电子政务背景人事档案信息化管理策略

[摘要]文章以人事档案管理为研究对象，站在电子政务改革的角度，围绕新时代背景下人事档案的信息化建设展开研究。首先，对电子政务、档案信息化相关内涵进行了概述，并简要分析实施电子政务、推进档案信息化建设的重要意义；其次，结合近年来电子政务发展综合情况，对人事档案的信息化建设实践进行全面介绍，重点梳理其中存在的普遍性问题；最后，在以上论述的基础上，详细介绍电子政务背景下人事档案信息化建设策略。希望能够从理论层面为我国人事档案的信息化发展提供更多的参考价值，以此提高我国的电子政务水平。

[关键词]电子政务；人事档案；档案信息化；问题；策略

档案是政府部门对自身以往活动信息的重要记录,充当着信息凭证的效用。随着政务工作改革的不断深化,各地政府部门在践行工作职责过程中产生的信息和资料的数量日益激增,而且在倡导转型发展、组织体系改革的同时,政府部门档案资料的种类也在朝着多元化的方向发展。这就造成了庞大的档案规模,同时也为档案管理增加了一定的难度。因此,人事档案信息化建设已经迫在眉睫,同时也关系到政府部门职能的充分发挥。

一、概念解析

（一）电子政务

电子政务指的是以先进的网络信息技术为手段开展政务工作,通过对网络技术、现代信息技术、办公自动化技术等应用,打造出一种全新的政务办公、服务、管理工作新模式。由此可以看出,电子政务是在“互联网+”概念的基础上衍生出来的,是互联网向国家机关政务领域不断推进的结果。电子政务的实施者主要是那些担负着国家公共事务管理、社会事务实践等相关职责的行政部门,结合对这些部门政务办公需求的分析,可以将电子政务的主要内容定位在下载网络信息、建设政务网站、构建网络服务体系、实施电子化采购、开展办公自动化、构建政务信息数据库等方面。电子政务最为显著的特点就在于其政务工作方式的去纸质化,无论是工作流程的布设、工作内容的安排,还是信息的收集整理,基本都进行了电子化的改革。这对于打造公开、透明的政务形象是极为有利的,有助于广大公民、企业更好地行使自己参政议政的权力。

（二）档案信息化

档案信息化是“互联网+”概念下衍生出来的一种行业新业态形式,是在计算机技术、扫描矩阵CCD技术、扫描技术、OCR技术、多媒体技术、数据库技术、存储技术、数字摄影技术等先进技术的支持下,实施的档案信息化管理改革,能够顺利实现对各种载体档案信息资源的数字化转化、存档。基于网络互联互通的特点,档案信息化更是为各组织机构之间档案存储网络之间的连接提供了极大的便利,有效促进了互联网、政务网、局域网的对接,能够在多组织主体的作用下搭建起一个内容庞大、结构有序的档案信息数据库。这对于档案资料的共享共建都是极为有利的,有助于档案社会价值的充分发挥。从内容上来讲,档案信息化主要包含了档案信息化管理、信息化采集、信息化查阅等三个主要方面,其中涉及的档案资料搜集、整理、统计、鉴别、查阅、采集、修订、归档等各项行为基本都可以借助信息化管理技术来实现。这不仅大大节约了档案管理人力、物力、财力的支出,更有效地增强了档案管理办公效率,使得档案原件能够得以更好地保护。

二、电子政务背景下人事档案的信息化建设实践现状

人事档案管理是电子政务工作的一个重要组成内容,而人事档案又能够在人事调用、管理、培训、考核等方面为政务管理机关提供重要的参考依据。在中共中央办公厅机要局、国务院办公厅电子政务办公室、中央网信办秘书局等六部委的共同作用下,我国于2020年6月正式出台《国家电子政务标准体系建设指南》,要求在全国各省市地区极力推进政务信息化建设项目,在的“办公自动化系统总体架构图”中,“电子公文”赫然在列。结合目前电子政务背景下人事档案的信息化建设进程,特将其综合情况进行了如下梳理。

