归档范文10篇

归档范文篇1

1、上级机关的文件材料

(l)中央、国务院、总行顾发的金融方针、政策、法律法规、命令、决定、决议、指示、通知等文件材料；

(2)上级机关印发的属于中支主管业务并要执行的文件，以及普发的、非中支主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；

(3)党和国家领导人、上级机关领导视察、检查中支工作时的重要指示、讲话、题词等材料；

(4)代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；

(5)上级机关转发中支的文件及在报纸、刊物上刊登的材料。

2、中支机关形成的文件材料

(l)中支党委会议、民主生活会议记录、纪要等材料；

(2)中支行务会议、行长办公会议记录、纪要等材料；

(3)中支领导在文件呈批阅办卡上的批示及用其他形式的批示、批语等；

(4)中支印发的正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿；

(5)中支的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与中支机关的批复文件；

(6)中支大事记。重要的值班日记、电话记录等；

(7)中支召开的辖区支行长会议、各部门召开的专业会议的通知、会议文件等；

(8)中支检查下级行工作、调查研究形成的重要文件材料；

(9)中支汇总的统计报表和统计分析资杆（包括计算机软盘等）；

(10)重要的群众来信来访材料；

(11)中支领导公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，以及未经文书处理登记的材料；

(12)中支关于机构成立、合并、撤梢、更改名称、改变领导关系、印章启用、人员编制等材料；

(13)中支的工作计划、工作总结，制定的工作条例、章程、?制度等文件材料；

(14)中支关于人事任免（包括备案）、调配、培训、专业职务评定、聘任，干部奖惩，党员、团员、干部职工名册，各类报表，干部职工录用、转正、定级、调资、退职、离退休、转业、评残、抚恤、死亡等文件材料；

(15)中支的组织沿革、年鉴，反映本行重要活动、时间的简报等文件材料；

(16)中支行政、党团、工会组织介绍信及存根；

(17)中支财产、物资、档案等交换凭证、清册，与有关单位签仃的合同、协议书等文件材料；

(18)中支主编的刊物、简报；

(19)中支党、团、工、妇组织在活动中形成的文件材料；

(20)中支纪委查处案件、安全保卫活动中形成的文件材料。

3、下级机关的文件材料

(l）下级机关报送的重要工作计划、工作总结、工作报告、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件；

(2)下级机关报送备案的法规性文件。

●基建档案的归档范围：

(l)可行性研究、任务书；

(2)设计基础材料；

(3)设计文件；

(4)项目管理文件；

(5)施工文件；

(6)竣工文件；

(7)生产技术设备、试生产文件材料；

(8)工艺、设备文件材料；

(9)财务、器材管理的账目材料；

(10)科研项目材料；

(11)其他应归档的基建文件材料。

●会计档案的归档范围：

(l)会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会?计凭证。

(2)会计账薄类：总账、明细账、日记账，固定资产卡片，辅助账薄，其他会计账薄。

(3)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

(4)其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

●声像档案的归档范围：

(l)反映中支主要职能活动和工作成果的声像材料。

(2)反映中支全辖金融工作会议、中支系统工作会议和重要专题会议的声像材珠反映全辖金融系统各专业会议的声像材料。

(3)中支组织参加的重要外事活动的声像材料。

(4)中支领导参加的重大公务活动的声像材料。

(5)上级领导、著名人士和社会名流等莅视察、指导工作的声像材料。

(6)中支组织的全系统性表彰会、知识竞赛、文体活动的声像材料。

(7)有关反映各金融机构发生的重大事件、重大事故、重大灾害的声像材料。

(8)中支建筑物及基建方面的影像材料。

(9)中支历任行长、副行长的照片（含底片）。

归档范文篇2

1、档案管理认识单薄，由于员工档案认识不强，对企业档案的不注重，所以形成归档的文件材料不能及时地归档立卷、以至丧失、损毁。企业指导者无视档案管理工作，错误地以为它关于公司的业绩没有奉献，档案管理人员的薪酬待遇程度锐减，少数人收入不升反降，远远低于其他部门工作人员，这大大伤害了档案管理人员的职业盲目性和工作积极性。另外由于各个部门搜集移交给档案室的材料比拟滞后，不能及时完成材料的及时归档。这必然招致档案管理工作持续滑坡，整体工作逐渐弱化以至恶化。再加上档案管理部门由于特殊的位置经常处于默默无闻的境地，历来不与人争名利，也不擅长宣传本人，因而，对企业的奉献就这样被掩盖起来了。其实，档案管理机构是企业效益链环上不可替代的一个环节，档案管理产生的效益在潜移默化中必将表现出来。而无视档案管理工作的重要性，必然对公司的开展形成障碍。

