半现行文件范文10篇

半现行文件范文篇1

现行文件应存放于文件的形成、使用部门，非现行文件应存放于档案馆，已形成共识，且世界各国普遍如此，而如何科学处置半现行文件却存在着不同的构想、不同的做法。我国传统档案管理体制要求每一立档单位都应建立自己的基层档案管理部门、配备档案人员开展本单位档案工作，这实质上客观地规定了由这种单位内部建立起来的基层档案管理部门来承担本单位半现行文件的管理，这一半现行文件的处置模式显然充分体现了它既不同于现行文件的处置方式，也不同于非现行文件的处置方式。如何科学地处置半现行文件使成为我国当前档案学理论和实践中迫切需要解决的一个重要问题，为此让我们先来剖析一下世界范围内处置半现行文件的各种模式。

一、文件中心

文件中心是国外许多国家处置半现行文件管理的一种组织形式，它的设置并不隶属于哪一个文件形成单位，而是按地区建立的介于若干文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性的社会化文件管理机构，并拥有人、财、物和管理自主权，其人员编制属单独列编的档案管理事业编制。经费靠行政拨款。文件中心完全代替各机关管理半现行文件，中心内的半现行文件只为形成单位服务，不向社会开放，文件在中心内只作过渡性保存，一部分期满后销毁，另一部分需永保存的中心负责向相关档案馆移交。显然文件中心充分体现了半现行文件管理的特色，既不同于现行文件的处置，也不同于非现行文件的处置，过渡性地处置只为形成单位服务的半现行文件，完全按照文件运动规律办事。

由于文件中心突出了对半现行文件实行社会化、集约化和专业化管理的特点，因此它往往具备良好的文件管理硬件设施，稳定而又业务素质较好的文件管理者队伍，这些软硬件条件确保了文件中心的半现行文件能得到科学管理，另外它合理高效地解决了文悠扬管理所需的人、财、物，从整体上能够省人、省库房、省装具、省钱，降低了文件管理费用。总之，文件中心的建立既可以减轻各文件形成单位的负担，又可以减轻档案主管部门的工作量，既能够承担起半现行文件的科学管理，方便形成单位的查找利用，又符合高效精简节约的原则，成效显著。也正因如此，文件中心能在国外许多国家得到普及和推广。

但是，文件中心并非万能，这种由政府拨款建立的文件中心并没有也不可能针对一个地区的所有单位，它主要吸收一个地区内的各机关，那么对于这种文件中心吸收之外的单位，我们又该如何科学地处置它们的半现行文件呢?

二、商业性文件中心

受文件中心的鼓舞和启发，欧美许多国家在建立文件中心后不久又建立了商业性文件中心。商业性文件中心也是处置半现行文件管理的一种组织形式，它同文件中心一样，其设置也并不隶属于哪一个文件形成单位，而是按地区建立的社会化文件管理机构，并拥有人、财、物和管理自主权，同样完全代替各有关单位管理半现行文件，中心内的文件只有形成单位服务，不向社会开放，形成单位需要利用自己的文件时，它们应及时、迅速、准确地提供，且允许带回本单位使用，形成单位不会因文件脱离自身进入中心而感到利用不便。所不同的是，商业性文件中心代替各有关单位管理其半现行文件时并非无偿，而是实行有偿形式，要求各有关单位按规定付给商业性文件中心一定的管理费用。商业性文件中心的管理费用和保同薪水并不靠政府拨款解决，而且以此来筹集，甚至还要盈余，创造一定的经济效益，因此商业性文件中心是一个经济实体。不管如何，商业性文件中心显然也充分体现了半现行文件管理的特色，完全按照文件运动规律办事。

由于商业性文件中心同样突出了对半现行文件实行社会化、集约化和专业化管理的特点，因此它同文件中心一样，具备了能科学管理半现行文件所需的一切软硬件条件，经济合理地配置了文件管理所需的人、财、物，从而能整体上省人、省库房、省装具、省钱，降低了文件管理费用。总之，商业性文件中心具有同文件中心一样显著的成效。当然文件是否移交给商业性文件中心管理完全出于形成单位的自愿，同时商业性文件中心也应增强自身的信誉。商业性文件中心同样没有也不可能针对一个地区的所有单位，它主要吸收那些不同进入文件中心，而自身管理既不具备条件又不经济的单位，商业化地承担起这些单位半现行文件的管理。

三、基层档案管理部门

文件中心和商业化文件中心并不是与生俱来的，在文件中心和商业性文件中心诞生之前，半现行文件管理首先是由本单位自身承担的，而在我国至今几乎仍实行这种单一的基层档案管理部门模式，由这种在单位内部建立起来的基层档案管理部门来承担本单位增现行文件的管理，且明确规定文件在基层档案管理部门只作过渡性保存，基层档案管理部门不是文件的最终归宿地，这些文件通常只为本单位服务，显然这种半现行文件的处置模式同样完全符合文件运动规律。

把半现行文件存放于形成单位内部建立起的基层档案管理部门内，这使半现行文件与其用户间的距离“最近”，从而使半现行文件的方便利用达到了最优化，因为半现行文件存放于形成者个人身边通常是不允许的，因此这种由基层档案管理部门来处置半现行文件管理的模式并非无优势可言，笔者认为这正是半现行文件首先由基层档案管理部门来处置的最根本原因。但这只是满足了科学处置半现行文件的一个方面，至于基层档案管理部门是否具备科学管理半现行文件的软硬件条件，半现行文件由基层档案管理部门处置是否经济合理，这些问题仍值得探讨。

当一个单位规模较在，半现行文件数量较多时，建立自己的基层档案管理部门，配备几名稳定而又业务素质较好的文件管理者，购买必需的档案装具，提供必要的用房，再辅以健全的制度等，显然这就具备了科学管理半现行文件的软硬件条件，虽然这种模式并非社会化，但此时同样可做到文件管理所需人、财、物资源的合理配置，尽量降低文件管理费用。而当一个单位规模不大、甚至较小，半现行文件数量不多时，如仍采用这种模式来处置本单位的半现行文件，则问题显而易见：文件管理者往往采用兼职保同，变动频繁，队伍不够稳定，业务素质差，忙于其它工作，甚至基层档案管理部门索性不设或长期虚设，文件管理硬件设施较差，库房简陋等，这就根本不具备科学管理半现行文件的软硬件条件，如果硬是执行，再去满足要求，那么这种模式必然极大地浪费人、财、物资源，大大提高了文件管理代价，这正是我国传统档案管理体制在实践中所暴露出的弊端。

四、企事业档案馆和联合档案室

随着档案事业的不断发展，中外都形成有许多企事业档案馆，这种档案馆

不同于一般档案馆，它是建立在规模较大单位内部的非社会化档案管理机构，其职能既要承担本单位非现行文文悠扬的管理，又要承担本单位半现行文件的管理。不少单位今天是基层档案管理部门，将来可能发展为企事业档案馆，因此由企事业档案馆来处置半现行文件的方式完全等同于基层档案管理部门处置半现行文件的方式，显然我们可以把这种方式纳入基层档案管理部门处置半现行文件方式的范畴。

半现行文件范文篇2

现行文件应存放于文件的形成、使用部门，非现行文件应存放于档案馆，已形成共识，且世界各国普遍如此，而如何科学处置半现行文件却存在着不同的构想、不同的做法。我国传统档案管理体制要求每一立档单位都应建立自己的基层档案管理部门、配备档案人员开展本单位档案工作，这实质上客观地规定了由这种单位内部建立起来的基层档案管理部门来承担本单位半现行文件的管理，这一半现行文件的处置模式显然充分体现了它既不同于现行文件的处置方式，也不同于非现行文件的处置方式。如何科学地处置半现行文件使成为我国当前档案学理论和实践中迫切需要解决的一个重要问题，为此让我们先来剖析一下世界范围内处置半现行文件的各种模式。

一、文件中心

文件中心是国外许多国家处置半现行文件管理的一种组织形式，它的设置并不隶属于哪一个文件形成单位，而是按地区建立的介于若干文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性的社会化文件管理机构，并拥有人、财、物和管理自主权，其人员编制属单独列编的档案管理事业编制。经费靠行政拨款。文件中心完全代替各机关管理半现行文件，中心内的半现行文件只为形成单位服务，不向社会开放，文件在中心内只作过渡性保存，一部分期满后销毁，另一部分需永保存的中心负责向相关档案馆移交。显然文件中心充分体现了半现行文件管理的特色，既不同于现行文件的处置，也不同于非现行文件的处置，过渡性地处置只为形成单位服务的半现行文件，完全按照文件运动规律办事。

由于文件中心突出了对半现行文件实行社会化、集约化和专业化管理的特点，因此它往往具备良好的文件管理硬件设施，稳定而又业务素质较好的文件管理者队伍，这些软硬件条件确保了文件中心的半现行文件能得到科学管理，另外它合理高效地解决了文悠扬管理所需的人、财、物，从整体上能够省人、省库房、省装具、省钱，降低了文件管理费用。总之，文件中心的建立既可以减轻各文件形成单位的负担，又可以减轻档案主管部门的工作量，既能够承担起半现行文件的科学管理，方便形成单位的查找利用，又符合高效精简节约的原则，成效显著。也正因如此，文件中心能在国外许多国家得到普及和推广。

但是，文件中心并非万能，这种由政府拨款建立的文件中心并没有也不可能针对一个地区的所有单位，它主要吸收一个地区内的各机关，那么对于这种文件中心吸收之外的单位，我们又该如何科学地处置它们的半现行文件呢?

二、商业性文件中心

受文件中心的鼓舞和启发，欧美许多国家在建立文件中心后不久又建立了商业性文件中心。商业性文件中心也是处置半现行文件管理的一种组织形式，它同文件中心一样，其设置也并不隶属于哪一个文件形成单位，而是按地区建立的社会化文件管理机构，并拥有人、财、物和管理自主权，同样完全代替各有关单位管理半现行文件，中心内的文件只有形成单位服务，不向社会开放，形成单位需要利用自己的文件时，它们应及时、迅速、准确地提供，且允许带回本单位使用，形成单位不会因文件脱离自身进入中心而感到利用不便。所不同的是，商业性文件中心代替各有关单位管理其半现行文件时并非无偿，而是实行有偿形式，要求各有关单位按规定付给商业性文件中心一定的管理费用。商业性文件中心的管理费用和保同薪水并不靠政府拨款解决，而且以此来筹集，甚至还要盈余，创造一定的经济效益，因此商业性文件中心是一个经济实体。不管如何，商业性文件中心显然也充分体现了半现行文件管理的特色，完全按照文件运动规律办事。

由于商业性文件中心同样突出了对半现行文件实行社会化、集约化和专业化管理的特点，因此它同文件中心一样，具备了能科学管理半现行文件所需的一切软硬件条件，经济合理地配置了文件管理所需的人、财、物，从而能整体上省人、省库房、省装具、省钱，降低了文件管理费用。总之，商业性文件中心具有同文件中心一样显著的成效。当然文件是否移交给商业性文件中心管理完全出于形成单位的自愿，同时商业性文件中心也应增强自身的信誉。商业性文件中心同样没有也不可能针对一个地区的所有单位，它主要吸收那些不同进入文件中心，而自身管理既不具备条件又不经济的单位，商业化地承担起这些单位半现行文件的管理。

三、基层档案管理部门

文件中心和商业化文件中心并不是与生俱来的，在文件中心和商业性文件中心诞生之前，半现行文件管理首先是由本单位自身承担的，而在我国至今几乎仍实行这种单一的基层档案管理部门模式，由这种在单位内部建立起来的基层档案管理部门来承担本单位增现行文件的管理，且明确规定文件在基层档案管理部门只作过渡性保存，基层档案管理部门不是文件的最终归宿地，这些文件通常只为本单位服务，显然这种半现行文件的处置模式同样完全符合文件运动规律。

把半现行文件存放于形成单位内部建立起的基层档案管理部门内，这使半现行文件与其用户间的距离“最近”，从而使半现行文件的方便利用达到了最优化，因为半现行文件存放于形成者个人身边通常是不允许的，因此这种由基层档案管理部门来处置半现行文件管理的模式并非无优势可言，笔者认为这正是半现行文件首先由基层档案管理部门来处置的最根本原因。但这只是满足了科学处置半现行文件的一个方面，至于基层档案管理部门是否具备科学管理半现行文件的软硬件条件，半现行文件由基层档案管理部门处置是否经济合理，这些问题仍值得探讨。

当一个单位规模较在，半现行文件数量较多时，建立自己的基层档案管理部门，配备几名稳定而又业务素质较好的文件管理者，购买必需的档案装具，提供必要的用房，再辅以健全的制度等，显然这就具备了科学管理半现行文件的软硬件条件，虽然这种模式并非社会化，但此时同样可做到文件管理所需人、财、物资源的合理配置，尽量降低文件管理费用。而当一个单位规模不大、甚至较小，半现行文件数量不多时，如仍采用这种模式来处置本单位的半现行文件，则问题显而易见：文件管理者往往采用兼职保同，变动频繁，队伍不够稳定，业务素质差，忙于其它工作，甚至基层档案管理部门索性不设或长期虚设，文件管理硬件设施较差，库房简陋等，这就根本不具备科学管理半现行文件的软硬件条件，如果硬是执行，再去满足要求，那么这种模式必然极大地浪费人、财、物资源，大大提高了文件管理代价，这正是我国传统档案管理体制在实践中所暴露出的弊端。

四、企事业档案馆和联合档案室

随着档案事业的不断发展，中外都形成有许多企事业档案馆，这种档案馆

不同于一般档案馆，它是建立在规模较大单位内部的非社会化档案管理机构，其职能既要承担本单位非现行文文悠扬的管理，又要承担本单位半现行文件的管理。不少单位今天是基层档案管理部门，将来可能发展为企事业档案馆，因此由企事业档案馆来处置半现行文件的方式完全等同于基层档案管理部门处置半现行文件的方式，显然我们可以把这种方式纳入基层档案管理部门处置半现行文件方式的范畴。

