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简述知识管理与档案管理

一、知识与档案

人们在社会实践中积累起来的经验,我们把它称之为知识。它属于认识范畴,是一种精神产品。而档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。是属于物质形态与意识形态的综合范畴,它既是一种精神产品,同时也是一种经过逻辑加工的记录信息的实体。知识和档案都是在社会实践活动中产生的,都具有继承性,都是为满足人类社会实践活动服务的。知识是人们通过大脑把接收到的信息经过加工、处理、分析、综合和推理而形成的系统化的信息,所以知识是人类大脑对大量信息筛选、加工的产品。而档案是贮存和传播知识的一种重要形式,具有原始性、权威性、可靠性、系统性、完整性、连续性和综合性强等特点。不难看出,知识和档案既有区别又有联系,档案是信息内容及其载体共同所构成的统一体,作为知识的载体之一,负有储备重要知识的使命。档案离不开信息内容,其所含的信息内容也不能脱离档案的载体而孤立存在。

二、知识管理与档案管理

知识管理作为一种创新理念,起源于20世纪80年代迅速发展的“战略性人力资源管理”的思想。笔者认为所谓知识管理就是以知识为核心的管理,是企业为了提高竞争力而对企业内外的各种信息、知识进行有效的识别、全面的收集、科学的加工和充分的利用,并且通过知识的共享和创新实现知识的增值。主要包括:对记录有知识的载体的管理、对知识信息或有关知识的信息的管理以及对知识实践活动的管理。档案管理首先表现为对档案实体的管理,即由档案部门遵循档案工作的基本原则,对档案原件实行集中、有序的质量及安全管理,主要包括档案的收集、整理、鉴定、保管四个环节。知识管理与档案管理都是对人类认识的加工过程,都是对人类认识过程中所产生的各类信息的收集、加工、贮存、传递与利用的过程,同属于信息管理的范畴,知识管理包含档案管理并最终为企业发展服务。知识经济时代档案管理就是知识资源管理,知识资源管理是知识管理的基础工作,知识管理一般是从知识资源管理起步。企业档案是企业重要的知识资源,档案管理是知识管理的重要内容。档案管理应以知识管理为发展方向,知识资源管理应以档案管理为核心内容。

三、企业档案管理是企业知识管理的重要内容

知识经济是以知识为基础的经济,是建立在知识的生产、分配和使用之上的经济。知识管理则是企业适应知识经济发展而作出的战略性的反映,从一定意义上讲,知识管理就是企业管理其所拥有的知识和运用知识进行管理的过程。既然企业档案是企业重要的知识资源,那么,企业档案管理本身就是对知识的一种管理活动和过程。企业档案管理工作,包括对具有归档保存价值的文件材料的形成、积累、整理和归档的监督、协助和控制,以及对档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、统计、检索和开发利用等工作。这一管理过程,实际上是对企业档案这种显性知识的获取、积累、储存、保护、控制和开发。企业档案管理对于积累和保存企业知识,维护企业发展真实的历史面貌,保持企业核心竞争力等方面,都起到了重要的作用。运用知识进行管理是企业知识管理的一个重要内容。可以说,企业对其知识的管理是基础和手段,而运用知识服务于企业各项管理工作则是知识管理的根本目的和归宿。企业档案中凝结着企业科研生产、经营、基本建设的经验,对企业各项管理工作具有直接和间接的凭证和参考价值。它为企业经营决策提供现实和可靠的依据,是企业各项管理活动的直接依据和参考。但是,档案中积累的知识如果不被管理者开发、不能有效地被运用,那么,其价值只能是潜在的而非现实的。因此,如何实现档案价值、实现档案知识共享是档案管理部门和人员必须面对的重大理论和实践难题。面对日益剧增的、动态的电子文件和企业对档案信息的大量、及时的需求,档案管理者必须停止扮演实体保管员的角色,而成为概念、知识的提供者。运用档案中记载的知识服务企业各项管理,可以有多种方式和方法。如我公司的档案人员将过去所有出口产品档案进行开发编研,汇编成册。科研人员从中发掘过去的经验和教训,用于新产品的开发,取得了显著的效果。

