设备集中运维管理平台合同管理模块

摘要：大庆油田工程建设有限公司设备管理包含设备修理、租赁、运输、机械加工、技术改造等业务，年发生金额达上亿元。设备合同管理人员分布在公司、成员单位、工程处、项目部4个层级单位，涉及管理人员广、业务流程多、规章制度杂，要实现对合同的精细化管理有很大困难。公司积极运用信息化技术推进设备集中运维管理平台合同管理模块建设，打造全过程、数字化、协同式合同管理，加强部门间的横向协调、上下级整体联动，强化风险点监控，掌握合同拟定到评审的全生命周期，促进企业资源合理配置，降低合同管理风险，效率效益持续提升，动力活力持续增强。

关键词：设备管理；合同管理；设备集中

运维管理平台为了保证油田地面设施建设，大庆油田工程建设有限公司（以下简称公司）每年需要签订大量设备修理、租赁、运输、机械加工、技术改造合同，有效实现公司自有主要施工生产设备的维修使用，外租设备的有效运营。合同的拟定、修改、审查、签订、项目验收、付款、履行终止确认、合同纠纷处理以及保管、归档等工作更多的是依靠成员单位、工程处、项目部层级单位管理。公司业务主管部门要实现对合同的精细化管理有很大困难。为了实时掌握一手资料，确保合同履行执行到位，公司集中力量开发了设备集中运维管理平台合同管理模块（以下简称合同管理模块），通过推广应用提升甲方合同管理效率和乙方服务积极性，实现强化企业对合同履行过程的管控，降低合同管理风险，促进企业提质增效。

1合同管理存在的主要问题

1.1起草合同人员多

公司下设14个成员单位，各成员单位又下设数十个工程处级单位。合同由工程处、成员单位2个层级的专（兼）职合同管理人员申报，涉及人员多，未能及时有效接收、执行上级合同部门和专业部门的通知要求，导致合同类别、签约依据、相关附件、约定条款难以达到完全统一。

1.2流程过长效率低

工程处层级发起的合同需要经过成员单位财务、经营、专业部门和主管领导，公司经营、专业部门、主管领导，油田公司专业主管部门审批，至少8个审批节点，流程长且存在同一专业重复审批的情况。

1.3统计分析功能弱

合同管理系统重点在于合同管理，并不突出业务管理。从合同管理系统直接导出的台账不能满足各层级设备主管部门的业务分析需求，每年都要下发表格，由合同承办人或业务人员填写台账，手动汇总数据之后进行分析。

1.4履行情况难掌握

合同内容的执行在使用单位实际发生金额经价格审定程序之后确定，履约情况在合同系统进行（不经过公司业务主管部门），付款审批在财务系统申请，线下层层审批。设备是否修理、租用只能通过相关单据和平时的过程监管来实现，付款是否完成只能通过付款单位财务人员反馈。设备专业部门难以掌握相关合同的履行情况。

1.5信息传递不顺畅

一是现场使用人员使用信息反馈不及时，合同管理人员不能准确掌握合同发生金额，容易发生事后增补合同金额、事后延长合同期限、未留质保金付款的情况。二是合同的实际发生金额、付款金额，公司财务、设备专业部门都未能实时掌握，只能通过成员单位进行统计。

2合同管理解决方案

依托设备集中运维管理平台合同管理模块，公司设专职合同管理人员集中签订合同，在合同管理模块内维护合同信息。利用“互联网+”手段，分析租用设备的进退场信息、路径信息，维修设备的进出站和结算单数据、履约验收情况、付款确认情况，实现合同精细化管理。通过权限设置实现部门间协同办公、上下级整体联动，信息实时传递和共享，提高数据统计信息化程度和实用性，提升设备业务整体运行效率。

3合同管理模块功能

3.1合同基础信息管理

通过合同系统批量导出台账，再批量导入到设备集中运维管理平台，实现“设备数据存库，一次操作录入，终生调取使用”，所需信息“自动统计，实时查看，一键导出”，各层级单位用户可根据权限设置，掌握合同类别、合同金额、标的物、选商方式、服务期限、结算方式、剩余合同额度、超合同预警、超年初预算指标预警、相对人联系方式等信息。

3.2履行过程管理

所属单位根据公司分配的额度直接使用，减轻了成员单位、工程处单位选商、签订合同工作。合同分配额度达到90%时系统自动预警，避免超合同额度使用；额度不足时，使用单位申请，公司业务主管部门采取调配其他单位剩余额度或申请增补合同的方式解决，提升使用合同的预见性；合同到期自动终止，避免超合同期限问题的发生。利用GPS定位、门禁系统读取车牌等信息化手段跟踪过程管理，实时查看执行按照合同约定进行。

3.3付款进度管理

用户只需填写付款金额，平台自动调取合同名称、地区企业合同编号、系统编号、付款单位、合同相对人、合同金额，智能计算累计付款金额、占实际金额与合同金额的比例，生成《合同履约情况验收单》。将线下审批流程转为线上，减少承办人员往返公司签字环节，加快了履约办理进度。确认付款后，使用单位以合同相对人开具的收据为附件，在系统内确认付款，自动累计付款金额，相关部门实时掌握合同付款进度。平台可根据合同约定付款条件设置，主动提醒合同承办人员办理付款，降低付款违约风险。