2、档案管理紊乱，归档不标准。大局部企业的管理层或决策者由于对档案工作不够注重，这就招致大量档案未停止审定、分类、归档、编目、组卷，没有构成整套的档案管理流程。由于档案归档的紊乱，招致档案的查找率十分低，存在着查找费事、应用艰难的问题。实践工作中，有些制度还不够科学，可操作性不强，再加上有关的内部职能部门不熟习或不恪守文书及档案管理方面的操作规程和办法，想入非非，只凭经历或想当然办事，文件的搜集递送工作不及时、不标准，结果只能使许多重要的有存档价值的文件失去归案的时机。另外，文件归档前的管理方式不标准并且归档技术落后，使文件管理归档前的电子文件只能手工整理，对日后文件的多途径应用与数据长期保管形成很大艰难。总之，档案搜集的不标准，立卷的不标准，档案应用的不标准以及档案整理的不标准是目前在档案管理归档中存在的普遍问题。

3、纸质档案的电子网络化不尽人意。传统档案是以纸质文件为主要载体的一种档案保管方式。但这一主要保管方式存在着保管、查阅效率低，归档工作量大等局限性。所以注重历史档案库存的纸质档案的电子网络的应用是必要的。但是目前各个企业关于纸质档案的电子网络的应用仍不尽人意。在现往常数字化办公的大环境下，产生大量业务管理系统及相关电子数据，这些数据包含了纸质归档资料所对应的目录信息与全文信息，又应该共享归档。但在纸质归档资料的电子网络化过程中，前端搜集、后期应用各环节以及与各部门业务系统的衔接过程都存在问题，这使得历史档案库存的历史纸质档案的电子网络的应用达不到理想效果。

二、处理企业档案归档难的详细措施

1、增强企业档案的队伍建立。首先，增强组织档案人员停止档案专业学问和业务的培训，实在进步企业工作人员对档案工作的重要性认识。培训对象应包括各部门担任文书工作的管理干部及普通的工作人员，要做到培训目的明白，培训办法得当，培训内容详细，并将理论与理论上分离起来停止指导。随着现代化技术在档案部门的应用和提高，对档案工作者的请求也越来越高。所以，除了请求工作人员控制纯熟的专业学问之外，还要不时进步现代化管理的技艺。

2、强调企业档案归档建立的标准化。健全相关的规章制度,实行标准化管理。档案管理部门应该以档案法规为根据,制定出与本企业相关可行的管理制度。增强文件的全程管理。企业在各职能部门的活动中生成的电子文件类型繁多,有文本文件、图形文件、数据库文件等，这使电子文件搜集、归档复杂艰难,这必需依托制度约束,激起归档工作者积极和严谨的工作。归档工作者应分离相应的技术措施，从电子文件构成开端，不连续的对有关处置操作停止管理，各个相关部门应该装备专人担任每个部门的归档工作。

归档范文篇3

与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪；笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。

一、电子文件归档方式和途径的选择

纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：

(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。

无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。

二、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度。

纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与信息管理保同为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。

电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。

清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作，制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》，分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定，并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一，会上，分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序，做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上，又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择了电子文件的信息综合性强，含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作，成立了两办电子文悠扬归档工作小组，由校办副主任任组长，并参照纸质文件归档范围，制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力，现已将部分电子文件归档。

与纸质文悠扬相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性

由于印章和

签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。

归档范文篇4

一、公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的材料，都要按年度分别立卷归档。

二、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。结案后及时交专(兼)职档案人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

三、文件材料的收集管理

1．坚持部门收集、管理档案材料制度。各部门均应指定专(兼)职档案人员，负责管理本部门的归档材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知公司档案室。

2．凡公司缮印发出的公文(含定稿和两份列印的正件与附件、批复、请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

3．一项工作由几个部门参与办理，在办理过程中形成的档案材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

