工程项目档案管理范文

导语：如何才能写好一篇工程项目档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公文云整理的十篇范文，供你借鉴。

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（一）对工程档案管理不够重视

档案的作用具有间接性、滞后性、潜在性等特点，决定了档案工作往往容易被忽视，成为工程项目管理中的薄弱环节。很多工程建设单位在项目成立初期，对档案的认识不够，忽视档案的重要性，认为档案工作只是在建设工程竣工后进行集中的整理资料，所以只是在工程投产或竣工之后，才依靠单位的档案管理部门对形成的大量资料进行突击整理、分类、归档。这样容易造成大量文件材料散失，收集不全;为工程施工过程中资料的收集和整理带来不便，导致工程资料的失真，工程竣工档案验收的延期。

（二）档案资料编制质量不高，完整性、系统性不足

许多施工单位不配备专职资料员，整理资料时不严格按照相关规范、标准执行，导致归档资料质量不高。有的单位在工程竣工交付使用后，项目建设全过程中的资料不能及时归档，严重影响了档案的完整性。由于项目建设人员对项目档案工作重视不够，加之档案形成的分散性和阶段性特点，极易造成文件材料不能保持有机联系，分类不科学，整理不规范，系统性得不到保证。

（三）归档时间长、环节多，影响档案归档的齐全性、完整性和准确性

工程竣工档案不仅包括施工文件和竣工图，而且还包括前期文件和竣工验收文件，这两部分资料积累都是源于公司各职能部门活动，从文件资料的产生到归档要经历相当长的时间，经过许多环节，每一个环节都会影响竣工资料质量，影响档案归档的齐全性、完整性和准确性。而且工程项目承建单位多，档案从形成到归档，需要多个单位共同配合完成，这样容易造成文件材料收集难、归档问题多。参与建设的各个单位的阶段性资料不能及时收集与整理，造成档案内容不准确、缺项，档案载体不符合要求，形成了大量缺签字、原件盖章手续不完备的无效文件。

二、提高工程档案管理质量的措施

（一）领导重视是做好工程项目档案管理的前提

工程项目档案管理需要各级领导的充分重视，并强化责任意识。首先，要根据工程量的大小，本着精干、高效、协调、有力的原则，合理设置基层工程项目档案管理机构和配备专职档案员，从机构和人员编制上保障工程项目档案工作有人抓、有人管，从宣传、经费等方面予以倾斜，形成施工现场工程管理人员自觉参与工程项目档案管理工作的良好氛围。其次，要建立工程项目档案管理领导责任制；将工程项目档案管理工作纳入企业管理工作的整体规划，明确责任主体，建立主要领导负总责，分管领导为第一责任人，现场专兼职档案人员抓落实的工作机制，做到层层有人抓，处处有人管，形成纵向逐级负责，横向联系紧密，工作协调一致的工程项目档案管理网络。

(二)制定和落实符合实际情况的档案管理规章制度

加强项目管理制度和管理建设，结合实际确定工作程序，制定明确的岗位责任制，进行考核并与奖惩挂钩。建设项目由于大规模、长工期、多资料、单位和环节众多，在档案管理工作中要想做到规范化、标准化，仅靠几个工作人员的力量是很难完成的。因此，依据不同项目特点制定档案管理组织，建立不同的方案，就成为做好项目档案管理工作的根本保障。可以以“四同步”制度来确保做好项目档案的收集工作，即项目下达计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完全归档同步。

(三)定期开展技术文件整理的检查与指导

考虑到技术文件的琐碎性和施工现场的繁忙，工人都集中精力于施工，而对技术文件就是应付研究，或工程进行到一定阶段后补，这样就不能够真实的反应施工过程，如不认真进行督导检查，到最后很可能出现技术文件不全、不真实、不完整，甚至有大量文件资料流失的现象。所以档案工作者要有超前的工作思路，一切工作要在项目开工之前打好提前量，及早做好各类技术文件归档的准备，发放技术文件整理分类方案及规范表格，统一标准。对各施工单位技术文件的归档工作定期或不定期进行检查指导，发现问题及时纠正、解决。

(四)加强对有关人员的培训

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第一条为加强水利工程建设项目（以下简称"水利工程"）档案管理工作，明确档案管理职责，规范档案管理行为，充分发挥档案在水利工程建设与管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《水利档案工作规定》及有关业务建设规范，结合水利工程的特点，制定本规定。

第二条水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条水利工程档案工作是水利工程建设与管理工作的重要组成部分。有关单位应加强领导，将档案工作纳入水利工程建设与管理工作中，明确相关部门、人员的岗位职责，健全制度，统筹安排档案工作经费,确保水利工程档案工作的正常开展。

第四条本规定适用于大中型水利工程，其他水利工程可参照执行。

第二章档案管理

第五条水利工程档案工作应贯穿于水利工程建设程序的各个阶段。即从水利工程建设前期就应进行文件材料的收集和整理工作；在签订有关合同、协议时，应对水利工程档案的收集、整理、移交提出明确要求；检查水利工程进度与施工质量时，要同时检查水利工程档案的收集、整理情况；在进行项目成果评审、鉴定和水利工程重要阶段验收与竣工验收时，要同时审查、验收工程档案的内容与质量，并作出相应的鉴定评语。

第六条各级建设管理部门应积极配合档案业务主管部门,认真履行监督、检查和指导职责，共同抓好水利工程档案工作。

第七条项目法人对水利工程档案工作负总责，须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。大中型水利工程的项目法人，应设立档案室，落实专职档案人员；其他水利工程的项目法人也应配备相应人员负责工程档案工作。项目法人的档案人员对各职能处室归档工作具有监督、检查和指导职责。

第八条勘察设计、监理、施工等参建单位，应明确本单位相关部门和人员的归档责任，切实做好职责范围内水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作；属于向项目法人等单位移交的应归档文件材料，在完成收集、整理、审核工作后，应及时提交项目法人。项目法人应认真做好有关档案的接收、归档和向流域机构档案馆的移交工作。

第九条工程建设的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人，须按要求将工作中形成的应归档文件材料，进行收集、整理、归档，如遇工作变动,须先交清原岗位应归档的文件材料。

第十条水利工程档案的质量是衡量水利工程质量的重要依据，应将其纳入工程质量管理程序。质量管理部门应认真把好质量监督检查关，凡参建单位未按规定要求提交工程档案的，不得通过验收或进行质量等级评定。工程档案达不到规定要求的，项目法人不得返还其工程质量保证金。

第十一条大中型水利工程均应建设与工作任务相适应的、符合规范要求的专用档案库房，配备必要的档案装具和设备；其他建设项目，也应有满足档案工作需要的库房、装具和设备。所需费用可分别列入工程总概算的管理房屋建设工程项目类和生产准备费中。

第十二条项目法人应按照国家信息化建设的有关要求，充分利用新技术，开展水利工程档案数字化工作，建立工程档案数据库，大力开发档案信息资源，提高档案管理水平，为工程建设与管理服务。

第十三条项目法人应按时向上级主管单位报送《水利工程建设项目档案管理情况登记表》（附件1）。国家重点建设项目，还应同时向水利部报送《国家重点建设项目档案管理登记表》(附件2)。

第三章归档与移交要求

第十四条水利工程档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期档案的实际保存期限,不得短于工程的实际寿命。

第十五条《水利工程建设项目文件材料归档范围和保管期限表》（附件3）是对项目法人等相关单位应保存档案的原则规定。项目法人可结合实际，补充制定更加具体的工程档案归档范围及符合工程建设实际的工程档案分类方案。

