一页纸项目管理法在行政管理中的运用

摘要：作者从事的是质量管理办公室的工作，质量管理办公室的主要职责是探索建立系统而科学的学校人才培养质量保障体系、教育教学督导工作及绩效考核工作。行政工作千头万绪，“一页纸项目管理法”的有效应用能起到事半功倍的作用。

关键词：一页纸项目管理法;行政管理;质量管理工作

“一页纸项目管理法”是一种先进的工具，能帮助管理人员更好地管理和完成自己的工作。从定义上说，“一页纸项目管理法”是为高层管理者准备的一种工具或者说是一份报告。这个工具使我们方便地与高层管理者就项目情况进行沟通，激励并确保各项任务责任人对自己的工作负责。行政工作千头万绪，每个管理者每天都要面对大量信息，有大量工作要做，因此，能把项目、任务、责任人、成本等有关信息直观明了地在一张纸上反映出来，使高层管理者能在繁忙事物中一目了然，所有工作就会更有效率。

一、项目的设定

当今社会一切皆可以成为项目，项目就是有着明确参数、时限和目标的活动。每个项目都有五个基本元素，即任务、目标、时间线、负责人、成本。任务应明确指出具体要怎么做；目标的描述可简洁可具体，一般都以是否能按时按预算完成作为衡量标准；时间线指预计和监测做某一件或几件事情的时间；成本指花费多少；负责人应明确是谁，不仅本人要清楚自己的任务，还应该让上级管理者清楚明白。

二、任务的罗列

前面提到，在一页纸项目管理表中，一共有五个基本元素：任务、目标、时间线、负责人、成本。其中任务是项目的主线，其他四个元素都围绕任务进行。任务是项目的中心，必须完成这些任务才能实现目标。在“一页纸项目管理表”的左下角，有一个长方形被分成了五个大小不一的部分，这个长方形就是“矩阵”，也可以把它看成菜单栏，代表了一页纸项目管理的核心。位于矩阵顶部三角形指的是“主要任务”，在菜单栏“主要任务”的上方必须罗列清楚项目的具体任务。

三、如何构建“一页纸项目管理表”

一页纸项目的发明人是美国的克拉克•坎贝尔，一页纸项目管理是一份不可多得的工具，它将目标所指、时间安排、职责、成本花费等逐一以表格形式直观地展现在你的眼前，使你的上级领导可以一目了然。创建一页纸项目管理共有12个步骤：标题；负责人；矩阵———文件的根基；项目目标；主要项目任务；使任务和目标一致；目标日期；使任务与时间线一致；将任务分配给负责人；主观任务；成本；概述与预测。先简单介绍一下这张表格的区域。标题栏：需注明项目领导人、项目名称等。项目名称要清晰，目标要明确。如质量管理办公室2015年工作计划的目标是———完成质量保障体系构建和绩效考核工作。矩阵：矩阵是这张表的核心，所有的内容都围绕矩阵展开；任务区：表明了该项目有哪些任务；项目目标区：表明了这个项目有哪些目标，任务与目标的关系；项目的时间区域：表明了实现所有任务目标需要的具体时间；责任人：这个区域表明了项目的责任人，说清楚我们如何将任务分配到人，也应该让你的上级领导清楚这一点；成本区：表明了这个项目的具体成本，也就是说完成项目目标需要花费多少钱；概述与预测：一般来说，概述与预测是用一句话表明项目的情况，如概述中可以这样写：“项目将如期完成；培训和调研有可能超出预算。”让管理者明白项目的总体情况。关于色彩。在一页纸项目管理表中，经常会出现几种不同颜色。我们通常会用色彩将项目的进展情况或成本情况表示出来。绿色表示顺利，黄色表示还可以，红色表示警告。有点类似于我们熟悉的交通的红绿灯，绿色可以通行，红色禁止通行，黄色是等待和警告的意思。关于主观任务。主观任务也称定性任务，项目中会有那么几个任务我们难以做出定量分析，但你会发现它有时候贯穿整个一页纸项目。如质量管理办公室2015年工作计划中有三个主观任务：做好部门网页维护和建设工作；组织“人才培养质量保障体系建设”的培训工作；指导各二级教学单位教学质量的督查和考核工作。在主管任务的边上，通常可以用横道图表示。绿色表示主观任务执行通畅顺利，黄色表示遇到了麻烦。要将任务分配给负责人，可以用大写的英文字母表示，以便明确主要责任人和次要责任人。任务的主要责任人一定要有强烈的责任心，是一位能干的执行者，其他次要责任人应给予密切配合，一个强有力的团队可以战胜一切困难。下面我们就以案例1为例简要说明一下一页纸项目管理表的制作方法。案例1是焊接工程及自动化技术专业申报江苏高校品牌建设工程立项中的第一个项目。

