全区工作会议制度

区人民实行区全体会议、区常务会议、区长办公会议、区长协调会议和全区性工作会议制度。

区全体会议

区全体会议由区长或区长委托常务副区长召集和主持，原则上每半年召开一次，必要时可一季度召开一次。议题由区长决定，区长外出时可委托常务副区长决定。

一、会议任务

（一）传达贯彻党中央、国务院、省委、省和市委、市以及区委的指示、决定及重要工作部署；

（二）讨论决定区人民工作中的重大事项；

（三）部署区人民重要工作；

（四）通报全区经济和社会发展形势。

二、组成及参会人员

区全体会议由区长、副区长、办公室主任、各委员会主任、各局局长组成。

根据需要可邀请有关领导及安排有关部门、街办（镇）、单位负责同志列席。

三、会务工作

区全体会议会务由区办公室主任负责组织，分管副主任协助。具体会务由区办公室综合科承办，秘书科协办，各有关部门配合。

区办公室综合科根据区要求，拟定会议方案和会议通知，呈区办主任审核、常务副区长审阅、区长审定后实施。会议方案内容：

（一）会议名称。

（二）时间、地点、参加会议人员。

（三）会议日程安排。

（四）会议印发的主要文件、材料及起草。

区长讲话、《工作报告》等重要综合性文件由区秘书科负责起草；副区长讲话由区办公室相关科室负责起草；区组成部门主要负责人的报告或发言材料由其单位负责起草，送区分管副区长审核签字，由区办公室统筹。

四、会议纪律

（一）副区长不能出席会议的，向区长请假。

（二）区其他组成人员和列席会议单位的正职领导因故不能出席和列席会议的，应向区主要领导请假，准假后须委托本单位主持工作的副职领导参加。

（三）出席、列席会议人员应按时到会，按指定位置入座，关闭无线电通讯工具。未经批准不得私自录音、整理会议记录。

（四）应妥善保管会议文件、资料，防止丢失和失密。

（五）会议期间禁止会客，无关人员不得进入会场。

五、会议记录、宣传报道和督办

（一）区办公室秘书科负责会议记录。会议记录需印发的，待整理后，在3个工作日内报区办公室主任审核后，呈常务副区长审阅，区长签发。

（二）区全体会议邀请有关新闻媒体参加，宣传报道稿需经区办公室主任审核，如有需要报区长或常务副区长审定。

（三）区全体会议需要落实的重要决定事项，按区办公室督促检查工作制度办理。

六、会议资料整理归档

区办公室综合科负责在会后及时收集汇总会议文件、资料（包括会议通知、与会人员名单、签到表、照片、录音带、会议记录等）归档。

区常务会议

由区长或由区长委托常务副区长召集和主持，原则上每月召开一至两次，一般安排在周二下午或晚上，必要时由区长决定随时召开。

一、会议任务

（一）传达贯彻党中央、国务院、省委、省、市委、市和区委的指示、决定以及重要会议精神；

（二）讨论决定区人民工作的重要事项；

（三）讨论报请市和区委审定的重要事项；

（四）讨论提请区人民代表大会及其常务委员会审议的议案；

（五）讨论通过区人民规范性文件和其他重要文件；

（六）讨论决定区各部门、各街办（镇）、各单位请示区人民的重要事项；

（七）听取区人民各部门重要工作情况汇报。

二、组成及参会人员

区常务会议由区长、副区长、办公室主任组成。

与议题有关的区各有关部门和各单位负责人列席会议。

召开区常务会议必须有会议组成人员的半数以上人员出席。

三、议题的提出

区直属单位、区直其他部门和单位向区上报议题后，按办文程序处理并经区领导审核同意后，区办公室秘书科整理提出书面议题，经办公室主任、常务副区长审核后由区长确定。

四、议题的审定

各单位报送的议题，统一报区办公室秘书科，由秘书科负责审查，并按规定程序送办公室主任审核，区办公室有关业务科室负责把好材料文字关，区法制办负责把好材料法律关。在区长或受区长委托的副区长批示同意后，秘书科于1个工作日内将议题整套材料原件及议题安排，报区办公室主任审核，并呈区长或区长委托的副区长审定。经区长或区长委托的副区长批示同意，同时又提出协调事项或文字修改意见的议题，应由有关单位办理后重新履行报送审批程序。