四、知识管理对企业档案管理的影响及对策

随着经济全球一体化进程的加快和科学技术的迅猛发展,知识管理越来越成为众多企业适应新经济时代要求的一种获取和保持竞争优势的重要选择。有资料显示51%的美国公司已经实施了知识管理。我国一些企业也开始进行知识管理的实践。因此,探讨和研究知识管理对企业档案管理的影响及其对策,是新时代对企业档案管理工作发展的现实要求。1.知识管理要求拓展和完善企业档案管理职能。作为一种新的管理思想和方法,知识管理对企业战略、管理模式、业务流程、人力资源管理、信息管理等方面都会产生不同程度的影响。随着企业知识管理的加强及信息技术的不断运用,档案管理的职能也在发生相应的转变,企业需要拥有全新的档案管理模式以适应这种需要。其职能的根本转变,我认为主要体现在:从过去对档案实体的管理转向注重对档案内容即知识的管理,并强化对档案知识的开发利用,实施档案管理的智能化服务,实现企业档案知识资源的共享。这种角色转变的要求将导致档案人员将职能重心从实体管理转向信息管理、知识管理,其目的是要保证数字时代社会记忆的完整和向人们提供高质量的信息和知识服务。这就要求我们广大档案工作者要转变观念,将档案管理真正看成是企业知识管理的重要组成部分,在企业知识管理的整体要求和规划下完善档案管理职能。职能的转变赋予企业档案职业更新的内容,同时也带来档案人员角色的转变即从档案实体保管员转变为档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者。2.知识管理对档案管理技术提出新要求。随着企业信息化程度的提高,企业的生产、经营方式正逐渐走向自动化、智能化,如:OA、CAD、PDM等现代信息技术在企业中的应用,产生了大量电子化、数字化文件,这对企业的档案管理提出了新的挑战。传统的纸质档案管理主要是针对档案的实体化管理,缺乏对档案信息资源的深入开发,所以很难适应企业知识管理及信息化带来的挑战。但是,信息技术在企业生产、管理中的大量应用,又为企业档案管理提供了很好的转变契机,促使企业档案管理从传统的实体管理向运用信息技术,积极开发档案信息资源,挖掘档案中蕴涵知识的方向转变。所以,我们必须积极利用各种信息技术,开发具有数据分析和决策支持功能的档案知识管理系统,推动企业知识管理水平的提高。4.知识管理要求强化档案知识智能化服务意识,实现档案知识共享。提供优质、高效的档案知识服务,实现档案知识共享是企业档案知识管理的最终目标,也是档案部门与企业其他部门和外界联系的纽带。信息技术的发展,为企业档案管理提供了一次新的发展契机,互联网以它独有的魅力展现了一个动态的世界。档案知识智能化服务可以通过建设企业知识管理平台,提供知识导航,知识咨询等方式实现。在日益发展的网络环境下,这种服务的方式将更容易实现,在企业内部,可以通过构建企业局域网来实现知识的传递和共享。对于企业外部的知识传递,可以构建相应的企业外部网,实现企业和客户、市场的知识交流。局域网的用户可以直接访问此系统,而外部网的用户则可以通过档案管理机构的主页或者企业的站点,直接链接到知识服务子系统,从而获得有效的档案知识服务。4.知识管理要求提高档案管理人员素质,塑造“知识人”形象。现代企业管理飞速发展,企业许多管理职位从业人员的素质都在不断提升,而企业档案管理人员的素质一直是影响企业档案管理水平的重要制约因素。知识管理要求作为参与信息管理、知识管理的档案工作者必须提高自身素质,掌握管理学和现代企业管理知识,熟悉企业业务流程。作为档案工作者一定要通过自身的努力,成为成功的信息主管和知识主管。

作者:余琴 单位:航空工业航宇救生装备有限公司

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