建设工程资料现场指导工作思考

一、理清建设工程的类别性质，做到心中有底

全面了解工程项目的性质，在心中把握好事前控制的尺度。一般而言，常见的建设工程分为基础设施建设与房屋建筑工程两类。其中基础设施建设以道路与桥梁为主，房屋建筑又以工业厂房与民用建筑为主。作为一名城建档案管理者，上工地现场前，就必须结合《建设工程文件归档规范》，熟悉工程各方责任主体（建设、施工、监理单位)各自对应的工程资料有哪些，这些资料中的重点又是哪些。只有先弄清楚这些问题，才能在工地现场指导起来游刃有余。其中，要重点熟悉如下两方面工作：

（一）理清建设工程资料的形成主体及分类脉络。根据《建设工程文件归档规范》要求，建设工程文件归档针对不同的形成对象，有其不同的产生文件的单位，建设单位形成的A类文件资料，按从立项至开工前的程序，所应具备的文件，即立项文件、建设用地拆迁文件、勘察设计文件、招投标文件、开工审批文件、工程造价文件及工程建设基本信息文件。监理单位所形成的B类“三控两管”文件资料，即质量控制、进度控制、造价控制文件、监理日常管理及验证文件资料。施工单位按技术管理资料与技术保证资料形成C类文件资料及竣工图D类文件资料；另外，建设单位为主，建设工程各参与单位共同形成工程竣工文件E类文件资料。只有理清上述工程资料形成的大脉络，才能有针对性地对各责任主体的责任有的放矢。

（二）针对工程项目的具体特点，要有针对性地收集好相关的重要工程资料。政府投资的大型工程，其立项文件比较多且复杂，有关立项的会议纪要及相关领导的批示就应作为立项文件的重要一项予以关注，很多项目反反复复开会研究，形成了多次立项意见性文件，这些多次研究形成的会议纪要或意见性文件也得作为该工程立项文件予以保存；工程施工图经过审图并出具了审图报告，如果在施工过程中进行了设计变更的，尤其是结构方面进行的变更，按有关规定须送重新审图的，那么提出变更单位的书面意见、监理单位的签署意见、审图单位最后出具的复核或重审报告都必须作为资料予以保存；同样，在监理资料中对引起重大变更及重要隐蔽的项目，也应形成相应的书面资料予以保存。

二、积极介入技术交底会，做到有的放矢

根据《建设工程监督导则》要求，在工程开工前，必须进行技术与资料交底工作。很多地方建设行政主管部门已把城建档案部门作为技术与资料交底会议的必须参与方参与此项工作。没有参与质监部门技术交底会的档案部门，也应在建设单位办理报建手续时书面告知建设单位要单独组织专门的工程资料技术交底会。在工程技术交底会上，城建档案部门参会人员应做好下工作：

（一）明确建设工程参建各方责任主体的资料收集的范围、要点、深度及责任。

（二）下达现场业务指导计划书。房屋建筑工程的指导计划书主要以基础、主体、竣工验收（以下简称“三大验收”）时间作为现场指导的时间节点（见后附《建设工程（房屋建筑）资料现场务指导计划书》）；市政基础设施如道路工程，可以以路基、路面、竣工验收的时间作为现场指导时间节点。房屋建筑工程基础验收时，主要对建设单位的立项、报建等相关资料进行查验；主体验收时，主要侧重对施工单位在各分部工程形成的各种资料进行查验；竣工验收主要查验各方责任主体各自的质量评价（检查）报告及相关报验文件。市政基础设施工程如道路工程，路基分部验收时，主要查验建设单位立项、报建等相关资料；路面分部工程验收时，主要查验施工单位各项性能实验数据文件、原材料进出场记录文件等；竣工验收时，主要查验各方责任主体各自的质量评价（检查）报告及相关报验文件。

（三）对声像资料与要求移交电子资料的工程，需做好进一步的明确要求。声像资料，必须向建设、施工、监理单位明确拍摄部位及时间要求，尤其是有重大安全隐患或工程项目的关键部位、关键工序，必须做好声像资料同步保存。有电子资料移交要求的，对电子档案积累形成的格式、标准要向责任单位交待清楚。

