“五常法”在高职档案管理中的应用

一、引言

档案管理是高职院校管理工作中的重要组成部分，传统的档案管理存在的问题，已经不能适应现代化高职院校建设的发展需要，采用“五常法”进行管理，既可以保证高职档案管理工作持续有效地发展，又可以保证学校珍贵资料的完好和准确性，同时还能培养一批优秀的档案管理人才。

二、五常法含义

五常法来源日本，香港五常法协会率先将它改为“五常法”。其包含的意义包括：常组织（收集、存放、清除、回收、利用等）、常整顿（标注、保管、管控）、常清洁（检查、清扫、维护）、常规范（布置、指引、整理、调整、规则、评估、公示）、常自律（问责、训练、记录、审核）。

三、高职档案管理的现状及问题

第一，由于学校的人员流动快，在过去很长一段时间内，高职对档案管理工作的认识普遍没有上升到一定高度，管理意识薄弱。领导层的注意力主要集中在生源、学校形象、专业设置、课程设置、人才培养、教学大纲、就业创业等方面，而将档案管理工作视为辅助性内容放在次要的位置上。形成了档案管理职责不清、缺乏工作规则的情况，导致了档案资料的存放不当甚至是丢失、遗漏。[1]第二，档案的管理方法和方式也存在问题。例如管理理念滞后的问题，高职的档案管理普遍沿用的是传统的管理模式，保管和利用以及整理等工作都是采用传统的立卷归档、整理、装订等手法，先进的数字化管理和建设没有被采纳进来。网络技术平台没有建立和完善，因此针对现代管理中的档案利用、编研、远程查阅、上传、下载等功能，高职档案管理还远远达不到使用的要求。[2]第三，档案管理人员缺乏相应的专业技能，兼职性、流动性比较大。传统的管理模式是设置一人担任档案多项管理工作，或者让其他专业人员兼任档案管理人员。实际上身兼数职的形式根本无法令档案管理工作中的收集、管理、保管等环节达到要求。而且兼职人员一般都另有工作需要完成，无法集中精力和时间去进行档案工作的专门研究和工作部署。长期积累下来就形成了高职档案管理缺乏专业专业人才、档案收集、整理、归档环节不规范的情况，导致高职档案管理工作整体水平不高，给学校的管理形象造成负面影响。[3]

四、五常法档案管理模式分析与探讨

第一，常组织。对档案管理工作进行区域区分，如办公区和借阅区应划分清晰，办公区内存放的是档案管理部门的办公用品，如电脑、文件柜、办公桌、办公室设备等；借阅区要营造安静、整洁的借阅环境，包括桌椅和书架、照明设备以及供查阅的电脑终端设备等。档案管理区域划分为存档区和清理区。存档区要对档案进行移交、登记、立卷、归档等工作流程的执行。清理区包括对等待清理的档案和等待整理的档案，都应分类存放，整齐摆放，同时要有清晰的标识，保证不会遗漏或者丢失。第二，常整顿。首先，是对存档的档案进行分类，学校的档案一般可分为党群、行政、教学、科研等门类，拥有声像、实物、文件等多种形式和载体。按照门类、形式、载体对这些档案进行存放后，按照统一管理的原则进行存档。其次，确立归档文件的分类号、文件号，统一录入计算机检索系统。另外，是对重要、珍贵的档案进行扫描录入，方便今后远程查阅或者快速调取。最后是定期检查已存放档案的保存情况，如果发现声像有损伤、纸张破损、字迹模糊的档案需要进行修复和维护，可以通过裱糊、复印、重新刻录、装订等方法，恢复档案的原貌，保证档案存放的整体质量。第三，常清洁。创建清洁、安静的档案管理区域，需要日常的清洁和维护。首先做到“防尘”。确立细致的清扫工作流程和规则，对档案存放区域进行定期、全方位的打扫，确保整洁的工作环境。其次是清扫工作也要做到规范化、制度化，要对清洁人员设置清晰的工作的职责，制定清洁标准，包括清扫办公区、阅览区、档案存放区的工作、开窗透风的工作、防尘防潮工作、地板清扫工作等，都要严格的工作细则和考核标准，供工作人员遵照执行。第四，常规范。首先是制定档案管理工作准则，采用有效的管理措施，对档案管理区域的环境、设施、安全管理等要有严格的要求和标准。其次是制定档案管理人员的工作准则，要求管理人员要加强专业学习，对制度严格执行，遵守考核规范。另外，是建立档案管理制度，形成档案归档、结语、鉴定、销毁等工作规定和条例。保证管理制度有理有据有细节，学校档案工作有章可循，有法可依。第五，常自律。档案管理人员要经常通过开展活动、学习、培训等方式加强自身各项工作能力和素质，用积极主动的工作态度面对档案管理工作，养成廉洁自律的自觉性和工作习惯，脚踏实地、解放思想，用细心和耐心提高档案管理工作水平，提升职业素养。

五、结束语

高职院校如今面对的是内涵建设、管理提升的重要任务。更新管理理念，探索先进的管理模式，才能应对各项挑战。档案管理工作进入学校加强管理工作的日程是大势所趋。采用“五常法”贯穿在档案管理工作，可以帮助高职院校管理尽快形成规范、高效的局面，营造更好的社会形象。

作者:张练 单位:内江职业技术学院

参考文献：

[1]许敏,基于.“五常法”的民办高职档案管理模式探讨[J].兰台世界,2012(32):52-53.

[2]辛明华.高职档案管理的创新与优化探析[J].东方教育,2014(Z1):191-191.

[3]江雪梅.对高校学生网络道德教育的思考[J].教育探索,2007(4).