四、各部门专(兼)职档案员的职责：

1．了解本部门的工作业务，掌握本部门材料的归档范围，收集管理本部门的归档材料。

2．认真执行平时归档制度，对本部门承办的文档材料及时收集归卷，每年三月份前将应归档材料归档完毕，并向档案室办好交接手续。

3．承办人员借用归档材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用材料登记手续。

五、归档范围

1．重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录、会议纪要等。

2．上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等材料。

3．公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

4．公司的请示与上级机关的批复。

5．公司反映主要职能活动的报告、总结。

6．公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报等。

7、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

8．公司干部任免的文件以及关于职工奖励、处分的文件。

9．公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录影等。

六、平时归卷

1．各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的档材料，由专(兼)职文书集中统一保管。

2．各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时归档材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

3．公文承办人员应及时将办理完毕或经领导批存的归档材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。

4．专(兼)职档案人员应及时将已归卷的档材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存档案的卷夹内“对号入座”，并在收发文登记薄上注明。

七、立卷质量要求

1．为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室档案员负责组卷、编目。

2．案卷质量总的要求是：遵循档案的形成规律和特点，保持档案之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

3．归档材料的种类、份数以及每份材料的页数均应齐全完整。

4．在归档的材料中，应将每份的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发件与原件、多种文字形成的同一档案，立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

5．不同年度的档案一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

6．卷内材料应区别不同情况进行排列，密不可分的材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他材料依其形成规律或特点，应保持档之间的密切联系并进行系统的排列。

7．卷内材料应按顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角和背面的左上角列印页号。

8．永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内档目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。

9．有关卷内材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。

10．案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

归档范文篇5

一、活动时间

2016年4月1日至2016年4月30日。

二、归档范围

2014年形成并已办理完毕的各种门类及不同载体的文件材料。分为文书类、业务类（含提取资料、贷款资料，其中归集资料作为会计凭证附件归类）、财务类、科技类、电子类、声像类等，统称综合档案。

三、归档要求

1、各股室负责人要高度重视，督促经办人员及时整理文件材料、按时归档。

2、档案内的文件材料，必须去掉金属物，打印页码、编写卷内目录，使用统一规范的档案盒，同时编制电子目录。

3、文书档案由综合档案管理人员收集整理，涉密文件及时清退。

4、各股室负责业务档案的整理，并附电子目录移交至综合档案室。对不符合要求的归档资料，综合档案管理人员不得接收，退回股室重新整理、规范后再移交。

5、综合档案管理员负责将收集的各类档案统一汇总整理、编号，并制作案卷目录。

归档范文篇6

我们在第一讲中介绍了什么是电子文件，知道了电子文件的范围很广，那么，什么样的电子文件需要归档呢？严格来讲，需要归档的电子文件应该是一份完整的，经历了从产生到成为定式文本的全过程的电子文件。如果单位没有启用电子公章，也应该是经历了从产生到成为定稿的全过程的电子文件才有必要归档。因此，只是利用计算机起草，工作中仍然采用纸质文件流转的单位形成的电子文件的草稿和历次修改稿都不必归档保存。

从电子文件的内容上看，其归档范围可以参照国家档案局关于纸质文件归档范围的有关规定来确定，各单位一般应将反映本单位主要职能，包括行政许可、行政执法、公共服务、城市管理以及“三定”规定中的其他职能所涉及的、具有保存和利用价值的文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、数据库文件等各种类型的电子文件纳入归档范围。国家档案局关于纸质文件归档范围的有关规定主要指《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号，2006年12月制发）。之后，北京市档案局根据此规定，结合北京市的实际情况，制发了《北京市机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定实施细则》（京档发〔2007〕11号）（以下简称实施细则）。《实施细则》是目前北京市各单位制定电子文件归档范围的一个重要依据。电子文件的归档范围并不等同于纸质文件的归档范围，而是远远大于文书档案的归档范围。从电子文件的内容上看，它涵盖了本单位工作的各个领域。凡是反映本单位主要职能，记载了本单位承办的主要工作，具有保存和利用价值的电子文件均应纳入归档范围；从电子文件的形式上看，它是多种多样的，各种门类和载体的档案都会产生相应的电子文件。例如，在会计核算工作中，如果使用了电算化管理软件，就会形成会计核算电子文件；使用数码相机、数码摄像机拍摄，会形成图像文件和影像文件……所以，电子文件包含了文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、数据库文件等各种类型。