（一）凡提交区常务会议审定的议题，必须经过以下处理程序：

1、议题申报单位与议题涉及的单位进行充分协商，取得一致或基本一致的意见，并报分管副区长审查；

2、需区协调的议题，由分管副区长召集有关单位协商，并形成报区常务会议审议的书面意见；

3、如对议题有分歧，应将各方面的意见包括倾向性意见，形成意见的依据一并提交会议；

（二）议题有下列情形之一的，不提交区常务会议讨论：

1、区各职能单位职权范围内能够解决的；

2、应由有关单位协商解决的；

3、能由分管副区长与有关副区长研究解决的；

4、有意见分歧而未经充分协商的；

5、未经区常务会议主持人同意而临时动议的；

6、未经正式办文程序的。

五、会议材料准备

（一）会议材料由议题汇报单位为主准备，区办公室有关业务科室、区法制局协助。

（二）会议材料主要包括区常务会议审议文件（或汇报材料）、审议文件起草说明、审议文件有关附件和审议文件起草、审定人员名单等材料。审议文件起草说明包括有关政策、法规背景、重点内容说明、征求意见情况等内容。

（三）会议材料统一用A4纸打印，左侧装订；在审议文件（或汇报材料）的首页顶格左上角用4号楷体字注明“区常务会议审议文件（或汇报材料）”字样；在审议文件起草说明、有关附件、起草审查人员名单的首页顶格左上角分别用4号楷体字注明“区常务会议审议文件附件一”、“区常务会议审议文件附件二”、“区常务会议审议文件附件三”等字样。

（四）上述会议材料由区办公室确定所需份数，并通知汇报单位按要求提前准备妥当，于会期前5个工作日送区办公室秘书科集中。

六、会议议题汇报

（一）区常务会议审议议题时，由议题牵头单位主要负责人汇报。汇报内容为审议文件起草说明。汇报人同时要做好充分准备，回答有关问题。

（二）议题汇报可采用多媒体系统或电子演示系统辅助汇报。采用多媒体系统或电子演示系统辅助汇报的，应提前与区办公室综合处联系，以提前进行安装调试。

七、会务工作

区常务会议由区办公室主任负责组织，分管副主任协助，秘书科具体承办，相关科室协助。

（一）会场布置。区常务会议一般安排在区办公大楼（一号楼）4楼会议室。会场摆放区领导席位牌。

（二）会议通知。区办公室综合科应提前1个工作日将会议时间、地点、议题通知出席人员、列席人员及列席单位。

（三）会议签到。会务工作人员应提前半小时到达会场负责会议签到。

（四）会议记录。由区办公室秘书科安排专人负责。

（五）会场服务。会务工作人员负责引导与会人员进入会场，处理领导临时交办的事项；会议后勤服务人员应保证会场设施的正常运行及其他服务工作。

八、会议纪律

（一）列席区常务会议的单位一律要求正职参加。确有特殊情况不能参加的，应于会前通过区办公室综合科向区办公室主任请假，并委托副职参加。

（二）列席区常务会议的各单位负责人，应于会前认真研读会议材料，了解会议议题涉及本单位的事项、并了解会前牵头单位征求本单位书面意见的情况。在区常务会议上发表与本单位书面意见不同的意见，要说明理由。

（三）列席会议的单位负责人原则上不带助手。如需助手的，应事先征得区分管领导同意，并告知区办公室综合科。

（四）未经同意，任何单位和个人不得在会议上分发有关文件、资料。

（五）出席、列席区常务会议人员不得无故缺席、迟到或早退。与会人员按指定位置入座。会议期间禁止会客，应关闭无线电通讯工具。未经批准不得私自录音、整理会议记录。参会人员由工作人员引导入会场，无关人员不得随意进入。

