局长在档案现场会讲话

2009年我国有关部门关于电子文件管理的文件中提出，有条件的档案馆应根据灾害备份的要求，建立本级电子文件备份中心或异地备份库。同年召开的全国档案馆工作会议上明确提出了建设档案馆五位一体功能的要求，其中新增加的功能之一就是“电子文件备份中心”。2010年5月，国家档案局召开全国档案安全体系建设会议，提出了建立确保档案安全保密的档案安全体系，全面提升档案部门的安全保障能力，确保档案实体安全和信息安全的要求。同年10月在辽宁省召开了档案馆电子文件（档案）备份中心建设现场会，对这项工作进行了具体部署。自辽宁会议以来，全国各级档案馆电子文件备份工作取得了重要进展，47家副省级市以上档案馆全部实现了重要档案和电子文件的异地结对备份。一些市县档案馆也开始了建立电子文件备份中心和异地备份库的工作。特别是省档案与电子文件登记备份工作取得的重大创新和进展，引起了全国档案部门和社会各界的普遍关注。为了学习、借鉴的经验，推动电子文件备份工作,我们在此召开这个现场会。

这次会议的主要任务是：落实中共中央书记处书记、中央办公厅主任令计划同志关于增强档案服务能力建设的重要指示，参观和学习在开展档案与电子文件登记备份工作方面的经验和做法，推动各地把这项工作开展起来，有效推进档案馆五位一体功能建设和档案事业全面发展。会上，我们实地查看了绍兴市和萧山区两个档案与电子文件登记备份工作现场，听取了省档案局关于全省开展这项工作的全面情况介绍，相信大家一定深有感触。把这样一项牵动档案事业发展全局的事情搞起来，搞得这么有规模、有成效，的确不容易，体现了档案工作者的开拓创新和敢试敢闯的精神。我们对省委、省政府领导对档案部门的支持表示衷心感谢，对档案部门的大胆探索和艰辛努力表示钦佩和赞赏。

下面我讲两点意见：

一、省开展档案与电子文件登记备份工作的经验值得推广

2009年底，省委、省政府办公厅根据中办、国办文件精神，提出在全省开展档案与电子文件登记备份工作的要求。两年多来，在省委、省政府领导下，省档案与电子文件登记备份工作引起了各级政府、各单位领导的关注和重视。全省各地、各单位普遍把登记备份工作纳入自己的工作计划，纳入目标责任制考核范围，解决登记备份工作所需的机构、人员、经费等问题，档案安全保障条件进一步改善。在这项工作的推动下，省内未建新档案馆或馆舍不符合要求的市县，普遍将新馆建设纳入当地国民经济和社会发展“十二五”规划。档案信息化建设和档案安全保管所需的设施配置也达到历史上最好水平。省各级档案部门，发扬勇于担当、敢于创新的精神，通过争取领导重视、实施“三项考核”、建立制度方案、研究技术标准和积极选点示范，创造性地开展了档案与电子文件登记备份工作。目前，全省已有94%的市县建立了由当地编办批准成立的档案登记备份机构。2011年，全省各级档案部门新增编制59人；11个地级市的档案登记备份专项经费平均达260万元，省直单位平均27万元。省档案部门的工作实践，从理论到实践的创新上充分体现了档案工作实施“三大战略”、建设“三个体系”的精神，为档案事业科学发展、做大做强，建设档案强国，做出了可贵的探索。既为档案馆电子文件备份中心功能建设注入了新的内涵，提供了一个可资借鉴的样板，又为全国各级档案部门提供了一个集档案行政监管与服务民生、资源整合与安全保障、基础业务与信息化建设为一体的档案工作发展机制。的经验引起了有关方面的关注，受到了各界好评。去年，新华社内参曾经专门介绍了他们的工作，我们也多次要求我局有关部门对此进行调研、总结和推广。