第十六条水利工程档案的归档工作，一般是由产生文件材料的单位或部门负责。总包单位对各分包单位提交的归档材料负有汇总责任。各参建单位技术负责人应对其提供档案的内容及质量负责；监理工程师对施工单位提交的归档材料应履行审核签字手续，监理单位应向项目法人提交对工程档案内容与整编质量情况的专题审核报告。

第十七条水利工程文件材料的收集、整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T1182-2000）。归档文件材料的内容与形式均应满足档案整理规范要求。即内容应完整、准确、系统；形式应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、竣工图及声像材料须标注的内容清楚、签字（章）手续完备，归档图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3-1989）要求统一折叠。

第十八条竣工图是水利工程档案的重要组成部分，必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。项目法人应负责编制项目总平面图和综合管线竣工图。施工单位应以单位工程或专业为单位编制竣工图。竣工图须由编制单位在图标上方空白处逐张加盖"竣工图章"（附件4-1），有关单位和责任人应严格履行签字手续。每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录。施工单位应按以下要求编制竣工图：

（一）按施工图施工没有变动的，须在施工图上加盖并签署竣工图章；

（二）一般性的图纸变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上更改，在说明栏内注明变更依据，加盖并签署竣工图章；

（三）凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变，或图面变更超过1/3的，应重新绘制竣工图（可不再加盖竣工图章）。重绘图应按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明"竣工阶段"和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应在图标上方加盖并签署"竣工图确认章"（见附件4-2）。

第十九条水利工程建设声像档案是纸制载体档案的必要补充。参建单位应指定专人，负责各自产生的照片、胶片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作，归档的声像材料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。工程建设重要阶段、重大事件、事故，必须要有完整的声像材料归档。

第二十条电子文件的整理、归档，参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。

第二十一条项目法人可根据实际需要，确定不同文件材料的归档份数，但应满足以下要求：

（一）项目法人与运行管理单位应各保存1套较完整的工程档案材料（当二者为一个单位时，应异地保存1套）；

（二）工程涉及多家运行管理单位时，各运行管理单位则只保存与其管理范围有关的工程档案材料；

（三）当有关文件材料需由若干单位保存时，原件应由项目产权单位保存，其他单位保存复制件；

（四）流域控制性水利枢纽工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，项目法人应负责向流域机构档案馆移交1套完整的工程竣工图及工程竣工验收等相关文件材料（具体内容参见附件3）。

第二十二条工程档案的归档与移交必须编制档案目录。档案目录应为案卷级，并须填写工程档案交接单（见附件5）。交接双方应认真核对目录与实物，并由经手人签字、加盖单位公章确认。

第二十三条工程档案的归档时间，可由项目法人根据实际情况确定。可分阶段在单位工程或单项工程完工后向项目法人归档，也可在主体工程全部完工后向项目法人归档。整个项目的归档工作和项目法人向有关单位的档案移交工作，应在工程竣工验收后三个月内完成。

第四章档案验收

第二十四条水利工程档案验收是水利工程竣工验收的重要内容，应提前或与工程竣工验收同步进行。凡档案内容与质量达不到要求的水利工程，不得通过档案验收；未通过档案验收或档案验收不合格的，不得进行或通过工程的竣工验收。

第二十五条各级水行政主管部门组织的水利工程竣工验收，应有档案人员作为验收委员参加。水利部组织的工程验收，由水利部办公厅档案部门派员参加；流域机构或省级水行政主管部门组织的工程验收，由相应的档案管理部门派员参加；其他单位组织的有关工程项目的验收，由组织工程验收单位的档案人员参加。

第二十六条大中型水利工程在竣工验收前要进行档案专项验收。其他工程的档案验收应与工程竣工验收同步进行。档案专项验收可分为初步验收和正式验收。初步验收可由工程竣工验收主持单位委托相关单位组织进行；正式验收应由工程竣工验收主持单位的档案业务主管部门负责。

第二十七条水利工程在进行档案专项验收前，项目法人应组织工程参建单位对工程档案的收集、整理、保管与归档情况进行自检，确认工程档案的内容与质量已达要求后，可向有关单位报送档案自检报告，并提出档案专项验收申请。

档案自检报告应包括:工程概况，工程档案管理情况，文件材料的收集、整理、归档与保管情况，竣工图的编制与整编质量，工程档案完整、准确、系统、安全性的自我评价等内容。

第二十八条档案专项验收的主持单位在收到申请后，可委托有关单位对其工程档案进行验收前检查评定，对具备验收条件的项目，应成立档案专项验收组进行验收。档案专项验收组由验收主持单位、国家或地方档案行政管理部门、地方水行政管理部门及有关流域机构等单位组成。必要时，可聘请相关单位的档案专家作为验收组成员参加验收。

第二十九条档案专项验收工作的步骤、方法与内容如下：

（一）听取项目法人有关工程建设情况和档案收集、整理、归档、移交、管理与保管情况的自检报告；

（二）听取监理单位对项目档案整理情况的审核报告；

（三）对验收前已进行档案检查评定的水利工程，还应听取被委托单位的检查评定意见；

（四）查看现场（了解工程建设实际情况）；

（五）根据水利工程建设规模，抽查各单位档案整理情况。抽查比例一般不得少于项目法人应保存档案数量的8％，其中竣工图不得少于一套竣工图总张数的10%；抽查档案总量应在200卷以上；

（六）验收组成员进行综合评议；

（七）形成档案专项验收意见，并向项目法人和所有会议代表反馈；

（八）验收主持单位以文件形式正式印发档案专项验收意见。

第三十条档案专项验收意见应包括以下内容：

（一）工程概况。

（二）工程档案管理情况：

1、工程档案工作管理体制与管理状况

2、文件材料的收集、整理、立卷质量与数量

3、竣工图的编制质量与整编情况

4、工程档案的完整、准确、系统性评价

（三）存在问题及整改要求。

（四）验收结论。

（五）验收组成员签字表。

第五章附则

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关键字：重点水利工程 档案管理

水利工程是国民经济重要基础设施，与经济建设及人民群众生命财产安全息息相关，关系到广大人民群众最现实最直接的利益。加强水利建设，提供安全的水环境，有利于社会环境的稳定和发展环境的优化。各级政府十分重视水利工程建设，不断加大投入，兴修水利设施，加固原有堤防、水库工程，提高防灾等级等，其在保障城市人民生活正常进行和预防及抵御自然灾害方面有重要作用。珠海市政府近年来重点建设竹银水源工程、白蕉联围、小林联围、乾务赤坎大联围和中珠联围等水利工程项目。竹银水源工程是贯彻落实国务院批准的《保障澳门、珠海供水安全专项规划报告》，解决澳门、珠海咸期供水安全的关键工程。

水利项目档案是水利工程建设的真实记录和全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据，其既是水利工程建设、维修、管理、改扩建的重要保障，又能为当地经济建设和水务事业发展提供服务，所以，做好水利项目档案工作对推动当地经济可持续发展具有十分重要的意义。由于水利项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案数量大、载体多样、保存价值高。当前，随着国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面政策的变化，对工程档案的收集、管理、归档、流向提出了新的问题。笔者结合工作实际，对如何开展水利工程档案工作提出一些看法，以期对水利工程项目档案工作有所裨益。笔者认为做好水利项目档案可以按照以下要求来开展：