半现行文件范文篇3

文件生命周期理论告诉我们，文件从其形成直至最后销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程，在这个生命运动过程中文件先后表现出三种明显不同的价值形态，因而文件的整个生命运动过程具有明显的阶段性特征，可划分为三个阶段，分别称之为文件的现行期、半现行期和非现行期。虽然文件运动本质上与文件的移交、何存地点变化和管理方式变化并无直接联系，但划分文件运动阶段的目的是为了更好地管理文件，因此文件在其整个生命运动过程的各运动阶段内应分别采用何种存放地点和管理方式为宜，这便成为我们必须考虑和解决的问题。

现行文件应存放于文件的形成、使用部门，非现行文件应存放于档案馆，已形成共识，且世界各国普遍如此，而如何科学处置半现行文件却存在着不同的构想、不同的做法。我国传统档案管理体制要求每一立档单位都应建立自己的基层档案管理部门、配备档案人员开展本单位档案工作，这实质上客观地规定了由这种单位内部建立起来的基层档案管理部门来承担本单位半现行文件的管理，这一半现行文件的处置模式显然充分体现了它既不同于现行文件的处置方式，也不同于非现行文件的处置方式。如何科学地处置半现行文件使成为我国当前档案学理论和实践中迫切需要解决的一个重要问题，为此让我们先来剖析一下世界范围内处置半现行文件的各种模式。

一、文件中心

文件中心是国外许多国家处置半现行文件管理的一种组织形式，它的设置并不隶属于哪一个文件形成单位，而是按地区建立的介于若干文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性的社会化文件管理机构，并拥有人、财、物和管理自主权，其人员编制属单独列编的档案管理事业编制。经费靠行政拨款。文件中心完全代替各机关管理半现行文件，中心内的半现行文件只为形成单位服务，不向社会开放，文件在中心内只作过渡性保存，一部分期满后销毁，另一部分需永保存的中心负责向相关档案馆移交。显然文件中心充分体现了半现行文件管理的特色，既不同于现行文件的处置，也不同于非现行文件的处置，过渡性地处置只为形成单位服务的半现行文件，完全按照文件运动规律办事。

由于文件中心突出了对半现行文件实行社会化、集约化和专业化管理的特点，因此它往往具备良好的文件管理硬件设施，稳定而又业务素质较好的文件管理者队伍，这些软硬件条件确保了文件中心的半现行文件能得到科学管理，另外它合理高效地解决了文悠扬管理所需的人、财、物，从整体上能够省人、省库房、省装具、省钱，降低了文件管理费用。总之，文件中心的建立既可以减轻各文件形成单位的负担，又可以减轻档案主管部门的工作量，既能够承担起半现行文件的科学管理，方便形成单位的查找利用，又符合高效精简节约的原则，成效显著。也正因如此，文件中心能在国外许多国家得到普及和推广。

但是，文件中心并非万能，这种由政府拨款建立的文件中心并没有也不可能针对一个地区的所有单位，它主要吸收一个地区内的各机关，那么对于这种文件中心吸收之外的单位，我们又该如何科学地处置它们的半现行文件呢?

二、商业性文件中心

受文件中心的鼓舞和启发，欧美许多国家在建立文件中心后不久又建立了商业性文件中心。商业性文件中心也是处置半现行文件管理的一种组织形式，它同文件中心一样，其设置也并不隶属于哪一个文件形成单位，而是按地区建立的社会化文件管理机构，并拥有人、财、物和管理自主权，同样完全代替各有关单位管理半现行文件，中心内的文件只有形成单位服务，不向社会开放，形成单位需要利用自己的文件时，它们应及时、迅速、准确地提供，且允许带回本单位使用，形成单位不会因文件脱离自身进入中心而感到利用不便。所不同的是，商业性文件中心代替各有关单位管理其半现行文件时并非无偿，而是实行有偿形式，要求各有关单位按规定付给商业性文件中心一定的管理费用。商业性文件中心的管理费用和保同薪水并不靠政府拨款解决，而且以此来筹集，甚至还要盈余，创造一定的经济效益，因此商业性文件中心是一个经济实体。不管如何，商业性文件中心显然也充分体现了半现行文件管理的特色，完全按照文件运动规律办事。

由于商业性文件中心同样突出了对半现行文件实行社会化、集约化和专业化管理的特点，因此它同文件中心一样，具备了能科学管理半现行文件所需的一切软硬件条件，经济合理地配置了文件管理所需的人、财、物，从而能整体上省人、省库房、省装具、省钱，降低了文件管理费用。总之，商业性文件中心具有同文件中心一样显著的成效。当然文件是否移交给商业性文件中心管理完全出于形成单位的自愿，同时商业性文件中心也应增强自身的信誉。商业性文件中心同样没有也不可能针对一个地区的所有单位，它主要吸收那些不同进入文件中心，而自身管理既不具备条件又不经济的单位，商业化地承担起这些单位半现行文件的管理。

三、基层档案管理部门

文件中心和商业化文件中心并不是与生俱来的，在文件中心和商业性文件中心诞生之前，半现行文件管理首先是由本单位自身承担的，而在我国至今几乎仍实行这种单一的基层档案管理部门模式，由这种在单位内部建立起来的基层档案管理部门来承担本单位增现行文件的管理，且明确规定文件在基层档案管理部门只作过渡性保存，基层档案管理部门不是文件的最终归宿地，这些文件通常只为本单位服务，显然这种半现行文件的处置模式同样完全符合文件运动规律。

把半现行文件存放于形成单位内部建立起的基层档案管理部门内，这使半现行文件与其用户间的距离“最近”，从而使半现行文件的方便利用达到了最优化，因为半现行文件存放于形成者个人身边通常是不允许的，因此这种由基层档案管理部门来处置半现行文件管理的模式并非无优势可言，笔者认为这正是半现行文件首先由基层档案管理部门来处置的最根本原因。但这只是满足了科学处置半现行文件的一个方面，至于基层档案管理部门是否具备科学管理半现行文件的软硬件条件，半现行文件由基层档案管理部门处置是否经济合理，这些问题仍值得探讨。

当一个单位规模较在，半现行文件数量较多时，建立自己的基层档案管理部门，配备几名稳定而又业务素质较好的文件管理者，购买必需的档案装具，提供必要的用房，再辅以健全的制度等，显然这就具备了科学管理半现行文件的软硬件条件，虽然这种模式并非社会化，但此时同样可做到文件管理所需人、财、物资源的合理配置，尽量降低文件管理费用。而当一个单位规模不大、甚至较小，半现行文件数量不多时，如仍采用这种模式来处置本单位的半现行文件，则问题显而易见：文件管理者往往采用兼职保同，变动频繁，队伍不够稳定，业务素质差，忙于其它工作，甚至基层档案管理部门索性不设或长期虚设，文件管理硬件设施较差，库房简陋等，这就根本不具备科学管理半现行文件的软硬件条件，如果硬是执行，再去满足要求，那么这种模式必然极大地浪费人、财、物资源，大大提高了文件管理代价，这正是我国传统档案管理体制在实践中所暴露出的弊端。

四、企事业档案馆和联合档案室

随着档案事业的不断发展，中外都形成有许多企事业档案馆，这种档案馆

不同于一般档案馆，它是建立在规模较大单位内部的非社会化档案管理机构，其职能既要承担本单位非现行文文悠扬的管理，又要承担本单位半现行文件的管理。不少单位今天是基层档案管理部门，将来可能发展为企事业档案馆，因此由企事业档案馆来处置半现行文件的方式完全等同于基层档案管理部门处置半现行文件的方式，显然我们可以把这种方式纳入基层档案管理部门处置半现行文件方式的范畴。

半现行文件范文篇4

现行文件应存放于文件的形成、使用部门，非现行文件应存放于档案馆，已形成共识，且世界各国普遍如此，而如何科学处置半现行文件却存在着不同的构想、不同的做法。我国传统档案管理体制要求每一立档单位都应建立自己的基层档案管理部门、配备档案人员开展本单位档案工作，这实质上客观地规定了由这种单位内部建立起来的基层档案管理部门来承担本单位半现行文件的管理，这一半现行文件的处置模式显然充分体现了它既不同于现行文件的处置方式，也不同于非现行文件的处置方式。如何科学地处置半现行文件使成为我国当前档案学理论和实践中迫切需要解决的一个重要问题，为此让我们先来剖析一下世界范围内处置半现行文件的各种模式。

一、文件中心

文件中心是国外许多国家处置半现行文件管理的一种组织形式，它的设置并不隶属于哪一个文件形成单位，而是按地区建立的介于若干文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性的社会化文件管理机构，并拥有人、财、物和管理自主权，其人员编制属单独列编的档案管理事业编制。经费靠行政拨款。文件中心完全代替各机关管理半现行文件，中心内的半现行文件只为形成单位服务，不向社会开放，文件在中心内只作过渡性保存，一部分期满后销毁，另一部分需永保存的中心负责向相关档案馆移交。显然文件中心充分体现了半现行文件管理的特色，既不同于现行文件的处置，也不同于非现行文件的处置，过渡性地处置只为形成单位服务的半现行文件，完全按照文件运动规律办事。

由于文件中心突出了对半现行文件实行社会化、集约化和专业化管理的特点，因此它往往具备良好的文件管理硬件设施，稳定而又业务素质较好的文件管理者队伍，这些软硬件条件确保了文件中心的半现行文件能得到科学管理，另外它合理高效地解决了文悠扬管理所需的人、财、物，从整体上能够省人、省库房、省装具、省钱，降低了文件管理费用。总之，文件中心的建立既可以减轻各文件形成单位的负担，又可以减轻档案主管部门的工作量，既能够承担起半现行文件的科学管理，方便形成单位的查找利用，又符合高效精简节约的原则，成效显著。也正因如此，文件中心能在国外许多国家得到普及和推广。

但是，文件中心并非万能，这种由政府拨款建立的文件中心并没有也不可能针对一个地区的所有单位，它主要吸收一个地区内的各机关，那么对于这种文件中心吸收之外的单位，我们又该如何科学地处置它们的半现行文件呢?

二、商业性文件中心

受文件中心的鼓舞和启发，欧美许多国家在建立文件中心后不久又建立了商业性文件中心。商业性文件中心也是处置半现行文件管理的一种组织形式，它同文件中心一样，其设置也并不隶属于哪一个文件形成单位，而是按地区建立的社会化文件管理机构，并拥有人、财、物和管理自主权，同样完全代替各有关单位管理半现行文件，中心内的文件只有形成单位服务，不向社会开放，形成单位需要利用自己的文件时，它们应及时、迅速、准确地提供，且允许带回本单位使用，形成单位不会因文件脱离自身进入中心而感到利用不便。所不同的是，商业性文件中心代替各有关单位管理其半现行文件时并非无偿，而是实行有偿形式，要求各有关单位按规定付给商业性文件中心一定的管理费用。商业性文件中心的管理费用和保同薪水并不靠政府拨款解决，而且以此来筹集，甚至还要盈余，创造一定的经济效益，因此商业性文件中心是一个经济实体。不管如何，商业性文件中心显然也充分体现了半现行文件管理的特色，完全按照文件运动规律办事。

由于商业性文件中心同样突出了对半现行文件实行社会化、集约化和专业化管理的特点，因此它同文件中心一样，具备了能科学管理半现行文件所需的一切软硬件条件，经济合理地配置了文件管理所需的人、财、物，从而能整体上省人、省库房、省装具、省钱，降低了文件管理费用。总之，商业性文件中心具有同文件中心一样显著的成效。当然文件是否移交给商业性文件中心管理完全出于形成单位的自愿，同时商业性文件中心也应增强自身的信誉。商业性文件中心同样没有也不可能针对一个地区的所有单位，它主要吸收那些不同进入文件中心，而自身管理既不具备条件又不经济的单位，商业化地承担起这些单位半现行文件的管理。

三、基层档案管理部门

文件中心和商业化文件中心并不是与生俱来的，在文件中心和商业性文件中心诞生之前，半现行文件管理首先是由本单位自身承担的，而在我国至今几乎仍实行这种单一的基层档案管理部门模式，由这种在单位内部建立起来的基层档案管理部门来承担本单位增现行文件的管理，且明确规定文件在基层档案管理部门只作过渡性保存，基层档案管理部门不是文件的最终归宿地，这些文件通常只为本单位服务，显然这种半现行文件的处置模式同样完全符合文件运动规律。

把半现行文件存放于形成单位内部建立起的基层档案管理部门内，这使半现行文件与其用户间的距离“最近”，从而使半现行文件的方便利用达到了最优化，因为半现行文件存放于形成者个人身边通常是不允许的，因此这种由基层档案管理部门来处置半现行文件管理的模式并非无优势可言，笔者认为这正是半现行文件首先由基层档案管理部门来处置的最根本原因。但这只是满足了科学处置半现行文件的一个方面，至于基层档案管理部门是否具备科学管理半现行文件的软硬件条件，半现行文件由基层档案管理部门处置是否经济合理，这些问题仍值得探讨。

当一个单位规模较在，半现行文件数量较多时，建立自己的基层档案管理部门，配备几名稳定而又业务素质较好的文件管理者，购买必需的档案装具，提供必要的用房，再辅以健全的制度等，显然这就具备了科学管理半现行文件的软硬件条件，虽然这种模式并非社会化，但此时同样可做到文件管理所需人、财、物资源的合理配置，尽量降低文件管理费用。而当一个单位规模不大、甚至较小，半现行文件数量不多时，如仍采用这种模式来处置本单位的半现行文件，则问题显而易见：文件管理者往往采用兼职保同，变动频繁，队伍不够稳定，业务素质差，忙于其它工作，甚至基层档案管理部门索性不设或长期虚设，文件管理硬件设施较差，库房简陋等，这就根本不具备科学管理半现行文件的软硬件条件，如果硬是执行，再去满足要求，那么这种模式必然极大地浪费人、财、物资源，大大提高了文件管理代价，这正是我国传统档案管理体制在实践中所暴露出的弊端。