通过我们实地参观学习和听取介绍，我认为，开展档案与电子文件登记备份工作的经验是应该加以推广的，是值得各地档案部门学习的。理由是：

（一）档案与电子文件登记备份工作是贯彻“安全第一”战略，建设档案安全体系的一种重要手段

登记备份制度是档案安全体系建设的重要内容：一是强化了对档案的行政监管。通过定期开展档案与电子文件登记备份工作，使档案行政管理部门及时了解各单位年度档案工作开展情况，督促各单位形成的电子文件该归档的归档、该移交的移交，及时消除在文件形成、保管和移交归档阶段存在的各种隐患，消除在档案进馆前有可能存在的危及档案安全的各种软硬件环境因素，变事后检查为事前、事中监督，变被动接收为主动备份，档案行政管理部门由后端监管走向前台，实行超前管理、同步管理。二是强化了电子公文、电子业务数据特别是重要民生档案数据的安全监管。通过对电子公文、民生档案数据登记备份，促使各单位将上述电子文件纳入档案安全体系，定期做好归档移交，消除电子文件安全风险。

（二）档案与电子文件登记备份工作是贯彻“以人为本”战略，建立覆盖人民群众的档案资源体系的一项重要举措

通过档案与电子文件登记备份制度的实施，各单位形成的、具有重要保存价值的、各种形态的档案与电子文件定期向同级档案电子文件登记备份中心移交，一方面打破了各单位档案部门与信息中心、业务部门互不衔接的状态，促使电子公文、电子业务数据有序纳入档案资源体系，特别是一些重要涉民业务数据，实现了由原来的长期分散保管到集中统一管理；另一方面，使各级档案馆馆藏资源体系覆盖面进一步拓宽，开始由历史档案覆盖到现行档案，由传统档案覆盖到电子文件以及其他各种载体、形态的档案，由单一的机关文书档案覆盖到各个领域、各种专业档案，从内容上覆盖到广大人民群众，为经济社会发展留存下真实的社会历史记录。

（三）档案与电子文件登记备份工作是实施“服务为先”战略，建设方便人民群众的档案利用体系的一种有效途径

实施重要涉民领域档案与电子文件登记备份，使档案部门触角深入到公积金、社保医保、民政婚姻、工商等专业领域，档案资源的覆盖面扩大，档案信息资源内容越来越丰富，与人民群众的联系越来越紧密，提供档案服务的路子越来越宽广，进一步增强了档案部门服务民生的能力。据了解，仅2011年8月—2012年1月，为落实惠民政策，省各级档案馆就接待利用者45.5万人次，提供利用档案120多万卷，为22.9万人提供了档案证明，其中14.9万人的证明得到社保部门确认，为省委省政府惠民政策的落实发挥了基础性的重要保障作用，成为社会稳定的“减压器”，为档案工作直接服务社会管理、建立公共服务型档案馆创造了新的经验。各类涉及民生的电子文件在档案馆的及时登记备份，将更加有利于增强档案馆公共服务和为民生服务的能力，更加有利于方便人民群众档案利用体系的建立。

（四）档案与电子文件登记备份工作是实施“数字化带动”战略，推动档案基础业务建设和信息化工作的一种持续动力

登记备份以网上登记为途径，以电子公文、电子业务数据和传统档案的数字化成果为备份形式，推动了各单位的传统档案数字化工作以及电子公文管理和电子业务数据的管理工作。据省档案局统计，在实施登记备份以前，省政府直属单位开展档案数字化工作的单位为20%左右，电子文件按规定归档移交的不到10%。有不少单位没有档案管理系统，也没有将档案管理纳入办公自动化系统，一些单位甚至没有专门档案工作经费和计算机、扫描仪等设备。实施登记备份两年后，开展档案数字化工作的单位已达到98%，其中有70%的单位全部完成室藏档案数字化工作；80%以上单位按规定开展了电子文件的归档移交工作。这在全国各省中是名列前茅、非常先进和突出的。这些事实说明，档案与电子文件登记备份工作扎实有效地推动了档案基础业务建设和档案信息化工作。