一、建立项目档案管理组织架构

项目档案管理机构是项目档案工作的重要保障，没有相应的档案管理机构，档案工作开展必受影响。因此，在组建工程建设（筹备）处时的同时，就应考虑设立工程档案管理领导小组，小组必须由单位领导、有关科室负责人和专职、兼职档案管理员构成，形成层层把关的体系。一般情况下，由单位领导任组长，科室负责人任成员，专、兼职档案管理员具体负责工程项目资料的整理归档工作。建设单位在完善档案管理组织的同时，要求勘测设计、施工和监理等参建单位，必须明确一位主要领导或负责人分管工程档案资料工作，并建立与工程档案资料工程任务相适应的管理机构，配备档案资料管理人员，统一管理工程档案资料。水利工程一般都是省、市重点建设工程，其建设规模较大、时间较长、要求严，在施工中还会创造许多新工艺、新技术，如果没有领导的高度重视，没有统一机构抓总，没有相关部门和施工一线技术人员的认真负责，没有档案管理人员的勤奋敬业，是不可能高质量完成这些工作要求的。

二、加强与档案行政管理部门的联系，寻求密切的档案业务指导

要使工程项目档案工作获得持续、均衡、快速发展，就必须重视加强与档案行政部门的联系，接受档案业务指导。从工程建设一开始，建设单位就要及时取得当地档案局的支持，自觉将项目档案工作置于档案行政管理部门的指导和监督之下，确保档案工作在高起点、高标准的层面上展开，对检查中发现的问题及时整改，并由监理形成书面意见报当地档案局和建设单位备案。当然，业务指导是双重性的，作为工程建设单位，对上，要接受上级主管部门和档案部门的指导与监督，如省水利厅、省、市档案局等；对下，则负有对各参建单位档案工作进行监督与指导之责。可以通过到各参建单位调研、实地指导、办培训班和召开业务工作会议等措施、途径，了解各参建单位的档案工作情况，促进各单位业务工作的交流，从而提高档案工作水平，在此基础上，制定适合本项目的档案工作规划。

三、项目档案管理工作与工程项目建设同步

项目档案管理是建设项目管理的重要组成部分，项目档案管理工作必须与工程项目建设同步进行，这既是国家相关档案法律法规的规定，同时也是保证项目档案完整、准确、系统归档的重要监控措施，通过同步进行，做到项目档案在形成的同时就能全部归档。因此，档案管理工作与项目提出、可行性研究、设计、决策、招（投）标、施工、质检、监理、工程结算、竣工验收同步进行，对各阶段形成的文字、图纸、图表、声像、计算材料（含电子文件）进行收集、积累、整理，对立项、设计、施工中形成的报告、批复、图纸、合同、标书、备忘录、协调文件及领导视察活动等资料，在形成的同时悉数归档。如不及时记录、收集、归档，对工程建设和运行管理将会造成不可弥补的损失。按照集中统一领导、分级管理的原则，建设单位对工程档案工作进行统一领导，对项目档案实行综合管理。在项目建设过程中，档案人员负责工程档案的监督和指导，对建设工程档案管理工作实行全程监控。坚持“谁产生，谁立卷”的原则，指导项目前期立项审批、招投标、合同勘察、设计、拆迁、施工、监理、竣工验收等档案的立卷移交工作；定期到工地现场监督指导，督促监理人员对档案质量把关，提出整改意见，对档案进行复检，并把复检情况进行通报。

四、项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理

项目建设单位必须在项目的招标和签订设计、监理、施工合同或协议时，设立专门条款，明确规定设计单位、监理单位、施工单位对项目文件的收集、整理、移交责任和违约责任等；明确档案收集、整理、验收、考核、归档的份数、竣工图的套数、电子文件的格式、档案质量等等方面的要求。同时，要在合同中明确档案内容与质量达不到要求的，参建单位应负有的责任，以及相关的处理措施。珠海市的水利工程在项目档案同方面，主要规定了施工单位在未完成归档工作（办理移交手续）前，暂不返还其工程质量保证金；工程竣工档案没有通过档案行政主管部门及建设单位档案室的预验收，不能进行工程结算，并暂不支付施工单位的工程尾款；设计单位、监理单位在未完成归档工作前，都暂不支付设计费尾款。通过将项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理的措施，强化各参建单位的责任，同时采用经济手段实施监控。

五、深入现场收集档案资料

水利工程项目档案的大部分原始资料产生于施工过程的现场，档案人员应亲临施工现场，收集资料。如果，建设单位只是坐等参建单位移交档案，而不深入现场指导和强调档案的收集，有可能丧失最好的收集档案的机会。因此，应针对性地列出需收集的资料名目，根据工程进度，与项目经理、施工员甚至领班密切联系，争取配合，做到该签证的就现场签证，该取样的就现场取样，该检查的就现场检查，该记录的就现场记录，能够做到边施工、边检查、边记录、边收集资料。在收集资料时，必须十分注意资料的精确度。为此检查后一定要核对，发现问题及时解决。检查复核的主要内容包括：施工阶段形成的文字资料签证手续是否完备；检查检测记录是否准确符合规范要求；隐蔽工程的记录是否详细、准确；原材料如钢材、水泥、砂子等的出厂合格证明和取样检测试验报告是否真实。

档案人员要积极与驻地监理工程师配合，充分发挥驻地监理工程师的作用。因为驻地监理工程师全天候在工地上监督管理，对工程的进度和施工人员的素质最了解，对使用的原材料也最清楚，同时几乎所有的进场原材料和施工资料均需经驻地监理的检验及签证才有效。所以充分调动监理的积极性是保证档案资料能有效收集的有力措施。

六、强化审查，严格验收项目档案

根据《国家档案局 国家发展和改革委员会关于印发的通知》，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。对项目档案的验收做到规范、严格把关是保证项目档案质量的重要环节。档案验收要坚持每个分部工程验收时，同时进行档案验收。每个分部工程验收前，档案人员、工程一线技术人员以及监理、设计、运行管理单位人员一起检查有关施工档案资料是否按竣工验收的标准制备。档案人员作为单位工程验收工作组成员，并在“单位工程完工验收鉴定书”上签字确认，无档案室人员签字，验收不予通过。档案正式归档移交前，成立工程档案审核工作小组，对按规定应该归档的资料进行归档移交前的审核，并邀请当地档案局有关人员对全部拟接收的档案资料进行检查，对检查中发现的问题，各单位核查后整改。在档案专项验收前，成立由建设单位分管档案工作领导、办公室负责人和监理单位总监组成的工程档案验收小组，通过对档案资料进行抽查、听取档案管理工作的报告、质疑答辩，形成自评意见和自评得分。

总之，重点水利工程项目档案管理工作是一个不断学习的过程，只有经过不断地实践与探索，才能更加牢固熟练地掌握它、运用它。同时，也只有经过不断地实践，才能促使档案管理工作不断完善和发展。

参考文献：

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摘 要 工程项目档案记录整个工程传承、创新和发展，是项目的真实反映和描述，也是单位维权的凭证和依据。

关键词 工程项目 档案管理 存在问题及对策

工程项目档案记录了工程项目建设相关成果，有利于项目的传承、创新和发展，是联系过去、现在以及未来的信息媒介。促进企业工程项目档案的有效管理是非常值得探讨的议题。

一、充分认识加强工程项目档案管理的重要意义

根据国家档案局、国家发展改革委员会联合《重大建设项目档案验收办法》规定，工程档案验收是项目竣工验的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收。由此可以看出，项目档案验收对整个工程项目验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在建设项目竣工验收的重要性。此外，项目档案对建设项目日后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用，项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设项目发挥最大效益。