四、企事业档案馆和联合档案室

随着档案事业的不断发展，中外都形成有许多企事业档案馆，这种档案馆

不同于一般档案馆，它是建立在规模较大单位内部的非社会化档案管理机构，其职能既要承担本单位非现行文文悠扬的管理，又要承担本单位半现行文件的管理。不少单位今天是基层档案管理部门，将来可能发展为企事业档案馆，因此由企事业档案馆来处置半现行文件的方式完全等同于基层档案管理部门处置半现行文件的方式，显然我们可以把这种方式纳入基层档案管理部门处置半现行文件方式的范畴。

半现行文件范文篇5

一、我国文件中心的实践

我国的第一家文件中心是1988年成立的甘肃省永靖县文件中心，经过10年的发展，参联机关已由原来的8家发展到24家，主要有县政府、县人大、县政协、县民政局、县计委、县经委等。它保管着各参联机关的文书、专业档案。永靖县文件中心为县档案局（馆）下属的一个股级单位，在县档案局指导下开展工作。其主要职责是：1、负责对参联机关形成的各类非现行文件进行收集、整理、分类、加工、立卷、归档、编目等工作，保证文件的齐全和完整，积极提供利用，为参联机关服务；2、将到期的档案及时向档案馆移交；3、鉴定、销毁保管期限已满、无继续保存价值的文件；4、维护各参联机关的使用和所有权，确保各类文件和档案的机密与安全；5、为参联机关复制案卷目录，以利查找；6、为参联机关编纂必要的文件汇集、大事记等资料。①

永靖县文件中心的优越性体现在：既可以节省费用，又可以提高管理效益；既可以保证管理质量并安全保管，又可以更好地集中提供优质服务。但它在实践中也存在着一些不足：1、各参联机关的档案意识减弱。各单位认为第二年文件移交到中心后自己就完事大吉，以后就可以不管不问了；2、文件在第二年就移交进中心，有些还处于尚未处理完毕或正在利用的状态，这样做不利于文件或档案发挥其现行效用；3、收集归档的文件偏重于文书档案，而对声像档案等特殊门类和载体的档案归档意识不够；4、检索工具单一，只有案卷目录一种；5、编研材料不够深入，只限于编辑大事记和一些文件汇编。

二、甘肃省永靖县文件中心与外国文件中心的联系和区别

外国文件中心于20世纪40年代最先出现在美国，是二次大战期间，美国军事机关为了保管数量庞大而又不经常使用的文件，设立的临时性库房，这就是文件中心的最初形式。由于它适应了美国二战后的经济形势和管理半现行文件的需要，很快取得了法律地位。

目前，在世界上建立文件中心或类似机构的国家越来越多，它们都是在档案行政管理机关管理之下的，对各个不同行政机构的半现行文件进行经济的保管和提供利用，并在这些文件被销毁或移交到档案馆之前进行系统处置的保管机构。其任务是：1、负责对半现行文件进行廉价的贮存和有效的保管，使机关摆脱半现行文件的沉重负担，从而大大节省文件管理费用；2、负责为文件形成机关及时提供优质、高效服务，经文件形成机关批准也可为其他用户提供服务；3、负责对半现行文件进行最终处置，从而保证进馆档案的质量。②

甘肃省永靖县文件中心与外国文件中心的共同之处在于：1、都是保存和提供利用不同机构形成的半现行文件的中间性机构；2、都是本着精简、节约、效能的原则建立的；3、它们都负责对档案的最终处置工作，即销毁或移交进馆。它们的不同之处在于：1、外国文件中心并不接收所有的半现行文件。它不接收保存期限很短（如2－3年）的文件；需要长时间留存在形成机关的文件不宜过早地移交到文件中心；文件在文件中心的保管费用必须低于在形成机关的保管费用，而且每盒文件的月利用率不超过一次。文件中心通过上述手段保证接收文件的经济合理。而在我国，则是在第二年上半年就需将上年度形成的文件或档案移交到文件中心；2、外国文件中心与档案行政管理机关只是业务从属关系，而永靖县文件中心则是同级档案行政管理机关的内部机构；3、由于我国与国外关于“档案”的定义和范围不同，所以外国文件中心保存的称作“文件”，而我国则称作“档案”；4、外国文件中心保持文件的原整理顺序，而我国则是由文件中心进行整理；5、外国文件中心提供原件进行利用服务的方式比我国丰富，但它们不从事编制检索工具和编研材料的任务；6、国外把文件中心比喻为“炼狱”，它们对文件最终转化为档案的鉴定非常严格，大约只有5－10％的文件能够最终转化为档案进入档案馆保存，而我国在进馆档案的鉴定上要宽松得多。

三、在我国文件中心与基层档案室应共存、互补

文件中心和当前普遍存在的基层档案室功能是基本相同的，它们同为半现行文件管理机构，都处于机关现行文件与档案馆档案管理的中间环节；它们都兼具满足机关利用需求和确保进馆质量的双重任务。在长期的工作实践中，基层档案室也被证明了是一种适合我国国情，符合我国档案管理体制和档案学理论的管理方式，它有效地保证了国家档案的完整与安全。但是，在当前社会飞速发展的情况下，这种“小而全”的档案室模式相对比较松散，难以达到集约化、规模化的管理，不利于档案领域人力和物力资源的有效利用。而且，很多基层单位的档案人员身兼数职，业务素质较差，人员流动频繁，档案室有时形同虚设，管理质量难以尽如人意。所以，基层档案室既有其存在的合理性，又有着明显的不足之处，全盘地肯定或否定档案室的做法是不现实的，在它现有体系上重建一套文件中心是不必要的。文件中心应作为档案室的一种共存和补充形式，结合实际灵活设置。成效比较显著的，如大中型单位档案室仍可保留；一些规模较小，办公地点集中，职能、性质近似的单位之间，可以尝试建立文件中心。

如果在几个单位之间成立了文件中心，文件中心就成为了这几家单位保管半现行文件的管理机构，它所发挥的作用应基本等同于基层档案室。但是，即使成立了文件中心，也仍然要让文件（档案）的形成单位负起收集、整理、归档的责任来，这样一方面有利于增强形成单位的档案意识和责任感，另一方面也有利于保证档案的齐全和完整。档案在形成之后，最好还是在原单位保存3－5年，以利于其现行效用的发挥。文件中心承担对文件从产生到最终进馆进行全面的控制和统一管理的职责。

四、文件中心的推广符合我国的工作现状

随着机构改革的深入和社会档案意识的普遍提高，文件中心将会出现在部分人员编制较少的省、市级机关和原本规模就比较小的地县级机关及一些国有小型企事业单位，其原因在于：

1、它符合效益的原则。一些小的省市级机关和绝大部分地县级机关，规模都比较小，业务工作量较少，对外联系相对较少，形成的文件数量也较少，如果每个单位都配备档案库房，并有专人负责的话，无疑会造成人力、物力的浪费，与国家提倡的“精简、效能”的改革精神相悖。

2、它符合我国机构改革的现状。随着我国政治、经济体制改革的深入，国家机关削减了50％的工作人员，国有企业也开展了减员增效的工作，档案机构、人员的削减首当其冲，省市级及以下的机关和一些中、小型企业很难再配备专职档案人员，档案的保管、利用工作都受到了一定的影响，文件中心恰好可以为这些单位提供解决问题的条件。

3、它有利于档案工作现代化管理水平的提高。一些规模较小，档案较少的单位如果使用计算机管理，无疑是大材小用，没有必要；有些单位档案人员编制较少，工作人员事务繁忙，无暇使用计算机管理；有些单位领导不重视，不为档案部门配备计算机；还有的单位档案人员年纪较大或业务素质差，不会操作计算机……这些都影响了档案工作的现代化管理与社会、单位的现代化管理水平同步发展。而成立了文件中心后，档案工作具有了一定的规模，又有相对稳定、数量较为充足、业务素质较高的档案人员，对工作的开展较为有利。

4、理论研究的深入为文件中心的建立创造了条件。近年来，我国理论界对于我国是否可以建立文件中心进行了多次讨论，意见虽不一致，但对建立文件中心的利弊分析得比较透彻，而且已有的联合档案室、文件中心又可提供借鉴经验，可以避免或减少在实践中走弯路，这些都为建立文件中心奠定了一定的基础。

文件中心这种管理方式在我国基层单位的档案管理方面有着很大的发展空间，但它的名称却值得进一步商榷。因为我国与欧美国家在文件何时转化为档案上认识不同，我国认为文件在形成之后的第二年上半年向档案室移交即成为档案，只有现行阶段叫文件，半现行和非现行阶段皆称为档案；而欧美的很多国家则认为文件进入档案馆后才叫档案，现行和半现行阶段都称作文件。如果我国把这个过渡性机构也称作文件中心的话，就混淆了我国关于文件与档案界限的划分，与档案的概念和文件转化为档案的条件等诸多理论相矛盾。所以，将这一半现行文件管理机构称之为中间性档案馆应更适合于我国档案管理的实际情况。

综上所述，中间性档案馆亦或文件中心，是适合我国当前国情、符合档案管理现状的一种管理方式，值得推广。

注释：

半现行文件范文篇6

一、传统机关档案利用模式及其成因分析

我国机关档案室长期以来处于封闭状态，只是对机关内部提供利用。尽管在档案法规中，也规定了经过本级或者上级机关的同意，机关档案室可以向外提供利用，但是实际上由于手续的繁琐和保密观念的根深蒂固，很少有单位向外提供利用，对本单位提供的利用也是数量有限。

这种传统机关档案利用模式可以用下列图表来表示：

相关单位（文件形成者）→←机关档案室→档案馆

如图所示，各机关把办理完毕的文件通过“归档”这个环节直接转变成档案，保存在档案室：机关档案只对机关内部提供利用，保管一定期限后向档案馆移交。文件所针对的对象(文件接受者，有的称文件内容针对者)或公众几乎没有被考虑在内。由“归档”这个环节转换来的档案，有许多仍然是现行和半现行文件，但也被看成非现行文件尘封起来。整个图表显示的文件运动是线形的、简单的运动。

机关档案封闭利用模式的形成有许多档案理论认识上的问题，这里提出一二：

首先是对文件生命周期理论认识不足。文件生命周期理论是现代档案学的经典理论，根据文件呈现的价值形态来划分文件生命阶段：现行、半现行和非现行三个阶段，相应地文件的保管场所是：文件室→文件中心→档案馆。而我国实践中流行的一直是狭义文件观，很少把文件的整个生命过程纳入视野当中，我国“传统的档案学理论对文件与档案的界限划得很清楚，由此文书工作与档案工作都不能越雷池半步。”[1]我国的文件与档案全过程系统管理模式是：文件室→档案室→档案馆，“根据我国现行档案管理体制规定，半现行文件由各单位建立的基层档案室管理。[2]那么机关档案室是与国外文件中心相对应的事物，其保管的现行档案大多是半现行文件，却被蒙上了档案这层神秘的面纱，其现行价值得不到有效利用。

其次档案的双重价值论成为我国传统利用模式的直接理论基础。美国档案学家谢伦伯格提出经典的文件双重价值鉴定理论，而档案的双重价值论是由我国档案学者正式提出来的，其主要内容是：档案具有对机关的作用和对社会的作用的双重性及过渡性；档案对机关的作用，可称为第一价值，对社会的作用，可称为第二价值。[3]两种价值形态在时间上存在着消长关系，即档案一般是先有第一价值，随着第一价值的逐渐消失，第二价值才开始显现。由此推出，保存在机关档案室的档案当然是本机关需求量大，社会需求量小，为本机关服务也就顺理成章地成为了档案的基本任务，而为社会服务便成了例外。

在机关档案利用中，突出的表现就是文件接受者的权利被忽视。文件接受者是文件运行过程中有机的组成部分。阿根廷档案学家曼努埃尔·巴斯克斯教授在1987年出版的《文件生命周期研究》中认为，档案文件的形成、利用，实际上是从其发送源到接受源的—种信息传递。但是在我国，无论是档案的双重价值论，还是“归档”制度都是从文件的形成者角度出发的，在文件的拟稿、印发、承办等一系列程序结束后，文件就归档了，而实际上文件所反映的要解决的问题也许要延续很久，如规范性、政策性文件对于所管辖范围内的不特定对象，在长时间内要求得到普遍的遵守和执行。所以在我们机关档案中总是仅有“上文”却没有“下文”，即缺乏接受者对文件的反馈信息。从另一方面来说，这种传统利用模式也助长了官僚主义。

二、机关档案利用模式转换的背景分析

于是针对机关档案利用封闭的弊端，十几年来档案界有识之士提出向美国等西方国家学习，建立文件中心，他们认为文件中心“符合高效、精简节约的原则，能够将松散的‘小而全’的机关档案管理模式迅速向具有集约化、社会化、规模化的管理模式转化，大大提高了对人、财、物的有效使用。”[4]过去我国普遍对文件生命周期理论等认识不足和档案人员缺乏开拓创新的思想，导致文件中心没有能够在我国普遍设立。“在政务信息公开和电子文件时代背景下，对这个问题则必须作更进一步的探索。可以考虑在我国普遍建立文件中心，并且这种文件中心应该具有中国自己的特色――能够及时收藏现行文件和承担起现行文件对外公开提供利用的重任。”[5]深圳市在我国加入WTO后努力筹建“文件中心”的事实，为我国档案界提供了具有重大深远意义的范例。根据深圳市地方法规《深圳市档案与文件收集利用条例》第八条的规定，“将实行党政机关和事业单位办理完毕文件的集中管理，除不适宜集中和国家有特殊规定的文件档案例外，政府各部门原则上不再单独设立档案室，以利于政府信息资源的共建共享，提高行政效率和水平。”[6]

