工程项目档案信息化建设措施

【摘要】伴随着计算技术与信息技术的快速发展与广泛应用，企业档案管理也打破了传统纸质管理形式，逐渐趋向信息化建设。尤其是工程项目档案管理工作，由于工程项目不断变化，进而要求档案信息与之同步，实时搜集新信息资源从而跟上工程项目建设。因此，构建工程档案信息化建设方案和保障分析成为当务之急。

【关键词】工程项目；档案信息化；措施与保障分析

1引言

现如今，档案信息化建设作为工程项目组成部分，工程项目档案信息化保证了档案信息搜集全面、完整，管理效率的提高，为工程项目的顺利开展提供依据。因此，制定可行性档案信息化建设方案与保障分析成为基础前提，也是企业重要研究课题。

2工程项目档案信息化建设重要作用

2.1为工程项目提供真实的历史材料。伴随着信息化进程的深化，工程项目档案管理得到了重视。对档案管理提出了新的要求，要求创新管理方法、管理水平、优质服务，电子技术档案管理成为发展必然，网络技术、数据库技术的快速发展，为档案信息化建设与管理创造了条件，保证档案管理规范化、数字化，更好的服务工程项目。2.2创新了档案管理形式。传统纸质档案管理形式已经无法满足现代企业发展，信息化建设成为当务之急。因为信息化档案管理形式创新了档案管理方法、提高了管理水平；融入了计算机技术、声像技术、网络技术等，实现了简化立卷、深化检索的目标要求。

3项目工程档案信息化建设措施

3.1完善档案信息化制度。档案工作是项目工程顺利施工的组成内容，而想要实现档案信息化建设就要注意制度完善。通过完善的档案信息化制度对管理人员行为形成约束、认识到档案建设的重要作用。所以，完善的法律制度也是确保项目档案信息化建设的根本途径，是业主和参建单位档案管理主要根据。首先，结合工程项目各阶段的档案管理需求，设置档案管理团队、信息技术团队、档案管理网络体制，制定相关管理制度，例如：《档案管理规定》、《项目档案整理实施细则》、《公司档案分类编号规则》、《电子档案管理细则》等。3.2保证制度的落实。档案信息化制度的落实是保证档案管理工作的基础前提，档案信息化制度有效性还应加强落实监督工作，科学管理档案进而提升档案管理水平。工程项目档案涉及：监理、施工、设计、业主等多项内容，与建设单位有着密切联系。档案管理部门主要职责是制定文件的信息分类、技术标准、归档时间，确保档案准确、系统、全面。此外，企业引导员工科学认识项目工程档案制度与档案管理的重要作用，优化分工，强调在其位谋其职。制度的落实有助于档案信息化建设时的科学决策，达到标准要求。经过实践证明，公司在完善信息化制度并保证落实后，在与施工单位、监理单位、设计单位签署协议时将档案及信息化管理标准和奖惩制度纳入合同，通过合同条例起到制约作用。各合同单位进场时进行培训，日常检查，按月会议总结，及时发现档案管理中存在的不足，制定解决方案从而提升档案管理实施效果。3.3档案数字化建设。第一，硬件平台构建。各企业通过小业主，大监理管理形式，采取档案信息化建设，业主和监理、施工、设计单位利用局域网构建档案信息化网络平台，提高管理效率。项目工程与档案文件多样化、档案信息化应用功能，企业设置档案部门，引进扫描仪、打印机、计算机，结合工程不同时期需求设置档案库房，保证档案搜集、整理、储存工作的有序开展。第二，软件平台建设。公司采用J2EE架构的档案管理信息平台，建立一个覆盖集团化企业总部及下属各级单位、各级单位间互联互通、能满足各级单位档案现代化管理、开放的、易于扩展的档案管理平台。实现系统内集中统一的档案业务平台，使得各单位档案业务规范、数据格式统一、信息展示统一，系统内档案信息资源能够得到安全可靠的存储和充分共享利用，使得档案业务工作实现信息化管理、档案收集整理工作最大限度实现自动化、档案数据访问权限得到安全控制、档案利用方式更加简单方便。对受施工条件影响无法进入网络，可以实现本机标准录入导进信息系统，并批量挂接电子文件。第三，档案数字化工作开展。数字化工作内容为档案目录数据库和电子全文的建设，也是信息资源建设基本工作，选择数据库技术展开现有非数字化内容的记录。随后，将其转成结构化、共享的数字化目录数据库的过程。首先前端介入，在项目建设单位进场时，就集中组织相关人员进行档案管理制度及系统操作培训。其次过程控制，过程控制大体分两部分：一部分在项目建设过程中，日常检查档案归档进程时一并检查档案数字化工作。协调承建单位、监理单位、设计单位在档案信息管理系统上档号分配和数据录入。另一部分，通过对其它应用系统采用标准数据采集接口，实现真正的文档一体化；实现与单位门户、机构用户、统一认证等基础设施的集成；提供标准的档案信息转入接口。最后是后期检查，档案管理部门检查各部门各单位归入的档案时，检查其是否满足档案相应制度要求，是否与信息系统内容一致。这样将档案数字化工作前置化、规范化、日常化，确保了档案数字化的真实有效，全面系统。3.4档案安全建设。档案信息化安全包含：网络安全、储存环境安全、文件安全。相关单位应将档案安全视为日常工作内容，将安全工作和岗位责任连接展开安全责任制。此外，制定紧急应对措施，以防发生突发状况能够及时应对，减少档案信息损失。在信息网络方面采取物理隔离、专人运维管理、在系统和终端计算机中安装正版防护软件、电子文件进行水印管理等措施，并签署信息安全保密协议，定期进行网络系统检查、信息安全引导，保证档案信息化建设可持续进行。3.5档案利用服务。档案信息资源开发作为档案工作内容之一，怎样更好的服务企业发展和工程建设、提高档案利用率是重要工作内容。因此，档案的利用也是档案工作的关键，在档案管理中有着重要作用。通过档案信息管理系统，开放案卷级文件级目录信息，通过相应的审批流程，利用档案电子文件。并且开发档案移动端的利用服务，大大增加档案信息化工作查询服务机制，从而更好的提高工作效率与管理质量。

4结语

通过上述控制措施，工程建设项目文件归档质量取得了不错效果，项目档案内在质量得到了持续提升。总而言之，工程项目档案信息化建设应立足于多方面、全过程，才能更好的为工程项目所服务，提高档案信息化建设水平。

【参考文献】

[1]张蕾.信息数字化环境下如何加强工程项目档案管理[J].中国管理信息化，2018(06).

[2]李娜.提升档案管理水平的对策研究[J].中小企业管理与科技(中旬刊)，2016(10).

[3]梅园，廖勇.工程项目档案信息化探索[J].办公室业务，2016(03).

作者:曾皓 单位:雅砻江流域水电开发有限公司