工程设计档案数字化问题分析

摘要：本文针对工程档案设计的相关内容，总结档案数字化建设的目的，分析当前工程设计中档案数字化管理中存在的问题，旨在通过对各项影响因素的分析构建针对性的解决方案，以提高工程设计档案管理的规范性，推动数字化档案管理工作的稳步发展。

关键词：工程设计；档案；数字化

在网络信息技术发展的背景下，为了提高工程设计档案管理的效率，应该将数字化的档案管理作为重点，通过各项档案管理工作的整合，提高工程设计档案管理的效率，满足行业的持续发展需求。但是，在当前工程设计的档案管理中，存在着数字化档案设计不合理以及数字化电子文件缺少法律凭证的问题，严重影响了工程设计档案管理的质量。因此，在数字化技术创新中，结合《重点工程项目档案资料管理办法》，将工程设计作为核心，通过档案数字化管理方案的设定，提高档案管理的效率，为工程产业的持续发展提供参考。

1工程设计档案数字化建设目标

在工程设计档案构建中，通过数字化建设方案的构建，可以将纸质文档改变为电子文档，一般情况下，档案数字化建设目标如下：第一，保证归档电子文件的有效性、完整性，实现电子文件及纸质文件的一致性。第二，在档案数字化建设中，通过电子文件的利用，可以增强工程资料的获取效率，实现各项参数的动态化展示。第四，优化档案的工作流程，实现资源工程设计档案资源的信息共享。第五，减少纸质档案的数量，及时解决以往档案管理中存在的问题［1］。

2工程设计档案数字化管理中存在的问题

结合工程设计项目的特点，对档案数字化管理工作进行分析，认识到数字化档案管理中存在的问题：第一，电子文件法的法律性以及原始性不足。在工程设计中，通过数字化档案的构建，虽然可以提高档案管理的效率，但是收集到的CAD文件电子文件无签名，缺少一定的法律效力。第二，电子文档归属不及时。结合工程设计的项目特点，在电子文档设计中存在着缺少过程控制的问题，导致档案资源相对分散，降低了电子文档的处理效率。第三，电子文档缺少准确性。对于工程设计人员，在以往的档案管理中习惯了图纸的刮改，但是，在档案数字化管理中由于不能实现与纸质文件的同步修改，导致纸质成品及电子文件不一致，无法提高档案收集及管理的目的。第四，电子文件缺少规范性。通过对工程设计档案管理工作的分析，在数字化的档案管理中缺少制图规范，一些项目设计者会随意使用字体、打印样式，导致档案资源缺少统一性，如在工程设计档案数字化管理中，存在着模型空间不合理、保存布局不规范等问题，降低档案数字化管理的整体质量。第五，电子文件信息无法共享。针对工程设计项目的特点，在档案数字化管理中存在着信息无法共享利用的问题。例如，在设计文件档案数字化管理中，已经存在的工程名称、图号以及设计项目等无法在平台中共享，影响了档案管理的数据输入，降低了数字化档案管理的效果［2］。

