RPA技术在财务信息化建设的应用

一、RPA的意义与影响

随着社会经济的发展和计算机科学技术的进步，信息化建设成果在社会的各个领域得到广泛应用。其中智能自动化技术在财务信息化建设领域的应用颇为广泛，多数财务工作的特点具有重复性和标准性，而智能自动化技术中的RPA技术可以针对此特点将财务工作进行规范整合，改变传统财务工作的模式，使用机器人代替人工，可以极大地提升生产效率和管理水平，推动了财务工作的信息化建设，实现信息化基础平台相关的基础设施建设，有利于解决师生关切度高、管理和服务流程优化、跨部门系统集成或流程整合、系统之间数据同步与共享以及本部门业务信息化关键问题。同时推动财务管理水平和服务理念的更新，促进财务工作效率和财务防控风险意识的提高，对高校高质量发展具有重要的支撑作用。“智慧财务”发展的过程中，智能自动化是关键技术和核心能力，为财务管理工作提供越来越数据化、互联网化、智能化的发展。随着高校资金的不断增长，账务处理的业务也随之大幅增长，其中的资金支付环节处理需要大量支付环节与支付信息。重复繁琐的工作限制了财务人员的发展，如何优化财务支付流程作业、减少成本、提高效率、确保零失误来解放财务工作人员，成为当下高校财务工作需要思考的问题。RPA智能财务机器人应运而生。RPA，作为IA技术在财务领域的先锋应用，正在逐步投入财务工作。RPA财务机器人可以出色地完成大量重复性、定义清晰、有固定逻辑而少有意外情况的工作，使资金的支付效率得到快速提升，极大地保证了支付效率。

二、RPA技术分析

RPA智能机器人是一种模拟人工执行重复性任务的软件，RPA技术涉及到自动化技术、自然语言处理技术、机器学习、高级分析、智能工作流等多项计算机技术。RPA技术的发展一方面得益于市场需求，利用技术特点可提高工作效率和质量；另一方面RPA的技术特点相较于传统的软件开发具有开发周期短、设计简单的技术优势。概括分析可将RPA技术的特点总结为以下三个方面：技术特点一是机器处理，RPA需要根据预先编写的脚本进行机械的重复性工作，实现机器的自动化处理代替人工手动处理，机器处理的工作模式极大地解放了手工劳动力，同时也提高了工作效率。技术特点二是规则明确，RPA机器人需要基于明确的规则操作，流程必须有明确的、可被数字化的触发指令和输入，流程不得出现无法提前定义的例外情况。RPA机器人是基于规则在用户界面进行自动化操作，具有非入侵性，其模式不影响原有IT基础框架。RPA机器人按既定程序工作的特点，可实现自动化生产线，具有平稳性、可靠性和高效性的优点。技术特点三是模拟用户操作与交互，RPA主要模拟的是人工手动操作，例如复制、粘贴、鼠标点击、键盘输入等操作，实现了同等于人机交互的机器与机器的交互模式。机器的完整拷贝功能保证了工作的准确性，降低出错率，相比人工操作RPA机器人极大地提升了财务工作的效率与准确率。RPA技术的工作原理分为三个步骤：脚本录制、脚本编辑、脚本执行。其中脚本录制是通过录制屏幕动作，记录操作界面的鼠标和键盘位置自动生成操作脚本；脚本编辑的过程中可以手动修改脚本参数，生成新的脚本。最后脚本执行步骤就是导入修改后的新脚本，当这些操作脚本再次被执行的时候，可对其应用场景进行自动化处理。这一过程实现了RPA机器人对人类操作的模拟，通过执行固定的脚本命令，完成数据输入的简单固定业务流程。RPA技术对人类操作的模拟，实现了数据的收集和整理、验证和分析、记录、协调和管理、计算、沟通、报告等多方面功能，为实现自动化机器操作代替传统人工手工操作提供了便捷的手段，使人工劳动力得到解放，提高了财务工作效率，使财务管理水平得到显著的提高。