（六）会议决定事项以会议通过的正式文件或区常务会议纪要为准。

九、会议纪要、新闻报道和督办

（一）区常务会议编印会议纪要。会议纪要由区办公室秘书科负责在会议结束后3个工作日内拟写《西湖区人民常务会议纪要》，报区办公室主任审核后，呈区长或区长委托主持会议的副区长签发。

（二）区常务会议邀请有关新闻媒体参加，需公开报道的内容，其新闻稿需经区办公室主任审核，如有需要报区长或常务副区长审定。

（三）区常务会议决定事项的督办，按区办公室督促检查制度办理。

十、会议资料归档

区常务会议资料（议题批件、签到表、会议文件、会议材料、会议记录）由区办公室秘书科负责收集、整理、归档。

区长办公会议

区长办公会议由区长或区长委托常务副区长召集和主持，一般安排在每月的第一个星期，也可根据需要具体调整并随时召开。

一、会议任务

沟通情况，协调事务，解决问题。

二、出席会议人员

区长办公会议由区长、副区长，办公室主任组成；区长或副区长根据会议需要确定参加会议的部门、单位和人员。

三、会议议题

区长办公会议由区长或由区长委托的常务副区长召集并主持。议题材料由各位区长或由汇报单位准备。

四、会务工作

区长办公会议的会务工作，由区办公室秘书科承办。

五、会议纪律

参加区长办公会议的人员不得无故缺席、迟到或早退。会议期间禁止会客，应关闭无线电通讯工具。未经批准不得私自录音、整理会议记录。无关人员不得进入会场。

六、会议纪要和督办

区长办公会议是否编印会议纪要，由主持会议的区长或常务副区长根据会议内容和需要确定。需要编印会议纪要的，由区办公室秘书科负责在会议结束后3个工作日内拟写《西湖区人民区长办公会议纪要》，报区办公室主任审核后，呈区长或区长委托主持会议的副区长签发。区长办公会议决定事项的督办，按区办公室督促检查工作制度办理。

七、会议文件资料归档

区长办公会议的文件资料，由区办公室秘书科负责收集、整理、归档。

区长协调会议

区长协调会议由区长或副区长召集和主持，根据工作需要可随时召开。

一、会议任务

协调事务，解决问题，推动工作。

二、出席会议人员

区长协调会议由区长或副区长召集，根据会议需要确定参加会议的部门、单位和人员。

三、会议议题

区长协调会议议题由召集会议的区长或副区长确定，有关材料由汇报单位准备。

四、会务工作

区长协调会议的会务工作，由区办公室秘书科或有关部门承办。

五、会议纪律

参加区长协调会议的人员不得无故缺席、迟到或早退。参加会议的部门和单位负责人因故不能出席的，应向主持会议的区长或副区长请假，准假后须委托本单位其他领导参加。未经批准不得私自录音、整理会议记录。

六、会议纪要和督办

区长协调会议是否编印会议纪要，由主持会议的区长或副区长根据会议内容和需要确定。需要编印会议纪要的，由区办公室秘书科负责在会议结束后3个工作日内拟写《西湖区人民区长协调会议纪要》，报区办公室主任审核后，呈区长或区长委托主持会议的副区长签发。区长协调会议决定事项的督办，按区办公室督促检查工作制度办理。

七、会议文件资料归档

区长协调会议的文件资料，由区办公室秘书科负责收集、整理、归档。

全区性工作会议

全区性工作会议，由区长或各副区长召集并主持，区直属有关部门和单位参加，研究、部署专项工作。要从严控制，减少数量，控制规模。应由部门召开的全区性会议不得要求以区或区办公室的名义召开。各部门确实需要召开的本部门的全区性年度工作会议，原则上每年不超过一次。