1.标题：项目名称是教师发展与教学团队建设，项目领导人为人事处陈保国处长，项目目标是这样描述的：专业带头人专业素养、教师团队素质和能力、教师综合能力都稳步提高。这张一页纸管理表的创建日期是2015年9月。

2.负责人：该项目的负责人一共有五位。

3.矩阵：它是一个长方形的矩形框，我们可以把它看成一个菜单栏，它把整个一页纸管理表分成五个子菜单：目标、主要任务、目标日期、成本、概述与预测。

4.项目目标：该项目一共有五个目标：国际研修、工程实践、教研科研能力提升、信息化教学能力培养、团队创新创业教育能力培养。

5.主要项目任务：在这个项目中主要任务有安排专业带头人培养对象2名赴德国等国家进行职教能力提升培训等8项。

6.使任务与目标一致：表格左上方的区域表明了项目目标和任务之间的关系，如国际研修的具体任务有三个：安排专业带头人培养对象2名赴德国等国家进行职教能力提升培训；安排博士及博士培养对象赴美国等国家进行科研能力提升培训；选拔2-3名优秀教师海外进修。

7.目标日期：在主要任务的右侧区域表明了任务的时间线，可以年、月份或周为单位表示。

8.使任务与时间安排一致：如任务7“组织专业教师2-4名参加信息化教学培训，提升教学团队信息化教学水平”的完成时间是2016年、2017年及2018年，用空心的圆点注明。

9.将任务分配到人：每项任务都有负责人，任务的负责人可能不止一个，通常会有一个主要负责人，用A表示，次要负责人用B表示，第三个负责人就用C表示。如第1个任务“安排专业带头人培养对象2名赴德国等国家进行职教能力提升培训”主任负责人是陈保国处长，次要负责人是孙海波院长。

10.主观任务：有的话可以填写。

11.成本：应该在成本区表明项目的具体费用。如2015年的花费计划是40万元，2016年的花费计划是42万元。12.概述与预测：在表格的最下面可以用简洁语言对项目状态进行预测或描述。如：“教学团队：专业教师结构明显优化，整体教学、科研水平明显提升。”

四、如何进行项目的中后期检查

在项目进行过程中，我们还可以制作早期报告、中期报告、后期报告，以利于整个项目工作的监控。表中垂直的蓝色线条表示你处在项目周期的什么位置，如蓝色线条标在了2015年3月这个位置，意思是这份项目管理者的一页纸被当做2015年3月的报告，报告内容是项目的头三个月的情况，在相关任务处，你会看见有很多黑色的圆点，这些黑色的圆点表示有关工作已经完成。空心的圆点表示工作尚未完成。如果出台《常州工程职业技术学院教学督导员管理暂行规定》三个都是空心的圆点的话，则说明该任务没有如期完成，必须在“概述与预测”一栏里说明情况：学院成立二级学院不久，内部调整尚未到位。圆点表示的是每项任务在时间线上的位置。项目管理者的一页纸应该及时完成，哪怕只是晚了几周时间，它的作用也会大打折扣。如果时间是按月分配，那么这份文件就应该在每月末的最后五个工作日内完成。不要延迟，而是要尽可能快地填完这份项目管理者的一页纸。总之，一页纸项目管理表是一种不可多得的工具，能让我们的工作化繁为简，起到事半功倍的作用。

作者:刘松 单位:常州工程职业技术学院