办公室行政管理现状及建议

摘要：办公室作为一个综合、全面的办事部门，是单位的重要职能部门，处于机构运转的中枢，起着承上启下、联系各方的作用，行政管理工作涉及多个方面，包含文秘、档案、值班、信息、督察，甚至人事、宣传、保卫等繁杂的工作。本文主要从办公室的重要性入手，结合工作实际，对如何做好办公室行政管理工作进行了一系列的思考。

关键词：办公室；行政管理工作；重要性；思考；建议

随着社会经济的快速发展，办公室的职能地位越来越突出，尤其是办公室行政管理工作，在企事业单位的发展过程中有着越来越重要的作用。办公室行政管理工作人员，不仅需要具备专业的办公管理知识，还要求具备良好的交际能力、沟通能力等，因此办公室行政管理工作者通常是综合素质较高的人才。本文结合笔者的工作经验，对办公室行政管理工作的重要性进行研究分析，并对办公室行政管理工作的技巧与职能进行分享，最后对办公室行政管理工作提出几点建议，以期能够为行政管理工作的开展提供一些参考。

一、概述办公室行政管理工作的重要性

1.具有上传下达、左右协调的功能

办公室作为一个重要的职能部门，在组织上有着上传下达、左右协调的功能。在日常的行政工作中，主要是对上级部门的命令进行传达，然后积极地处理好领导与各下属部门之间的工作关系。

2.搜集建议意见，倾听包容，是员工的“娘家人”

由于办公室是一个综合性较强的部门，所以在组织中有着桥梁与中介的作用。因此，在行政管理工作中，要使办公室发挥真正的职能，就需要广泛地搜集各个部门的意见与建议，并且对员工之间的情感进行调节，从而使办公室行政管理工作的效率得到进一步提升。

3.具备较强的执行能力，为领导出谋划策，为群众办实事

办公室是组织中的一个核心部门。主要体现在执行领导的命令，为领导出谋划策，满足群众的需求等。

二、办公室行政管理工作的技巧和职能

1.发挥助手作用，善于处理问题

在组织当中，办公室相当于上级部门或者领导的辅助机构。所以，办公室行政管理工作人员如同领导的助手，需要具备较强的观察能力，随时了解上级部门或者领导的需求，从而为领导提供有利于各项决策的建议。同时，办公室作为一个协调部门，要体现出高效率，对各项问题进行妥善处理是十分必要的。

2.精于献计献策，善于思考问题

办公室的行政管理人员，通常扮演着秘书、参谋长的角色。所以，做好办公室行政管理工作，充分发挥参谋作用是至关重要的。在日常的办公室行政管理工作中，既要做好政策性调研工作，又要做好决策性调研工作，还要做好经验性调研工作，目的是通过多方位的思考与调研，为领导提高有利于决策的依据，促进组织的快速发展与进步。

3.完善执行能力，善于与人沟通

一方面，办公室不仅仅是辅助机构，同时也是传达机构或者执行机构。因此，在工作中，应不断完善执行能力，对上级部门或者领导的各项指示进行及时的平行传达或者向下传达，并且积极贯彻与落实各项任务。另一方面，办公室有着重要的桥梁作用。要善于与人沟通，使各部门建立友好的工作关系。换言之，作为沟通上下的职能部门，要懂得深入协调各部门、人员之间的关系，齐心协力地完成各项任务。

三、对办公室行政管理工作的思考和建议

1.处理好服务领导与日常事务的关系

办公室行政管理工作是一项综合性的、系统性的工作，因此既要处理好服务领导的工作，又要做好与自身相关的日常工作。将两者进行有效协调，是十分必要的。只有既保证工作的重点，又能够统筹兼顾，才能使办公室行政管理发挥重要的作用。所以，在行政管理工作中，工作人员要始终围绕全局工作、重点工作以及中心工作来开展。也就是说，日常工作要让路于中心工作，及时领会领导的意图，把握工作的动态，提高工作的计划性，使重要工作及时落实到位，并逐步处理好各项日常事务。

2.协调好行政工作与单位各级组织的关系

随着市场经济体制的不断变革与完善，办公室的职能范围在不断扩大，因此，在日常工作中，不仅需要协调上下之间的关系，还需要协调驻地与本地等关系。总之，行政工作与单位各级组织关系的协调应遵循两个原则：一方面，在管理工作中，要维护好行政领导的地位；另一方面，协助各级组织发挥好部门作用，使组织各部门联络成一个整体。

3.提升自身素质，争做万能型管理员工

在办公室行政管理工作中，不断完善自己，提高自身的综合素质，争取做万能型的管理员工是提升办公室服务质量，有序开展各项工作的重要途径。因此，要求办公室行政管理工作中，不断提升通盘考虑的意识，使各项任务都能做得步步到位。此外，还要不断提升创新意识，提高办事质量，以满足各级需求，不仅如此，还应不断提高沟通能力，通过交际艺术来协调上下之间的关系。

四、结束语

办公室行政管理工作是组织机构中非常重要的组成部分，它不仅维系着组织内部各项事务的正常运转与处理，同时也维系着各个部门或人员之间的良好工作关系。目前，办公室行政管理工作仍然存在效率低等问题。本文结合实际笔者的工作经验，谈了谈对办公室行政管理工作的认识及其重要性，同时也提出了做好办公室行政管理工作的一些技巧与建议。总之，要使办公室行政管理工作得到较大的提升，必须处理好服务领导与日常事务的关系，协调好行政工作与单位各级组织的关系以及不断提升自身的综合素质。

作者:赵娜 单位:中铁十一局集团第五工程有限公司

参考文献:

[1]敬胜.关于做好办公室行政管理工作的深层次思考[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2013，6（21）：66-67.

[2]刘翠贤.浅谈如何在新形势下做好办公室行政管理工作[J].办公室业务，2012，7（19）：33-34.

[3]赵文忠.新形势下做好办公室行政管理工作的几点思考[J].办公室业务，2012，4（23）：19.

[4]朱中杰.做好新时期办公室行政管理工作的思考[J].科学咨询（科技管理），2010，9（22）：69.