（五）档案与电子文件备份工作是建设档案强国的一个很好切入点和重要抓手

在今年的全国档案工作会议上，国家档案局根据党的十七届六中全会精神，提出了建设与社会主义文化强国相匹配的档案强国的新的战略目标。实现这一新的战略目标，需要我们从很多方面去着手、去切入。看了的工作，我感到开展档案与电子文件备份工作，是建设档案强国的一个很好切入点和很好的抓手。通过这项工作，能引起领导和各方面对档案工作更多的重视、更大的支持，有利于建立起强大的事业发展保障体系；能有效地、顺利地把各方面的档案信息资源集中、整合到一起，有利于建立起强大的档案信息资源体系；能使各级档案部门建起先进的档案硬件设施、软件平台和信息化环境，有利于建立起强大的档案利用体系；能够锻炼出一批适应现代化需要的技术型、复合型干部，有利于建立起一支强大的档案人才队伍。因此，通过这项工作，可以全面地提升档案工作水平，使档案工作实现转型升级，把档案事业做大做强，从而早日实现建设档案强国的新的战略目标。如果说，我们过去对建设档案强国还感到信心不足或内容不实的话，那么看了的这项工作情况，我感到信心足了，内容实了。要是各省都像这么做了，那么我们的档案工作水平就会大大提高，我们就可以真正在一些主要方面处于国际领先地位，从而在各个主要的领域成为档案强国。

总之，档案与电子文件登记备份工作能够综合地推动档案资源体系、利用体系、安全体系的建立与完善，多方面地推进档案业务建设，全面地提高档案部门的社会地位，系统地促进档案事业的发展，更好地建设档案强国，是我们在新的条件下加强档案工作，促进档案事业发展的一个很好抓手和载体。我们应该积极地推广和应用，尽快地开展这项工作。这项工作，在已经结出果实，形成了种子。下一步，我们应该把的种子撒向全国，让它在全国开花、结果。

二、关于学习经验，开展档案与电子文件登记备份工作的要求

（一）要积极争取领导和各部门支持，积极开展登记备份工作

登记备份工作是一项系统工程，涉及部门多、保障要求高，光靠档案部门是不够的，必须依靠领导和各部门的支持，把这项工作上升为领导工程。希望各地要结合实际贯彻这次会议精神，积极争取党委、政府主要领导的重视和支持，把登记备份工作作为确保党务、政务信息安全的重要工作来抓，作为建设档案安全体系的重要手段来抓，作为建设档案资源体系的重要举措来抓，作为强化政府公共服务能力、促进社会管理手段创新的一项新内容来抓，作为档案事业科学发展的重要创新点来抓。要积极争取将档案与电子文件登记备份工作纳入领导议事日程，纳入当地党委政府的目标责任制考核范围。在向领导和有关部门争取时，要充分说清这项工作是贯彻落实两办文件，对现有的各类重要电子证据进行备份和保全，以防止这些重要电子证据丢失而引发重大社会问题，说清这项工作对服务民生、维护社会稳定、加强社会管理、维护党的威望和政府公信力的重要作用，说清这项工作是重要的民生工程、维稳工程、社会管理工程，以引起他们的重视，得到他们的支持。可以向各级领导宣传日本因为丢失大量养老金档案而导致自民党丧失执政地位并导致首相辞职的深刻教训。另外，绍兴目前正准备以备份的电子文件和档案为基础，进一步建立“树型人口档案管理和服务数据库平台”，这将会使档案真正成为政府进行社会管理的有力工具，使档案工作更加有效、有力、直接地为党委、政府改善社会管理、维护社会稳定服务。档案作为社会管理工具的这种重要作用，也要向各级领导进行宣传。在争取领导和有关部门支持方面，要充分利用各地信息化领导机构、电子文件协调机构等已有的组织架构，来领导、协调这项工作。还要制订计划与相应方案，对本行政区域内的进馆单位进行先行摸底排查，制订登记备份工作计划。完善工作机制，落实必需的人、财、物等条件保障。加强与发展改革、公安、信息产业、财政、保密等部门的联系与沟通，争取重点部门的理解和支持，努力为登记备份工作开展创造良好的环境。

