MRO集中采购需求管理探讨

摘要：MRO作为采购管理中的重要组成部分，规范化、标准化的集中采购逐步代替分散化采购，成为企业实现完善的供应链管理和长远的经营战略的必经之路。由于MRO产品和服务的特殊性，且较之于原材料产品的区别，其管理改革的道路充满了复杂性和不确定性，企业的重视程度和授权机制也很大程度上影响着创新的质量和速度。MRO专业化的集中采购管理随着市场的调整、人员专业化水平的进步、供应商管理能力的改善、企业内部管理标准的提高逐步进入了智能升级的时代。文章通过对MRO集中采购的必然性进行分析，从数据库管理、价格管理、需求风险管理、信息化管理等几个方面展开，提出优化建议。

关键词：MRO；集中采购；需求管理；采购管理

在企业发展初期或者小规模阶段，各部门分散采购的原始模式能够发挥其快速灵活的特点，随着企业规模的不断扩大，分散采购会变得缺乏效率和企业资源的不合理配置，尤其针对MRO产品多品种的特点，产生外部采购成本居高不下和内部管理效率低下等难题，不仅体现在物料采购渠道分散难以形成批量经济成本、高昂的库存成本和过程成本等显性成本，同时也表现在供货不及时、不准确、质量不过关等隐形成本上，由分散采购过渡到集中采购管理模式，能够有效地改善这些问题。MRO集中采购表现在内部采购需求整合和外部供应渠道整合，即将需求端集中并进行产品分类合并管理，将供应端集中并进行同级和差异管理，需求端和供应端在资源整合后进行配对采购管理，以达到质量、价格、服务等总成本最低的最优选择。集中采购管理是一个动态的管理过程，随着需求端和供应端的变化而做出调整，是不断优化和升级的管理模式。需求端是采购链的前端，是产生采购行为的源头，源头优化管理是集中采购的核心，也是对整个流程进行分析和改善的关键点。

一、集中采购的优势

1、集中采购的一大优势就是规模化采购，可以最大限度降低MRO物品单价，有效控制采购成本，降低采购费用。同时，集中采购集中了各部门的分散采购，极大程度地提高了采购效率，简化采购流程，加强采购监督管理的实施，对于可能出现的采购风险，抗风险性较强，使得贪墨公款、以劣充好等不良现象得到大幅度减少。将企业内部资源进行有效整合，将以往各部门分散的供应商信息进行集中整合，进而实现对供应商的系统化管理，有助于对采购物资质量的统一管理和规范采购流程。集中采购由于其采购数量多，专业的采购人员负责，在和供应商的价格谈判中有助于提升企业的议价优势，在供应商的选择上，专业人员从更为专业的角度为企业选用最为适宜的供应商。2、分散采购模式中，各使用部门单独购买所需耗材和各类服务，随需随买，缺乏计划性和流程性，在日常业务操作中经常有以下问题发生（不仅限于）：（1）购买的产品描述没有统一标准。相同产品的描述各异，影响历史数据查询、归纳和分析；（2）常规类定期采购的计划性不强，紧急下单次数多；（3）各部门对供应商的偏好不同，同一类产品的供应商数量多，管理困难；（4）反流程操作造成对账困扰。由于MRO时效性较强，紧急需求提前发货后补订单的次数较多；（5）收货流程的合规性低。分散采购常常由需求部门自行收货，道德风险大。（6）采购人员素质不高，对MRO物品的性能、产品要求等不熟悉，缺乏对标书、合同、价格谈判等有关内容的了解，对采购有关技能和相关法律法规掌握较少，缺少较强的职业道德品质，如发生收受贿赂等情况。

二、产品数据库管理

以上分散采购管理风险造成物料成本、过程成本等企业显性成本增加，集中采购可以将需求部门根据经营单位和产品类型进行统一整合，建立共享产品数据库，具体管理步骤如下：（1）已有产品（常规批量采购的MRO耗材和服务）：按照品牌、型号规格、包装、单位、财务科目等进行具体描述、分类，统一对产品进行编号入数据库。MRO常规种类主要可以归纳为几类：切削工具、油品类（润滑油等）、加工及装配工具、油漆、焊接材料、劳防用品、包装材料、模具维护、实验室耗材、样品、质量控制费用、办公用品、其他生产耗材等。企业可以按照其具体业务和产品进行分类管理。对于普通化学品和危险化学品进行特殊归类，产品的MSDS、（危险化学品）生产许可证、（危险化学品）运输许可证等特殊资质进行收集归档，并经过安全部门审核后，将产品编号入数据库。（2）新增产品（常规批量采购的MRO耗材和服务）：由使用部门提出新增产品采购需求申请，经采购部门确认后，经过需求部门经理、采购部、安全部等部门审批，按照品牌、型号规格、包装、单位进行具体描述、分类，对产品进行编号入数据库。（3）非标产品或非常规采购的MRO耗材和服务，无需设置产品编号，按照产品描述进入采购申请流程。同一产品达到设置的某个既定数量、金额、采购次数后，应根据常规批量采购新产品流程，编号进入数据库。

三、价格管理

分散采购由于使用部门之间供应商信息不对称和共享，以及未形成规模采购效益而缺乏价格管理机制，集中采购管理模式下建立MRO产品数据库，对价格等信息进行绑定，并使用企业内部授权流程进行价格新建和更新管理。1.常规价格管理（1）定期更新管理。对于MRO常规大类已经编号入数据库的产品，采购部门根据市场价格定期对现有价格进行确认和调整。（2）临时更新管理。不定期和临时性的MRO价格更新，由采购部门审核确认后进行调整。2.新价格管理新产品价格申请，按照新产品申请流程进行，由使用部门提出产品需求，采购部门寻源后进行新建管理。值得注意的是，所有涉及价格的审核应当按照企业内部权限制度进行审批，实行职权分离原则，即申请人、审批人、修改人、下单人为不同人员。