（一）成效

为大力推进电子政务工作,各地政府部门按照人事档案管理特点陆续制定了详细的人事档案信息化建设规范,希望能够通过人事档案信息化改革提升档案管理的科学化、规范化、信息化,最大程度提高档案管理的利用率。各地探究电子政务标准体系下人事档案管理的发展前景与应用研究,充分运用大数据、互联网技术进行数字化档案信息资源的内容整合,从政策、人才、技术、体制等方面提供支撑和保障,并结合档案信息资源管理情况,利用好现有OA系统、干部任免表编辑器、实名制系统,夯实了专业技术人才信息库,为人力资源战略化管理奠定了坚实的基础,进而推动档案信息化建设管理的快速发展。

（二）问题

在电子政务改革的推动下,人事档案信息化建设工作正在全国各地如火如荼地进行中,整体改革成效明显。但受各方面现实因素的影响,各地在进行人事档案信息化建设过程中也显现出了一些问题和不足,这在一定程度上制约了档案数字化建设的进程和质量。具体来讲,这些问题主要可以归结为以下几点：一是标准规范不统一。电子政务背景下人事档案信息化建设已然大势所趋,是电子政务工作得以有效开展的基础保障。但由于各地档案信息化建设工作实施时间较短的限制,使得工作人员对于档案信息化建设概念的认知存在一定的局限和不足。并且受各地档案管理综合情况差异化的影响,各地在开展人事档案信息化建设时,无论是对于工作方法模式的选择、流程体系的建设,还是保障支持程度上,都各自显现出了一定的差异化特点。这就造成了各地人事档案信息化建设标准不统一的情况,衍生出人事电子档案分辨率、图像命名方式、档案存储格式差异化等相关问题,也对人事信息化档案的流通、利用造成了极大的阻碍。二是工作人员综合素质不足带来的问题。就目前各地档案信息化建设工作小组的人员构成来看,多是从电子信息技术、档案管理等相关工作岗位抽调而来,虽然在自身工作领域有着较为突出的业务能力表现,但却并非档案信息化建设复合型人才,在相对应的领域存在知识盲点、能力缺陷。这也是造成目前一些档案管理专员,无法充分利用网络化档案管理系统,开展高效工作的一个重要原因。此外,还有一些工作人员为临时借调而来,与原岗位工作并未完全脱离。导致这部分工作人员在工作时间、精力上无法专注于人事档案的信息化建设工作,严重限制了人事档案信息化建设的质量和行进速度。

三、电子政务背景下人事档案的信息化建设策略

（一）树立全新的档案管理理念

人事档案的信息化建设是在电子政务背景下开展的一项极具革新意义的综合性整改工作,彻底颠覆了以往人们对于人事档案管理的认知,并在档案管理方式方法、模式流程等方面进行了大刀阔斧的整改。而这些对于长期以来早已习惯了传统人事档案工作环境的工作人员而言,将是一项巨大的挑战。作为人事档案信息化建设的执行者,档案管理人员不仅要在工作方式、模式上做适当的革新,更为重要的是必须彻底丢弃落后的档案管理思维,改变早已固化的工作习惯。这对于确保人事档案信息化建设质量、效率达标而言,将是极为重要的一个问题。为此,对于档案管理部门而言,要在工作人员中树立全新的档案管理理念：一是树立现代化档案管理思维。在人员培育中引入“互联网+档案”概念,深化档案管理人员对信息化建设时代价值的认识；二是树立主动服务的档案管理意识。将人事档案管理部门与内部财务、人事、组织等多部门进行对接,使档案管理人员能够对自身工作的重要性以及各部门人事档案需求有一个清晰的认知；三是树立档案管理工作责任意识。按照岗位特点,对人事档案信息化建设工作任务进行细分,在权责分明的基础上制定相应的工作评价、激励机制,以此确保档案管理人员能够全身心地投入到人事档案的信息化建设上来。