（二）要有重点、有次序，稳妥有序地开展登记备份工作

登记备份工作面广量大，必须有重点、有次序地开展。要把涉及民生、涉及社会稳定的专业档案作为重点，作为优先次序，先易后难，先重点后一般。要选择试点，以点带面，分期分批开展登记备份工作。在登记备份工作全面铺开以前，应制订登记备份工作具体规定，确定试点单位，由点到面、渐次推广，切忌一哄而上。对承担社会管理、公共安全等职能的单位，如社保、医保、民政、公积金、土地承包、山林草场承包、房产、土地、城建等重要涉民单位，应作为登记备份的重点单位或试点单位。已完成数字化工作或完成电子公文归档的单位，有档案信息化的基础，也可以优先安排登记备份。在需要备份的电子文件、电子业务数据、档案数字化成果这三方面内容中，也可把前两种作为重点，优先备份。总之，要经过摸底调查，区分轻重缓急，有计划、有步骤、由重点到一般、由易到难、由试点到全面、有次序地开展档案与电子文件的登记备份工作。要做到：狠、准、稳，就是狠下决心，找准切入点，稳步推进。

（三）把登记备份工作与贯彻国家档案局8号令、9号令和《国家基本专业档案目录》有机结合起来

一是要依据国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确保反映党和国家重要工作、反映各单位基本职能和涉及公民、关系广大人民群众切身利益的文件材料列入归档范围，列入登记备份报送范围。各单位档案室保存的档案电子文件，按照现有档案法律法规，需10—20年移交进馆，进馆时一旦发现有缺漏，往往时过境迁难以补救。因此，在每年的登记审核阶段，就应掌握各单位当年档案电子文件形成情况，发现不归、漏归者，及时督促整改、补充完善。二是要将列入进馆范围的档案与电子文件及时备份进馆。去年，国家档案局印发了9号令《各级各类档案馆收集档案范围的规定》，各级档案馆应结合实际精心制订细则，在3年内完成接收范围的调整。凡列入接收范围的单位所形成的档案与电子文件，可列入同级档案馆登记备份范围。三是登记备份的范围要优先考虑《国家基本专业档案目录》中规定的5大类100种专业档案，重点考虑本级党政机关一级、二级甚至三级单位永久档案，切实做到把对国家和社会、对广大人民群众具有保存和利用价值的档案应登记的全部登记，应备份的全部备份。

（四）把登记备份工作与数字档案馆、室建设有机结合起来

档案与电子文件登记备份是以电子数据的形式进行的。要确保备份的数据具有原件的特性。无论数字化成果还是电子文件，都应体现档案形成、处理的历史面貌，具有档案原始性、凭证性的相关要素。如，一份纸质档案应全息扫描，数字化成果应包含这件档案的所有相关信息；一份电子公文备份应同时包括版式文件、文件内容、发文单、背景信息和重要元数据。备份数据原件特性越强，登记备份的档案信息资源安全保障、证据保全和资源的整合功能作用将发挥得越充分。档案室在登记备份前的数据准备，需要完成传统档案数字化、电子公文的数据捕获和整理以及电子业务数据的脱机、打包备份等工作。这些工作必须要有一定的信息化技术支持和软硬件设备支撑。同样，档案室向档案馆报送备份数据，也需要一定的信息化平台和计算机用房等软硬件保障。因此，档案与电子文件的登记备份工作是以数字档案馆、数字档案室建设为基础的，要实施登记备份，就要加强数字档案馆、室建设。

（五）要实事求是，因地制宜地开展登记备份工作

各地区、各单位条件不同，情况不同，不能一刀切，而要根据本地区各单位的实际情况和可能条件，实事求是地提出要求，因地制宜地采取办法，积极稳妥地向前推进。不提脱离实际的口号和要求，不搞华而不实的项目和活动，不搞形式主义，不做表面文章，不去互相攀比。能以何种形式备份，则以何种形式备份。求真务实，扎实开展，求得实效。特别要充分利用已有的软硬件条件和网络环境，利用已有的组织架构和成熟技术，在已有的数字档案馆、数字档案室建设的基础上，进一步丰富内容、增加功能、扩展容量、提升水平。凡是以前有基础的，都不要另起炉灶，再搞一套。

同志们，开展档案与电子文件登记备份工作是档案事业三个体系建设的重要创新，是各级档案部门在新形势下面临的一个新课题，是增强档案服务能力的一项新内容。还有许多事情需要我们去做，有许多难题需要我们去破解。让我们以科学发展观为指导，认真研究、积极推进，结合实际、大胆创新，统筹安排、扎实开展，以优异的创新成果迎接党的十八大胜利召开！