文本文件指用文字处理技术形成的文件，例如用word、wps等软件形成的各种公文都是文本文件；图像文件既包括纸质文件在数字化处理后得到的扫描图像文件，也包括数码照片采集来的图像文件；图形文件指用计算机辅助设计或绘图等软件获得的电子文件，如使用CAD制图软件形成的CAD图纸；影像文件指用多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，如数码摄像机拍摄的图像等；声音文件指用音频设备获得的声音文件，如录音笔等数字录音设备录制的声音；数据库文件指对业务系统中生成的数据进行采集和保存的数据库。在确定电子文件归档范围时，应特别注意五种类型电子文件的归档工作。一是记录本单位核心业务和重要工作成果的数码照片、影像文件以及纸质文件扫描获得的图像文件；二是本单位内部管理、政务信息资源共享建设以及综合统计工作中形成的数据库文件；三是本单位公务活动中形成的具有保存和利用价值的电子邮件；四是本单位办公系统、业务系统和各类数据库系统的管理软件以及其他确保电子文件可读取的专用软件；五是与电子文件相对应的元数据和背景信息。这五种类型的电子文件具体包含的内容有：一是图像和影像文件。数码照片、音视频文件经常会由拍摄部门自行留存，凡是记录本单位主要职能活动、重要工作成果、重要人物的数码照片、音视频文件材料，都应该归档。如：领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动，本单位组织或参加的重要外事活动，本单位召开的各种会议、举办的各种活动，本单位考察、调研，记录本单位重大事件、重大事故、驻地变化、基建工程等的数码照片、音视频文件均应纳入归档范围。二是数据库文件，具体包括内部管理数据库和政务信息数据库。内部管理数据库主要包括内部机构、人员管理、会计电算化等反映了本单位内部管理的重要数据库文件。政务信息数据库主要包括人口、法人、空间与自然资源、宏观经济与社会发展等基础信息数据库文件；各机关依据职能对社会事务、公共事务进行监督、管理形成的业务应用系统、信息管理系统的数据库文件，如经济、科技、教育、司法、卫生、社会保障、城市规划管理等基础数据库文件；为领导决策、为公民服务提供的各类信息的公共服务数据库文件；对本地区、本系统、本行业开展的综合统计工作形成的数据库文件。三是电子邮件。

确定其归档范围时要考虑电子邮件内容的重要程度，体现了工作的处理过程，反映了与上下级单位或其他不相隶属单位洽商工作、签署协议等内容的电子邮件应该归档，只是用于沟通信息的电子邮件则不需要归档。四是软件。《北京市电子文件归档与管理暂行规定》（京档发〔2004〕14号）明确要求：“对通用软件产生的电子文件，需注明其软件名称、型号、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。”所以，当电子文件是在通用软件环境中形成时，就不用将相关软件归档，而在专业系统中形成的电子文件，在相关软件更新后应将旧版软件及时归档。例如，各单位普遍使用的MicrosoftOfficeWord、WPS文字等软件现阶段在北京市属于通用软件，就不需归档。五是元数据和背景信息。它们反映了电子文件产生的环境及其形成、运转的全过程，对于保证电子文件的真实、完整、有效有着重要的意义。根据现阶段的研究成果，有19项元数据和背景信息项是必须采集和记录的，即：硬件环境，软件环境，记录字符、图形、音频、视频文件格式，文件类别，载体编号，载体型号，载体类型，文件归档号（全宗号、目录号、案卷号或文件号等），主题或题名，文件形成部门，文件形成时间，收文时间，责任者，主送者，抄送者，密级，保管期限，填表人，审核人。其中硬件环境包括主机、网络服务器型号和制造厂商等，软件环境包括操作系统，数据库系统和相关软件等。

这19项元数据和背景信息分别记录了电子文件赖以生存的环境，电子文件自身的特征、形成过程，电子文件归档后对其归档载体的管理、信息管理的方式和管理人员，包含了电子文件从产生到归档到脱机保存全过程的信息，能够基本满足系统发生变化时电子文件恢复、数据迁移的需要，是每个单位在电子文件归档时必须考虑的基本项、必备项。确定归档范围之后还要明确电子文件的保管期限。各单位可以依据国家档案局有关文件保管期限的规定，按照电子文件的保存和利用价值划分电子文件的保管期限。根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，可以将电子文件的保管期限划分为永久和定期，定期可分为30年和10年。

