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工程档案在经济管理的保障作用

摘要:随着市场经济体制的不断转变,经济管理逐渐成为当前事业单位主要的管理方式,经济管理的高效应用是促使事业单位工作质量提高、工作效率提升。山东省东营市2021年重点工程项目有包含河口区城区排水综合整治工程在内的76个项目,在东营市委、市政府制定的《东营市重点水务工程建设实施方案》中,包括6大类227项东营市重点水务工程,估算总投资130亿元。工程项目的实施、工程建设的发展对推动事业单位的经济发展、城市整体经济发展起着关键作用,工程档案管理日益显现出在事业单位经济管理中的地位和作用。文章通过分析东营市水务工程档案管理工作,就如何更好地开展水务工程管理和工程档案管理工作提出几点建议。

关键词:工程档案管理;事业单位;经济管理;措施

1东营市2021年水务工程情况

在今年发布的《东营市2021年国民经济和社会发展计划》中,公布了2021年全市经济社会发展的重点任务和措施,主要包括“扩投资促消费,重点是持续加强项目建设,深挖消费需求潜力”、统筹推进疫情防控和经济发展、构建现代产业体系、加快城市和基础设施建设、提升生态建设水平、深入实施重大战略、推进全面依法治市、全力保障公共安全等八大方面。鉴于2018年的“温比亚”和2019年的“利奇马”两次超强台风创造的东营市降雨强度和广度的历史峰值,避免持续的强降雨给东营市带来严重洪涝灾害,给全市经济社会发展造成严重影响,维护广大人民群众的生命和财产安全,东营市水务部门集中编制了《东营市小清河流域防洪综合治理方案》《中心城无内涝城市建设实施方案》,东营市委、市政府制定了《东营市重点水务工程建设实施方案》。东营市抢抓用好全省“根治水患、防治干旱”的重大历史机遇,立足加快补齐水务基础设施短板,谋划实施了一揽子重点水务工程,包括6大类227项,估算总投资130亿元,主要包括小清河流域防洪综合治理工程、中心城无内涝城市建设工程、天鹅湖蓄滞洪工程、中心城“两河”及内水系环境综合治理工程、城乡居民饮水质量提升工程、水闸除险加固和水毁修复工程,着力于加快推动完善水务基础设施体系,充分发挥水务工作“支撑发展、服务民生、保障安全”作用,更好满足人民群众对持久水安全、优质水资源、健康水生态、宜居水环境的需要。

2工程档案在事业单位经济管理中的作用

工程档案是从各工程项目的立项、审批,勘察设计、生产准备、拖工、监理、验收等工程建设及管理过程中形成的并应归档保存的各类文字、表格、声像,图纸等载体材料,是具有保存价值的施工资料组合。也是工程开展规划、勘测、设计、施工、管理、运行、维护、科研、抗灾等不同工作的重要依据[1]。是把分散状态的文件按照一定逻辑规律整理而成的,是各类建设项目施工评价、施工质量管理的依据,也是事业单位工程建设知识、经验、成果的累计和储备。工程档案是工程建设过程中的真实记录,是传承城市文明的载体,更是城市建设的一种潜在的生产力,对工程后期检测、维修、改建、扩建、拆除等具有指导利用、借鉴参考、工程科学技术研究作用。工程档案是建设工程建成后一份最完整、最真实的记录,是作为解决与建设工程有关的责任问题的最可靠的凭证,应严格按照国家规定和规范要求,对工程建设档案资料及时收集、整理,从而为工程项目科学管理提供保障[2]。通过对工程档案的管理、编研、开发和利用,必将转化为直接的生产力,推动城市建设发展,为社会、为各事业单位经济发展创造更多财富。

3重点工程建设项目需要严格的档案管理

东营市水务工作提出,要坚持“一二九九六”工作总思路:“一”是指深入践行“节水优先、空间均衡、系统治理、两手发力”的治水思路;“二”是指聚焦“水务工程补短板”“水务行业强监管”两大重点;两个“九”分别是指实施九大类工程项目、抓好九项重点工作;“六”是指完善六大发展保障,着力固根基、扬优势、补短板、强弱项,实现更高质量、更有效率、更可持续、更为安全的发展,为加快高水平现代化强市建设提供更为坚实可靠的水支撑保障。要将这些事关城市经济社会发展大计的重点水务工程做细、做精,离不开健全完善、科学高效的工程项目推进机制、管理机制和严格高效的项目档案管理措施。建设工程在基本建设活动中产生的全部工程文件是联系紧密,互为依存,不能割裂的系列文件[3]。工程项目档案管理,只前期手续就纷繁复杂(见图1工程项目前期手续流程图解),比如工程实施过程中的方案设计、报批方案设计及水土保持编制及、环境影响评价编制、土地预审、可行性研究报告、勘察设计合同备案、立项、概算编制及审批、地质勘察报告审查、规划设计条件、图纸审查及备案、设计方案报批、土地证、用地规划证、运行底稿、招标公告起草、招标清欠证明、财政评审、廉政评估、发布招标公告、开标、档案移交合同、质监手续、安监手续、中标通知书、合同签订及备案、施工许可清欠证明、施工许可证、环保、规划验收、竣工等三十余项前期手续办理环环相扣,紧密联系,互为依存,是不可割裂的工程施工系列归档文件,是工程的生命存续证明,必须永久保存,在工程档案移交前、移交过程中必须严格管理,缺一不可。

