独家原创:论档案收集工作的刚性措施与柔性策略

【摘要】档案收集是档案业务部门从各个方面各种渠道取得和积累档案的一项档案业务工作是档案工作的基本功能，在部队机关的建设中，档案收集工作做得好坏、质量高低,对其他环节工作乃至整个档案工作的开展具有直接影响。为了构建社会主义和谐社会，要深刻认识档案工作面临的形势，更重要的是要与时俱进地发挥作用，服务好和谐社会建设。本文从档案的现状中提出问题，分析问题，解决问题中引入刚性措施与柔性策略，改善档案收集后，对档案建设的发展情况进行阐述，最后得出结论。

【关键词】档案收集工作、刚性措施、柔性策略、和谐社会

随着改革开发的进一步发展，计划经济向着市场经济趋向，资料发散到各处，档案收集将是一项重要工作，关系到各方面的发展，作为经济社会发展重要组成部分的档案事业在收集方面上也获得很大的进步，而档案工作是一项非常活跃的工作，具有广泛的内涵，它需要随着社会的发展不断补充新的内容与理念。那么档案收集究竟有怎样的内容和重要性呢？

档案的收集工作，就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各机关、个人手中有价值的档案分别集中到各有关机关档案室和各级档案馆的工作。从广义上讲，档案收集工作的内容主要包括三方面：一是对本机关需要归档档案的接收工作。机关各部门办理完毕的文件是档案室档案的主要来源，建立健全机关内文件材料的归档工作制度是机关档案部门开展档案收集工作的主要途径。二是对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。接收现行机关和撤销机关的档案，特别是接收现行机关的档案，是各级国家综合档案馆收集工作的经常性任务。三是对历史档案的接收和征集工作。历史档案是指中华人民共和国成立前，各机关、团体、企业、事业单位以及著名人物在社会活动中形成的档案，包括革命历史档案、民国档案和历代王朝的档案。接收、征集历史档案是档案馆丰富馆藏的重要手段。

档案具有延伸人类记忆作用；档案具有文化存贮作用；档案具有社会教育作用；档案具有文化传播作用；档案具有资政决策作用；档案具有知识产生作用；档案具有社会调解作用。总书记在党的十七大报告中指出：“深入贯彻落实科学发展观。要求我们积极构建社会主义和谐社会。”而构建和谐社会，档案工作是一项重要工作，把地方资料归档起来是各级档案馆发展的必然趋势同时档案收集能够更好的了解地区历史与发展情况。也就是说只有通过档案的收集工作，才能把全部的档案资料集中到档案保管机构，形成统一的档案基地，实行统一的科学管理。

总之，档案的收集时档案管理工作的一个前提，也是一个起点，除外它是贮存档案信息资源的重要途径；是实现档案集中统一管理的基本手段；是档案管理其他业务环节的基础；是决定档案存在和发展的前提条件。也就是说，档案收集是档案业务管理工作的首要环节，是档案馆、档案室工作的首先必须步骤。

从上面对档案收集工作的重要性的分析中，我们都可以很清晰明白的了解到档案收集的重要性，但是基于被收集者种种原因，当今档案收集仍存有难收集的现象：

（1）担心心理；从利益的角度看问题，如果你辛辛苦苦研究出来的东西愿意和别人共享吗？相信不想吧。因为市场的竞争那么激励，如果自己不能有属于自己的专利研制，很容易被社会淘汰，社会上，之所以打击盗版也就是这个原因。所以从档案收集的角度上看，被收集人就是担心自身的资料或一些文件机密泄露，很多时候当你想把资料取回来归档时，但因为某些机密的冲突、生怕自己研发出来的东西被别人共享，不愿意交接全部文件和原件。

（2）面子问题，现实生活中，当我们想对某个人的资料归档时，有时候因为该人涉及的范围比较广，资料分散，也就是资料寄存在多个不同的地方，所以当我们需要更多资料时，还得通过当事人获取。这时就有可能出现一些因为当事人利益或面子的问题，“家丑不外扬”这是一句古话，对于被收集单位（或者个人）也是一样，而使得当事人可能会给予有点个人化的资料，甚至是错误的资料。