工程项目相当于一个类型的信息资源库，不仅仅是项目建设的真实反映和描述，还是项目建设发展的重要基础以及借鉴资料，也可以作为建设单位维权的凭证或者依据。

（一）加强项目档案管理是工程创优的必备条件。项目建设档案工作是项目工程建设的重要组成部分，无论是创建优质工程奖，亦或是项目建设验收，都迫切需要档案的支撑。工程上，在竣工验收阶段，原则上要把工程全部档案资料作为验收工程质量的重要子项，项目档案验收不合格，全盘否定该项目总体验收计划。

（二）要提高项目建设的管理水平，必须加强对项目档案的管理。档案资料是最原始真实全面的，是工程的建设过程、结果以及竣工后各项建设的重要参考资料，从这些资料中可以总结经验提高水平，完善从设计到运行的每一个环节。各级领导必须要高度重视建设项目档案工作；加强对建设项目档案工作的组织领导；定期召开建设项目档案工作会议；加强建设项目档案管理制度建设。

（三）企业要想持续发展就必须做好档案的管理工作。如天津市的解放桥由当进法国一家桥梁公司承建，至今已有八十多年历史，桥体出现故障，需要维修，找遍了市档案馆的档案，无法找到桥相关的档案，却在法国的这家桥梁公司找到了设计图纸等大量资料，省下许多人力和财力。以上例子证明了项目建设档案管理的重要作用和地位以及管理人员所要履行的管理责任的重大。

（四）加强项目建设档案管理作为战略选择。现代企业产权权责明确，政企分开，管理科学。企业档案不仅是产权划分的依据，科学管理的基础，而且还可以作为企业维权的一项依据。在生产建设中，档案应用在各方面，系统的档案是科学决策的重要依据，能够使决策者制定出的工作方案切实可行，减少人力物力的浪费。

二、项目档案管理的问题

（一）对档案管理没有正确认识。在工程建设期间，轻视档案只重视工程，档案归档不及时。

（二）档案人员素质需要进一步提高。当前，很多项目管理人员没有达到规范要求，主动完成工作，思路不开阔以至于归档资料不全；施工队伍流动性大，使档案管理工作脱节，部门间缺乏必要的沟通，具体工作没有落实到具体人员。

（三）加强探索实践以实现“文化上同心跨越”的目标。工程参建单位文化管理理念存在差异，工作标准不统一，给档案的规范管理带来一定的影响。因此加强探索与实践非常关键。

三、加强档案管理的一些措施

项目建设档案作为一种历史记录是工程管理的重要组部分。

（一）领导重视是关键。只有重视才会做好项目档案管理工作。因此，从监与管两方面入手，企业要将档案工作作为工作计划摆上重要议事日程并列入工程条款，用法律来约束，保证工作人员积极工作、深入现场收集所需资料的积极性。

（二）制度建设是保证。建立一整套严格科学可行的档案管理制度，从领导、分工、奖惩等方面作出明确规定，对档案文件在各阶段的任务提出具体要求。在建设初期就要向各单位发放文件管理规则规范以及制度说明。为保证档案的及时移交与财务结算，严格按照制度执行签字手续。

（三）业务素质是基础。面对新要求，档案人员要有先进工作作风，自觉学习相关知识和政策，保持完善细节，履行职责，保证效率的思想。既要善于沟通，积极主动地参加到工程建设各项工作中来，又要按照要求把好质量关，做好应对各种问题的工作，对于档案材料的收集整理工作要做到慎、全、严、细。

同时还要完善档案人员与企业员工的档案网络体系，把档案作为一种资产，通过健全的网络体系保证能够收集到完整全面的资料。

四、提升档案管理水平的方法

项目建设工程参建单位多，工期长，档案数量多，时间不均衡，加强档案管理需要做好以下方面。

（一）保证档案管理工作与工程建设相一致。按照要求狠抓管理，做到项目的立项与相应的档案、建设的进度以及检查和竣工验收工作相一致。把档案管理工作作为贯穿全程的任务，加强对档案的收集整理，保证工程档案完整准确。把档案工作作为特殊的项目工程，做到先期入档，与工程建设同步进行直至结束，达到很好的控制。

（二）提高要求，加强档案过程控制。

1.审批工程建设严格化。工程建设中的审批文件作为项目建设的重要合法依据，所以，各部门要分健全制度，规范要求完善计划，落实材料收集的各项条款。

2.工程施工严格化。管理人员要严格按照制度的标准加强对各单位在各阶段的材料工作的监督审查，从初期到工程结束都要按标准仔细落实。做好在业主单位的设计施工与协调监理的配合工作，在全体参建人员参与下完善收集的资料档案，注意在施工以及竣工验收阶段遵循规律统筹安排规划。严把材料质量关，及时发现文件的问题并解决，跟踪建档，保证按照标准进行。用规范的管理确保竣工档案的高质量高水平和档案的真实准确性。管理人员要主动学习，跟踪管理每一个阶段的资料，提高效率，优化每一步工作，做到精细。

3.竣工验收严格化。保证工程与档案同步严格验收，总结完成档案收集。加强检查整理工作，发现问题及时整改，降低损失。首先，档案部门必须参加竣工验收，审阅工程档案是竣工验收的法定内容，档案部门参加竣工验收，是保证工程档案资料质量的关键。档案部门在工程档案验收工作中，要把工作的重点放在档案初验阶段中发现的问题，要求相关部门及时解决。在掌握验收标准上，要坚持高标准、严要求、不马虎迁就，以确保项目档案的质量。其次，强化对重点档案的收集。项目档案验时抽点为项目前期管理性文件、竣工文件、隐蔽工程文件、质检文件、重要合同、协议等。项目建设单位一定要把项目文件的收集、整理和归档纳入合同管理，采取有力控制措施，明确要求各有关单位，及时收集项目建设有关文件材料。根据项目档案验收的工作实践，一些重要的声像材料，如项目开、竣工仪式照片、录音（像）带等也是收集的难点。另外，竣工图章的签署也是不容忽视的，在实际工作中竣工图好多是从施工图直接转化而来的，没有经过任何改变，所以有的单位就把施工图作为竣工图保存，但必须要加盖完备签署竣工图章，否则施工图就不能作为竣工图来保存。

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1 强化管理，把好制度建设关。一是根据国家、省、市有关要求，将重点建设项目档案管理工作真正纳入规范化管理轨道，并将重点建设项目档案管理列入重点工程的考核、奖励办法之中。二是工程项目的各参建和管理单位要建立、健全各项档案管理制度。规章制度的条文应严密而简明，便于执行；在实践中认真总结档案管理工作，建立和落实岗位责任制，完善《大型水利工程文件材料分类方案、归档范围、保管期限表》等制度。建立内部管理参建单位对工程项目档案管理，年初有计划，年终有总结，奖优罚劣。

2 广开渠道，把好档案收集关。大型工程项目资料的种类、名目繁多，形式多样。要制定明确的归档范围和收集重点，以便把有价值的文件收集齐全。

2.1 协作左右，建立网络。结合工程管理单位自身的管理体制、组织机构的设置和档案材料的形成规律，建立纵横交织的管理网络体系。各部门应配备兼职档案信息员，形成左右协作的档案传递网络，专职档案管理人员应与各部门信息员经常联系，加强对收集工作的检查指导，随时收集与定期收集相结合。

2.2 主动服务，尽职尽责。档案管理人员应主动上门，跟踪收集，把握资料收集的主动权，收集反映主要活动和历史面貌的重要材料。阶段工作或年度工作结束后，专职档案管理人员应主动上门将文件材料收集归档，对大量分散的档案资料进行加工、分析、鉴别、集中归档，找出规律性的材料和数据。

