确立
在选取指标时,应遵循以下原则:(1)目的性原则。对于合同管理的绩效评价,处于不同的阶段,绩效评价的侧重点应有所不同。(2)全面性原则。对合同管理的绩效做出正确的评价,通常需要从多个角度进行考量,充分反映评价客体的整体特征。(3)可行性原则。应根据合同管理绩效审计评价的实际需要和现实可能来设计指标,确保整个评价指标体系立足于主、客观条件。
指标的选取应从合同的内部管理制度建立健全和有效性评价入手,贯穿合同的立项、签约、履约、后续管理等各个环节,主要围绕合同管理合规性,即合同管理活动遵守法律法规、内部管理制度的情况;经济性,即实现合同管理目的所耗费成本的最小化;效率性,即投入耗费的成本和产出的服务、产品或其他成果之间的关系;效果性,即活动的预期结果和实际效果之间的关系四个方面。通过筛选,笔者最终确立由5个一级指标、19个二级指标和51个三级指标构成的合同管理绩效审计评价指标体系。
(一)合同管理制度与机制建设
1.合同管理部门设立与人员配备。包括:(1)合同管理部门独立性评价,属于效率性指标,评价要点为是否存在专门、独立的合同管理部门,其职责是否明确、合理;是否明确合同管理部门的权限范围,合同管理部门履行职责时是否不受其他业务部门的不当干涉。(2)人员专职化评价,属于效率性指标,评价要点为是否配备专门的合同管理人员且专门负责合同管理事项。
2.制度建立。包括:(1)合同管理制度建立与健全度,属于合规性指标,评价要点为是否制订包括内控制度的合同管理制度,制度是否合理、有无明显缺陷、是否符合相关规定。(2)制度与实际情况匹配性评价,属于效果性指标,评价要点为合同管理制度是否与本单位实际情况相符。(3)制度修订效率评价,属于效率性指标,评价要点为合同管理制度是否根据上级单位的规定以及本单位实际情况的变化及时予以修订。
3.合同管理岗位与环节设置。包括:(1)岗位责任制建立评价,属于合规性指标,评价要点为是否建立与合同管理有关的岗位责任制,评价其是否涵盖合同审批合同订立合同履行等内容。(2)岗位职责分工评价,属于合规性指标,评价要点为合同管理是否实行不相容职务严格分离、不相容岗位相互牵制,合同管理全过程的透明度是否提高,是否防止暗箱操作。(3)岗位职责落实评价,属于效率性指标,评价要点为合同管理岗位职责是否落实到岗到人,岗位人员是否了解自己的岗位、明确自身的职责。(4)管理环节设置评价,属于经济性指标,评价要点为合同管理环节是否冗繁,是否增加了合同成本。
4.机制建设。包括:(1)内控机制建立与健全度,属于合规性指标,评价要点为是否建立有效的合同管理的内控机制。(2)内控机制运行评价,属于效果性指标,评价要点为合同管理内控制度是否得到了切实遵循,有无管理失控的现象。(3)沟通机制建立与健全度,属于效率性指标,评价要点为是否建立和健全合同管理沟通机制,是否存在畅通、便捷的沟通渠道。(4)沟通机制运行评价,属于效果性指标,评价要点为沟通机制运行是否高效,合同管理部门与相关业务部门能否及时有效的沟通。(5)成本核算分析机制建立与健全度,属于经济性指标,评价要点为是否建立健全成本核算分析机制,是否涵盖成本核算、成本分析、频率、报告与风险提示等内容。(6)成本核算分析机制运行评价,属于效果性指标,评价要点为是否全面有效开展成本核算分析工作,分析是否到位,频率是否合理,是否及时将分析情况进行报告,发现风险是否及时给予风险提示。
(二)合同准备
1.合同缔约方资质调查。包括:(1)合同缔约方资信评价,属于效果性指标,评价要点为对合同缔约方是否进行资信调查,调查其信用状况,是否具有完成合同行为的资质,是否具备法人资格或取得法人授权等。(2)合同缔约方履约能力评价,属于合规性指标,评价要点为对合同缔约方进行评价,拒绝与无履约能力、未经国家质量管理部门认可的单位签订合同。
2.合同价格信息资源收集。主要包括合同价格比较分析评价,属于经济性指标,评价要点为利用所掌握的价格信息,对参与投标或合同谈判的单位所报价格与掌握的价格信息进行对比分析,使招标标的或最终的合同价格趋向经济、合理。
(三)合同订立
1.项目招标。包括:(1)招标实行率,属于合规性指标,评价要点为明确哪些合同必须履行论证、招投标程序以及实际落实情况如何,是否存在应招投标却没有招投标的合同。计算公式为:招标实行率=实行招标程序的合同/应实行招标程序的合同×100%。(2)中标价格节支率,属于经济性指标,评价要点为中标价格是否达到预期效果,是否能够为单位节约合理的支出和成本。计算公式为:中标价格节支率=(价格均价-中标价格)/价格均价×100%。(3)招标工作评价,属于效果性指标,评价要点为是否选定了合格中标单位,能否通过招标获得质优的货物、满意的服务等。