4抓好水务工程及工程档案管理的几点建议

4.1强化水务行业市场监管

4.1.1加强招标投标监管工作进一步严格招投标程序,梳理招投标管理工作中存在的短板和不足,加强与省厅沟通对接,优化现行监督管理办法,确保依法合规规范招标投标工作。同时,组织工程管理人员、工程档案管理人员有计划地学习水务工程招标投标相关法律法规,为水务工程档案管理打下坚实的基础。据统计,今年上半年,水务部门对完成的马新河小流域东村片水土流失综合治理工程、东营市2021—2022年度胜利灌区续建配套与节水改造项目2021年度工程、东营市中心城供水设施提升改造工程等共计13项工程招投标管理工作,核发中标通知书50余份,保证了市级重点项目顺利开工。4.1.2严格规范程序管理前期编制服务费50万元(含)以上水务工程,设计单位由事业单位管理科室按相关规定组织招标或政府采购方式确定;前期编制服务费50万元以下的水务工程,由事业单位管理科室组织采购或委托,选取候选设计咨询单位和费用,并将选取情况报水务部门重点工程建设项目推进工作领导小组审核同意后,签订合同。咨询设计单位编制规划、科研设计报告、相关附图及工程量清单、概预算后,由项目法人报送,发展规划科对相关报告、附图、概算进行审查后转报或审批。项目法人依据批复,提出选取监理、施工、检测单位的方式,报建设管理科,建设管理科委托中介机构对预算进行审核,确定工程控制价后,项目法人组织实施,中介机构确定参照《东营市水务局工程建设项目审计管理暂行办法》。公开招标项目,依据《东营市水务局关于规范水务工程施工招标投标工作的通知》规定组织;非公开招标项目,项目法人将监理、施工、检测单位选取情况和费用报局重点工程建设项目推进工作领导小组审核同意后,签订合同。4.1.3积极推进重点工程建设项目领导小组工作开展健全管理组织机构,项目管理实行局分管领导牵头负责,项目责任单位(项目法人)负责组织、实施和管理的运作方式。项目法人是项目建设的责任主体,对项目建设全过程负责,对项目建设的质量、安全、进度和资金管理负总责。成立重点工程建设项目推进工作领导小组,对非招标项目前期安排、招标文件、项目推进、评比观摩、设计变更等要专题研究调度,有力推进各项目顺利开展。4.1.4规范水务工程验收工作严格督导各项目法人按照法定职责及时组织进行分部工程、单位工程和合同完工验收,并报送质量监督部门进行质量评定核备;按照省水利厅“630”节点要求,督促各级项目法人完成阶段验收及竣工验收工作,做好武家大沟综合治理工程、广南水库沉砂池至试验基地水源工程输水管道工程、广饶高店水库增容工程、神仙沟综合治理工程、南水北调东线一期工程东营市续建配套工程中心城区供水单元工程等多项工程的竣工验收工作,保证工程验收质量,更好地发挥工程效益。

4.2督导各参建管理单位履职尽责

4.2.1突出对各参建单位的管理加大对项目法人(建设单位)、监理(检测)单位、施工单位等各参建主体的履职尽责管理及质量安全保障体系的监管,确保各参建责任主体按法定职责履职到位。4.2.2加强对在建工程项目的日常监管通过“查、认、改、罚”等环节,强化日常巡查检查和“四不两直”暗访,把提升水务工程质量作为下一步的工作重点,切实抓在手上,抓紧抓好。4.2.3加强现场人员管理按照投标承诺和合同约定,项目法人应加强对参建各方合同履约情况的监督检查,严格执行签字签章制度和公示制度,设立公示牌,对监理、施工项目部主要人员采用考勤机(具有面部识别功能、存储时间不低于工程完工时间)进行考勤管理,对严重违约的市场主体,应采取警告、责令改正直至解除合同等处理措施。