3 把握环节，把好档案质量建设关。工程项目档案质量是全面反映工程质量的重要依据，是工程验收的必备条件，是日后维修、改建的重要依据。

3.1 主动介入。要了解基本建设每个程序包括的内容，提前制定工程档案的收集范围和收集要求；掌握工程项目建设每个阶段所形成的文件材料，主动了解工程进展情况，跟踪现场；对工程档案工作进行全过程的监督指导，从源头上把好工程质量关；要积极督促配合设计、监理、质监等部门对工程档案把关。

3.2 科学组卷。一个有机联系的案卷中，文字材料排列在前，图样在后；文字材料按依据性文件—管理性文件—基础性文件—设计文件—施工文件—竣工文件顺序排列；组合案卷时，按内容、重要程度、时间排列，并适当考虑文件材料的数量和案卷厚度。

3.3 整理立卷。工程项目从提出到项目竣工一般有准备、设计、施工和竣工验收阶段。在立卷工程中，也基本照这四个阶段进行整理立卷，区别对待。也可按文书档案、工程档案、会计档案、声像图片档案、电子档案和实物档案归类。对施工图按照“一张施工图（设计图）对应一张竣工图”的原则，并对其分别编号，独立成卷。图纸如有变更，应标注变更依据和必要的说明，重视图片、声像、电子档案的收集整理。

3.4 梳理查卷。做好“两查三看”。一查立卷归档情况；二查档案出、入库是否实行登记制度等。一看是否齐全完整，是否按时归档，看实际档案数量与目录是否相符；二看各门类档案实体是否收集齐全并集中统一管理；三看档案案卷是否有卷内文件目录，目录与档案实体名称是否一致，是否缺件、缺页等。

4 认真仔细，严把档案利用关。档案管理人员要对不同层次的利用人员规定不同的审批手续，确定不同的利用范围，使利用工作有章可循。做到不失密、不泄密。要经常检查档案利用制度是否齐全，是否进行档案利用登记；档案利用场所是否安装监控设备；档案利用是否有批准手续、登记手续；已有缩微胶片、复制件或数字化档案是否仍提供原件利用。

5 完善设施，把好软硬设施关。一是规范设立档案室。二是将档案管理的相关制度上墙，整理好的各门类档案入库、上架保管。三是购置安装、标准摆放档案密集架，合理安排档案库房结构，做到办公、利用、库房“三分开”；配齐档案柜、防磁柜、空调等设备设施，达到防尘、防光等“十防”要求。四是做好档案库房安全工作。

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【关键词】工程项目 档案管理 问题 方法

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

工程项目档案管理中存在的主要问题

档案管理制度不健全，档案管理意识不强

随着国家相关建设工程法规和档案规范的出台，部分建设单位和施工单位对工程档案的认识有所提高，但仍有相当一部分单位由于过于追求经济效益，将工作重点放在质量、进度上，档案管理意识淡薄，对档案管理工作重视不足，没有形成健全的档案管理制度体系，没有将项目文件的形成、收集和管理列入建设项目计划，工程项目档案从形成到竣工验收的整个过程没有完善的标准制度加以保障；或者是有制度，却执行不力，缺乏监管。因此，常常出现在工程竣工时，才抽调人力、物力，突击编制和补充项目文件，以应付验收的情况，导致归档的工程项目档案真实性、准确性、系统性不足，甚至是一些重要文件丢失，影响档案的整体利用价值的发挥。

2．档案管理职责不清，档案管理人员业务水平低

目前，相当一部分施工单位或项目部压缩编制，没有建立专职的档案管理人员队伍，档案管理岗位多以兼职的为主，甚至临时抽调，因此档案人员业务素质偏低，档案工作职责不清，档案管理不到位。主要表现在，一是兼职档案人员岗位职责描述中没有档案管理工作，因此不能专心于工程项目文件管理，对档案工作往往兼而不顾，工作不到位。二是档案人员往往由新入职的年轻技术人员兼任，流动性较大，造成工程项目档案工作连续性不强，甚至存在档案无人管理的现象。三是兼职档案人员一般身兼数职，或是临时抽调，档案业务知识积累不足，难以适应项目档案管理的需要。

3．项目文件质量不高，影响档案作用的充分发挥

工程档案来源于项目文件，项目文件的质量决定了项目档案的质量，由于对工程项目档案缺乏应有的重视，对项目档案在工程建设管理和今后改扩建，以及维护合法权益中所起的重要作用认识不足，工程项目档案普遍存在质量问题。一是项目文件形成质量不高，内容填写不真实，漏项较多；签章手续不全；竣工图变更不到位等。二是文件多是复制件，清晰度差。三是移交的项目文件不够齐全、完整。四是目录编制不够规范，案卷质量不高。这些现象导致工程档案不能真实反映工程建设实际情况，不能有效发挥其依据和凭证作用，为今后的管理和利用带来困难。

二、存在问题的解决办法

1．加强宣传，提高档案意识

工程建设项目档案是工程建设人员花费大量心血形成的，工程建设项目档案不仅是工程项目建设的历史记录，更是工程项目建设经验和技术的结晶，直接反映工程项目建设的成果。从这个意义上来说，工程管理、施工、监理等相关单位应把工程项目档案工作作为一个重要的基础工作来抓，加强档案宣传，提高领导、技术管理人员的档案意识及档案工作自觉性。

在项目开工前，组织参建各方技术管理人员进行档案法规和档案基本知识的学习，了解档案的价值和档案工作的意义，增强技术管理人员对项目档案重要性的认识，为提高竣工档案质量打下思想基础。

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关键词:项目管理 ； 工程管理；

中图分类号：C93文献标识码： A

一、档案管理的基本要求

档案管理人员应遵守档案管理的有关法律、法规和规章制度。档案管理人员在收到归档的文件材料后，应及时登记，并认真做好档案资料的立卷、验收、归档和集中管理工作。归档整理应符合建设部颁布的《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）的要求。归档的文件资料，其内容必须准确、齐全完整、真实反映整个建设活动的过程。归档的材料应字迹清楚、图表整洁，需要单位或个人签章的，其签章手续应完备，并应采用碳素墨水、蓝黑墨水耐久性强的材料书写，不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色的材料书写，归档装订的文件材料应有案卷封面和卷内目录。

二、目前工程档案管理普遍存在的问题

（一）工程档案资料管理制度不健全, 职责没有落实到位。

目前，部分工程建设单位在档案管理体制上存在一定问题，没有设立工程档案管理组织，没有制订应有的档案管理规章制度，有些建设单位虽然制订，但也不健全。同时，没有采取积极有效的措施，把档案资料规范管理工作落到实处。日常工程建设管理中只注重抓工程施工建设，抓“形象工程”，只注意安全生产、工程质量，而忽视了属于内勤服务范畴的档案资料管理工作。

（二）管理经费投入不足, 保管条件较差。

建设单位中，只有少数单位有独立的档案资料室，但也存在装具不足情况，有的档案资料只能成捆堆放在地上，档案“六防”措施上更是难以落实，不利于档案资料的安全保管。

（三）管理人员专业知识不强, 业务水平不高, 管理欠规范。

建设单位工程档案资料管理人员只有少数几个是专职人员，并经过档案部门的业务培训，而大部分档案资料管理人员是临时调抽，并身兼数职，有的由负责施工管理人员兼任，有的由单位办公室人员兼，既没参加过正规的档案业务知识培训，平时又忙于应付手头日常工作，所以就很难在档案管理业务学习上花时间、下功夫，档案业务知识欠缺，管理很难做到规范。往往出现工程档案资料的收集、整理与工程施工建设进度相脱节情况，档案整理归档处在相对滞后的状况上，造成工程资料不能有序规范管理，呈现零散状态，随着资料的堆积，整理归档势必跟不上去。