2.财务审核。包括:(1)会计部门审核率,属于经济性指标,评价要点为合同是否经过会计财务部门的财务审核,是否安排了相应的财务预算,是否存在无计划或浪费现象。计算公式为:会计部门审核率=会计部门已审核的合同/会计部门应审核的合同×100%。(2)财务审核评价,属于经济性指标,评价要点为合同涉及的经济事项是否符合单位业务发展的要求,是否符合单位的经济规划,尤为关注合同价款和结算方式。
3.法律审核。包括:(1)法务部门审核率,属于合规性指标,评价要点为合同是否经过法律事务部门的法律审核,能够采纳法律审核意见。计算公式为:法律部门审核率=法律部门已审核的合同/法律部门应审核的合同×100%。(2)法律审核评价,属于合规性指标,评价要点为合同涉及标的的名称是否规范,审查数量和质量表述是否正确,审查合同履行的期限、地点和方式是否明确和合理,违反合同的责任是否明确。
4.单位负责人审批。包括:(1)内部审批率,属于合规性指标,评价要点为确定是否所有的合同都经过内部审批,查找未经审批私自签订合同的情况。计算公式为:内部审批率=内部已审批的合同/内部应审批的合同×100%。(2)审批效率评价,属于效率性指标,评价要点为计算审批流转的平均周期。(3)审批权限评价,属于合规性指标,评价要点为有无滥用授权、超越职权的行为。(4)审批程序评价,属于合规性指标,评价要点为审批程序是否合规。
5.合同缔约评价主体与内容。包括:(1)合同缔约主体评价,属于合规性指标,评价要点为合同缔约主体是否与中标单位一致,是否出现合同转让的违规事项。(2)合同条款准确性评价,属于效果性指标,评价要点为合同条款是否体现双方真实意愿,是否公平、合理、严谨,是否存在不必要的歧义。(3)合同条款完整性评价,属于效果性指标,评价要点为合同条款是否完整,是否涵盖标的名称、数量、质量、期限、地点、方式和违约责任等内容。(4)合同条款合规性评价,属于合规性指标,评价要点为合同的条款是否符合国家法律、法规,有无损害国家利益、公司利益或他人合法权益的事项,有无签订无效合同的情况。(5)合同风险关注度,属于合规性指标,评价要点为对合同存在的法律风险、经济风险是否足够关注并加以防范。
6.合同缔约方式与效率。包括:(1)合同缔约方式评价,属于合规性指标,评价要点为合同的订立方式是否符合国家法律法规或当事人的约定。按法律法规规定采用书面形式或按当事人约定采用书面形式。(2)合同缔约效率评价,属于效率性指标,评价要点为合同应在经济事项发生前订立,即是否存在经济事项先于合同签订的现象。
(四)合同履行
1.合同的变更与新增。包括:(1)变更合同评价,属于合规性指标,评价要点为正在执行的合同,凡涉及合同价款等核心合同条款变动,应重新签订合同而非签订补充协议。(2)新增合同评价,属于合规性指标,评价要点为合同执行中需要增加新合同的情况,应审查新增合同的必要性以及是否合规、合理、经济等。
2.合同履约比例与效果。包括:(1)合同履约率,属于效果性指标,评价要点为检查合同按时按质履行的情况,确定其数量和比例。计算公式为:合同履约率=已按时按质履行的合同/计算期内应履行的合同×100%。(2)合同履约满意度,属于效果性指标,评价要点为调查合同履约状况,了解合同履约的满意程度。
3.合同标的物和利益归属评价。包括:(1)合同利益归属评价,属于效果性指标,评价要点为审查合同业务的利益是否完全归属被审计单位。(2)合同标的物评价,属于合规性指标,评价要点为合同标的物是否与实际相符,是否存在将受管理程序约束的经济事项变通为不受约束的经济事项。
4.违约情况处置。主要包括违约责任追究与应对,属于效果性指标,评价要点为合同履行出现违约,是否能根据法律规定进行应对或追究。
(五)合同后续管理
1.合同监督检查。包括:(1)合同真实性审查评价,属于合规性指标,评价要点为审查合同是否真实存在,是否利用合同进行违法活动或获取非法利益,防范利用“阴阳合同”、虚假合同骗取资金的违法行为。(2)合同程序审查评价,属于合规性指标,评价要点为审查合同是否按照程序办理,是否存在事先签订合同再报批或未针对经济活动签订合同的现象。(3)合同履行检查评价,属于效果性指标,评价要点为审查合同是否按照订立的条款全面、诚信、及时履行。