（3）烦躁心理；从健康档案看，老百姓明知（建立健康档案）对自己有好处（老百姓）却不接受……笔者认为，这是烦躁问题，记得我们给老百姓建立健康档案的初期工作中，我们先设计了一个极为详细、长达好几十页的问卷，再拼上人力，上门入户进行宣传实施。满以为这样公益的、惠及老百姓的做法可以得到认同，但实际上却忽略了居民可能存在的逆反心理和对陌生人不信任的心理。这是“方法导向”做事带来的弊端。大家想想，对于老百姓总是希望着自己的利益能得到确实的保障，例如，关心更多的是福利或者农田庄稼，可你拿长达好几十页的问卷，忽视老百姓的接受度，自然会碰壁。

（4）被收集人的档案意识不高；档案收集不仅仅是档案人的事情，它要各单位配合，而对于被收集单位，有时候问题地方的变更，被收集单位可能会遗漏或仍丢一些自己认为无关的资料，当我们想收集更多的资料时，可能会因为被收集单位（或者个人）资料缺失而导致档案收集不全。我们都知道了我们档案收集的重要性，然而在实际的工作中，我们的档案收集工作中还是不免存在一些这样那样的问题。

（5）目前，还有一些档案没有保存在档案部门，而是保管在博物馆、文化馆和纪念馆等非档案机构中。其原因主要有两个方面：一是共和国建立初期，档案工作体系没有建立，许多档案已经流入博物馆、文化馆和纪念馆。后来国家文件，要求将这种文件移交给档案馆，但是这种移交工作并不彻底。二是最近一些年，博物馆、文化馆、图书馆以及党史办、方志办等加强了资源的收集工作，使得一些珍贵的档案流入到这些部门。

我们都知道了我们档案收集的重要性，然而在实际的工作中，我们的档案收集工作中存有难收集的问题，那么为了完善我们档案收集工作以及更好储备我们的档案室，我们该如果解决一些现实的问题呢？依照我们法治观念，我们是该对我们的这些工作人员也就是要对档案收集工作实施刚性措施来解决出现的一系列问题。

那么什么是刚性措施呢？所谓的刚性措施是指：服从管理，服从安排，对于档案收集工作要在规定时间内完成工作，不能乱找借口这里体现了法律的强制性。

对于刚性措施，它的规范性和管理性主要是体现在以下这几个方面：

（1）加强思想教育；针对档案收集中，被收集单位或个人素质不高对档案收集不重视的问题；笔者认为首先转变观念，端正被收集单位或个人对档案材料收集工作的认识，加强思想教育，可以给他们讲明立卷归档范围以及档案收集作用和意义。

（2）完善法律制度；制度是科技档案工作走向规范化、科学化的保证。机关部队依据《中华人民共和国档案法》的规定，结合本单位实际，制定或完善档案管理制度。真正做到归档要求同步进行；严格规定被收集单位（或者个人）怎样上交资料，不能拒交或者借口受弄丢了。

（3）要加强档案行政管理。要将档案行政执法检查作为依法管理档案事业的重要手段，并使之经常化、制度化。对于拒交资料或者把收集单位拒绝门外的单位或者个人我们可以给予一定的警告或者处罚，保障收集工作可以顺利完成。对于被收集部门档案失策或导致错误的情况，我们给予警告。从过法律强制性使被收集单位服从和配合工作。

（4）落实分工制度；建立健全有关规章制度。将档案工作纳入机关部队的工作计划和年度考核内容，负责人对的档案工作负全责，各处室负责人兼管部门的档案管理工作并指定兼职档案人员，具体负责档案的收集和预立卷工作，同时根据机关单位所规定的归档范围，逐条落实到人，做到职责明确，任务到人，使档案收集工作的触角深入到部队机关每一个部门、每一项工作中去。档案部可以加强对被收集个人或被收集部门严重的处罚，同时颁布，如果，档案收集是因为某一个人失误导致的，档案收集失误的责任当人要承担最大的处罚，这样，被收集个人就会更加警惕，并且对于工作也不敢放松。

（5）考核政策；根据《档案法》的需求，结合自身实际情况，对被收集者下达指标，并把它当做考核被收集单位的政策，档案部根据情况，对于一些经常出现错误的部门给予警告，同时档案部也要收集一些大致的资料，如果发现被收集部门上交的资料不完整或资料出现不符，档案部应该进一步调查，并收集资料，同时给被收集部门参考，在考核本子上给他们减分。被收集部门如果能一改以前的风并且变得更好，档案部就考虑抹去以前的记录。