（四）工程档案没有被充分利用。

工程档案深层价值的挖掘，利用几乎很少单位能做到。很多档案中该体现的汇总、分析、统计的数据都没有实现。建设单位建设的各类似工程不能通过档案给其他待建工程提供参考，许多项目经历的事件仅存在于事件发生当时及事件当事人的头脑中，无法从事件中提炼经验和教训。如几个项目出现类似的工程变更，这说明工程变更仅在项目本身作了纵向管理，却没有在建设单位进行横向的比较管理。

三、科学精致的流程图保障档案管理的完整性、高效性以基本建设程序为主线，建立工程档案管理流程。（详见附文一）。

四、利用好工程档案、体现档案价值

工程档案不仅是告诉别人我们做了些什么，还应是通过录入、汇总、统计、分析后，对项目管理起到促进作用。利用工程档案来控制工程项目建设活动流程及各项业务的规范性，利用档案来监督、促进工程的建设。

利用工程档案，除传统的纸质档案的查阅方式外，更符合时展、更便捷的是利用工程档案信息化产生的信息，来使用工程档案。

1、可以建立工程档案管理信息平台，根据建设单位的实际情况及对档案管理的预期效果，委托软件开发公司，引进适合的软件系统，建立工程档案管理信息平台。

2、除专业的软件管理系统外，也可利用日常办公软件，例如excel、word等，进行工程档案管理电子化，便于工程档案利用。

（1）、以项目为单位，从项目的立项到财务审计完成为止，以资金发生时间为顺序，建立项目资金费用表格。填报项目的年度投资计划、财务年度预算、月度产值、资金实际支付情况（包括工程变更的预算费用）、工程审计情况等内容，为项目的资金计划编制、成本控制、进度情况、各类报表的填报以及加快工程审计及财务审计提供基础性资料，便于项目的参与者了解项目的资金等情况。

（2）、建立重要文件的电子版本。

相关职能部门的批复意见：对于项目项建书批复、选址意见、用地预审意见、建设用地许可、可研批复、交评意见、初步设计批复、概算批复、施工图审查意见、用地批准书、中标通知书、工程规划许可证、施工许可证、工程界定表、工程移交单等相关职能部门的批复意见进行扫描存档，以增加档案的安全性及方便项目其他工作人员查阅使用。

各类报批文本、图纸、合同、招投标文件、变更联系单、单位发文等作为项目管理中的重要组成部分，在保存纸质版本的基础上，同时保存一份电子稿，以增强档案的安全，便于项目前期调整使用和作为其他项目报批、管理的参考。

五、建设单位工程档案管理的几点思考

（一）需要领导的重视。

工程档案管理是个系统性的工程，只是项目管理的一部分，虽重要，但却很难产生阶段性、象征性的效果，故需要单位领导的重视，需要投入大量人力、物力、财力在项目建设中，进行工程档案管理，随着工程建设，完成工程档案归档。

（二）需要各方有互助共赢意识。

工程档案管理不是一个人的事情，不是专职档案管理人员全心全意就能达到很好效果，需要各方共同提高认识，共同努力，相互协作完成。

（三）需要各方承担起响应责任。

建立工程档案的监督检查制度，使参与项目的每个人都承担起相应的档案归档、录入的责任，要保证档案原始、及时、准确、完整。在项目考核中，应将工程档案管理情况作为一项考核内容。

（四）需要提高工程档案的法律地位。

将工程档案归档、移交作为部分合同款支付的必要条件，且在招标及合同中明确工程档案归档的份数、时间、质量等要求，强化参建第三方的档案管理责任。

六、课题研究不足之处

1、由于人力、技术所限，未对工程档案管理信息化进行系统研究。

2、本课题仅就市政工程进行了工程档案管理流程编制。

附文一

工程档案管理流程

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超前控制管理的具体做法就是将工程的实施过程分为若干阶段，按阶段进行工程档案的收集和整理。对工程档案进行超前控制管理有利于对工程初期阶段形成的档案资料进行保管保护，可有效避免工程竣工后突击补充整理档案资料，保证了工程档案完整率、准确率和归档率指标的全面提升。做好超前控制管理主要包括以下几方面内容：

1.1明确职责，考核措施到位

工程项目档案是工程整体建设中的重要组成部分，而从目前工程档案管理现状来看，不少项目建设单位有“重工程建设、轻档案管理”的现象，认为工程管理部门只负责工程的建设，至于工程档案则是档案部门的职责。因此，工程管理部门与档案部门在工程档案管理过程中的职责必须要明确。工程管理部门负责工程档案收集和整理工作，对设计、施工、监理单位移交的工程档案进行审查和交接，工程竣工后3个月内，将整理好的工程档案向档案部门移交。档案部门负责对工程档案的收集和整理进行监督和指导，按照工程节点计划对工程档案进行阶段性审查，工程竣工后，对工程管理部门移交的工程档案进行审查接收。明确工程管理部门与档案部门的职责并纳入绩效考核指标，层层加以落实严格考核，是实现超前控制管理的前提条件，也是提高工程档案管理水平的重要保证。

1.2完善管理流程，推进工程档案管理规范化

使用流程控制管理是提高管理效率的捷径，也是查找管理漏洞的有效方法。在制定工程档案管理流程时，要把握好以下几个关键环节：

①工程立项后，工程管理部门应及时告知档案部门，并将工程节点计划报档案部门。工程管理部门掌握工程立项和计划下达情况，而档案部门往往是在项目即将竣工时才知道项目的存在，致使档案部门无法在工程实施过程中介入档案的收集整理工作，超前控制管理更无从谈起。只有掌握了工程的立项和节点情况，档案部门才能按工程实施阶段对档案的收集和整理进行监督和指导，从而实现超前控制管理。

②工程管理部门在与工程的设计、施工、监理等单位签订合同时，应就工程档案的移交时间、移交范围、质量要求和违约赔偿等事项作出约定。近几年，电力企业积极推行依法治企，企业依法经营、依法管理的水平有所提高，基建工程中各类合同的签订都趋于规范化，但就合同内容而言，缺乏对工程档案方面的约定，使工程档案的收集和整理失去了法律上的保障。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28—2002)总则第二款规定：在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的质量、归档责任。因此，工程管理部门在签订合同时，明确要预留部分资金，对及时移交完整、系统、准确档案的施工单位或部门，应由档案部门在验收表上签署结论和意见，由财务部门进行决算，否则将预留资金留下作为文件材料整理、归档费用，以督促承建单位重视档案并充分发挥档案的法律价值和经济价值。这一环节在工程前期阶段就为工程档案的收集和整理打下基础，是实现超前控制的有力保障。

③工程管理部门设置专(兼)职工程资料管理人员(资料员)，随着工程的进度对工程资料进行预归档。档案部门按照工程项目的实施阶段和节点计划组织工程档案阶段性审查，对工程在某实施阶段中形成的档案的齐全性、完整性、准确性和是否按时收集整理的情况进行了解和指导，出具审查报告，如需整改的要规定整改期限。对工程档案进行阶段性审查是超前控制管理的具体体现，也是超前控制管理的关键环节。按照工程进度，可将工程大致分为前期阶段、施工阶段和竣工投产阶段，每一阶段结束后，档案部门应对该阶段产生档案资料的齐全完整和准确度等进行审查，及时掌握工程档案收集和整理情况，起到督促和指导作用。