但是，笔者认为，在政务信息公开和电子文件时代背景下，普遍建立文件中心仍然是不太必要而且是不太现实的。

首先，信息公开主要是政府行为，由政府进行信息或授权媒体公布施政措施，文档部门不可能完全“承担起现行文件对外公开提供利用的重任,”其档案开放服务只是政务公开的辅助措施之一。我国计划经济向市场经济的转变，要求政府通过政策、法律法规对社会行为和市场资源进行间接控制，信息引导是政府宏观调控的有利手段。我国在加入WTO后，政府也须按WTO规则要求顺利实现职能转变和政府转型，必须推进政治活动公开化的进程，全面提高政府决策和政府行为的透明度，公开相关的现行文件。

其次，电子政府服务过程本身就是一个信息服务过程，机关档案开放是其信息服务内容之一，文档人员更重要的责任是及时收藏电子文件。电子政府的核心是大量频繁的行政管理和日常事务都通过设定好的程序在网上实施。旧的行政模式是公民直接面对行政机关，而电子政府在旧的行政机构模式上，划分出前台信息服务机构。“整个服务过程变成了一个信息过程，用户的服务要求和政府对这一要求提供的服务都以信息的形式传输，这成为电子政府的一个最显著特征。”[7]现行文件公开服务在电子政府网站上已然得到实现。

在我国废止各基层档案室，设立文件中心还存在下列问题：

一是设置文件中心又要增设机构，如深圳市“文件中心与市综合档案馆均为市档案局管理下的事业单位……同档案局、馆分别挂牌。”[8]但是，“文件中心的集约化和专业化的程度很高，追求企业化的高效管理和优质服务，一个文件中心往往要为周围几个城市的上百个机关或企业提供文件服务管理。”[9]而我们该在多大范围设立一个文件中心?如果我们一哄而上，省、市、县各设有文件中心，反倒达不到精简高效的目的。况且我们的文件中心只能是事业单位，这与国外的文件中心的企业性质是有很大不同的。

其次，目前许多行政单位对把带有密级的文件交给如文件中心这样的事业性单位会有顾虑。机关单位除了形成公共文件等红头文件之外，还有许多内部文件：如会议记录、工作笔记、任免、奖惩等文件；有许多专业性文件：如诉讼档案、商标档案、专利档案等。这些文件具有机密性，或涉及知识产权专利等问题，需要有所控制，不适宜进入文件中心或在政府网站公开，只能直接归档进入档案室，根据特别的申请提供有针对性的利用。

因此，在我国普遍设立文件中心是不太现实和不太可行的。由机关档案室来处置半现行文件同样是符合文件运动规律的，也完全适应政务公开的要求，关键是要根据实际情况决定基层档案部门的利用模式。

三、机关档案利用的新模式

但是机关档案利用的新模式究竟该是怎么样的呢?笔者提出下列模式，如图：

相关单位（文件形成者）政府网站

现行文件阅览中心

相关档案室

档案馆文件接受者

从上图中可以看出，新的模式增加了文件接受者、现行文件利用中心和政府网站三个部分。

首先，文件接受者被提到重要的地位上来，文件接受者成为文件运行过程中有机的组成部分，在文件运动过程中处于与文件形成者对等的位置。文件接受者可以随时上网和到文件阅览中心查阅需要普遍执行的现行政策法规，而只与个人密切相关的如行政裁决文件等针对面较窄的文件，可以依公民的申请由机关档案室提供。同时，文件接受者可以享受机关档案室的开放服务，因为室藏档案有的已处于社会利用状态，有的还因为室藏档案中包含了大量具有现行效用的文件。

其次，现行文件阅览中心目前在档案馆正普遍设立，是档案馆的内部机构，它是“档案馆在收集、集中政府机构现行文件的基础上，以政务信息公开为基本任务，方便社会各界，特别是普通公民查询、了解政府在社会事务管理方面现行政策规定的内部机构”[10]。现行文件阅览中心收存刚刚“出炉”的现行文件，没有保存期限的限制，其对文件的保管具有临时性，也因而没有鉴定文件价值的任务，没有向档案馆移交的任务，文件移交进馆的任务仍然由机关档案室承担。现行文件阅览中心是机关档案利用的补充形式。

再有，设立政府网站，主动公布要求得到普遍遵守和执行的规范性、政策性文件，机关档案室承担的是对外开放服务。机关档案室不必再单独设立网站，可以在政府网站上设立栏目，并且要协助维护政府网站的运行，对网站上的文件信息进行价值鉴别，比如过期或已经存档的信息，可以从网站上删除，并指明文件的去向，或者对利用者有关问题提供凭证和具体细节。

机关单位形成文件后，文件有三个走向：一是文件直接从形成者到接受者中，这主要是指文件内容针对者，解决文件所针对的问题；二是把法律、法规、政策等具有约束力的规范性、政策性文件，还有各机关在其自身活动中形成的所有非涉密、不含隐私的文件移送到现行文件阅览中心或登录到政府网站“广而告之”；三是直接归档。许多文件具有国家机密性，或涉及知识产权、专利问题，需要直接归档，不适宜进入文件利用中心或在政府网站公示。

如图所示，文件运动不是单向的线形运动，而是复杂的、非线形的运动。政府网站、现行文件阅览室和机关档案室，为机关和公众之间提供了交互平台，这样有利于搜集公众的意见，接受公众的监督，使政府在制定各项草案、法律和条例时能够广泛听取群众的意见，加大政府决策的透明度。文件的非线形运行反映了—种相互联系性和整体性，“世界万物的各种现象通常都是复杂的、非线性的，线性只是在—定条件下的特殊情形……文件生命周期理论只揭示和描述了文件纵向运动的规律和情形，而文件运动客观上却并不仅限于此，除此之外，还有横向运动。”[11]但是文件运动又不是简单的纵内和横向运动，而是螺旋式上升运动。“文件运动螺旋式发展作为文件运动整体性变化的宏观规律，既是文件运动周期性质的扩展和深化，也是文件运动周期之间质变的内在联系。”[12]这也正体现了利用档案的目的，档案的作用就是要使后人站在前人的肩膀之上。新模式是对旧模式的改造和扩展。

四、机关档案利用新模式的实现机制

基于上述认识，笔者认为新的机关档案利用模式是一个可行的、有现实基础的模式，如何协调有序地实现新旧模式的转换，应该注意以下几点：

首先认识上要到位。目前我国既有机关档案室，也有现行文件阅览中心存在，同时许多政府机关也设立了网站，但是这并不是说我们已经实现了机关档案利用的新模式，因为它们彼此间的联系没有得到体现和被认识。目前机关档案在实践中还是被看成已经办理完毕，只对内部提供利用的档案，其中文件的现行价值和半现行价值仍然没有得到充分利用，而现行文件阅览中心只是被看成是政务公开的举措，没有认识到它还是机关档案利用的补充形式。所以我们仍然要树立和宣传文件生命周期理论，用文件的整体性运动看问题。

二是尊重公民知情权。知情最基本的内容是民众应享有通过媒介了解政府工作情况的法定权利。保障民众知情权是“公民行使一切民主自由权利的基本前提”，是“现代国家民主宪政的基础要素”和“防止出现恶劣政府的必要条件”。[13]政府承认人民有自决权的一个基础即是人民对信息的掌握，因为信息是决策的基础和权衡的标准，我们要尊重和重视文件接受者的知情权。

三是实行文档一体化管理。文档一体化管理是指“以文件生命周期理论为指导，借助计算机网络技术，从系统论的角度出发，对文书工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体最大效能，确保从机关现行文件直至馆藏档案管理的高效和优化。”[14]近两年，文件连续体模式也被引入我国，成为数字环境下文件档案一体化管理的有力支柱，未来的一体化将是要打破文件、档案的阶段区分，实现各环节的重组重构。一体化将继续“前伸后延”，前面进入到政府的电子政务中，后面延伸到档案馆的管理中，对全程进行统一控制。如前面所说，在关注文件运动的整体性方面，机关档案室比文件中心更有优势。

四是加强现行文件阅览中心建设。何嘉荪教授对现行文件阅览中心持否定态度，认为它起不到中间档案馆的职能，反倒增加了各单位的负担。但是在全民利用意识比较薄弱情况下，关键是要提供更容易的利用门户。对于没有条件上网的人及其他普通公民，文件阅览中心就是象图书馆—样具有亲和力的部门。俗话说“存在的就是合理的”，现行文件利用中心随着我国政务公开的实施应运而生，应该说是我国民主进程的—个不小的进步，正应该促进和发扬。

五是机关档案室要协助维护政府网站，以便其更好地提供现行文件利用服务。政府网站要经常更新，保证其最新的政策信息，机关档案室要协助维护政府网站，对网站上的文件信息进行价值鉴别。目前，美国政府将一个个独立的网站链接起来，做到网网相连，以便有效管理和利用，其突出代表莫过于2000年9月正式推出的“第一政府网站”(FirstGov．gov)——美国联邦政府中心网站[15]

六是有关法律、法规需要进行重新修订。我国在现行文件公开方面，还没有一部统一的法律文件可以参照执行。在《档案法》等有关法律规定中，对机关档案利用的条款应该作修订，充分考虑到机关档案的现行价值和半现行价值，扩大利用范围。

总之，机关档案利用的新模式是机关档案利用工作和未来的发展趋势，它不仅适应电子政府和政务公开的发展，而且也符合文件生命周期规律。机关档案室作为半现行文件的集中地，不仅要为档案馆积累史料，还要向机关内、外提供利用服务，同时政府网站和档案馆的现行文件利用中心是向社会提供现行文件服务和现行档案利用的重要措施。

注释：

[1]何嘉荪，傅荣校，文件运动规律研究――从新角度审视档案学基础理论，中国档案出版社，1999.9

[2]吴品才，“文件中心”在我国未能普及的缘由评析，《档案学通讯》2000(1)，第15页

[3]吴宝康，《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年版，第62—63页

[41]吴品才，“文件中心”在我国未能普及的缘由评析《档案学通讯》20O0(1)，第15页

[5]何嘉荪，现行文件阅览中心、文件中心与数字档案馆，《档案学研究》2003(1)第35页．

[6]李国庆，现行文件提供利用的理论思考与实践探索。《档案与建设》2002(10)，第15页

[7]佟德志，电子政府的信息过程及分析――英国政府公共服务改革的模式研究，政治文化研究网，http：／／www．tSZZ．C0m。(检索时间，2002／8／25)

[8]方燕，建立深圳市“文件中心”的思考《档案学通讯》2000(3)，第73页

[9]边哲，文件中心与文件生命周期理论研究述论，《上海档案》2002(1)第37页

[10]周毅，政务信息公开与档案馆现行文件阅览中心的建立，《档案学研究》20002(5)第57页

[11]吴品才，论文件的横向运动――科技文件运动状况分析，《档案学通讯》2003(3)，第65页

[12]邹吉辉，文件运动规律新论，《档案学研究》20O3(5)，第8页

[13]宋雯，灾难新闻、知情权与舆论监督，《新闻知识》20OO(11)第15页

半现行文件范文篇7

一、传统机关档案利用模式及其成因分析

我国机关档案室长期以来处于封闭状态，只是对机关内部提供利用。尽管在档案法规中，也规定了经过本级或者上级机关的同意，机关档案室可以向外提供利用，但是实际上由于手续的繁琐和保密观念的根深蒂固，很少有单位向外提供利用，对本单位提供的利用也是数量有限。

这种传统机关档案利用模式可以用下列图表来表示：

相关单位（文件形成者）→←机关档案室→档案馆

如图所示，各机关把办理完毕的文件通过“归档”这个环节直接转变成档案，保存在档案室：机关档案只对机关内部提供利用，保管一定期限后向档案馆移交。文件所针对的对象(文件接受者，有的称文件内容针对者)或公众几乎没有被考虑在内。由“归档”这个环节转换来的档案，有许多仍然是现行和半现行文件，但也被看成非现行文件尘封起来。整个图表显示的文件运动是线形的、简单的运动。

机关档案封闭利用模式的形成有许多档案理论认识上的问题，这里提出一二：

首先是对文件生命周期理论认识不足。文件生命周期理论是现代档案学的经典理论，根据文件呈现的价值形态来划分文件生命阶段：现行、半现行和非现行三个阶段，相应地文件的保管场所是：文件室→文件中心→档案馆。而我国实践中流行的一直是狭义文件观，很少把文件的整个生命过程纳入视野当中，我国“传统的档案学理论对文件与档案的界限划得很清楚，由此文书工作与档案工作都不能越雷池半步。”[1]我国的文件与档案全过程系统管理模式是：文件室→档案室→档案馆，“根据我国现行档案管理体制规定，半现行文件由各单位建立的基层档案室管理。[2]那么机关档案室是与国外文件中心相对应的事物，其保管的现行档案大多是半现行文件，却被蒙上了档案这层神秘的面纱，其现行价值得不到有效利用。

其次档案的双重价值论成为我国传统利用模式的直接理论基础。美国档案学家谢伦伯格提出经典的文件双重价值鉴定理论，而档案的双重价值论是由我国档案学者正式提出来的，其主要内容是：档案具有对机关的作用和对社会的作用的双重性及过渡性；档案对机关的作用，可称为第一价值，对社会的作用，可称为第二价值。[3]两种价值形态在时间上存在着消长关系，即档案一般是先有第一价值，随着第一价值的逐渐消失，第二价值才开始显现。由此推出，保存在机关档案室的档案当然是本机关需求量大，社会需求量小，为本机关服务也就顺理成章地成为了档案的基本任务，而为社会服务便成了例外。