2.合同专用章使用和保管。主要包括合同专用章使用和保管评价,属于合规性指标,评价要点为合同专用章的使用和保管是否符合公司的规定,有无丢失、滥用行为。
3.合同纳税与档案管理。包括:(1)印花税的缴纳评价,属于合规性指标,评价要点为应缴纳印花税的合同是否按规定缴纳。(2)档案建立与健全度,属于合规性指标,评价要点为合同档案是否分类、按序装订归类保管,应做到全程资料齐全、有书面资料可供查询。(3)建档效率评价,属于效率性指标,评价要点为是否及时建立并实时维护合同档案。(4)档案管理评价,属于合规性指标,评价要点为合同档案专人专柜保管,档案的查阅、借用、复制是否建立相关登记簿,档案工作人员因调动、退职、退休等离开工作岗位时,或向本单位档案部门移交档案时是否履行交接手续。
三、评价指标权重确定和指标赋值方法
(一)专家咨询问卷设计
为科学确定合同管理绩效审计指标权重,笔者采用德尔菲法,即专家咨询法获取各层次、各指标的权重判断。考虑到专家组成员过多将会使计算过程过于复杂,也为减少偶然因素和专家个人偏好对结果的影响,其数量不应超过10名,且应包括合同管理的法律专家、管理学专家、合同管理制度的设计者、合同管理经验丰富的高级管理人员、审核合同的法律事务人员、审核合同的会计人员以及合同管理的具体操作人员等。各个专家应在完全独立的环境下确定各层次、各指标的权重。
(二)各层次指标的权重确定
各个专家完成各层次、各指标的权重判断后,计算所有专家的判断数值之和,去掉其中的最大值和最小值之后进行算术平均。确定最终的权重的计算公式为:W=(∑Ki-Kmax-Kmin)/(n-2),其中Ki为各专家对指标权重的判断数值;Kmax和Kmin分别为专家对指标权重判断的最大和最小值;n小于等于10;W为最终确定的权重。
(三)评价指标赋值方法
定量指标可利用计算公式直接取得得分。例如招标实行率利用公式计算的结果为X%,则此项定量指标为X分。对于定性指标,通过调查问卷并应用格栅获取法对其赋值。该方法中一个格栅由元素和属性组成,每一个元素均可被属性的一级或另一级描述。而一个元素的属性可以用一个线性的尺度来表述,大多情况下通过具有1至5刻度或1至7刻度的尺度来表示,该标准在整个过程中应保持一致。笔者在建立合同管理绩效审计评价指标体系的过程中已完成格栅组成元素的确定,下面主要完成属性的判断,然后通过各属性对各指标的实现程度进行判断打分。本文选用五等级百分制划分法,评价等级分为优秀,即90至100分;良好,即80至89分;中等,即70至79分;一般,即60至69分;很差,即60分以下。通过发放调查问卷,收集问卷中对评价指标的等级判断及评分,确定定性评价指标的分值。
(四)评价指标总体归纳
本文对评价指标的总体归纳采取两种方式,一种是根据评价指标的类型,参考指标的分值分别对合同管理绩效审计评价作出描述性的评价;另一种是根据评价指标分值乘以相应权重并累加得出相应的总体评价分值。这两种方式可单独使用,也可合并使用。X
参考文献:
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关键词:合同管理;管理措施
Abstract: The construction contract management is concluded, change, transfer, performance, termination behavior refers to the construction enterprise of construction contracts review, supervision and control of a series of functions. Construction contract management of construction engineering is the basic content of contract management in construction enterprise, all the activities of construction enterprises are in the construction contract as the center to carry out the.