1.3加强过程控制，力求档案收集的完整性和准确性

在档案的收集过程中，无论是工程管理人员还是档案人员都会遇到一个同样的问题，即归档资料的界定。按档案管理要求，应建立项目档案技术交底制度，要求施工人员注意文件的形成与积累，是保证建设项目原始记录真实、可靠，保证文件形成质量的措施。档案交底应包括两方面内容：

①档案部门参加各项工程交底工作，了解工程建设的程序和文件形成的内容，做到主动管理。

②档案人员采取培训和会议形式，对各参建单位人员进行档案管理交底，目的是使施工人员提高档案收集意识，让他们了解文件形成过程应注意事项、文件材料收集、归档范围、质量要求，配合档案人员做好工作。因此，建立档案技术交底制度，使其标准化、实用化，更好地服务于档案的超前控制管理。

1.4加强沟通，促进部门之间团结协作

档案人员要与工程管理、技术人员密切配合，工程项目档案涉及方方面面的工作，贯穿工程全过程，所以做好项目档案管理不只是档案人员的工作，可以说，一组完整、准确、系统的项目档案，是参与工程建设各单位共同努力的结果。工程管理者、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解，大量的档案产生于他们的手中，他们也是今后利用档案的主体，档案人员要利用一切机会，对工程技术人员宣传档案工作的作用和意义，讲解档案归档的要求和目的，以取得工程技术人员对档案收集管理工作的支持和配合；并利用库存的工程档案撰写编研材料、专题目录等，使利用者感受到档案管理带来的方便快捷。只有通力合作，才能实现超前控制，进而促进工程档案管理水平的提升。

2结语

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【关键词】项目、管理

城建档案建设和管理的工作也就越来越重要。但是当前很多城市在城建档案管理过程中还缺乏科学性、合理性，不能很好地适应发展需求。怎样才能管理好城建重点项目档案，是我们急需解决的问题。

一、目前城建重点项目档案建设中存在的主要问题

1.城建重点项目档案建设机构不健全

在城建重点项目档案建设机构方面，国家、省、市都制定了严格的制度，要求各县、市建立健全城建重点项目档案专门机构。可是在实际的工作中，这一制度并没有得到贯彻执行，这是由于受到体制、机制的制约，导致有一部分县、市无法成立专门机构来建设管理城建档案。

2.城建重点项目档案建设制度不完善

城建重点项目档案工作的顺利开展离不开健全的规章制度，然而，由于某些县、市城建档案管理部门的管理意识薄弱，工作能力较弱，工作积极性也不高，导致城建重点项目档案管理部门不能从当地建设实际出发，对于城市建设造成了很大的影响。由于城建档案建设制度不够完善，对于档案收集、归档、利用等相关规章制度都没有明确规定，造成了部分城建档案的缺失，部分档案收集管理出现空白。

3.城建重点项目档案建设管理不规范

当前，有一部分县、市并不重视城建重点项目档案的建设管理，忽视了城建档案的巨大作

用，这就使得这部分城市的档案室大多成为了清闲单位，工作人员并不能做到各司其职，各负其责。有很多工作人员并不具备专业知识，业务水平低下，专业技术不高，岗位职责不清，

有些工作人员只是来“混时间”，根本不做事。这就造成了城建重点项目档案工作难以顺利开展，严重影响了城市的建设。

二、加快城建重点项目档案建设的几点建议

1.健全城建重点项目档案管理机制

城建重点项目档案工作能否进展顺利，关键还是在于领导重视，机制体制理顺。纵观历史发展，我们可以看出凡是领导重视城建档案建设的城市一般都发展较好，这就说明，领导的重视对城市的发展至关重要。那么我们应该怎样做到健全城建重点档案管理机制呢？

第一，健全机构。一个城市要想发展，就必须要健全其档案机制。而很多领导的不重视也使得这一机制难以健全，因此，要多多宣传城建重点项目档案工作的地位和作用，提高领导对这项工作的认识，了解城建档案管理的重要性。提高领导对城建档案工作的关注，就能更多的获取领导对城建档案工作的支持和帮助，使城建档案管理工作能够更好的开展。

第二，强化协调。城建重点项目档案资料是由多个部门共同搜集和提供的，这就要求各部门要加强沟通协调，保证城建重点项目档案的准确性和完整性。

第三，集中管理。城建重点项目档案对城市建设管理有重要作用，当然，这种作用只有在实现城建档案集中统一管理这个条件下才能得以充分发挥。基于此，各市政府要重视城建重点项目档案工作，并将其列入本市建设事业发展规划，尽快出台本地城建档案管理办法，确保各部门各司其职，使城建档案得以统一集中管理，最终促进城市发展。

2.完善制度建设

完善制度建设主要做到以下两点：

一是完善规章制度。不仅要贯彻执行国家政府所制定的法律法规，还要结合本城市的实际发展需要，制定出适合本城市发展的规章制度，做到因地制宜、因材施教。

二是规范内部建设。各城市要及时制定城建重点项目档案整理相关规范，对城建重点项目档案及资料的管理要做到规范化和标准化，确保城建重点项目档案发挥重要作用。

3.加大执法力度

实 现 城 建 重 点 项 目 档 案 及时、完整进馆，

强化城建档案执法是手段。一要充分履职。各职员要有强烈的责任感和使命感，要认识到档案工作所具有的严肃性和权威性，使档案工作切实做到有法可依、执法必严、违法必究。

二要严格标准。要按照城建档案管理办法要求，严格标准进行执法。对不按标准的档案管理，要严肃处理。三要创新举措。一切从实际出发，根据当前城市发展，创新执法手段，要做到与时俱进

4.加大宣传力度

要加强宣传力度，使城建档案管理落到实处，真正发挥其强大作用。充分利用广播、电视、网络、报刊等媒体平台，充分展示城建档案的知识，积极开展多层次、多角度、全方位的城建档案宣传活动。这样就能引起社会各界对城建档案工作的重视，提高全社会的城建档案意识，促进城建档案的工作发展。

三、如何加强城市建设重点项目工程档案管理工作

1.严把工作报建关根据有关规定，对列入市城建重点项目档案馆接收范围的建设工程，必须在开工前到城建档案馆办理登记手续，同时还要签订《建设工程档案移交责任书》。在实际的操作过程中，一定要严格按照这一规定。充分利用市行政审批中心一站式服务的有利条件，把建设工程档案登记作为发放《施工许可证》的一个必备条件，在所有的城建工程项目建设中实行档案登记制度。

2.全程跟踪服务

在 重 点 项 目 工 程 建 设 过 程中，要对建设、施工、监理单位的档案工作进行不定期的抽查，并对其工作进行指导和检查，主要检查以下几方面：是否有分管档案工作的领导是否有专兼职档案人员是否有建设工程资料收集、积累和保管工作的有关规定对于重点建设工程项目，应当安排业务指导人员长期驻守施工现场，这样对于工地上出现的问题可以随时的进行帮助，也就实现了全程跟踪服务。此外，在施工的淡季，还可以定期开办城建档案业务培训班，加强对建设单位、施工单位和监理单位的档案人员的培训，使他们能够了解城建档案编制、报送各方面的硬性规定，这样就可以有效的避免在档案编制和报送时发生的错误，