四、需求风险管理

内部需求、采购人员认识和专业水平、流程环节审核缺失、信息化管理不足等风险是集中采购管理过程中的难点。主要可以归纳为以下几种：1.申请流程阶段可能发生的风险：（1）申请人对产品定位或者提供的信息不准确或不清晰，造成供给与需求不匹配。（2）紧急需求，发生先送货再补单，反向操作影响后续正常的采购、收货，导致财务乱帐。（3）审批流程不透明，相关方对流程节点不清楚，导致此阶段停留时间过长。2.优化策略：（1）量化产品要素，提高使用人与采购员的沟通效率。（2）明确申请规则，设定紧急需求限值，超出限定值要求流程重新启动。（3）明确审批DOA，并在申请系统中设置自动节点跳转功能。3.采购流程可能发生的风险：（1）产品技术性要求不清晰，容易产生需求与供给不匹配。（2）经济批量的成本优势不明显，难以达到降本目的。（3）合同条款不明确或使用不当导致合同履行无法正常进行。4.优化策略：（1）提高采购员的专业能力和跨部门沟通效率。（2）加强多部门同类产品的集中采购整合力度，降低总体采购成本。（3）加强采购人员商务管理和相关法律培训，提高企业法务审核制度。5.收货流程可能发生的风险：（1）内部签收流程不完善，产生道德风险。（2）验收标准不明确，采购产品与实际需求存在差异导致无法验收。6.优化策略：（1）加强耗材收货进出库管理机制，高价值MRO收货实行二级或三级签收。（2）量化验收标准。7.付款流程可能发生的风险：（1）企业财务账期与供应商理解的账期可能有时间差异，导致供应商频繁催款，影响后续订货。（2）发票遗失风险。8.优化策略：（1）加强商务沟通，量化合同或订单上的付款条款，明确付款和交货的条款解释。（2）加强发票管理和跨部门交接流程。除了以上流程风险外，还有可能发生不全面的内部审批风险、跨部门信息差异的沟通风险、信息化管理不足的系统风险等，企业应提前做好完善内部审批、培训员工沟通技能、明细部门职责、优化沟通速度、提升数字化运营能力等工作，有效降低各种运营风险。

五、信息化管理

信息化系统作为MRO集中采购管理的有效工具，具有节约人工成本、提升企业效率和智能管理水平等优势。同时信息化管理还具有以下特点：1.流程节点可视化。相比效率偏低的线下管理模式，信息化系统可以使MRO采购流程从申请、下单到收货、付款实现全流程电子化操作，免去冗长繁杂的线下人工审批环节，过程状态自动推送功能使每一个节点都记录下详细的时间、信息，便于查询、过程管理和明确职责。2.企业合规性。国际标准质量认证体系要求企业具有较完备的内部审核与外部审查机制，信息系统可以及时提供内审与外审所需的电子资料，对企业的合规化和可持续管理具有重要意义。3.数据分析性。通过信息平台的统计工具收集和量化产品信息和采购数据，并对数据进行定量和定性分析，可以准确归纳和预测企业内部采购趋势，对未来采购行为作出判断和计划。4.产品数据管理。完善MRO产品信息、品类管理、产品价格管理可以准确定性内部需求，找准目标市场和供应商，成本管理透明可控，对采购部门具有重要的指导价值。5.信息共享。相对于分散采购模式，集中采购信息化可以最大程度地利用内部共享资源，提高经济采购批量，从而从总体上节约企业MRO采购成本。6.环保性。电子信息平台为企业节约大量纸张，未来将会全面实现无纸化全流程管理。

六、采购人员管理

1.实施MRO集中采购管理过程中，采购内容需依据企业实际情况进行调整，采购涉及的种类多、范围广，这就要求了采购人员需要有较强地专业素养和采购技能，熟知各项规章流程和法律法规，所以强化采购培训，提高采购人员素质有助于提升集中采购整体水平。加强有关采购法律法规及企业相关规章制度的培训，定期开展采购技能培训，提高采购人员素质。首先要强化评标人员的培训，培训内容包含专业技术能力、企业所处行业发展现状和市场行情，评标过程中的职业责任感、谈判技巧等。然后培训采购人员的标书编制能力，使得采购人员有能力独立完成一项标书编制。最后，培训负责采购监管人员的监察能力，强化采购监管力度。2.集中采购中对采购人员实行轮岗制，可以有效避免发生收受贿赂等情况，毕竟不是采购岗位的长期负责人，是经历轮岗上任的短期人员。对采购人员进行轮岗有助于了解更多种类的物品，增加阅历。在和供应商谈判过程中，刚轮岗的采购人员会有自己新颖的谈判方式和技巧，为企业争取更多的交易优势，促进合作。3.实施采购业绩考核。按月、按季、按年的定期对采购人员进行业绩考核，考核指标要参照公司目标、市场增长率、成交单价等，制定出严格规范的采购考核。对于没有达到要求的轮岗期内的人员，可以提前安排转岗到合适的岗位。

参考文献

[1]马红军.中小企业电子商务发展中存在的问题与对策.电子商务.2011年（02）期P10-11.

[2]陈建春.采购与付款环节内部控制研究.商业经济.2009年第5期P54-56.

[3]韩圣峰.对强化和创新企业经济管理的思考.经管空间.2016年3月P037.

[4]李明松.MRO物资采购成本控制研究.中国外资.2020年6月下P103-104.

作者：朱晓艳 单位：斯派莎克工程（中国）有限公司