Keyword: contract management; management measures
中图分类号:F715.4 文献标识码:A 文章编号:
1、签订建设工程施工合同应把好五道关
建设工程施工合同签订阶段合同管理的基本工作是建设项目投标和中标项目合同谈判,这阶段的合同管理一般在企业总部。 此阶段合同管理的特点是涉及部门多,需要协调工作多,企业必须明确各职能部门的合同管理职责,做到责任明确、责任到位。 在合同签订阶段,合同管理主要是把好五道关。
1.1严把招标信息审查关
目前 ,整个建筑市场是 “僧多粥少 ”的局面,建筑市场竞争十分激烈。 部分不良发包方任意虚假招标信息,欺骗施工企业。 因此企业市场开发部门应在收集市场招标信息基础上对发包方或总承包商的发包资格、信用情况、工程的合法性、建设资金的来源以及自身是否符合招标要求等方面进行全面评估,决定是否购买标书。
1.2严把标书评审关
购买标书后,企业应组织市场开发、合同管理、工程管理、工程预算管理等部门对招标文件进行评审。 标书评审主要对招标要求、合同条件、工程范围等标书内容进行专业审查,标书评审应当做出是否投标的结论,需要投标的还应制订出标书制作方案。 对标评审中发现的问题,必要时请求发包方澄清。 标书评审的目的是避免出现不响应标书的情况,提高中标率。
1.3严把合同评审关
项目中标后,由市场开发部门组织相关部门对合同草稿进行合同评审,正确分析合同中对自己有利或者不利的条款,在合同谈判时做到心中有数。 合同评审的基本要求就是合法、准确、全面。 合同评审应当着重对施工工期、质量标准、工程款支付方式、合同价款的调整、违约责任、争议解决方式等重要条款要进行认真、细致的核对,避免出现文字上的表述错误。
1.4严把合同签订关
合同经相关部门会签并被企业领导批准后签字盖章。 合同盖章时应审查发包方签字人员的授权委托,防止出现越权和无权。 鉴于建设工程施工合同页数很多,双方的授权委托人应逐页小签或者加盖骑缝公章,以避免发生争议。
1.5严把合同交底关
合同签订后,市场开发部门应将全部合同资料移交合同管理部门。 合同管理部门对合同建帐登记。 合同管理部门按照职能分工将合同分发至项目工地、工程管理、安全管理、经营管理等相关合同执行部门。 对于合同谈判没有解决的问题以及合同履行需要注意的重点和难点向相关部门书面交底。
2、履行建设工程施工合同应作好的四项工作
合同履行的管理是建设工程施工合同管理的重点。 此阶段合同管理的中心由企业总部转移到了项目工地。 项目工地的一切工作都是围绕建设工程施工合同开展的。 合同履行阶段的管理主要做好四项工作。
2.1做好合同责任分解工作
为准确履行合同,项目工地应对建设工程施工合同进行分解、细化责任,将合同的权利义务分解到各管理部门和具体施工单位。 每个单位都必须熟悉涉及本部门及相关领域的合同约定的内容,并对合同中的内容进行二次甚至三次分解,具体落实到班组和人员,使合同履行的过程具体化。
2.2依据合同制订各项工作计划
建设工程施工合同的履行过程就是工程施工计划、劳动力需求计划、机械进场计划、物资采购计划、资金供应计划等计划的实施过程。 只要这些计划得到有效的落实,合同约定的目标就能实现。 但是传统的计划的编制往往与合同管理是脱节的,很容易造成不必要的浪费。 因此,合同签订后项目工地应根据合同约定制定详尽的各项计划,确保施工使合同履行的全过程形成一个有机的整体,确保合同的全面、正确履行。
2.3做好合同签证和索赔工作
合同履行过程中的签证和索赔,是降低成本和提高效益的最有效手段,是合同管理的重要内容。 特别是在项目中标靠低价情况下, 工程签证和索赔对依法提高项目经济效益具有重要意义。 合同履行中的签证和索赔,要严格按照合同约定或者法律规定进行。 合同签证和索赔决不只是合同管理部门或经营管理部门的事,而是每一个职工的事。
2.4做好合同资料的移交工作