归档范文篇7

一、园林工程设计图纸文件的归档管理

1、严格底图更改管理制度．维护园林工程设计档案的准确性按图纸管理规定．设计图纸盖完章后设计人员不得再经手，如果要对底图进行修改、调换，设计人员应到档案室修改、调换或由指定人员填写借用单，做好借用登记，再借出修改。如果图纸修改部位复杂，须另绘新图。底图的修改须由项目使用部门提出申请，档案部门对底图修改工作负监督检查的责任。然而实际情况是．经营室有时为图方便，会让归档人自己把图纸交给文印室．有些设计人员会利用管理上的漏洞。私下对已盖“出图章”的设计图纸(尤其是外协项目)进行修改。由于有些图纸在归档前就已经被修改图替换，库存底图与散布在各施工单位的蓝图往往不一致。档案部门最后收到的图纸从文字说明到图形尺寸，往往有相当一部分都是经过修改的。有些修改图备注栏内不写明本图作废的原因，图纸目录上不标明“原图作废”字样和修改图的出图日期。有的修改图单独编图号，与原图编号不一致。有的图不断地出修改版．但每次修改图的当前版本都标识不清。设计修改充通知单上往往只有修改或补充的内容，而不具体注明涉及的专业、针对哪些图进行修改、修改原因。同一个项目，同一个专业中设计修改／补充通知单本身的编号也不统一等等。由于很多修改图、修改通知单上的标识、说明等都不明确，也不够准确，时间一长，设计人自己往往也不记得出修改图的原因，甚至连有没有按要求出过修改图、什么时候出的修改图都记不清了。这就给图纸的整理和最终的查找利用工作都带来一定困难。针对上述现实中存在的问题．除严格执行已有的管理规定外，对现有的图纸更改管理制度需进一步加以完善，在更改制度中应该增加相关规定，如“修改已归档的设计图纸要以有关专业主管领导和有关专业主管部门审核批准的修改通知单为准”、“修改通知单一式两份．其中正件由档案部门保存、副件由专业主管部门留存”等等。

2、认真履行归档手续．维护园林工程设计档案的完整性园林工程设计档案的完整性包括归档项目成套性与归档项目完整性方面的内容。首先看归档项目的成套性。经营室收到底图后会在底图流转单上对图幅、数量等进行统计，但碰到归档图纸数量多的情况，他们往往就不仔细核对，而是直接根据图目上的数量进行简单统计，很多时候归档人往往也不仔细核对归档数量、不保留归档依据。等图纸流转到档案部门时，才发现本次归档图纸数量与统计数量不符或归档内容与图目标识不符。其原因大致有三种：一是归档图纸中有很多为已出图，不在本次归档范围内。二是归档人漏归．需办理补归手续。三是由于归档人不是出图人，办完手续后也没有留归档凭证，已不记得缺少部分的图纸是否归档。因此，在归档管理中，档案部门应严格执行归档制度中的有关规定，认真核查，维护项目档案的成套性。其次，看归档项目的完整性。由于档案部门不了解项目的进展情况．使得接收归档工作处于盲目、被动的地位。为此，建议在归档制度与相关的科技管理制度中对项目的归档予以制约，比如建议规定，由经营室每年度汇总一张“园林工程设计项目一览表”。使档案部门能掌握每年承接设计项目的概况，以掌握项目归档的进度，并将项目归档情况列入设计人员的考核指标，以保证归档项目的完整性。

3、规范图纸整理方法．维护园林工程设计档案的系统性一些大型的工程项目．参与设计的人员数量很多，大部分设计人员都不知道图纸前期管理工作的要求。每位设计人员都会按照自己的习惯对图纸进行整理，导致同一个项目设计图纸的组卷方法不相同。比如其中一部分图纸按子项(区块)——专业分，一部分按专业——子项(区块)分，不管按照哪一种方法进行立卷都会遇到需要重新为图纸编号、编目和排列图纸的问题，而一旦拆分又会使得图号不连续。有时由于设计任务繁重，加上设计进度又很紧．设计人员常常不注重图纸编号的连续性、准确性．出图后不仔细校对导致重号、漏号、跳号，图名、项目编号有误，图号、图名与目录不对应等情况时有发生。为维护园林工程设计档案的系统性．建议一要规范图纸整理方法，二要加强图纸的编号管理，对底图图号的编制方法作出规定．比如“各部门自行设计的成套性图纸在项目批准后即应向公司档案部门申请图号”、“图号由总图号和分图号两部分组成．总图号由档案室供给、分图号由各设计部门按照规定的编制方法和要求自行编写，最后由档案部门审核”、“底图顺序号和图纸名称要和底图目录上的保持一致”、“增补底图必须保持与原套底图的连贯性”等等。