4.3切实发挥工程档案管理在经济管理中的保障作用

为不断拓展档案工作,在档案资源上夯实基础,在档案开发利用上出成果,在档案信息化建设上求突破,要在档案业务建设上下功夫,在档案创新服务上做文章,努力建设素质好、业务精的新时期档案队伍,为全市经济社会发展和高效生态经济区建设提供了有力支撑和保障。4.3.1重视工程档案管理工作提高档案管理水平工程档案涉及水务工程方方面面的工作,贯穿于各项工程全过程,因此工程档案管理人员必须全程跟踪服务于工程,特别是在项目建设初期,对项目档案工作进行统筹规划,尽早收集。在签订承包合同时必须明确工程档案要求的条款,明确参与施工各单位的档案职责[4]。将工程档案管理纳入工程建设管理程序,建立健全工程档案管理体制[5],要做到工程档案工作与工程建设同步[6]。在工程建设中要切实加强档案管理工作,对各专职或兼职档案管理人员进行专业档案管理培训,讲解具体的归档范围、归档步骤和归档规范。4.3.2加强档案工作的集中统一管理,确保工程档案齐全、完整、规范着眼于东营市谋划实施的包括小清河流域防洪综合治理工程、中心城无内涝城市建设工程、天鹅湖蓄滞洪工程、中心城“两河”及内水系环境综合治理工程、城乡居民饮水质量提升工程、水闸除险加固和水毁修复工程在内的一揽子重点水务工程,有6大类227项,估算总投资130亿元,仅东营市水务部门一个事业单位,2021年承担着包括饮用水质提标工程、灌区节水改造工程、城市无内涝巩固提升工程、水生态改善提升工程、雨污分流改造工程、城镇生活污水处理厂扩容提标改造、农村生活污水和黑臭水体治理工程、溢洪河湿地工程、2021年涉水其他项目等9项水务工程建设项目和包括做好黄河三角洲生态补水工作、全面加强全市城乡生活污水及黑臭水体治理监管、推进扶贫攻坚与乡村振兴有效衔接、深化农业水价综合改革等4项水务行业监管工作,项目多、任务重,这就更加要求工程项目做到坚持集中统一管理,建立专门的工程档案室,配备专门的档案管理人员,对工程项目进行摸底、清查、分析研究,做好项目档案样本。4.3.3严把工程竣工验收备案抓实工程项目档案管理工程竣工验收备案工作形成的备案文件材料是工程档案的重要组成部分,也是各级行政主管部门日后管理工程的重要依据,而且工程备案和工程档案管理的性质和目的在很大程度上是一致的,因此将工程竣工验收备案工作与工程档案管理工作结合起来,委托各级档案管理机构管理,对深化建设工程管理体制、规范档案收集、整理、归档、保管,建立健全工程建设长期有效的监督机制是十分必要的。4.3.4有效利用计算机资源建立档案检索系统要通过计算机应用技术构建档案信息管理平台,建立档案信息库,促进档案信息化的形成、共享和传播。计算机应用技术可以使档案信息资源得到有效的管理,实现网络共享、查询和分发,进一步提高档案使用价值和利用价值。另外,要及时利用现代计算机应用技术对传统档案资源进行数字化处理,定期收集、更新电子档案,保证档案数据库的真实性、时效性和完整性。4.3.5加强对档案管理人才培训建立高水平工程档案管理现代化的城市建设离不开现代化的人才,高水平的档案管理也离不开具有综合素质的管理人员。实践证明,集中业务培训是做好工程档案管理工作的重要途径和有效措施,它时间短、见效快、针对性强、覆盖面广,能大大提高建设单位和施工技术人员的业务素质和对工程档案的管理能力,对东营市工程档案的标准化、规范化起到了积极的促进作用。建议将档案管理工作培训和工程管理同步进行,为今后建档工作奠定基础,使档案的标准化、规范化有一个切实的保障。

5结语

综上所述,工程档案管理工作在城市水务工程建设中、事业单位经济管理中发挥着重要保障的作用,也是加快城市现代化建设进程的重要手段之一,因此,做好工程档案管理工作非常必要,我们要进一步细化工程档案管理措施、严格落实有关的法律规章制度,确保工程档案管理为东营经济发展提供更加坚强的保障。

参考文献

[1]刘健.工程档案在工程建设中的重要作用[J].建筑科技与经济,2011(4):46-48.

[2]李玉山.论工程档案在工程建设中的作用[J].山西建筑,2008,34(28):131.

[3]王冰.城建档案的“三性”与“三化”[J].山东档案,2007(2):21-23.

[4]住房和城乡建设部.建设工程文件归档整理规范:GB/T50328—2001[S].北京:中国建筑工业出版社,2015.

[5]伏俊平.浅谈城建档案管理与利用[J].工程与建设,2007,21(5):817-818.

[6]王秀婷.如何实现公路档案管理与工程建设的同步[J].山东档案,2010(1):39-40.

作者:周娜 成朋 单位:东营市水务事业发展中心 山东省东营生态环境监测中心

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