便于工作人员有的放矢地做好建设工程文件资料的收集和积累，完成工程档案的整理、立卷

，避免出现工程文件书写不符合规定、签字不完整、竣工图修改不符合标准、竣工图不加盖

竣工图章等常见的问题。从源头上抓好建设工程档案的质量，为建设单位在工程竣工验收后按时向城建档案馆报送工程档案打下了基础。

3.提高员工整体素质

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关键词：水利工程；建设项目；档案管理

中图分类号：TV文献标识码：A

引言

随着社会进步和科技发展，城市规模日趋扩大，城市建设日新月异，尤其是水利工程建设也被提上了城市建设的重要议事日程。在水利工程项目建设过程中，工程的档案管理也就显得尤为重要。如何对工程档案进行规范化管理，采取有效的控制措施，确保工程档案归档完整、准确、系统，这就给档案工作者提出了新的要求。

1、水利工程建设项目档案管理的意义

水利工程建设项目所涉及的方面颇多，档案管理是水利工程建设的基础性工作，它贯穿于水利工程建设的整个流程中，主要包括记录两方面的内容。

1.1、水利工程建设中的资料

例如工程建设的流程、原材料的信息、质量分析、工程质量各阶段验收信息等。

1.2、在水利工程建设完成后试运行的资料

建立完善的档案，可以在人们需要查询相关信息时获得详细的资料，不仅在发生问题纠纷时有据可查，而且在水利工程的后续使用中遇到的维修和管理，原始档案也起着非常重要的作用。

2、水利工程建设项目档案管理存在的问题

我国的水利工程建设项目取得了较快的发展，虽然档案管理工作也取得了一定的成绩，不过仍然存在着许多的问题，下面对这些问题进行详细分析。

2.1、档案管理制度不健全

水利工程建设单位往往重视工程的施工建设工作，对文字的记录工作重视程度不够，因此在档案的管理过程中存在许多的问题，从而导致信息资料的内容不够详细，缺乏相应的重点项目，往往只是进行肤浅的描述，没有进行深入的分析，而且资料的整理也不够及时，最终使档案的管理在日常工作中表现出一定的滞后性，而这些问题的根本原因是由于管理制度不健全。

2.2、缺乏档案管理人才

在水利工程档案管理的人员构成方面，大致可以分为两类，一类是年龄较大的管理人员，通常是长期在水利工程建设中工作的人员，这部分人员专业知识水平更新较差，不擅长进行专业的档案管理，另一类是刚进入工作岗位的管理人员，这部分人员缺乏相关的经验，无法保证档案的管理质量。因此，由于水利工程建设单位缺乏相关的档案管理人才，使档案的管理工作没有很好地落实。

2.3、档案信息收集存在问题

水利工程建设项目涉及的方面很多，档案管理人员往往是利用工程负责人员送交的资料进行档案整理，没有亲自进行档案的收集，因此无法对档案信息的完整性和真实性进行辨别。

另外，档案信息收集的工作大多放在了工程的后期，在工程的施工前期和施工过程中对档案信息的收集不够重视，这种信息收集方式很容易使收集到的信息不够全面，漏掉相关重要的问题信息。

2.4、档案管理的方式落后

当前计算机与网络技术发展迅速，计算机在各领域得到了应用，不过在水利工程的档案管理工作中，计算机的应用水平仍然不高，许多水利工程建设单位仍然采取传统的文字资料存档的方式，而且在一些应用了计算机管理的水利工程建设单位中，也仅仅是将计算机作为一个记录的工具，没有形成利用计算机进行档案管理的模式，这种落后的档案管理方式无法适应当前快速发展的信息社会。、

3、进一步完善水利工程建设项目档案管理的对策

3.1、健全管理制度

从水利工程建设单位的管理方面考虑，要进一步健全档案的管理制度，以完善的制度来约束档案管理部门的工作，建立一定的约束和激励制度，将责任落实到各管理人员的岗位上，将档案管理的工作细致化、科学化，在发现问题时可以对岗位人员进行量化考核，从而使档案管理人员能够认真遵守制度，做好档案管理工作。

3.2、加强培训，提高水平

提高档案人员的业务水平是档案管理的基本保障，发展档案事业，必须牢固树立人才是第一资源的观念，坚持以人为本，不断提高档案管理者素质，全面加强队伍建设，培养出一批热爱档案事业、具有专门知识和技能的档案人才。通过不定期组织档案人员参加水利行业组织的档案学习班及学习各种档案法律、法规，学习水利工程档案工作所需要的各种新理论、新知识、新技能，从而优化档案管理人员的知识结构，提高档案人员的档案管理业务和管理水平。在工程建设和档案管理过程中，可通过开办各类培训班或举行座谈会等多种形式，加强对档案源头单位业务的指导和监督。

3.3、制定切实可行的项目档案分类方案

全宗是我国档案管理的基本理论。制定档案分类方案应树立全新的全宗理念，应以全宗为对象进行。为了保证一个重点工程项目档案资料的系统与完整，项目法人应对该项目建设的所有文件材料进行统收统发，实行封闭管理，不得与有关机关的文件材料交叉运行，以确保该项目工程档案的完整、准确、系统和安全。项目法人在项目划分完成后，要根据单位工程、分部工程及单元工程划分的具体情况，制定出整个项目工程文件材料的归档范围、保管期限和档案分类方案。确定工程项目档案的分类方案，应按照档案集中统一管理的要求，结合工程建设实际，按工程建设过程产生文件材料的性质、工程建设项目的专业、类别统一考虑。在确定分类方案时，要视整个项目工程为一个全宗，也就是说，工程项目的分类方案，应能包含这个工程建设项目的全部档案内容。既包括纸制载体，也包括声像档案。既包括工程建设管理方面的文件材料，也应包括工程可研、勘测、设计、施工、监理、竣工验收等建设过程中及建成后试运行等方面所产生的文件材料。每个工程项目档案的分类方案都因应其工程项目内容（大小）的不同而有所区别。同时还要考虑文件材料之间的从属关系，确保所有文件材料都能归入相应的类别中。

3.4、加强对档案管理的资金投入

在档案管理部门建立和完善健康档案的管理过程中，水利工程建设单位要进一步加强资金投入，增加相应的硬件和软件设施，使档案管理工作得以顺利开展，另外还可以设置专项资金用于奖励表现突出的人员，从而提高档案管理部门人员的工作积极性。

3.5、完善信息化管理体系，开发使用新的应用管理

软件完善信息化管理体系是当前档案管理的当务之急，实现“有体系可依，有体系必依”。当前档案管理软件使用范围比较广，但是软件通用性较差，数据的存储格式和存储形式各不相同，使用的数据库也是各不相同。虽然当前软件能够实现登陆、输入、查询、删除等主要功能，但是系统并没有解决数据交换的问题，难以将不同方面的数据统一到固定的平台实现数据共享。新型的应用管理软件应该有独立功能的数据模块实现数据之间的交流和互动，模块设计齐全，让档案管理软件和整个企业的自动化管理系统相互适应，充分利用网络技术，实现数据在以太网上面的管理。

结语

在水利工程不断发展的过程中，档案管理工作的地位将会不断加强。档案管理作为一项基础性的工作，也是水利工程建设单位最重要的工作之一，通过本文的分析可以看出，在解决各项基础性问题后，建立档案的信息化管理模式是完善档案管理的最有效途径，希望本文的分析能够对水利工程建设项目档案管理的进一步完善提供一些参考和借鉴。

参考文献：