在机关档案利用中，突出的表现就是文件接受者的权利被忽视。文件接受者是文件运行过程中有机的组成部分。阿根廷档案学家曼努埃尔·巴斯克斯教授在1987年出版的《文件生命周期研究》中认为，档案文件的形成、利用，实际上是从其发送源到接受源的—种信息传递。但是在我国，无论是档案的双重价值论，还是“归档”制度都是从文件的形成者角度出发的，在文件的拟稿、印发、承办等一系列程序结束后，文件就归档了，而实际上文件所反映的要解决的问题也许要延续很久，如规范性、政策性文件对于所管辖范围内的不特定对象，在长时间内要求得到普遍的遵守和执行。所以在我们机关档案中总是仅有“上文”却没有“下文”，即缺乏接受者对文件的反馈信息。从另一方面来说，这种传统利用模式也助长了官僚主义。

二、机关档案利用模式转换的背景分析

于是针对机关档案利用封闭的弊端，十几年来档案界有识之士提出向美国等西方国家学习，建立文件中心，他们认为文件中心“符合高效、精简节约的原则，能够将松散的‘小而全’的机关档案管理模式迅速向具有集约化、社会化、规模化的管理模式转化，大大提高了对人、财、物的有效使用。”[4]过去我国普遍对文件生命周期理论等认识不足和档案人员缺乏开拓创新的思想，导致文件中心没有能够在我国普遍设立。“在政务信息公开和电子文件时代背景下，对这个问题则必须作更进一步的探索。可以考虑在我国普遍建立文件中心，并且这种文件中心应该具有中国自己的特色――能够及时收藏现行文件和承担起现行文件对外公开提供利用的重任。”[5]深圳市在我国加入WTO后努力筹建“文件中心”的事实，为我国档案界提供了具有重大深远意义的范例。根据深圳市地方法规《深圳市档案与文件收集利用条例》第八条的规定，“将实行党政机关和事业单位办理完毕文件的集中管理，除不适宜集中和国家有特殊规定的文件档案例外，政府各部门原则上不再单独设立档案室，以利于政府信息资源的共建共享，提高行政效率和水平。”[6]

但是，笔者认为，在政务信息公开和电子文件时代背景下，普遍建立文件中心仍然是不太必要而且是不太现实的。

首先，信息公开主要是政府行为，由政府进行信息或授权媒体公布施政措施，文档部门不可能完全“承担起现行文件对外公开提供利用的重任,”其档案开放服务只是政务公开的辅助措施之一。我国计划经济向市场经济的转变，要求政府通过政策、法律法规对社会行为和市场资源进行间接控制，信息引导是政府宏观调控的有利手段。我国在加入WTO后，政府也须按WTO规则要求顺利实现职能转变和政府转型，必须推进政治活动公开化的进程，全面提高政府决策和政府行为的透明度，公开相关的现行文件。

其次，电子政府服务过程本身就是一个信息服务过程，机关档案开放是其信息服务内容之一，文档人员更重要的责任是及时收藏电子文件。电子政府的核心是大量频繁的行政管理和日常事务都通过设定好的程序在网上实施。旧的行政模式是公民直接面对行政机关，而电子政府在旧的行政机构模式上，划分出前台信息服务机构。“整个服务过程变成了一个信息过程，用户的服务要求和政府对这一要求提供的服务都以信息的形式传输，这成为电子政府的一个最显著特征。”[7]现行文件公开服务在电子政府网站上已然得到实现。

在我国废止各基层档案室，设立文件中心还存在下列问题：

一是设置文件中心又要增设机构，如深圳市“文件中心与市综合档案馆均为市档案局管理下的事业单位……同档案局、馆分别挂牌。”[8]但是，“文件中心的集约化和专业化的程度很高，追求企业化的高效管理和优质服务，一个文件中心往往要为周围几个城市的上百个机关或企业提供文件服务管理。”[9]而我们该在多大范围设立一个文件中心?如果我们一哄而上，省、市、县各设有文件中心，反倒达不到精简高效的目的。况且我们的文件中心只能是事业单位，这与国外的文件中心的企业性质是有很大不同的。

其次，目前许多行政单位对把带有密级的文件交给如文件中心这样的事业性单位会有顾虑。机关单位除了形成公共文件等红头文件之外，还有许多内部文件：如会议记录、工作笔记、任免、奖惩等文件；有许多专业性文件：如诉讼档案、商标档案、专利档案等。这些文件具有机密性，或涉及知识产权专利等问题，需要有所控制，不适宜进入文件中心或在政府网站公开，只能直接归档进入档案室，根据特别的申请提供有针对性的利用。

因此，在我国普遍设立文件中心是不太现实和不太可行的。由机关档案室来处置半现行文件同样是符合文件运动规律的，也完全适应政务公开的要求，关键是要根据实际情况决定基层档案部门的利用模式。

三、机关档案利用的新模式

但是机关档案利用的新模式究竟该是怎么样的呢?笔者提出下列模式，如图：

相关单位（文件形成者）政府网站

现行文件阅览中心

相关档案室

档案馆文件接受者

从上图中可以看出，新的模式增加了文件接受者、现行文件利用中心和政府网站三个部分。

首先，文件接受者被提到重要的地位上来，文件接受者成为文件运行过程中有机的组成部分，在文件运动过程中处于与文件形成者对等的位置。文件接受者可以随时上网和到文件阅览中心查阅需要普遍执行的现行政策法规，而只与个人密切相关的如行政裁决文件等针对面较窄的文件，可以依公民的申请由机关档案室提供。同时，文件接受者可以享受机关档案室的开放服务，因为室藏档案有的已处于社会利用状态，有的还因为室藏档案中包含了大量具有现行效用的文件。

其次，现行文件阅览中心目前在档案馆正普遍设立，是档案馆的内部机构，它是“档案馆在收集、集中政府机构现行文件的基础上，以政务信息公开为基本任务，方便社会各界，特别是普通公民查询、了解政府在社会事务管理方面现行政策规定的内部机构”[10]。现行文件阅览中心收存刚刚“出炉”的现行文件，没有保存期限的限制，其对文件的保管具有临时性，也因而没有鉴定文件价值的任务，没有向档案馆移交的任务，文件移交进馆的任务仍然由机关档案室承担。现行文件阅览中心是机关档案利用的补充形式。

再有，设立政府网站，主动公布要求得到普遍遵守和执行的规范性、政策性文件，机关档案室承担的是对外开放服务。机关档案室不必再单独设立网站，可以在政府网站上设立栏目，并且要协助维护政府网站的运行，对网站上的文件信息进行价值鉴别，比如过期或已经存档的信息，可以从网站上删除，并指明文件的去向，或者对利用者有关问题提供凭证和具体细节。

机关单位形成文件后，文件有三个走向：一是文件直接从形成者到接受者中，这主要是指文件内容针对者，解决文件所针对的问题；二是把法律、法规、政策等具有约束力的规范性、政策性文件，还有各机关在其自身活动中形成的所有非涉密、不含隐私的文件移送到现行文件阅览中心或登录到政府网站“广而告之”；三是直接归档。许多文件具有国家机密性，或涉及知识产权、专利问题，需要直接归档，不适宜进入文件利用中心或在政府网站公示。

如图所示，文件运动不是单向的线形运动，而是复杂的、非线形的运动。政府网站、现行文件阅览室和机关档案室，为机关和公众之间提供了交互平台，这样有利于搜集公众的意见，接受公众的监督，使政府在制定各项草案、法律和条例时能够广泛听取群众的意见，加大政府决策的透明度。文件的非线形运行反映了—种相互联系性和整体性，“世界万物的各种现象通常都是复杂的、非线性的，线性只是在—定条件下的特殊情形……文件生命周期理论只揭示和描述了文件纵向运动的规律和情形，而文件运动客观上却并不仅限于此，除此之外，还有横向运动。”[11]但是文件运动又不是简单的纵内和横向运动，而是螺旋式上升运动。“文件运动螺旋式发展作为文件运动整体性变化的宏观规律，既是文件运动周期性质的扩展和深化，也是文件运动周期之间质变的内在联系。”[12]这也正体现了利用档案的目的，档案的作用就是要使后人站在前人的肩膀之上。新模式是对旧模式的改造和扩展。

四、机关档案利用新模式的实现机制

基于上述认识，笔者认为新的机关档案利用模式是一个可行的、有现实基础的模式，如何协调有序地实现新旧模式的转换，应该注意以下几点：

首先认识上要到位。目前我国既有机关档案室，也有现行文件阅览中心存在，同时许多政府机关也设立了网站，但是这并不是说我们已经实现了机关档案利用的新模式，因为它们彼此间的联系没有得到体现和被认识。目前机关档案在实践中还是被看成已经办理完毕，只对内部提供利用的档案，其中文件的现行价值和半现行价值仍然没有得到充分利用，而现行文件阅览中心只是被看成是政务公开的举措，没有认识到它还是机关档案利用的补充形式。所以我们仍然要树立和宣传文件生命周期理论，用文件的整体性运动看问题。

二是尊重公民知情权。知情最基本的内容是民众应享有通过媒介了解政府工作情况的法定权利。保障民众知情权是“公民行使一切民主自由权利的基本前提”，是“现代国家民主宪政的基础要素”和“防止出现恶劣政府的必要条件”。[13]政府承认人民有自决权的一个基础即是人民对信息的掌握，因为信息是决策的基础和权衡的标准，我们要尊重和重视文件接受者的知情权。

三是实行文档一体化管理。文档一体化管理是指“以文件生命周期理论为指导，借助计算机网络技术，从系统论的角度出发，对文书工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体最大效能，确保从机关现行文件直至馆藏档案管理的高效和优化。”[14]近两年，文件连续体模式也被引入我国，成为数字环境下文件档案一体化管理的有力支柱，未来的一体化将是要打破文件、档案的阶段区分，实现各环节的重组重构。一体化将继续“前伸后延”，前面进入到政府的电子政务中，后面延伸到档案馆的管理中，对全程进行统一控制。如前面所说，在关注文件运动的整体性方面，机关档案室比文件中心更有优势。

四是加强现行文件阅览中心建设。何嘉荪教授对现行文件阅览中心持否定态度，认为它起不到中间档案馆的职能，反倒增加了各单位的负担。但是在全民利用意识比较薄弱情况下，关键是要提供更容易的利用门户。对于没有条件上网的人及其他普通公民，文件阅览中心就是象图书馆—样具有亲和力的部门。俗话说“存在的就是合理的”，现行文件利用中心随着我国政务公开的实施应运而生，应该说是我国民主进程的—个不小的进步，正应该促进和发扬。

五是机关档案室要协助维护政府网站，以便其更好地提供现行文件利用服务。政府网站要经常更新，保证其最新的政策信息，机关档案室要协助维护政府网站，对网站上的文件信息进行价值鉴别。目前，美国政府将一个个独立的网站链接起来，做到网网相连，以便有效管理和利用，其突出代表莫过于2000年9月正式推出的“第一政府网站”(FirstGov．gov)——美国联邦政府中心网站[15]

六是有关法律、法规需要进行重新修订。我国在现行文件公开方面，还没有一部统一的法律文件可以参照执行。在《档案法》等有关法律规定中，对机关档案利用的条款应该作修订，充分考虑到机关档案的现行价值和半现行价值，扩大利用范围。

总之，机关档案利用的新模式是机关档案利用工作和未来的发展趋势，它不仅适应电子政府和政务公开的发展，而且也符合文件生命周期规律。机关档案室作为半现行文件的集中地，不仅要为档案馆积累史料，还要向机关内、外提供利用服务，同时政府网站和档案馆的现行文件利用中心是向社会提供现行文件服务和现行档案利用的重要措施。

注释：

[1]何嘉荪，傅荣校，文件运动规律研究――从新角度审视档案学基础理论，中国档案出版社，1999.9

[2]吴品才，“文件中心”在我国未能普及的缘由评析，《档案学通讯》2000(1)，第15页

[3]吴宝康，《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年版，第62—63页

[41]吴品才，“文件中心”在我国未能普及的缘由评析《档案学通讯》20O0(1)，第15页

[5]何嘉荪，现行文件阅览中心、文件中心与数字档案馆，《档案学研究》2003(1)第35页．

[6]李国庆，现行文件提供利用的理论思考与实践探索。《档案与建设》2002(10)，第15页

[7]佟德志，电子政府的信息过程及分析――英国政府公共服务改革的模式研究，政治文化研究网，http：／／www．tSZZ．C0m。(检索时间，2002／8／25)

[8]方燕，建立深圳市“文件中心”的思考《档案学通讯》2000(3)，第73页

[9]边哲，文件中心与文件生命周期理论研究述论，《上海档案》2002(1)第37页

[10]周毅，政务信息公开与档案馆现行文件阅览中心的建立，《档案学研究》20002(5)第57页

[11]吴品才，论文件的横向运动――科技文件运动状况分析，《档案学通讯》2003(3)，第65页

[12]邹吉辉，文件运动规律新论，《档案学研究》20O3(5)，第8页

[13]宋雯，灾难新闻、知情权与舆论监督，《新闻知识》20OO(11)第15页

半现行文件范文篇8

一、传统机关档案利用模式及其成因分析

我国机关档案室长期以来处于封闭状态，只是对机关内部提供利用。尽管在档案法规中，也规定了经过本级或者上级机关的同意，机关档案室可以向外提供利用，但是实际上由于手续的繁琐和保密观念的根深蒂固，很少有单位向外提供利用，对本单位提供的利用也是数量有限。