工程竣工移交后,工程进入质保期。 合同管理也进入合同资料整理移交阶段。 在项目工地撤离后,必须将合同资料及时移交给专门负责工程保修部门,便于合同继续履行,让发包方对质保期工作满意,树立企业良好形象。
3、加强建设工程施工合同管理工作的措施
为实现建设工程施工合同的全过程、全方位的动态管理,在合同管理上,应突出抓好以下四方面的工作。
3.1设立专门合同管理机构
建立覆盖全企业合同管理网络从管理实践中看, 建筑施工企业合同管理宜采用业务统一归口管理与项目块块管理相结合的形式。 所谓“业务统一归口管理”就是对全企业的各项目工地的各类合同审查、签订、履行监督等合同管理业务统一由专门管理部门负责,统一管理。 所谓“项目块块管理”就是项目工地按照职责的划分负责合同履行全过程的管理,直至合同的终结关闭。 为适应合同管理的需要, 加强合同管理工作事务并负责对企业所属各部门合同管理人员及其他有关人员的合同培训、监督和业务指导。 项目工地应根据项目大小设立专职或兼职的合同管理员,从事合同管理工作,合同管理员在业务上接受企业合同管理机构领导。
3.2制定统一的企业合同管理制度
管理制度是企业实现科学管理的前提和保证。 建筑施工企业合同履行分散在各项目工地的特点更要求企业制订完善统一的合同管理制度。 企业基本的合同管理制度有《合同管理办法》、《合同专用章管理办法》、《法定代表人授权委托书管理办法》、《合同纠纷上报制度》等。 《合同管理办法》作为企业合同管理制度的核心,一般包括以下内容:合同管理机构及合同管理人员的权责、合同签订权限及职责的划分、合同签订审批程序、合同的履行、变更及解除制度、合同纠纷的处理程序、奖惩制度等。 由于建筑施工企业工程项目较为分散,为避免发生越权或无权、擅自盖章等现象,必须加强法定代表人授权委托书及合同专用章的管理。 《法定代表人授权委托书管理办法》主要规定授权委托书的申请、办理、使用、收回等内容。 除项目经理采用按一定期限进行授权外,其余人员授权委托书办理一律采用专事专授形式, 这样可以有效地防止越权、无权、表见情况的出现。 《合同专用章管理办法》主要规定合同专用章的刻制、使用、遗失处理等内容,合同专用章必须由合同管理人员专门管理,确保公司合同专用章处于可控状态。 合同管理制度的统一实施,使合同管理职责落实到部门甚至个人,实现有章可循,将会有力地促进企业合同管理工作的健康发展。
3.3拟定企业自己的合同范本
国际上大型建筑施工集团公司, 都有自己配套齐全的各种合同范本, 这即可以作为签约的蓝本, 也可作为工作人员对外洽商合同的依据。 建设工程分包合同、工程物资买卖合同、固定资产购置合同等示范文本的建立,对于提高合同质量具有明显作用。 虽然建筑施工企业在投标时处于弱势,同发包方谈判的筹码不多,但自己也决不能胸中无谱,拟定本企业的建设工作施工合同范本也是有必要的。
3.4加强企业合同有关人员培训
建筑施工企业合同管理是个系统工程,合同管理不仅要求合同管理者要熟悉法律知识,也要求对施工、管理、财务等相关知识有所了解,更重要的是与合同有关人员也要掌握必要的合同知识。 目前,许多建筑施工企业存在的大量问题都与内部工作人员重视合同不够,没有依法经营、依约管理有关。 因此,大力开展企业内部人员的合同培训工作,尤其是加强与合同密切相关的合同管理人员、经营管理人员、物资采购人员、工程技术人员的合同培训力度,让他们了解基本的合同法知识,熟悉企业的合同管理制度和准确使用企业的规范合同文本是非常必要的。
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关键词:企业;合同管理;风险
中图分类号:F274 文献识别码:A 文章编号:1001-828X(2015)018-000-01
一、企业经济合同管理中存在的风险