三、RPA的应用举例

（一）平台融合，数据互通

在资金支付业务中会计需在财务内网系统的财务凭证中获取大量的支付信息录入到预算管理一体化系统中，其中包含一般支付申请和公务卡申请支付进行手动处理；一般支付申请的操作需要手动录入收款账号、银行名称、金额、用途等支付信息；公务卡申请支付需要手动录入公务卡号、持卡消费时间、金额等支付信息。涉及到财政资金支付时，需要登录到财政一体化系统进行支付，但由于两个系统数据没有实现共享机制，出纳还需再重新录入支付信息，每天需在两个系统间切换并重复大量简单的手工操作，不但耗时费力、效率低下，而且极易出现录入错误，重复的工作量已经严重影响工作效率。RPA财务机器人可以不改变现有软件系统部署的形式跨系统执行，将财务内网系统的数据与财政预算管理一体化系统相对应，进行数据的自动录入，将财务人员从重复性高、规则明确、标准化的工作流程中解脱出来，更有效地提升工作效率，同时减少了人工录入存在的错误率。RPA财务机器人将两个平台数据的融合使财务出纳支付工作得到质与量的快速提高，为提高财务工作的服务质量提供保障。

（二）凭证筛查，降低错误率

在传统的支付过程中，对已支付或未支付的凭证需要人工记忆和手动筛查来完成辨别，这个过程中漏支和错支的情况较为普遍。而RPA财务机器人的工作模式可以很好地解决并避免这类问题的发生。RPA财务机器人首先收集财务内网系统中的凭证信息，并归类为“未处理”单据信息，再将凭证信息内容传送到财政门户，财政系统操作完成的同时也将财政门户系统保存的支付信息结果反馈回机器人管理界面并将对应信息分类为“已支付”单据信息。这一工作流程全程自动完成，为财务出纳人员提供了可靠可用的筛选信息，极大地提升了支付效率。RPA财务机器人的凭证分类处理功能模块，降低了人工处理的漏支和错支的概率，极大地提高了财务工作效率，使出纳工作得到优化与完善。

（三）自动录入，提高效率

RPA智能财务机器人是自动处理执行智能软件，机器人部署在“财政支付系统”终端上，根据规则和需要，替代业务流程中的人工操作，RPA智能财务机器人可以快速将财务系统中全部付款信息轻松录入到财政系统中，其操作简单、非常容易上手，针对二十几位的银行卡账号只需2-3秒的时间，全部支付信息自动录入全程不到5秒完成，RPA财务机器人使出纳工作的效率得到极大的提升，同时机器人工作模式是完整的粘贴复制，极少出现信息错填漏填的情况，保障了支付全过程的安全性，防范风险发生的可能性。RPA财务机器人既解决了具有重复性的财务工作，极大地提高了财务人员工作效率，也保证了支付信息的数据零差错。RPA机器人以高效、快捷、便宜的特质跨出了“机器做事”的阶段，步入“相当于人做事”的新领域。RPA财务机器人执行各种重复性任务，降低人工成本和录入差错率，从而助力学校提升财政资金支付款效率，全面实现自动化。

四、RPA应用的局限性

RPA技术的优越性在于可高效处理机械的重复性工作，其原理基于固定规则进行操作，但同时也暴露了其局限性，当高校财务的业务场景发生改变时，其应用规则也发生改变，面对异常事件的发生，RPA机器人无法判断与规则不符的情况，这时需要进行人工干预，在一定程度上限制了财务机器人的应用发展。其次，RPA技术对应用系统平台的稳定性有要求，一旦发生软件升级或者系统平台切换，RPA机器人无法应对导致运行失败并无法迅速恢复时，学校需要重新投入时间和开发成本对RPA进行重新部署和优化。同时日常的运行维护也需要有对计算机知识有一定了解的人员。多方因素考虑，PRA机器人的运营条件需要较高的保障要求。第三，RPA技术具有明确规则和固定流程的特点，由于PRA技术是按照固定的脚本执行命令，无法通过自我认知学习去处理复杂的、变化性强的业务。但是具体高校财务业务的流程不是一成不变的，当业务流程需要优化时，RPA机器人相对应地需要进行重新部署和设计。因此为了快速应对需求变化，学校需要设计RPA机器人的优化跟踪机制，保障RPA机器人的高质量地、正常有序地运行。综上所述，RPA机器人的局限性与其本身的技术特点紧密相关，在利用RPA技术拓展业务的同时，设计相对应的配套方案来解决受限问题，可以使RPA技术的应用得到更全面地、有效地发展与改进，更高效地服务于高校财务信息化建设工作。

