独家原创:公司档案管理工作意见

干部人事档案是干部人事工作和国家档案的重要组成部分，是历史地、全面地考察了解干部和正确选拔使用干部的重要依据。规范干部人事档案管理，确保干部人事档案的全面、客观、可靠是各级组织人事资源信息管理单位和干部人事档案管理单位的基本职责。根据中共陕西省委组织部关于印发《新任省管干部档案接收标准》的通知文件规定及有关领导的批示精神，为认真落实干部档案“标准化、规范化、制度化”的管理要求，不断提高公司总部干部档案管理水平。现就加强档案管理提出意见和建议如下：

一、加强学习，进一步增强做好档案管理的责任感

正确认识档案工作的重要地位和作用，认识到干部人事档案是干部人事管理实践活动的产物，服务于组织人事工作，服务于当事人，它是组织人事工作的信息库和知人的渠道之一，直接关系到各级领导班子和干部队伍人、才队伍建设，还涉及个人权益的维护。坚决克服那种干部档案工作可有可无的错误思想，本着对干部负责、对历史负责的精神，进一步加大干部人事档案工作的力度，破除干部档案工作只是“收收材料、订订档案”、不能有所作为的认识，树立干部档案工作是干部工作的有机组成部分的观念，把“基础”性工作放到“前提”位置上去做，变“坐等提供”为“主动服务”，切实增强做好干部档案工作的责任感。

近期，我们还组织人员，重点学习了中共陕西省委组织部关于印发《新任省管干部档案接收标准》的通知文件规定及您的批示精神，我们进行了认真学习，熟悉并掌握了通知的内容和有关规定，为认真落实干部档案“标准化、规范化、制度化”的管理要求，不断提高公司总部干部档案管理水平。

二、理顺体制，建立适应现代企业发展的档案管理机制

现行的干部人事档案,主要按照管理权限和隶属关系进行管理,由于人员流动日益加速,人员的隶属关系不断变化等原因,干部档案工作出了一些问题,要解决这些问题,首先必须理顺管理体制,根据《干部档案工作条例》的有关规定,在强调隶属关系管理的基础上,突出职能管理。组织部门承担对档案工作牵头抓总,负责档案管理工作的管理督查和业务指导。

就我公司而言，目前要根据公司干部任免权限实行分级管理的原则,总部负责管理机关本部、西安直属单位二级机构和各分公司副处以上及县电力局党政一把手的干部档案。还结合企业档案管理的特点，积极探索建立适应现代企业发展的档案管理新机制。

三、提高人员素质，以制度建议规范档案管理程序

完善的规章制度,是做好干部人事档案工作的基础和保障。为适应不断发展的新形势,完善档案查借阅制度、材料收集制度、鉴别归档制度、检查核对制度、保管保密制度,建立接收干部人事档案材料登记簿、查阅档案审批表、借阅档案登记簿、转出档案登记簿、转递材料通知单、销毁档案材料登记簿等。同时,针对体制改革、人员流动等新情况新问题,制定《档案收集联系制度》、干部人事档案联络员职责等新制度,并要求坚持执行,通过加强制度建设,使干部档案工作有章可循,手续完备，档案规范水平进一步提高。

此外，提高管理队伍人员素质，也要列入档案管理的制度中来。干部人事档案管理是一门科学,对待它要有科学的态度,这就要求档案管理人必须具有优良的政治素质和业务水平。一是管档人员必须坚持正确的政治观念和方向,树立正确的世界观、人生观和价值观,爱岗敬业,无私奉献,守得住清贫,耐得住寂寞;二是要学习和掌握人才管理学、人才关系学以及人事工作的政策和法规,正确理解和贯彻执行党和国家的路线、方针、政策,正确把握人事档案工作的特点和规律,实事求是地解决工作中不断出现的新情况、新问题,不断提高工作能力和政策理论水平；三是加强档案专业理论学习,系统地学习档案学概论、档案管理学、文书学、统计学、信息科学等有关基本理论知识技能,尤其要掌握计算机的操作、网络的查询技术,最大限度地利用信息资源为干部人事工作服务。

