SVN系统管理电子档案的实践

摘要：当前档案工作重点已经逐步从线下转为线上，而基层部门普遍存在经费缺乏及档案管理人员不足的情况，在此种情况下，SVN作为免费软件很适合基层部门用于电子档案管理。本文即探究了基层部门电子档案管理的缺陷及利用SVN开展档案管理的优势所在。

关键词：SVN；电子档案；档案管理

从民办高校基层兼职档案员的角度来说，由于受到学校经费及工作条件的限制，专业的档案管理软件虽然针对性强但价格也比较昂贵，基层部门因受到预算限制，根本无法专门配置。学校虽有类似统一的平台，功能却无法满足实际需求。考虑到这些情况，笔者认为可依托信息专业优势，采用免费的TortoiseSVN软件对部门所辖全部电子档案进行分类、分组、分权限的管理。

一、基层部门日常电子档案管理中存在的问题

（一）工作重视程度较低。民办学校基层部门重点关注教学及学生事务，对档案工作重视度较低，缺乏专职档案管理人员，各个岗位负责档案工作的人员均为兼职档案员，不但负责档案相关工作，同时还有大量其他岗位的业务，且档案专业水平不够、专业意识不强，在电子档案收集的各个环节，都有许多不足之处和疏漏。（二）收集困难。基层兼职档案员由于还有很多其他工作，收集电子档案很难作为日常工作开展，仅能够按学校统一要求时间节点按学期或学年定期收集，而非实时收集或按项目进行情况收集，时间上的差距和负责人员的岗位变动与调整，非常容易造成电子档案材料的流失。（三）不能规范化储存。由于基层部门没有专门用于档案管理的电脑，用来储存档案的办公电脑在存储档案的同时还要进行其他办公操作，移动硬盘也没有任何加密、分级管理等措施。像这样档案没有专业人员管理，更无专业档案管理软件进行利用，对档案的保存和安全都很不利，并且无法进行实时的共享，需要查阅档案时，需要有专人去查询，不便利的使用方式，大幅度降低档案使用率。（四）电子责任归属不明确。普通电脑存储的电子文件，直接用办公软件打开，而这些软件都不具备版本回溯功能和使用人记录功能，无法查询使用人，安全性不足，使用人可以任意篡改，甚至删除，一旦发生问题无法责任到人，因而存在严重的档案安全隐患。（五）档案信息壁垒严重。目前电子档案主要存储在部门兼职档案员或相应工作经办人处，并不直接对所有员工开放，普遍存在信息不流通、数据不一致等问题。一旦兼职档案员不及时跟进每一项重点工作的进展，积极收集相关文档、照片等材料，就会出现档案材料特别是照片档案的缺失。

二、利用SVN服务器进行档案管理的优势

（一）SVN服务器工作原理。SVN服务器是一个免费开源系统，最初是用做软件开发代码管理所用，此系统的核心是仓库，类似于档案管理仓库，包括文件和目录，它不但是一个文件存储服务器，还可以记录所存储文件的上传下载及改动，并且可设置相应用户及用户组权限，其他人也可以通过网络访问SVN服务器进行文件的共享。（二）SVN服务器在档案管理中的应用原理。SVN管理软件虽然主要用于软件版本控制，但工作形式很适合基层部门管理档案及利用档案，首先由系统管理员搭建好服务器，并预设好分类目录，档案管理人员及全体员工电脑安装客户端，登陆服务器地址，就可以随时且方便地上传、更新各类档案。部门档案管理人员可定期查看及整理档案内容，按学校要求定期向学校档案室提交相应档案归档。部门非涉密档案相关文件夹向全体员工开放权限，方便大家随时上传或查阅文件材料。无需购买专业档案管理软件，减少经费压力，整体架构简单直观。笔者所在部门在近两年的使用过程中，发现全部档案材料中利用率最高的是各类统计数据材料、制式表格、电子照片及视频等方面的档案。利用这种形式管理档案，在日常工作的多个方面均获得了很好的成效。

三、利用SVN管理电子档案的实际操作

（一）SVN服务器设置。布置一台安装SVN软件的服务器，搭建SVN档案目录架构，使用人员在自有电脑上安装SVN客户端，通过校园网访问SVN服务器。（二）档案目录建设。根据教学档案目录及部门自有需求进行档案目录搭建，主要包括教学档案、部门档案、特殊项目、共享资源四大部分。提前设置好目录后，导入SVN系统。（三）用户组建设。创建用户，以教职员工的员工号为唯一账号，每位员工均有相对应的账号，确保使用者范围，避免重要内部档案产生泄露风险；每个部门设立一个分组，每个部门的兼职档案员设立专组，分院档案员负责全部分组及权限的维护。（四）用户权限管理。系统设置系统管理员、总管理员及普通用户三种类别，系统管理员有创建文件目录、删除文件目录、修改文件目录等权限，总管理员有创建人员及小组、修改人员及小组、删除人员及小组的权限，普通用户组按每个员工所负责工作分工的不同，对应不同的档案文件目录，由总管理员设置不同权限，包括不可读、只读、读写权限。其中，只读用户组仅能下载文件，不能上传文件，而不可读权限用户组，则不提供路径显示，能够更好地确保档案材料的安全性，全体员工有除保密文件外其他教学档案的只读权限，每个部门所属成员，分别对应相应的基础档案目录及部门目录权限，如本部门专属目录权限、共享资源目录等目录的读写权限。（五）用户使用情况。通过知识管理共享平台SVN的部署与应用，支撑了分院的知识管理与档案管理的全面信息化。目前，分院全部教学档案、历届毕业设计资料、学生课外活动讲座统计、教师获奖情况、教师发展活动支撑材料、工程教育认证材料，常用表格、图片、视频信息及其他分院重要资料等已完成了信息化的管理。所有内容分类、分年度、分学期、分组进行管理和共享使用。部门员工及所属科室，均有SVN账号，正常使用，新入职员工一周内完成新账号开设，离职员工离职当日注销账号。

四、SVN使用中的优点及缺点

（一）优点。一是档案上传下载方便，管理方便，使用方法简单，推广容易。二是备份方便，节省个人电脑硬盘空间。三是集中式管理、可分组、可根据需求设置权限，安全性较高。四是软件免费，无需购买。（二）缺点。一是校外使用不便。必须登录内网才能查看档案内容，校外则必须另外使用vpn账号，用于接入内网，并且上传下载速度缓慢。二是无法随时、便捷地对档案详细数据进行统计，如档案文件的下载、使用数量、更新情况等。三是所有文件都要通过服务器同步，这会导致服务器性能要求比较高，如果服务器宕机则无法提交。多人同时操作易造成网络拥堵，下载缓慢，且容易报错。四是服务器占用存储空间大，需要配置大容量电脑作为服务器。五是系统不能自动定期备份，需人工手动备份。随着数字化进程的全面推进，基层部门的档案管理数字化也将是档案工作的未来发展方向，民办高校基层部门档案管理也将会克服困难，利用多种手段，利用信息化方式，在有限的条件下努力做好电子档案的管理与利用。

参考文献：

[1]金财财.民办高校档案信息化现状及初期建设探讨[J].兰台内外,2020(36):59-60.

[2]钱悦.电子档案管理系统开发中的关键因素分析[J].办公室业务,2020(19):86-87.

作者：曹乐乐 单位：西安欧亚学院