这种传统机关档案利用模式可以用下列图表来表示：

相关单位（文件形成者）→←机关档案室→档案馆

如图所示，各机关把办理完毕的文件通过“归档”这个环节直接转变成档案，保存在档案室：机关档案只对机关内部提供利用，保管一定期限后向档案馆移交。文件所针对的对象(文件接受者，有的称文件内容针对者)或公众几乎没有被考虑在内。由“归档”这个环节转换来的档案，有许多仍然是现行和半现行文件，但也被看成非现行文件尘封起来。整个图表显示的文件运动是线形的、简单的运动。

机关档案封闭利用模式的形成有许多档案理论认识上的问题，这里提出一二：

首先是对文件生命周期理论认识不足。文件生命周期理论是现代档案学的经典理论，根据文件呈现的价值形态来划分文件生命阶段：现行、半现行和非现行三个阶段，相应地文件的保管场所是：文件室→文件中心→档案馆。而我国实践中流行的一直是狭义文件观，很少把文件的整个生命过程纳入视野当中，我国“传统的档案学理论对文件与档案的界限划得很清楚，由此文书工作与档案工作都不能越雷池半步。”[1]我国的文件与档案全过程系统管理模式是：文件室→档案室→档案馆，“根据我国现行档案管理体制规定，半现行文件由各单位建立的基层档案室管理。[2]那么机关档案室是与国外文件中心相对应的事物，其保管的现行档案大多是半现行文件，却被蒙上了档案这层神秘的面纱，其现行价值得不到有效利用。

其次档案的双重价值论成为我国传统利用模式的直接理论基础。美国档案学家谢伦伯格提出经典的文件双重价值鉴定理论，而档案的双重价值论是由我国档案学者正式提出来的，其主要内容是：档案具有对机关的作用和对社会的作用的双重性及过渡性；档案对机关的作用，可称为第一价值，对社会的作用，可称为第二价值。[3]两种价值形态在时间上存在着消长关系，即档案一般是先有第一价值，随着第一价值的逐渐消失，第二价值才开始显现。由此推出，保存在机关档案室的档案当然是本机关需求量大，社会需求量小，为本机关服务也就顺理成章地成为了档案的基本任务，而为社会服务便成了例外。

在机关档案利用中，突出的表现就是文件接受者的权利被忽视。文件接受者是文件运行过程中有机的组成部分。阿根廷档案学家曼努埃尔·巴斯克斯教授在1987年出版的《文件生命周期研究》中认为，档案文件的形成、利用，实际上是从其发送源到接受源的—种信息传递。但是在我国，无论是档案的双重价值论，还是“归档”制度都是从文件的形成者角度出发的，在文件的拟稿、印发、承办等一系列程序结束后，文件就归档了，而实际上文件所反映的要解决的问题也许要延续很久，如规范性、政策性文件对于所管辖范围内的不特定对象，在长时间内要求得到普遍的遵守和执行。所以在我们机关档案中总是仅有“上文”却没有“下文”，即缺乏接受者对文件的反馈信息。从另一方面来说，这种传统利用模式也助长了官僚主义。

二、机关档案利用模式转换的背景分析

于是针对机关档案利用封闭的弊端，十几年来档案界有识之士提出向美国等西方国家学习，建立文件中心，他们认为文件中心“符合高效、精简节约的原则，能够将松散的‘小而全’的机关档案管理模式迅速向具有集约化、社会化、规模化的管理模式转化，大大提高了对人、财、物的有效使用。”[4]过去我国普遍对文件生命周期理论等认识不足和档案人员缺乏开拓创新的思想，导致文件中心没有能够在我国普遍设立。“在政务信息公开和电子文件时代背景下，对这个问题则必须作更进一步的探索。可以考虑在我国普遍建立文件中心，并且这种文件中心应该具有中国自己的特色――能够及时收藏现行文件和承担起现行文件对外公开提供利用的重任。”[5]深圳市在我国加入WTO后努力筹建“文件中心”的事实，为我国档案界提供了具有重大深远意义的范例。根据深圳市地方法规《深圳市档案与文件收集利用条例》第八条的规定，“将实行党政机关和事业单位办理完毕文件的集中管理，除不适宜集中和国家有特殊规定的文件档案例外，政府各部门原则上不再单独设立档案室，以利于政府信息资源的共建共享，提高行政效率和水平。”[6]

但是，笔者认为，在政务信息公开和电子文件时代背景下，普遍建立文件中心仍然是不太必要而且是不太现实的。

首先，信息公开主要是政府行为，由政府进行信息或授权媒体公布施政措施，文档部门不可能完全“承担起现行文件对外公开提供利用的重任,”其档案开放服务只是政务公开的辅助措施之一。我国计划经济向市场经济的转变，要求政府通过政策、法律法规对社会行为和市场资源进行间接控制，信息引导是政府宏观调控的有利手段。我国在加入WTO后，政府也须按WTO规则要求顺利实现职能转变和政府转型，必须推进政治活动公开化的进程，全面提高政府决策和政府行为的透明度，公开相关的现行文件。

其次，电子政府服务过程本身就是一个信息服务过程，机关档案开放是其信息服务内容之一，文档人员更重要的责任是及时收藏电子文件。电子政府的核心是大量频繁的行政管理和日常事务都通过设定好的程序在网上实施。旧的行政模式是公民直接面对行政机关，而电子政府在旧的行政机构模式上，划分出前台信息服务机构。“整个服务过程变成了一个信息过程，用户的服务要求和政府对这一要求提供的服务都以信息的形式传输，这成为电子政府的一个最显著特征。”[7]现行文件公开服务在电子政府网站上已然得到实现。

在我国废止各基层档案室，设立文件中心还存在下列问题：

一是设置文件中心又要增设机构，如深圳市“文件中心与市综合档案馆均为市档案局管理下的事业单位……同档案局、馆分别挂牌。”[8]但是，“文件中心的集约化和专业化的程度很高，追求企业化的高效管理和优质服务，一个文件中心往往要为周围几个城市的上百个机关或企业提供文件服务管理。”[9]而我们该在多大范围设立一个文件中心?如果我们一哄而上，省、市、县各设有文件中心，反倒达不到精简高效的目的。况且我们的文件中心只能是事业单位，这与国外的文件中心的企业性质是有很大不同的。

其次，目前许多行政单位对把带有密级的文件交给如文件中心这样的事业性单位会有顾虑。机关单位除了形成公共文件等红头文件之外，还有许多内部文件：如会议记录、工作笔记、任免、奖惩等文件；有许多专业性文件：如诉讼档案、商标档案、专利档案等。这些文件具有机密性，或涉及知识产权专利等问题，需要有所控制，不适宜进入文件中心或在政府网站公开，只能直接归档进入档案室，根据特别的申请提供有针对性的利用。

因此，在我国普遍设立文件中心是不太现实和不太可行的。由机关档案室来处置半现行文件同样是符合文件运动规律的，也完全适应政务公开的要求，关键是要根据实际情况决定基层档案部门的利用模式。

三、机关档案利用的新模式

但是机关档案利用的新模式究竟该是怎么样的呢?笔者提出下列模式，如图：

相关单位（文件形成者）政府网站

现行文件阅览中心

相关档案室

档案馆文件接受者

从上图中可以看出，新的模式增加了文件接受者、现行文件利用中心和政府网站三个部分。

首先，文件接受者被提到重要的地位上来，文件接受者成为文件运行过程中有机的组成部分，在文件运动过程中处于与文件形成者对等的位置。文件接受者可以随时上网和到文件阅览中心查阅需要普遍执行的现行政策法规，而只与个人密切相关的如行政裁决文件等针对面较窄的文件，可以依公民的申请由机关档案室提供。同时，文件接受者可以享受机关档案室的开放服务，因为室藏档案有的已处于社会利用状态，有的还因为室藏档案中包含了大量具有现行效用的文件。

其次，现行文件阅览中心目前在档案馆正普遍设立，是档案馆的内部机构，它是“档案馆在收集、集中政府机构现行文件的基础上，以政务信息公开为基本任务，方便社会各界，特别是普通公民查询、了解政府在社会事务管理方面现行政策规定的内部机构”[10]。现行文件阅览中心收存刚刚“出炉”的现行文件，没有保存期限的限制，其对文件的保管具有临时性，也因而没有鉴定文件价值的任务，没有向档案馆移交的任务，文件移交进馆的任务仍然由机关档案室承担。现行文件阅览中心是机关档案利用的补充形式。

再有，设立政府网站，主动公布要求得到普遍遵守和执行的规范性、政策性文件，机关档案室承担的是对外开放服务。机关档案室不必再单独设立网站，可以在政府网站上设立栏目，并且要协助维护政府网站的运行，对网站上的文件信息进行价值鉴别，比如过期或已经存档的信息，可以从网站上删除，并指明文件的去向，或者对利用者有关问题提供凭证和具体细节。

机关单位形成文件后，文件有三个走向：一是文件直接从形成者到接受者中，这主要是指文件内容针对者，解决文件所针对的问题；二是把法律、法规、政策等具有约束力的规范性、政策性文件，还有各机关在其自身活动中形成的所有非涉密、不含隐私的文件移送到现行文件阅览中心或登录到政府网站“广而告之”；三是直接归档。许多文件具有国家机密性，或涉及知识产权、专利问题，需要直接归档，不适宜进入文件利用中心或在政府网站公示。

如图所示，文件运动不是单向的线形运动，而是复杂的、非线形的运动。政府网站、现行文件阅览室和机关档案室，为机关和公众之间提供了交互平台，这样有利于搜集公众的意见，接受公众的监督，使政府在制定各项草案、法律和条例时能够广泛听取群众的意见，加大政府决策的透明度。文件的非线形运行反映了—种相互联系性和整体性，“世界万物的各种现象通常都是复杂的、非线性的，线性只是在—定条件下的特殊情形……文件生命周期理论只揭示和描述了文件纵向运动的规律和情形，而文件运动客观上却并不仅限于此，除此之外，还有横向运动。”[11]但是文件运动又不是简单的纵内和横向运动，而是螺旋式上升运动。“文件运动螺旋式发展作为文件运动整体性变化的宏观规律，既是文件运动周期性质的扩展和深化，也是文件运动周期之间质变的内在联系。”[12]这也正体现了利用档案的目的，档案的作用就是要使后人站在前人的肩膀之上。新模式是对旧模式的改造和扩展。

四、机关档案利用新模式的实现机制

基于上述认识，笔者认为新的机关档案利用模式是一个可行的、有现实基础的模式，如何协调有序地实现新旧模式的转换，应该注意以下几点：

首先认识上要到位。目前我国既有机关档案室，也有现行文件阅览中心存在，同时许多政府机关也设立了网站，但是这并不是说我们已经实现了机关档案利用的新模式，因为它们彼此间的联系没有得到体现和被认识。目前机关档案在实践中还是被看成已经办理完毕，只对内部提供利用的档案，其中文件的现行价值和半现行价值仍然没有得到充分利用，而现行文件阅览中心只是被看成是政务公开的举措，没有认识到它还是机关档案利用的补充形式。所以我们仍然要树立和宣传文件生命周期理论，用文件的整体性运动看问题。

二是尊重公民知情权。知情最基本的内容是民众应享有通过媒介了解政府工作情况的法定权利。保障民众知情权是“公民行使一切民主自由权利的基本前提”，是“现代国家民主宪政的基础要素”和“防止出现恶劣政府的必要条件”。[13]政府承认人民有自决权的一个基础即是人民对信息的掌握，因为信息是决策的基础和权衡的标准，我们要尊重和重视文件接受者的知情权。

三是实行文档一体化管理。文档一体化管理是指“以文件生命周期理论为指导，借助计算机网络技术，从系统论的角度出发，对文书工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体最大效能，确保从机关现行文件直至馆藏档案管理的高效和优化。”[14]近两年，文件连续体模式也被引入我国，成为数字环境下文件档案一体化管理的有力支柱，未来的一体化将是要打破文件、档案的阶段区分，实现各环节的重组重构。一体化将继续“前伸后延”，前面进入到政府的电子政务中，后面延伸到档案馆的管理中，对全程进行统一控制。如前面所说，在关注文件运动的整体性方面，机关档案室比文件中心更有优势。

四是加强现行文件阅览中心建设。何嘉荪教授对现行文件阅览中心持否定态度，认为它起不到中间档案馆的职能，反倒增加了各单位的负担。但是在全民利用意识比较薄弱情况下，关键是要提供更容易的利用门户。对于没有条件上网的人及其他普通公民，文件阅览中心就是象图书馆—样具有亲和力的部门。俗话说“存在的就是合理的”，现行文件利用中心随着我国政务公开的实施应运而生，应该说是我国民主进程的—个不小的进步，正应该促进和发扬。

五是机关档案室要协助维护政府网站，以便其更好地提供现行文件利用服务。政府网站要经常更新，保证其最新的政策信息，机关档案室要协助维护政府网站，对网站上的文件信息进行价值鉴别。目前，美国政府将一个个独立的网站链接起来，做到网网相连，以便有效管理和利用，其突出代表莫过于2000年9月正式推出的“第一政府网站”(FirstGov．gov)——美国联邦政府中心网站[15]

六是有关法律、法规需要进行重新修订。我国在现行文件公开方面，还没有一部统一的法律文件可以参照执行。在《档案法》等有关法律规定中，对机关档案利用的条款应该作修订，充分考虑到机关档案的现行价值和半现行价值，扩大利用范围。

总之，机关档案利用的新模式是机关档案利用工作和未来的发展趋势，它不仅适应电子政府和政务公开的发展，而且也符合文件生命周期规律。机关档案室作为半现行文件的集中地，不仅要为档案馆积累史料，还要向机关内、外提供利用服务，同时政府网站和档案馆的现行文件利用中心是向社会提供现行文件服务和现行档案利用的重要措施。