3.4合同可视化管理

一是直观统计设备各类合同签订数量、合同金额、可用合同额度、分公司合同占比、合同种类占比、各单位计划合同剩余额度等数据；二是根据设备使用情况，平台自动统计各单位设备修理、租用费用，对比设备历史维修记录，准确掌握设备维修实际情况，费用波动异常报警，有效控制成本，实现合规管理；三是指引企业建立合同管理的后评估制度，辅助合同管理人员对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析和评估。

4创新点

4.1结合公司实际的管理需求，搭建了合同管理模块

在不能打破集团公司合同系统与财务系统数据壁垒，线上合同履行验收与线下合同执行监管难的情况下：一是利用信息化手段改变传统管理方式，把合同管理模块建设成为灵活高效的载体、模式创新的工具，进一步夯实数据基础管理，提升管理水平；二是推进一体化建设。通过平台协同管理，解决设备合同全过程管理涉及部门多的问题，分析平台反馈数据，掌握设备的运行、维修等业务全过程，提高合同效益，实现合同全生命周期管理。

4.2集成正在使用的各个系统，搭建了数据沟通桥梁

集成大庆油田地理信息系统、GPS系统部分功能，实现内网条件下地图查看、定位、轨迹查询、运行监测、技术状况监测，实现设备实时调配、异常状态报警、保养提醒和智能故障分析。利用合同系统、ERP系统导出台账，一键导入合同管理模块，达到现有数据、功能充分利用，减少重复性工作，改变原本的合同管理运作方式，为传统企业带来转型升级。

4.3借鉴国内外技术，提升平台先进性能

秉持“让机器多干活、让人员少干活”的原则，一是应用大数据技术。根据系统维护维修计划、租赁审批单、选商结果，主动提醒合同相关业务人员在要求期限内签订合同，合同终止前综合分析合同使用情况主动提醒合同是否延期，确保合同签订及时；二是通过建模数据（租赁设备使用率、设备维修费用率）对比，计算设备的配套需求，实现辅助决策、甚至准确预测，为公司设备管理带来效益回馈，为合同签订带来计划性；三是应用可视化、物联网技术，将设备过程数据实时反馈到系统中，促进合同过程合规管理。

4.4拓展互联网思维，提升用户体验

注重系统界面简约、操作简单，流程到位，信息推送及时；发生重大事故，弹出警示信息；违反安全操作规程，进行警报提醒等，确保基层员工通过使用平台减轻自己的工作量，减少重复性的工作。

5与现有合同系统对比

5.1使用对象不同

合同模块为线上全员参与，包括公司、成员单位、工程部、项目部层级的管理人员及操作驾驶人员，合同履行过程发生的数据都在平台进行处理；合同管理系统主要为油田所属单位的合同承办人员和审批人员使用。

5.2覆盖范围不同

合同模块覆盖公司及所属单位签订的设备修理合同、租赁合同、运输合同、技术改造合同、机械加工合同、客运合同等6类合同，以及未上线的应急维修。合同管理系统覆盖整个油田所有类别上线合同。相比较合同划分，名称进一步简化，全面而实用。

5.3管控对象不同

合同模块是合同生效之前录进平台，以合同生效为起点，设备修理、设备租用为过程管控，费用结算、合同评审为终点。合同管理系统负责合同签订、变更、审批、终止确认、履约验收单以及台账等工作。

5.4服务目的不同

合同模块服务于公司所有项目管理相关部室，最终实现项目全成本核算。合同管理系统为确保合同签订、验收以及文本的合规性。

6应用效果分析

6.1合同数量大幅减少

合同业务上移到公司设备主管部门，同一法人单位合同由公司集中签订，实现专人干专事。合同数量减少达60%，避免了同质性、重复性工作。审批环节减少4个，提升审批效率50％。合同承办质量大幅提高。

6.2要素数据“精准推送”

由过去的人找数据演变成数据找人，节约大量的数据处理时间及成本，根据个人需求，通过后台自动分析、智能匹配，实现要素数据精准推送，月度、季度等各类合同台账自动生成，设备费用预算化管理，提高设备费用支出的监管能力。

6.3合同评审提质增效

通过平台的智能分析和预警，企业相关部门组成的合同评审小组，依据企业有关合同管理办法、对履约完成的合同进行评审，具体包括合同的签订、审核、履行、争议解决、付款方式等内容，对分析评估发现合同履行中存在的不足及时改进，促进合同合规管理，管理方式与时俱进。

6.4甲乙双方实现双赢

通过大数据分析，用数据量化各服务商的服务水平；服务商积极主动为使用单位服务，使用单位可以在公司签订的服务商范围内根据距离、服务水平的因素选择服务商。系统结合施工项目生产设备需求情况，合同实时发生金额优化匹配，实现资源科学合理配置，提升综合创效能力。

7结语

在设备集中运维管理平台合同管理模块的支持下，设备合同实现了集中签订、专人管理、履行跟踪、评审改进，能够及时、准确地分析和处理各类数据资源，以合同全生命周期为主线，形成了覆盖整个服务体系和业务流程的网络化管理系统，切实提升了双方工作效率，节省企业成本，促进设备管理工作流程合规、提质增效，为公司生产运行保驾护航。

作者：王帅 单位：大庆油田工程建设有限公司