召开全区性工作会议，一般应当提前10个工作日将会议方案报送区办公室审核后报区审批。未经正式程序审批的，原则上一律不予受理。全区性工作会议要本着精简、高效、节约的精神，尽量压缩会议时间，精简会议人员，不得在高级宾馆和风景名胜区开会。在不需要保密的情况下，要尽可能采取电视电话会议等快捷、高效、节俭的形式召开。

一、会议方案制定和审批

（一）会议承办部门应根据区的要求拟定会议方案。会议方案内容主要包括：

1、会议名称。

2、会议时间、地点、会期和参加会议人员。

3、会议日程安排。

4、拟请出席的领导，会议主持人、讲话人。

5、会议印发的主要文件、材料。

6、会议所需经费及其来源。

（二）以区名义召开的、由部门承办的全区性工作会议，由牵头承办部门提出会议方案，送区办公室主任或副主任审核，并呈区长或常务副区长审批。

（三）区直接召开的全区性工作会议，由区办公室综合科提出会议方案，呈区办公室主任或分管副主任审核，并呈区长或常务副区长审批。

（四）各部门召开的本部门全区性年度工作会议，由该部门提出会议方案，呈区办公室主任或分管副主任审核，由分管副区长审批。

二、会议的组织实施

根据区批准的会议方案，由区办公室主任、副主任、会议承办部门的主要领导召开有关协调会议，通报会议方案，明确会务分工，落实任务。具体工作包括：

（一）会务工作

1、收集参会人员名单，落实、确认出席会议的领导。

2、制作座位席次图和座签。

3、布置会场，包括会标、主席台、鲜花、音响、录音、照像等。

4、组织会议报到。

5、划分讨论小组，确定讨论地点、明确召集人和工作人员。

6、确定参观考察路线等。

7、安排文艺演出等，并审定内容。

8、召集有关人员进行会前现场检查，确保各项准备工作落实到位。

（二）会议秘书工作

1、准备会议文件及领导讲话稿。

2、拟定会议通知、会议日程安排。

3、组织新闻报道。

4、编写会议简报。

5、会议结束后，整理录音、制作文件、印发领导讲话材料等。

6、负责会议文件和资料的立卷归档。

（三）后勤和安全保卫工作

1、按照区直机关会议经费的有关管理办法，编制会议经费预算。

2、负责会场内外及参观线路、参观点的安全保卫（包括警卫、消防、交通）和水、电供应，落实停车场地。

3、落实会场服务。

三、会议督办

全区性工作会议决定事项的督办，按区办公室督促检查工作制度办理。

补充细则

1、为精简会议，便于街道、镇、部门和单位安排工作和抓落实，除特殊情况外，区确定每周四为“无会日”，原则上不安排各类会议。除需部署紧急工作外，周六、周日区原则上不安排全区性工作会议。

2、区召开的各类会议要提倡开短会、讲短话，努力提高会议效率。部署性大会，会议时间一般不超过2小时；交流性大会的发言材料，主办部门要事先审核把关，每位交流发言时间一般不超过10分钟；专题性协调会议，要注重解决实际问题，避免枝节问题纠缠不清；区部门向区常务会议和区长办公会议的汇报，应突出主题和重要内容，每个议题的汇报一般不超过10分钟。

3、区办公室要按照精简、有效的原则，严格控制各类全区性大会。可开可不开的会议坚决不开；主题重复、内容相同或相近的会议，尽量合并召开；能以小范围召开的或可以文件直接指导工作的，尽量不召开全区性会议；能以书面总结和书面通报表彰的，尽量不召开全区性总结表彰会议。各类非常设机构召开的会议，一律不得以区名义召开。属于本部门本系统召开的会议，一般不邀请区领导出席。以区名义召开的会议，除涉及全局性、综合性内容或须由正职领导参加的，一般应按照“谁主管，谁出席”的原则确定出席范围。