三、现场把握关键问题关键环节，做到规范有序

在现场查验工程资料时，如何判断该资料是否完整、真实，笔者觉得可以从如下方面入手：

（一）查验各项资料之间的交串对口情况。建设工程在施工过程中，不但有施工单位形成资料，监理单位也会同步形成相关的监理记录，这一点在关键部位关键工序的施工中体现得尤为突出，我们就是要从中找出各项资料之间的时间、记录联系，核实其交串对口情况。如在现浇砼结构件时，施工单位形成的记录（资料）有：商口砼的入场记录、坍落度的测量记录、混凝土施工记录、同养及标养试件的留置记录；监理单位在该部位施工时形成的记录（资料）有：监理旁站记录，坍落度的复核记录及监理日记。也就是说，对该现浇砼结构件的施工，我们可以从施工单位与监理单位各自形成的资料中可以查验记录（资料）是否真实，时间上是否一致等等。

（二）查验资料的准确性与完整性。工程施工的过程中，各方责任主体之间的工作交流，一般是通过书面的格式文件进行的，且各方责任主体所用的格式文件都是不同的，我们就是要通过各方责任主体之间的书面文函，来查验资料的准确性与完整性。根据《建设工程监理规范》规定，监理单位使用的是A类表，施工单位使用的是B类表，各方通用C类表。监理单位在对工程项目实施监理的过程中，使用最多的是对施工单位使用的A类表。监理单位为某个工作内容给施工单位下达了《监理工程师通知单(A.0.3表)》，施工单位收到通知单后，对该通知单所涉及的内容进行处理后，也应该将处理结果采用《监理工程师通知回复单（B.0.9表）》这种格式文函向监理单位进行回复。也就是说，《监理工程师通知单(A.0.3表)》与《监理工程师通知回复单（B.0.9表）》是一一对应的，在实际工作是应该是配套存在的，缺一不可。我们就是要通过上述内容和方法，查验各责任主体之间的资料是否准确、完整。

（三）查验资料的程序性与法定性。资料的法定性与程序性俗地讲就工程资料最后签署意见的人（单位）合法性与程序性的问题。按《建设工程施工质量验收规范》要求，分部工程验收的组织是施工单位的技安部门，组织者是施工单位的技术负责人，那么对《分部工程验收记录》最后应该签署的是施工单位技术负责人及盖施工单位章，而非项目经理及项目部章。同样，对竣工验收形成的各类会议纪要、质量评价报告、竣工图等等资料，最后落款的签章应该是施工单位章，而非施工单位项目部章。当然，按《建设工程施工质量验收规范》要求，分项与检验批的验收，其组织验收的是项目部相关技术人员，那最后签证的是项目部章就行。也就是说，工程资料最后签章的人或单位要按相关的规定来约定签署，不能随便视之，确保工程资料的程序性与法定性。

（四）形成规范的移交清单。工程竣工验收会议上，城建档案部门参会人员应该对照、查验建设单位提交的工程项目移交清单，书面指出漏项、缺项项目，并要求建设单位按《城市建档案管理规定》（建设部第90号令）的规定，在工程竣工验收后三个月内，向城建档案部门移交符合规定的工程档案。四、加强技能更新，做好一线资料员培训工作对成片开发及投资较大、工期较长的建设工程项目，城建档案部门可以定期安排专人，上工地现场对一线资料员开展业务培训工作。当然，有条件的城建档案部门，还可以定期集中举办一些讲座或资料收集观摩活动，通过查验已形成的资料，找出存在的问题，以加强对一线资料员的业务素质教育工作，提高他们的资料收集积累水平。工程资料的现场指导工作不但是城建档案部门的一项业务要求，也在树立良好对外形象的同时，提高了对今后移交进馆的工程资料的质量。我们只有不断探索新的工作方法，才能为城建档案事业的发展再创新高。

作者:张丽娟 单位:湖南省常德市城建档案馆