当前,在企业经济活动中的合同管理主要存在这些风险:(1)书面经济合同未正式签订。在现代经济活动中,书面经济合同极为重要,是利益相关方约定的重要凭证。然而,一部分企业对合同签订不够重视,仅仅通过口头协议、电话或清单予以交易,给合同履行带来。风险。(2)经济合同签订不规范。一些企业虽然能认识到经济合同的重要性,但对合同内容、签订要求及规范性认识不到位,进而出现约束不明确、条款不全、责任不清等情况,易引起相关利益方的纠纷,给企业带来损失。(3)经济合同履行监管不到位。在市场经济环境下,合同是企业经营和管理的重要方式。但是,诸多企业并未做好合同履行监管工作,没有建立经济合同管理的专门制度及机构,很难规范合同签订,也无法有效监管合同的履行[1]。
二、企业经济合同管理风险的防范对策
1.强化培训,提升认识
为提高企业对经济合同管理的重视度,应对企业相关人员,尤其是管理者进行系统、全面的合同业务知识培训,以提高他们的认识度。对于从业人员而言,应积极学习经济合同相关的法律法规、制度等知识,认真研读上级管理部门制定的措施和方法。在合同签订、管理中做到合法合规,以避免合同纠纷发生。对于经济合同管理人员而言,应在业务培训基础上,加强风险管理和防范意识。应积极学习经济合同风险的管理和防范知识,包括风险产生机制、风险类型等,并掌握规避风险的措施,通过理论和技能提升自己的业务素质,进而提升经济合同管理水平。此外,从业人员还应积极借鉴和学习他人优秀经验,扩充自己的思路[2]。
2.健全机制,明确任务
在企业经济合同管理中,应明确各部门责任,并督促业务部门积极做好自身各项工作,并加强合作一同防范合同风险[3]。首先,企业应建立专门的经济合同管理机构,并配置专业人员,让其担负经济合同管理的工作,同时还应明确该部门的职责。其次,应将企业经济合同管理工作根据企业发展需要和实际情况具体细化到各业务部门。在签订和履行经济合同中,应协调和组织好各部门参与进来,完善和规范合同,以形成多部门参与的经济合同风险防范及管控机制。
3.完善制度,规范管理
因企业所在行业的差异,使得业务合同内容也不尽相同,进而也使经济合同管理的方式和方法存在差异。为确保企业经济合同管理的规范性和合法合规性,应做好这几点:一是企业应建立和完善经济活动相关制度,需要根据自身发展实际,严格按照《合同法》及相关政府部门制定的经济合同管理制度和方法,制定适合自身经济合同管理的制度,通过这种制度来明确人员配置、人员职责及相关部门的权责。二是应强化合同用章管理。经济合同用章是企业签订合同中最为重要的一个具体凭证,应设专人专管,实现专章专用,以规避合同用章滥用而引起的合同纠纷。三是应制定企业对外合同签订的授权和审批制度。对于此方面的工作,应严格按照相关制度规范授权及审批等行为,以有效防范合同风险。
4.加强审核,强化监管
在合同的签订过程中,必须对合同的内容进行细致、全面的审核。首先,应对合同签订中对方资质和实际状况进行详细调查,包括经营业务、经营状况、签约资质等方面。其次,应对经济合同的文本格式进行有效审查,以确保合同符合《合同法》规定的标准,保证基本内容、条款完备。再次,应对经济合同的具体内容进行细致审查,应保证合同条款无违法违规的情况,各条款间不存在矛盾,且语句要清晰无其他语义,标点符号应用规范和准确等。最后,应加强对外合同签订依据审查,以保证合同符合企业内部管理需要,确保合同的立项、资金构成等有足够依据。另外,还应对加强合同履行监管,应定期检查合同履行的实际状况,及时有效掌握合同履行中出现问题或不足,并采取补救措施予以解决,以保证合同如期合法有效履行,可有效避免合同风险的发生。
三、结语
经济合同管理是现代企业经营管理中的一项重要工作,复杂而又繁琐,但又直接关系到企业的生存和稳定发展。因而,要充分认识到经济合同管理的重要性,并给予足够的重视,落实好各项管理工作。企业应树立合同风险防范和管理意识,建立管理机构,完善合同管理机制及相关制度,同时强化企业内部管理,明确各部门和相关人员职责,促进合同管理能力提升,进而有效防范和规避企业经济合同风险,确保企业可持续发展。
参考文献:
[1]张新峰.企业经济合同管理的风险防范[J].企业改革与管理, 2015,15(6):144-146.