二、园林工程设计CAD文件的归档管理

归档范文篇8

1、干部人事档案管理部门应根据《干部档案管理工作条例》等有关规定，随时或定期对收集上来的干部人事档案材料，进行认真审查和鉴别，符合归档要求的才能归档。

2、未经鉴别，任何人不得擅自销毁干部档案材料，不得私自将不属于归档的材料归入档案或从干部档案中撤出材料。如有类似情况发生应查清原因，追究责任，严肃处理。

3、经鉴别，属于内容不完整、来源、时间不明、手续不完备或字迹扩散的材料，应登记注明暂不归档，待查清原因，补办完手续或复制后再归档。

4、凡涉及干部琡历史问题或其他重要问题，需要查清而未查清的材料，交有关党组织审查处理，在未做出结论之前不得归档。

5、凡是干部人事档案材料归档或从干部人事档案中撤出材料，必须由专人把关。经鉴别应销毁或应转给有关单位和部门的材料必须登记造册。

归档范文篇9

（一）归档鉴定

即鉴定所接收的档案是否符合归档要求。鉴定时，存在下列情形之一的，不予归档：

1.该案卷业务未办理完毕的。这里的业务办理指独立审批、办理的单项业务，如规划预审、土地使用权初始登记等；

2.资料不齐全的。即缺少该类案卷应包含的必要资料。如土地登记案卷缺少登记审批表、规划预审案卷无预审意见书，并且无任何有效说明文件等情况。

3.无保存价值的文档资料；

4.重复的文档资料。经鉴定属上述第1、2种情形的，清退回移交单位，待业务办理完毕或补齐资料后再行移交归档；属上述第3、4种情形的，由档案部门鉴定后销毁或作为一般资料留存。

（二）密级鉴定

根据文件材料标注的密级，案卷项目或图件资料的内容、性质确定密级。方法如下：

1.国家规定或保密局备案的涉密项目，其相关案卷按规定定为秘密、机密或绝密；

2.案卷直接标注有密级，且未到解密期限的，该案卷为涉密案卷，标注的密级即为案卷密级。

3.案卷中有涉密文件，且未到解密期限的，该案卷为涉密案卷，文件的密级即为案卷密级。如案卷中有多份涉密文件，则案卷密级从其高者；

4.案卷中虽有涉密资料，但归档时已解密的，不作为涉密案卷；

5、经过统一脱密处理的图件鉴定时，不作为涉密文件；

6.不属于国家秘密级的案卷，但无条件公开后会对国土资源档案管理工作造成不利影响的，一般定为工作秘密级；经鉴定属涉密案卷的，交由持保密工作上岗证的人员进行整理和归档。除保管外，其处理方法与非密文件相同。

（三）分类鉴定

分类鉴定是专业档案整理、归档最为关键和重要的环节。关系到案卷保管期限鉴定、编页及档案著录信息填写等工作的正确与否。档案分类鉴定时，应严格按照国土资源部及本单位《档案分类方案》进行划分，并遵循以下原则：

1.各分类中第一项综合类资料按文书档案处理。

2.确定分类时，应归到分类方案的最低一级类目内。如以挂牌方式出让办理供地手续的案卷，其分类应鉴定为E63（挂牌出让），而不是E6（土地使用权有偿使用审批）或E（建设用地类）。

3.多项业务合并组卷的案卷（即一卷通）确定分类时，以最终的业务类别确定分类。如以挂牌方式出让的国有土地，在办理完供地手续后，其资料继续交由地籍部门办理土地登记手续，办结后整理归档时，其分类应定为C42（国有土地使用权登记），而不是E63（挂牌出让）。