刚性措施理所当然的也就是突出法律的强制性，是按照规范条例的工作。显然，面对规章条例这些死定律人也会变的麻木，更不会有发自个人内心的工作。为了体现我们现代以人为本的观念，我们更容易接受的就是柔性化措施。

所谓的柔性化措施，究其本质，是一种“以人为中心”的“人性化管理”，它在研究人的心理和行为规律的基础上，采用非强制性方式，在员工心目中产生一种潜在说服力，从而把组织意志变为个人的自觉行动。其中柔性化措施主要体现在以下这几个方面：

（1）加大宣传力度；档案工作是各项事业发展的一个重要部分，通过宣传方法提高全社会档案法则的意识，可以通过档案教育使广大被收集单位或个人充分认识到档案共工作的重要性，使他们真正认识到自身提供真实档案资料的重要性。另外，就被收集单位或者个人档案意识不高，所以可以加强对收集单位的培训，同时在休息室粘贴一些档案资料收集重要性思想教育报刊。

（2）“模范”制度；对于一些信誉较好而且准时真实地给予我们收集工作人员所需档案资料的单位或者个人给予一些奖励或文件鼓励证书，也就是设立“模范对象”的方式。在给予这些单位奖励的同时也给予一些单位或个人一些学习的对象，促使他们做的更好。就如一些公司采用闪光点的方法一样，通过以优秀单位为闪光点，吸引更多的部门向它学习。

（3）对于被收集部门担心自己的资料会泄露或别人共享，上交资料往往不肯上交一些核心资料这样，档案收集的资料就会不完整，笔者想从两方面改善：

一方面，基于被收集者担心自己的资料会被别人共享，我们可以向被收集者保证，档案资料如果没有本人或者法律允许是不会被外人共享。另一方面，可以根据实际情况，签订一份合同，加大监督。这样双方办起事既方面，又能消除被收集者的戒心。另外还可以，用热情的服务态度、扎实的工作作风去赢得被收集收集单位（或者个人）的信任和理解，，让他们移交档案心甘情愿，使用档案时方便快捷。这样，就能使档案的收集工作做到良性循环。

（4）争取各部门的大力支持，使其愿意与我们合作，为档案收集提供相应的监督和制约的保障。如通过在与质监部门移交档案时，严格按手续办事，做到责任明确。实行档案合格证制度，加强与有关职能部门的沟通，争取他们的支持和配合，加强与各部门之间的信息交流，特别是请检察部门共同参与管理和监督档案的收集工作。

（5）科学收集，无论是谁，看到一份上百道题目的问卷，都会不自觉地打退堂鼓。特别是老百姓，因此，我们适当地将问卷精简再精简，对于问题不再急于一次性解决所有问题。特别是对于私人问题能避则避，至少开始不问；避不开的就换个说法，从另一个角度达到目的。同时更多的涉及到被收集人关心的地方，做到一蹴而就。

坚持刚性机制与柔性机制相结合，营造一种宣传档案、关心档案的良好氛围。坚持刚性机制与柔性机制相结合是提高我们现代社会机关中档案收集工作的重要保障。

结论

档案事业关系到社会政治建设和经济建设，改革开放以来，档案事业得到很大的提高，对于基层档案收集工作也有很大的改善，但是仍然存在一些不足，采用刚性措施和柔性机制，完善机关档案工作，提高被收集单位或个人对自身责任的认识和执行，改变一些不良的收集档案资料的情况，具有重要的指导意义。面对新时期档案工作机遇与挑战，我们要进一步解放思想，与时俱进，不断开拓创新，加大对被收集单位或个人思想和责任的教育和规范，促进机关档案工作新发展、新创造，要充分发挥档案资源利用，使档案工作更好地服务于机关工作，服务于社会，服务于经济建设。

【参考文献】

[1]刘益李垣汪应洛-《柔性战略的理论、分析方法及其应用》-2005

[2]纪晓华-《东方企业文化》-企业档案收集与整理-2007.5

[3]屠慧婴-《城建档案收集工作的问题及对策》–2007