注释：

[1]何嘉荪，傅荣校，文件运动规律研究――从新角度审视档案学基础理论，中国档案出版社，1999.9

[2]吴品才，“文件中心”在我国未能普及的缘由评析，《档案学通讯》2000(1)，第15页

[3]吴宝康，《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年版，第62—63页

[41]吴品才，“文件中心”在我国未能普及的缘由评析《档案学通讯》20O0(1)，第15页

[5]何嘉荪，现行文件阅览中心、文件中心与数字档案馆，《档案学研究》2003(1)第35页．

[6]李国庆，现行文件提供利用的理论思考与实践探索。《档案与建设》2002(10)，第15页

[7]佟德志，电子政府的信息过程及分析――英国政府公共服务改革的模式研究，政治文化研究网，http：／／www．tSZZ．C0m。(检索时间，2002／8／25)

[8]方燕，建立深圳市“文件中心”的思考《档案学通讯》2000(3)，第73页

[9]边哲，文件中心与文件生命周期理论研究述论，《上海档案》2002(1)第37页

[10]周毅，政务信息公开与档案馆现行文件阅览中心的建立，《档案学研究》20002(5)第57页

[11]吴品才，论文件的横向运动――科技文件运动状况分析，《档案学通讯》2003(3)，第65页

[12]邹吉辉，文件运动规律新论，《档案学研究》20O3(5)，第8页

[13]宋雯，灾难新闻、知情权与舆论监督，《新闻知识》20OO(11)第15页

半现行文件范文篇9

关键词:电子文件中心;苏南模式;安徽模式;比较研究

2007年4月26日-27日,国家档案局分别在常州和合肥召开了全国电子文件中心建设经验交流会。会上,有两种模式的电子文件中心特别引人注目。一种是苏南模式,另一种便是安徽模式。这两种模式的电子文件中心仅是有地域上的区别,还是有质的不同?它们的前景又怎样?为摸个水落石出,本项目组选取适当的研究对象,对之开展了文献调研和实地调研,在此基础上进行了较为全面的比较分析职称论文。

1研究对象的选择

对苏南模式的电子文件中心,本项目组选取了常州、南京、丹阳三家作为研究对象。常州市电子文件中心是我国第一家电子文件中心,地处“苏锡常”经济发达地区。南京是江苏省会城市,丹阳是镇江市下辖的县级市。这三地的选择,基本能代表苏南五市各级别的电子文件中心。对安徽模式的电子文件中心,本项目组选取了安徽省电子文件中心和芜湖市电子文件中心。安徽省电子文件中心是国家档案局关于电子文件中心项目的试点单位,芜湖市电子文件中心是安徽省电子文件中心的试点单位。这些研究对象的选择是具有典型性和代表性的。

2比较分析

本项目组分别从电子文件中心产生的缘由、职能职责、系统功能、人员概况、经费来源、管理规章、安全与灾备、运行情况及发展态势等九个方面进行了比较分析。

2.1电子文件中心产生的缘由

各家建设电子文件中心的起因或者目的主要有二:一是为了加强电子文件管理,二是为了政务信息资源共享。安徽模式的电子文件中心还强调维护电子文件的安全性、有效保存人类记忆、履行法定职责、促进政务公开、密切党群关系、节约政务管理成本,等等。这些,其实是加强电子文件管理和政务信息资源共享两大功能目标的拓展或者说是延伸。另外,电子文件中心的产生与档案主管机构的政策号召有很大的关系。比如,安徽省档案局与南京市档案局建设电子文件中心的另一个主要原因就是为了响应上级主管机构的号召。

2.2电子文件中心的职能职责

各家都叫电子文件中心,但性质是否相同?职能职责是否大同小异呢?显然不是。苏南模式的电子文件中心是按地区建立的介于文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性的电子公文管理利用中心。它只是现行文件或半现行文件利用中心,不具备归档功能,不能代替档案归档,各立档单位还是需要将各类电子文件进行整理后再提交给档案馆以进行归档。很明显,苏南模式的电子文件中心是政务信息公开的产物,提供现行文件和半现行文件的利用是它的职责。而安徽模式的电子文件中心与苏南模式的有着明显的区别。二者最大的不同在于安徽模式的电子文件中心具有归档功能,它最大的目标是为了保障电子文件完整、真实、有效,使得电子文件像纸质文件一样得到永久保存。在完整、真实、有效地长期保存电子文件的基础上,电子文件的利用仅是长期保存电子文件这一功能的拓展或延伸。

2.3电子文件中心应用系统的功能模块

由于这两种模式的电子文件中心性质不同,所以,它们的应用系统的功能模块也有很大的区别。苏南模式侧重现行文件和半现行文件的利用,所以,文件的审核、及查阅或检索是其主要模块。而安徽模式侧重归档与长期保存,所以,其功能模块比苏南模式的要复杂得多。捕获、数据管理、档案存储与保存规划是其主要模块。仅从数据管理这一模块上说,苏南模式仅需要管理电子文件及其主要的目录数据,以供检索、备份和统计。而安徽模式,为维护电子文件的完整性、真实性和有效性,不仅需要保存和管理电子文件本身,还需要保存并管理电子文件整个生命周期中与其产生、管理、归档、保存和利用等重要环节相关的一系列重要的元数据,而不单单局限于一些简单的目录数据。在安徽模式中,维护电子文件的完整性、真实性和有效性的原则始终贯穿着每个模块。

2.4电子文件中心人员概况

电子文件中心不是独立的组织机构,所以,各家都没有专门的编制。安徽模式将电子文件中心作为一个向数字档案馆过渡的长期保存人类遗产的项目,所以,项目组成员人数较多。该项目的试点工作组负责组织和协调。职能小组负责标准起草、方案修订、科研攻关等。苏南模式将电子文件中心作为电子政务平台上的一个应用系统,所以,电子文件中心只有l至3名不等的兼职人员,负责系统的日常维护和数据的、备份等。

2.5电子文件中心的经费来源

电子文件中心的启动经费多由政府部门以专项经费的形式拨付,只有南京市电子文件中心是以科研经费的形式启动。而日常运行费用都只由各档案局在办公经费中列支。显然,由于复杂程度不同,苏南模式的电子文件中心投资小,而安徽模式的电子文件中心投资大。

2.6电子文件中心的管理标准或规章

苏南模式的电子文件中心均未建立专门的管理标准或规章。而安徽模式的电子文件中心针对电子文件管理和电子文件中心运行所涉及的各个重要环节,建立了一系列详细的标准与规章,从行业标准到地方标准再到机构规章,从上至下形成了三级规范体系。尤其是安徽省电子文件中心项目负责编制的三个行业标准已于今年6月1日起实施,成为档案界的新热点。它们的制定及推广,有利于电子文件摆脱软硬件对它的束缚,为维护电子文件的完整性、真实性、有效性和长期可用性提供了制度保障和技术准备,为电子文件的归档扫清了障碍,铺平了道路。

2.7电子文件中心的安全与灾备

在安全防范与灾难备份方面,苏南模式仅采用了技术手段进行防范。而安徽模式不仅从技术上,而且还从管理层面上进行了制度建设,使安全与灾备有了制度保障。

2.8电子文件中心的运行情况

作为现行或半现行电子公文利用中心,苏南模式的电子文件中心建设周期短,见效快,使政务网内各机关单位很快地实现了政务信息资源共享,一度受到这些机关单位的好评。但2008年5月,《中华人民共和国政府信息公开条例》实施后,各级人民政府作为政务信息公开的义务主体,纷纷在自己的门户网站上建立政务公开栏目。这些栏目公开的文件类型除公文外,还有工作计划、工作总结、统汁信息、预案、规章制度、法律条文等。而电子文件中心中的文件类型只有公文,显然,在服务的“产品”类型上,电子文件中心有失丰富多样性。其次,政府门户网站除公开本级政府及各部门的政务信息外,还公开垂直管理部门、公用企事业单位及下级政府机关的信息。而电子文件中心只能公开政务内网中各机关单位的信息。由于历史原因,或因经费、软硬件等问题,进入政务内网的机关单位总是不全,有的政务内网中连本级政府各部门机关都不全,更别提下级机关、条管单位和企事业单位了。这样,电子文件中心在服务的“产品”数量上明显不及政府门户网站的政务公开了。由此,现行或半现行公文利用功能受到严重冲击,苏南模式的电子文件中心利用率急转直下。

安徽模式的电子文件中心因为具有归档功能,以长期保存电子文件,维护电子文件完整性、真实性和有效性为己任,所以,建设周期长,见效慢。经过3年多,目前,只是完成了基础建设,处于试运行时期,利用效果尚不明显。

2.9电子文件中心的发展态势

因受到政府门户网站中政务信息公开的冲击,苏南模式的电子文件中心的现行文件和半现行文件利用率非常低,有时甚至为零利用。除文件利用外,它的另一个功能是文件备份,即相当于对政务内网中各机关单位的电子公文进行了同城异地备份。然而,实际上,政务内网中的所有数据,各地的信息化发展机构会负责备份,电子文件中心的备份功能显得无足轻重。最终,苏南模式的电子文件中心只得将发展目光放到归档功能上。然而,由于电子文件中心最初的定位只是现行文件或半现行文件的利用中心,在应用系统的功能设计上没有为归档预留出路,这样,苏南模式的电子文件中心就处于进退两难的境地了。

安徽模式的电子文件中心一开始定位就很明确,它不是以现行文件或半现行文件的利用为目的,而是以保证电子文件完整、真实、有效和长期或永久可用作为根本目的,以归档作为主要职责。它除接收本级档案馆接收范围内所有单位形成的电子文件外,还将逐步建立起省、市、县三级电子文件中心互联,并且将电子文件中心的数据与安徽省分布式档案基础数据库整合,实现电子文件和数字化档案信息资源的集中管理和利用。很明显,它今后的发展方向是电子档案中心或数字档案馆。

3结论

苏南模式和安徽模式的电子文件中心既有区别又有联系。在性质上,这两种模式的电子文件中心是有区别的。苏南模式的电子文件中心是现行电子公文或半现行电子公文利用中心,它没有归档功能。它投资少,建设周期短,见效快。而安徽模式的电子文件中心是以维护电子文件的完整性、真实性和有效性为目标的长期或永久保存电子文件的归档基地,它具有归档功能。它在人力、物力上投资多,建设周期长,见效慢。它必须严格遵守行业标准和管理规章。它们之间又是有联系的:①二者同时抓住了电子政务发展的契机,借助电子政务内网作为电子公文传输和收集的一个主要渠道;②目前,二者收集和管理的对象都是电子公文;③二者都可以实现政务信息资源共享,提供现行公文或半现行公文的利用。公务员之家

从运行情况和发展趋势来看,自2008年5月,《中华人民共和国政府信息公开条例》实施后,政府门户网站开辟政务信息公开栏目,使得电子文件中心的现行或半现行公文的利用功能受到冲击。因此,主要以现行或半现行公文利用为目标的苏南模式的电子文件中心渐显衰微。而以归档基地为目标的安徽模式的电子文件中心不受此条例的影响,它向着电子档案中心或数字档案馆的方向大步迈进。这两种同样基于电子政务发展起来的电子文件中心为什么会有如此不同的发展前景呢?原因在于,二者在角色定位上有着质的不同。安徽模式紧紧抓住了档案管理机构不同于其他任何管理机构的职责所在一一有效地长期或永久地保存对国家和社会具有保存价值的历史记录(即档案)。以此为出发点,一般而言,不会与其他机构存在职能上的重大冲突。

安徽模式的电子文件中心定位准确,前景广阔,那是不是就一帆风顺呢?不是的。安徽模式的电子文件中心仍存在一些难以解决的问题。目前,它收集归档的对象只是电子公文,而以后若向电子档案中心或数字档案馆发展的话,仅局限于电子公文肯定是范围过于狭窄。非公文的其他文本文件及文本类型外的诸如音频、视频、多媒体、数据库文件也应该尽可能地列入归档管理范围。但目前,在维护电子文件完整性、真实性、有效性和长期可用性方面,安徽模式仅就文本类型的电子公文提出了解决方案。其他类型的文件,因为格式太多且又复杂并夹杂其他原因,还难以提出合适的解决方案。这也是国内外档案界共同面临着的业务难题,仅靠一个省级电子文件长期保存的试点项目来解决,是不大可能的。

目前,我国电子文件中心的建设方兴未艾,在前进的道路上,走一些弯路是在所难免。如何使电子文件中心少走弯路?本项目组建议国家档案主管机构对电子文件中心的性质及其职能进行定位,为各地方电子文件中心的建设指明方向。同时,面对电子文件管理提出的挑战,应出台相应的管理规范和标准,为电子文件中心的建设扫清障碍。

参考文献:

[1]黄建忠.电子政务环境下的电子文件中心建设[J].档案与建设,2008(1).

[2][8]黄玉明,周建武,吴彬松.安徽省电子文件中心设计与建设[J].中国档案,2009(8).

[3][6][7][10]芜湖市档案局.芜湖市电子文件管理利用中心建设方案[内部资料].

[4]黄玉明.安徽省电子文件中心建设的思路与做法[J].中国档案,2006(12).