四、强化标准化建设，加快信息化建设步伐

信息化时代，文件与档案工作的服务方式、内容，与传统档案利用服务相比，发生了巨大的变化，提供了前所未有的发展和创新空间。信息系统深入、广泛的应用，形成了质优量大的电子文件信息资源。信息系统用户群体越多，对信息服务的要求就越多、越广，因此，档案工作人员首先要树立信息服务的理念。努力加强标准化档案建设，档案管理工作的信息化是档案目标管理工作的必然要求，是实现人事档案现代化的必经之路。建立干部人事档案数据库是干部人事档案信息管理的基础工作,它的前提就是对干部人事档案十大类的内容进行整合,所以，干部人事档案管理人员要对每个干部形成的材料及时进行收集、鉴别、审核,这样才能为人事档案数据库提供所需的信息,逐渐建立干部人事档案局域网之间的相互链接,实行干部人事档案网络化管理。（1）明确归档制度。企业的档案属于企业所有，企业工作人员都有建立档案、保护档案的义务，不得裁留档案。行政管理、劳动人事、经营管理、生产技术管理类文件按年度一年归档一次，要在次年的第一季度前归档。产品开发、设备仪器、基本建设、科学研究类文件材料应在项目完成后15日内归档。会计核算类文件由财会部门整理归档，保管一年后向档案室移交。企业人员因公外出学习、考察、开会获得的文件材料，要在会议结束后10天内向档案室移交。对制度的执行情况，档案员要跟踪督办，相关部门和人员要积极配合。

（2）严格遵守企业档案管理流程。包括管理部门、文件点收、文件整理、档案分类、档案名称及编号、档号编定、归档与档案清理、保存期限、档卷清理、调卷程序、调卷管理等。

（3）完善企业档案管理制度。包括档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制、档案统计制度、文件材料立卷归档制度等

五、分级管理，注重档案完整与涉密

首先，要统一领导，分级管理。企业内部的档案机构要对本企业的档案工作实行归口管理和统一领导，建立统一的企业档案管理制度，对企业的全部档案实施综合管理。

其次，维护企业档案的完整与安全。维护档案的完整，从数量上说，要保证企业档案在内容上齐全配套；从质量上说，要保持企业档案的系统性和内在的有机联系，在范围上应涵盖企业全部工作活动所产生的各种门类、各种形式的档案文书，严防对档案人为地加以割裂和零乱堆砌。维护企业档案的安全，对企业档案进行很好的管理和保护，要加强保密工作，严防企业档案的丢失和失密、泄密现象的发生，严守企业档案中所含的涉密事项，保护知识产权，维护企业的合法权益。

再次，便于企业和社会对企业档案的有效利用。企业档案的利用，既是企业档案工作的基本出发点，又是企业档案工作的最终目的。企业档案管理工作之所以能够延续下来并得到不断发展，就是因为它对社会有一定的利用价值。企业档案的利用贯穿于企业档案管理工作的各个环节和始终，并且是检验档案管理工作质量的根本标准。

六、注重服务，努力拓宽档案管理工作面

在信息服务方式上，一方面要充分考虑用户对信息利用的需求，提供面向用户的信息利用平台。通用的信息应用系统，在功能模块设计时，对文件与档案管理的业务工作考虑得多，功能全面。但用户在利用信息时，往往只是希望查找文件本身，他们期望最大的是获取信息的效率和信息本身的准确率。因此，有必要为用户建立专门的信息利用平台，将信息过滤掉一些档案管理属性，使用户能简约、快速地获取所需信息。面向用户的信息利用平台，突出了用户的权益，保护了用户信息利用的效果，使用户在共享信息的同时，体会到档案服务工作人性化、主动性的宗旨，缩短了用户与档案工作的距离；另一方面，在对信息需求充分调查的基础上，建立专题，收集、筛选、深层加工相关信息，以先进技术为依托，将专题信息制作成光盘，形成信息产品，为企业领导和业务部门提供信息服务；第三是为有远程信息利用需求的用户，提供跨越空间、时间的信息服务。