五、推进RPA应用的探究

目前，全国各地高校的信息化建设程度因多方因素而有所不同，而RPA财务机器人的应用在各个高校也有不同的体现，但大多数应用都处于初步发展的阶段。RPA智能财务机器人应用的优越性是体现在多方面的，如提高办公效率、节省人力、提升服务水平、规范化办公、减少人工出错率、防控风险、信息共享、数据融合、统筹管理等。人工智能是未来科技发展的重要方向，而RPA财务机器人的推广是未来财务工作考量的重要方向，其有利于财务信息化建设的推广。在未来的RPA财务机器人应用建设可以考虑以下方面：

（一）RPA在高校财务应用的领域

在高校财务工作中有许多具有重复性和标准化的工作，这类工作都可以通过RPA机器人来完成，既可以解脱人工劳力，又可以提高效率并保证低错误率。RPA可应用的发展方向有高校收费工作、预算工作、核算工作、档案管理。高校收费是高校资金的重要来源，收费工作具有量大、重复性、标准性的特点。RPA财务机器人若可以实现自助缴费、自助打印发票、自动记账等功能，将会解放出大量的财务工作人员，同时也将提升收费工作的效率和准确率。财务预算工作是高校财务工作中十分重要的环节，若RPA财务机器人可以对预算管理进行预先模型设置，对预算编制、执行分析、报告生成等环节给出参考依据，这将对高校管理工作起到积极有效的作用，是重要的科学依据。随着高校资金的不断增加，财务核算工作量也随之增加，RPA财务机器人可以考虑解决发票校验、重复业务检查、预算控制、自动制单等工作，在复核工作中若出现不符合要求的凭证可进行自动发送短信通知经办人等功能，这些大量的重复性工作交给机器人来完成可以高效地提升财务工作效率和质量。RPA财务机器人还可以运用到电子档案扫描工作中，生成凭证的电子文档，利于保存的同时也便于师生快速查阅，减少了师生线下查阅时间和跑腿次数，提高了服务效率和服务质量。RPA智能机器人在高校财务工作领域的应用是多方面的，利用好RPA技术可以有效地、高效地、出色地完成工作任务，为未来的高校发展提供了科学性、前瞻性的助力。

（二）RPA技术实现规范化工作流程

根据RPA财务机器人标准化流程的工作特点，结合高校财务的业务需求和要求，可通过对业务模块进行梳理，结合自身业务需求将业务流程优化从而预先制定规范的财务管理制度，制定标准的、合理的实施方案，通过RPA技术实现的财务机器人进行大量的财务工作操作，代替传统的人工操作。RPA财务机器人可以模拟人工操作进行信息的复制、粘贴、录入等操作，通过RPA完成的基础财务工作具有规范性，将重复的、分散的工作整合为标准流程，对财务工作秩序起到规范性作用。同时，结合大数据分析等技术将重点问题进行整理分析，规范财务制度并将制度镶嵌于财务流程与业务流程中，实现自动化流程，提升财务业务质量。规范化、制度化的工作流程可以实现全过程跟踪，有利于财务业务管理的风险控制，防范风险。最后，规范化的财务工作成果可以提供可靠性的数据信息，通过对数据信息的智能分类后，将不同信息推送到各个部门，实现数据共享和财务系统与其他系统的全方位自动对接，从而进一步实现全面的财务信息化建设，为推动智能化高校提供支持和保障。

结语

智能自动化是未来高校财务信息化建设的重要工具，其高效、精准的特征符合未来高校财务管理理念。财务信息化建设需要结合实际问题，将管理理念投入到财务工作中。RPA技术的应用将会使财务工作得到质的发展与量的提高，RPA智能财务机器人是财务信息化建设工作中的一个小模块，也是未来高校财务工作发展的一个重要方向，通过RPA技术的广泛应用，高校财务工作效率将得到大步的提高，财务工作风险可得到有效地防范，同时也将给高校财务管理理念注入新思想，为高校财务服务提供新助力，保证高校财务优质和高效发展。

作者：寇常双 单位：宁夏大学