（四）保管期限鉴定

鉴定保管期限时，应严格按照本单位制定的《档案保管期限表》执行。

二、整理

（一）修整

对案卷资料逐页进行清理，去除文件上易锈蚀的金属物，如订书针、别针、大头针等，并对字迹模糊或易褪变的文件进行修复或复制。整理报纸时，保留所需内容当前版面的完整，其余版面可清除。折叠时将所需内容至于正面，并保留当前版面上方的报纸名称和日期。对过大文件进行折叠或裁剪时根据归档案卷的尺寸控制图件大小，并按照《技术制图复制图的折叠方法(GB10609.3-89)》中的“有装订边的加长幅面折图”方法折叠，留出图件的装订边，露出图件题名。裁剪时不得损坏文件内容，并留出装订空间，最终保持与其余档案资料大小一致。

（二）排序

组卷、修整完毕后，对卷内文件进行排序。排序时，按照本单位制定的卷内文件排序标准进行。保持单份文本材料的独立性。如《土地估价报告》，不得将报告内文件和图纸分开存放，应作为单份资料排列于合适位置。有两份或多份完全相同的文件资料时，保留（原件）一份，其余销毁。

（三）编页

按照整理好的顺序，以阿拉伯数字从“1”开始顺序编写页码。页码编写于文件上方远离装订线的一侧。页码可使用打码器打印或手工填写，手工填写时应使用碳素笔或碳素墨水。编页时，以文件中有图文的页面为一页，空白页不计。卷内文件目录和卷内备考表不编写页码。

（四）编目

即编制档案卷内文件目录。卷内文件目录置于案卷资料前，采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）幅面纸张单面打印或填写，格式需保持固定、统一。其主要内容包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号等。

（五）编号

即编制案卷档案号。国土资源专业档案的档案号按照“全宗号-目录号-案卷号”的原则编制。其中，连接全宗号、目录号、案卷号的是减号“-”（半角）。全宗号即立档单位的全宗代码。

（六）装订国土资源专业档案以“卷”为单位进行装订。各类材料排列的前后顺序为：案卷封皮-卷内文件目录-文件资料-卷内备考表-案卷封底。案卷封底使用与封皮相同材质的空白页。一般情况下，使用“三孔一线”进行线装。较薄的案卷可使用不锈钢钉装订，资料较厚、不利于装盒及阅读的，应分成几卷装订。装订时，目录置于第一卷封皮后，卷内备考表置于最后一卷封底前，并在卷内备考表中注明分卷情况。A4幅面的材料，三孔之间的距离为9cm，装订线距离左页边2cm左右。装订时，以结实、整齐、不掉页、不压字、不倒页、不损坏文件、不妨碍阅读为原则。六、装盒整理装订好的档案在质检合格后按照档案号顺序装入档案盒。装盒时，不同全宗、不同目录的案卷不得放入同一档案盒。

三、入库

档案装盒后，即可按本单位库房管理规则入库上架。档案入库由库房管理员负责，其他档案工作人员协助。首次入库的档案进库前，必须由库房管理员进行入库登记，否则入库后即会造成档案遗失。八、档案修改及补件原则上，档案归档入库后不得更改其内容，但因工作需要确需修改或补充的，按以下方法执行：

1.档案形成单位提交需要修改档案资料的函（情况说明）及具体资料。在函（情况说明）中，应明确档案名称，说明修改或补充的原因及具体内容。

2.修改或补充的文件材料核实后，由档案工作人员负责修改，不得交由补件人员进行。

3.修改或补件时，将修改或补件的函（情况说明）及补件资料按照归档排序原则置于案卷资料最后一页（即卷内备考表前），并按照要求整理及续编页码。

4.档案修改或补件时，不得对原始档案进行涂改，也无需对错误的资料进行替换和销毁，应保证原档案资料的完整。

归档范文篇10

一、干部人事档案管理部门应根据《干部档案工作条例》等人关规定，随时或定期对收集上来的干部人事档案材料，进行认真审查和鉴别，符合归档要求的才能归档。

二、未经鉴别，任何人不得擅自销毁干部档案材料，不得私自将不属于归档的材料归入档案或从干部档案中撤出材料。如有类似情况发生应查清原因，追究责任，严肃处理。

三、经鉴别，属于内容不完整，来源、时间不明，手续不完备或字迹扩散的材料，应登记注明暂不归档，待查清原因，补办完手续或复制后再归档。

四、凡涉及干部政治历史历史问题或其它重要问题，需要查清而未查清的材料，交有关党组织审查处理，在未做出结论之前不得归档。

五、凡是干部人事档案材料或从干部人事档案中撤出材料，必须由专人把关。经鉴别应销毁或应转给有关单位和部门的材料必须登记选册。