3工程设计档案数字化管理的优化策略

3.1落实档案数字化实施方案。在工程设计中，档案的数字化管理是较为重要的，一般情况下，在落实档案数字化实施方案中需要做到：第一，在工程设计档案管理中，应该对已有的档案库的纸质档案进行扫描，并形成数字化的档案资源，扫描后的档案具有真实性、原始性、不易修改性，在历史档案数字化扫描中，需要按照符合国家规范的《纸质档案数字化工作标准及要求》进行，实现数字化档案管理的目的［3］。第二，对于实时产生的工程设计单子文件需要进行收集及归档处理，按照工程项目的特点，制订文件归档操作的相关规范，要求数字化档案管理者按照规范进行，提取图纸属性，并设定条形码识别文件，保证电子文件与打印的纸质文件保持一致性，实现单子文件的准确性、完整性，而且需要避免档案漏洞问题的发生。第三，工程设计档案管理中，应该在档案管理之前对数字化档案进行规范性的管理，修改局部流程，将原归档白图改为透明的落实程序，通过档案的出版、修订等，提高档案数字化管理的效率。第四，在数字化档案管理中，应该按照电子文件的流程进行收集，通过电子文件的提交、图纸校审的确认以及纸质文档、电子文档的归档等，避免档案信息丢失问题的出现。3.2加强行业的引导及自律。结合工程设计项目的特点，在档案数字化管理中，需要强调工程设计档案数字化管理的风险防范机制，通过行业引导、行业自律等规范的设定，为工程设计档案的数字化管理提供支持。一般情况下应该做到：第一，《重点工程项目档案资料管理办法》中规定，重点工程项目档案工作应纳入项目建设管理程序中，与项目建设实行同步管理，工程项目部资料室根据项目建设网络计划负责收集、整理、组卷各阶段工程项目的档案资料，建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制［4］。所以，在工程设计档案管理中，为了实现数字化项目的落实，应该将档案数字化作为重点，通过行业规范的落实，建立信息化的行业引导及自律机制，为档案的数字化管理提供参考。第二，工程设计档案数字化整合中，应该建立文件信息化的管理机制，通过文件项目的整合以及信息化的方案设定，规范档案数字化的管理秩序，以更好地加强行业的自律性，为数字化档案的监控发展提供支持。第三，在档案数字化整合中，应该针对工程设计的项目特点，构建完善性的制度体系，通过档案工程流程、权责分明以及制度的规范等，扩大工程项目的服务渠道，强调综合档案整理的价值，为行业的持续发展提供参考。3.3工程设计档案数字化文件备份。通过对工程设计档案数字化管理方案的分析，为了保证各项数据整合以及资源统计的有效性，应该将文件备份处理作为核心，通过数字化电子文件的形成、管理以及利用等，将档案资源在网络环境下整合，避免纸质档案破坏以及污化现象的出现，提高电子档案规范管理的效率。例如，在工程设计档案的数字化整合中，应该结合网络环境的特点设定内网及外网，按照档案的规范需求设施网络安全平台，并设置网络资源安全保护机制，通过档案资源的保护以及使用状况的监督等，提高档案数字化管理的效率。档案数字化管理人员应该认识到档案备份存储并不是绝对安全的，因此，档案管理者需要针对工程设计的特点，确定档案保存及管理方案，通常情况下，在档案数字文件备份中应该做到：首先，在数字化档案管理中应该备份资源，保证档案信息数据资源的原始性；其次，建立多种存储载体的备份方案，以更好地提高数据资源管理的安全性；最后，在备份档案管理中，可以采用介质、光盘以及磁带的存储方法，并按照不同的存储载体需求，规范档案备份管理方案，以强调档案数字化管理的价值。3.4强调档案数字化安全监督机制。针对工程设计档案数字管理特点，应该将档案资源管理作为重点，通过安全监督机制的确定，保证档案管理工作的安全性，以全面提高档案数字化管理的重要性。一般情况下，在工程设计档案数字化安全监督中应该做到：第一，对数字化的档案进行统一管理。工程设计单位需要改变以往纸质档案管理的方法，通过数字化档案管理工作的构建，对档案电子文件的正文、图形以及附件等进行标准管理，以强化人员的统一素养，为档案数字化的项目整合提供支持。第二，构建电子文件远程服务监督体系，通过数字化档案以及集中性资源的处理，提高电子档案的管理效率。第三，为了在工程设计中提高档案数字化监督的安全性，相关管理者需要结合数字化的项目管理特点，对档案数字化内容进行拷贝、复制以及审批等，以保证档案数据资源的完整性，如在《建设项目档案管理规范》中，对参建单位项目文件管理职责进行界定，要求：编制项目文件控制体系相关文件，报建设单位档案管理机构审查。按合同或协议约定负责所承担工程或任务文件的收集、整理和归档工作［5］。

总而言之，在工程设计档案数字化管理中，需要将数字化的档案规范作为重点，通过数字化档案规范的设定，落实具体的档案管理流程，以更好地提高数字化档案管理的规范性，为工程设计档案数字化的管理提供支持。对于相关的档案管理者，需要及时掌握数字档案管理中存在的问题，通过数字化档案规范、档案流程、档案集中管理等，提高档案人员的综合素养，实现数字化档案管理的效率性，为档案工作的规范以及工程设计档案的数字化确定提供参考。

参考文献：

［1］胡千乔.勘察设计企业档案数字化外包的安全风险与管理［J］.机电兵船档案，2016（4）：44—46.

［2］俞璋凌，钟华，赵雅.艺术档案数字化展示系统设计［J］.湖南城市学院学报（自然科学版），2016，25（4）：126—127.

［3］王震东.咨询设计企业科技档案数字化管理初探———以中交三航院图档室为例［J］.机电兵船档案，2017（3）：18—20.

［4］许泽宁，肖利君.高速公路科技档案数字化管理系统设计与开发［J］.湖南交通科技，2017，（1）：207—213.

［5］崔贞子.浅议档案管理数字化建设的策略［J］.建筑工程技术与设计，2015（22）：00321.

作者:李金玲 单位:广东省兴粤水利投资有限公司