半现行文件范文篇10

一、传统机关档案利用模式及其成因分析

我国机关档案室长期以来处于封闭状态，只是对机关内部提供利用。尽管在档案法规中，也规定了经过本级或者上级机关的同意，机关档案室可以向外提供利用，但是实际上由于手续的繁琐和保密观念的根深蒂固，很少有单位向外提供利用，对本单位提供的利用也是数量有限。

这种传统机关档案利用模式可以用下列图表来表示：

相关单位（文件形成者）→←机关档案室→档案馆

如图所示，各机关把办理完毕的文件通过“归档”这个环节直接转变成档案，保存在档案室：机关档案只对机关内部提供利用，保管一定期限后向档案馆移交。文件所针对的对象(文件接受者，有的称文件内容针对者)或公众几乎没有被考虑在内。由“归档”这个环节转换来的档案，有许多仍然是现行和半现行文件，但也被看成非现行文件尘封起来。整个图表显示的文件运动是线形的、简单的运动。

机关档案封闭利用模式的形成有许多档案理论认识上的问题，这里提出一二：

首先是对文件生命周期理论认识不足。文件生命周期理论是现代档案学的经典理论，根据文件呈现的价值形态来划分文件生命阶段：现行、半现行和非现行三个阶段，相应地文件的保管场所是：文件室→文件中心→档案馆。而我国实践中流行的一直是狭义文件观，很少把文件的整个生命过程纳入视野当中，我国“传统的档案学理论对文件与档案的界限划得很清楚，由此文书工作与档案工作都不能越雷池半步。”[1]我国的文件与档案全过程系统管理模式是：文件室→档案室→档案馆，“根据我国现行档案管理体制规定，半现行文件由各单位建立的基层档案室管理。[2]那么机关档案室是与国外文件中心相对应的事物，其保管的现行档案大多是半现行文件，却被蒙上了档案这层神秘的面纱，其现行价值得不到有效利用。

其次档案的双重价值论成为我国传统利用模式的直接理论基础。美国档案学家谢伦伯格提出经典的文件双重价值鉴定理论，而档案的双重价值论是由我国档案学者正式提出来的，其主要内容是：档案具有对机关的作用和对社会的作用的双重性及过渡性；档案对机关的作用，可称为第一价值，对社会的作用，可称为第二价值。[3]两种价值形态在时间上存在着消长关系，即档案一般是先有第一价值，随着第一价值的逐渐消失，第二价值才开始显现。由此推出，保存在机关档案室的档案当然是本机关需求量大，社会需求量小，为本机关服务也就顺理成章地成为了档案的基本任务，而为社会服务便成了例外。

在机关档案利用中，突出的表现就是文件接受者的权利被忽视。文件接受者是文件运行过程中有机的组成部分。阿根廷档案学家曼努埃尔·巴斯克斯教授在1987年出版的《文件生命周期研究》中认为，档案文件的形成、利用，实际上是从其发送源到接受源的—种信息传递。但是在我国，无论是档案的双重价值论，还是“归档”制度都是从文件的形成者角度出发的，在文件的拟稿、印发、承办等一系列程序结束后，文件就归档了，而实际上文件所反映的要解决的问题也许要延续很久，如规范性、政策性文件对于所管辖范围内的不特定对象，在长时间内要求得到普遍的遵守和执行。所以在我们机关档案中总是仅有“上文”却没有“下文”，即缺乏接受者对文件的反馈信息。从另一方面来说，这种传统利用模式也助长了官僚主义。

二、机关档案利用模式转换的背景分析

于是针对机关档案利用封闭的弊端，十几年来档案界有识之士提出向美国等西方国家学习，建立文件中心，他们认为文件中心“符合高效、精简节约的原则，能够将松散的‘小而全’的机关档案管理模式迅速向具有集约化、社会化、规模化的管理模式转化，大大提高了对人、财、物的有效使用。”[4]过去我国普遍对文件生命周期理论等认识不足和档案人员缺乏开拓创新的思想，导致文件中心没有能够在我国普遍设立。“在政务信息公开和电子文件时代背景下，对这个问题则必须作更进一步的探索。可以考虑在我国普遍建立文件中心，并且这种文件中心应该具有中国自己的特色――能够及时收藏现行文件和承担起现行文件对外公开提供利用的重任。”[5]深圳市在我国加入WTO后努力筹建“文件中心”的事实，为我国档案界提供了具有重大深远意义的范例。根据深圳市地方法规《深圳市档案与文件收集利用条例》第八条的规定，“将实行党政机关和事业单位办理完毕文件的集中管理，除不适宜集中和国家有特殊规定的文件档案例外，政府各部门原则上不再单独设立档案室，以利于政府信息资源的共建共享，提高行政效率和水平。”[6]

但是，笔者认为，在政务信息公开和电子文件时代背景下，普遍建立文件中心仍然是不太必要而且是不太现实的。

首先，信息公开主要是政府行为，由政府进行信息或授权媒体公布施政措施，文档部门不可能完全“承担起现行文件对外公开提供利用的重任,”其档案开放服务只是政务公开的辅助措施之一。我国计划经济向市场经济的转变，要求政府通过政策、法律法规对社会行为和市场资源进行间接控制，信息引导是政府宏观调控的有利手段。我国在加入WTO后，政府也须按WTO规则要求顺利实现职能转变和政府转型，必须推进政治活动公开化的进程，全面提高政府决策和政府行为的透明度，公开相关的现行文件。

其次，电子政府服务过程本身就是一个信息服务过程，机关档案开放是其信息服务内容之一，文档人员更重要的责任是及时收藏电子文件。电子政府的核心是大量频繁的行政管理和日常事务都通过设定好的程序在网上实施。旧的行政模式是公民直接面对行政机关，而电子政府在旧的行政机构模式上，划分出前台信息服务机构。“整个服务过程变成了一个信息过程，用户的服务要求和政府对这一要求提供的服务都以信息的形式传输，这成为电子政府的一个最显著特征。”[7]现行文件公开服务在电子政府网站上已然得到实现。

在我国废止各基层档案室，设立文件中心还存在下列问题：

一是设置文件中心又要增设机构，如深圳市“文件中心与市综合档案馆均为市档案局管理下的事业单位……同档案局、馆分别挂牌。”[8]但是，“文件中心的集约化和专业化的程度很高，追求企业化的高效管理和优质服务，一个文件中心往往要为周围几个城市的上百个机关或企业提供文件服务管理。”[9]而我们该在多大范围设立一个文件中心?如果我们一哄而上，省、市、县各设有文件中心，反倒达不到精简高效的目的。况且我们的文件中心只能是事业单位，这与国外的文件中心的企业性质是有很大不同的。

其次，目前许多行政单位对把带有密级的文件交给如文件中心这样的事业性单位会有顾虑。机关单位除了形成公共文件等红头文件之外，还有许多内部文件：如会议记录、工作笔记、任免、奖惩等文件；有许多专业性文件：如诉讼档案、商标档案、专利档案等。这些文件具有机密性，或涉及知识产权专利等问题，需要有所控制，不适宜进入文件中心或在政府网站公开，只能直接归档进入档案室，根据特别的申请提供有针对性的利用。

因此，在我国普遍设立文件中心是不太现实和不太可行的。由机关档案室来处置半现行文件同样是符合文件运动规律的，也完全适应政务公开的要求，关键是要根据实际情况决定基层档案部门的利用模式。

三、机关档案利用的新模式

但是机关档案利用的新模式究竟该是怎么样的呢?笔者提出下列模式，如图：

相关单位（文件形成者）政府网站

现行文件阅览中心

相关档案室

档案馆文件接受者

再有，设立政府网站，主动公布要求得到普遍遵守和执行的规范性、政策性文件，机关档案室承担的是对外开放服务。机关档案室不必再单独设立网站，可以在政府网站上设立栏目，并且要协助维护政府网站的运行，对网站上的文件信息进行价值鉴别，比如过期或已经存档的信息，可以从网站上删除，并指明文件的去向，或者对利用者有关问题提供凭证和具体细节。

机关单位形成文件后，文件有三个走向：一是文件直接从形成者到接受者中，这主要是指文件内容针对者，解决文件所针对的问题；二是把法律、法规、政策等具有约束力的规范性、政策性文件，还有各机关在其自身活动中形成的所有非涉密、不含隐私的文件移送到现行文件阅览中心或登录到政府网站“广而告之”；三是直接归档。许多文件具有国家机密性，或涉及知识产权、专利问题，需要直接归档，不适宜进入文件利用中心或在政府网站公示。

如图所示，文件运动不是单向的线形运动，而是复杂的、非线形的运动。政府网站、现行文件阅览室和机关档案室，为机关和公众之间提供了交互平台，这样有利于搜集公众的意见，接受公众的监督，使政府在制定各项草案、法律和条例时能够广泛听取群众的意见，加大政府决策的透明度。文件的非线形运行反映了—种相互联系性和整体性，“世界万物的各种现象通常都是复杂的、非线性的，线性只是在—定条件下的特殊情形……文件生命周期理论只揭示和描述了文件纵向运动的规律和情形，而文件运动客观上却并不仅限于此，除此之外，还有横向运动。”[11]但是文件运动又不是简单的纵内和横向运动，而是螺旋式上升运动。“文件运动螺旋式发展作为文件运动整体性变化的宏观规律，既是文件运动周期性质的扩展和深化，也是文件运动周期之间质变的内在联系。”[12]这也正体现了利用档案的目的，档案的作用就是要使后人站在前人的肩膀之上。新模式是对旧模式的改造和扩展。

四、机关档案利用新模式的实现机制

基于上述认识，笔者认为新的机关档案利用模式是一个可行的、有现实基础的模式，如何协调有序地实现新旧模式的转换，应该注意以下几点：

首先认识上要到位。目前我国既有机关档案室，也有现行文件阅览中心存在，同时许多政府机关也设立了网站，但是这并不是说我们已经实现了机关档案利用的新模式，因为它们彼此间的联系没有得到体现和被认识。目前机关档案在实践中还是被看成已经办理完毕，只对内部提供利用的档案，其中文件的现行价值和半现行价值仍然没有得到充分利用，而现行文件阅览中心只是被看成是政务公开的举措，没有认识到它还是机关档案利用的补充形式。所以我们仍然要树立和宣传文件生命周期理论，用文件的整体性运动看问题。

二是尊重公民知情权。知情最基本的内容是民众应享有通过媒介了解政府工作情况的法定权利。保障民众知情权是“公民行使一切民主自由权利的基本前提”，是“现代国家民主宪政的基础要素”和“防止出现恶劣政府的必要条件”。[13]政府承认人民有自决权的一个基础即是人民对信息的掌握，因为信息是决策的基础和权衡的标准，我们要尊重和重视文件接受者的知情权。

三是实行文档一体化管理。文档一体化管理是指“以文件生命周期理论为指导，借助计算机网络技术，从系统论的角度出发，对文书工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体最大效能，确保从机关现行文件直至馆藏档案管理的高效和优化。”[14]近两年，文件连续体模式也被引入我国，成为数字环境下文件档案一体化管理的有力支柱，未来的一体化将是要打破文件、档案的阶段区分，实现各环节的重组重构。一体化将继续“前伸后延”，前面进入到政府的电子政务中，后面延伸到档案馆的管理中，对全程进行统一控制。如前面所说，在关注文件运动的整体性方面，机关档案室比文件中心更有优势。

四是加强现行文件阅览中心建设。何嘉荪教授对现行文件阅览中心持否定态度，认为它起不到中间档案馆的职能，反倒增加了各单位的负担。但是在全民利用意识比较薄弱情况下，关键是要提供更容易的利用门户。对于没有条件上网的人及其他普通公民，文件阅览中心就是象图书馆—样具有亲和力的部门。俗话说“存在的就是合理的”，现行文件利用中心随着我国政务公开的实施应运而生，应该说是我国民主进程的—个不小的进步，正应该促进和发扬。

五是机关档案室要协助维护政府网站，以便其更好地提供现行文件利用服务。政府网站要经常更新，保证其最新的政策信息，机关档案室要协助维护政府网站，对网站上的文件信息进行价值鉴别。目前，美国政府将一个个独立的网站链接起来，做到网网相连，以便有效管理和利用，其突出代表莫过于2000年9月正式推出的“第一政府网站”(FirstGov．gov)——美国联邦政府中心网站[15]

六是有关法律、法规需要进行重新修订。我国在现行文件公开方面，还没有一部统一的法律文件可以参照执行。在《档案法》等有关法律规定中，对机关档案利用的条款应该作修订，充分考虑到机关档案的现行价值和半现行价值，扩大利用范围。

总之，机关档案利用的新模式是机关档案利用工作和未来的发展趋势，它不仅适应电子政府和政务公开的发展，而且也符合文件生命周期规律。机关档案室作为半现行文件的集中地，不仅要为档案馆积累史料，还要向机关内、外提供利用服务，同时政府网站和档案馆的现行文件利用中心是向社会提供现行文件服务和现行档案利用的重要措施。

注释：

[1]何嘉荪，傅荣校，文件运动规律研究――从新角度审视档案学基础理论，中国档案出版社，1999.9

[2]吴品才，“文件中心”在我国未能普及的缘由评析，《档案学通讯》2000(1)，第15页

[3]吴宝康，《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年版，第62—63页

[41]吴品才，“文件中心”在我国未能普及的缘由评析《档案学通讯》20O0(1)，第15页

[5]何嘉荪，现行文件阅览中心、文件中心与数字档案馆，《档案学研究》2003(1)第35页．

[6]李国庆，现行文件提供利用的理论思考与实践探索。《档案与建设》2002(10)，第15页

[7]佟德志，电子政府的信息过程及分析――英国政府公共服务改革的模式研究，政治文化研究网，http：／／www．tSZZ．C0m。(检索时间，2002／8／25)

[8]方燕，建立深圳市“文件中心”的思考《档案学通讯》2000(3)，第73页

[9]边哲，文件中心与文件生命周期理论研究述论，《上海档案》2002(1)第37页

[10]周毅，政务信息公开与档案馆现行文件阅览中心的建立，《档案学研究》20002(5)第57页

[11]吴品才，论文件的横向运动――科技文件运动状况分析，《档案学通讯》2003(3)，第65页

[12]邹吉辉，文件运动规律新论，《档案学研究》20O3(5)，第8页

[13]宋雯，灾难新闻、知情权与舆论监督，《新闻知识》20OO(11)第15页

[14]黄霄羽，文件、档案管理一体化管理的科学含义，《档案学通讯》2002(3)第51页

[15]王铭，析美国构建电子政府的原因和认识过程，《档案学研究》2005(2)，第55—57页

从上图中可以看出，新的模式增加了文件接受者、现行文件利用中心和政府网站三个部分。