（二）建立切实可行的工作规划

人事档案信息化建设是一项庞大的工作,涉及范围较广,需要投入大量的人力物力财力才能得以实现。因此,在工作实施之前,切勿擅自行动,必须在对各方面综合情况进行集中调查、分析的基础上,制定切实可行的工作实施规划。如此,才能够有效确保人事档案信息化建设成果,能够真正达到电子政务相关标准要求。结合上文对目前电子政务背景下各地人事档案数字化建设综合情况的了解,在这里仅从几个主要的方面对工作规划进行详细介绍。一是制定明确的人事档案信息化建设标准。结合本单位人事档案管理综合情况,对人事档案信息化建设标准进行明确。如,统一采用可被计算机快速识别的EXCEL档案数据格式；人员基本信息表内容完整、清晰、无错别字,人事档案目录信息集中的类号、序号、材料名称、材料形成时间、页数、备注等都必须完整填写；多媒体档案数据清晰,格式以JPG为准,图像偏斜度＞1°时需要予以纠偏,对扫描产生的黑边、白边必须进行裁边处理；扫描仪必须符合GB/T18788要求,使对比度、亮度保持在中值水平,分辨率设定在300DPI。二是做好人事档案信息化建设安全处理。电子政务下的人事档案包含了大量的保密信息,虽然部分档案信息被公开使用,但仍有部分关键信息仅能在政府机关内部流通。在进行人事档案信息化建设规划时,管理人员必须对此有一个深刻的认识,对人事档案信息化建设过程中可能出现的一系列安全性问题进行科学预判。通过制定完善的责任管理机制、明确档案信息化建设组织流程、构建数字档案用户权限管理机制,切实保障政府部门人事档案的安全性。

（三）提供强大的基础保障支持

有力的基础保障支持,将是确保人事档案信息化建设工作得以顺利、有效且长久实施下去的一个重要基础。因此,在未来的工作中,各地政府部门必须继续做好人事档案信息化建设基础保障工作,并结合单位档案信息化建设实际需要为其配备强大的技术、设备、人员保障。具体举措主要包括以下几点：一是技术支持。当地政府技术部门必须在对其互联网技术、大数据技术等资源进行集中整合的基础上,邀请社会上的计算机网络专业机构与政府技术部门共同开展专业化的人事档案智能管理系统、档案信息数据库、档案存储云平台等的开发。并在当地电子政务网络信息平台上增设相应的档案管理板块,以便于人事档案相关信息的信息化接收、采集、检索、共享、传播。二是设备支持。依据本单位人事档案信息化建设规模大小、任务难度,以及现有相应设备性能的综合分析,进行设备的购置工作。购置对象包括档案数字化建设中的一些主要设备,如服务器、计算机、平板扫描仪、图像处理软件、打印机等必需设备；以OCR识别转换软件、大幅面扫描仪、高速扫描仪、零边距扫描仪等则属于可根据实际情况选择性购置的设备。三是人才支持。电子政务改革的推进,使得人事档案规模不断扩大,人事档案信息化建设任务重、时间紧。因此,档案管理部门必须对负责人事档案信息化建设任务工作人员的综合素质提出更高要求,要求其必须同时具有电子信息技术、档案管理业务等综合能力素养。在实际工作中,可以通过组建电子档案管理人才培训班、设定电子档案专职岗位、制定严格的人才质量评价机制等多种方式,助力复合型档案信息化人才的培育。综上所述,电子政务背景下人事档案的信息化建设早已成为了大势所趋。在未来的工作中,各地政府机关单位要在以往工作成效的基础上,按照党中央政府关于电子政务工作的相关要求,积极做好人事档案信息化建设工作,并充分发挥问题导向价值,在工作中遇到问题、分析问题,以此来实现工作质量的提升。

参考文献：

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作者：李碧云 单位：河源市妇幼保健院