党支部学习档案的信息化管理探析

摘要：档案管理作为记录历史记载的信息载体，是一项专业性较强且十分重要的工作。随着科学技术尤其是信息技术的迅猛发展，党支部档案管理中也逐渐引进了信息化管理方式，极大改善了传统档案管理带来的不便。但在《档案法》修订背景下，党支部在学习档案信息化管理过程中，发现党支部中党员档案信息化管理素质较为薄弱、管理制度不健全、党务公文与非公文管理区别对待、信息化投入力度不够等问题逐渐成为影响党支部学习档案信息化管理的重要因素。对此，为尽快贯彻《档案法》修订后的档案信息化管理内容，党支部需从实际出发，从管理意识、管理制度、管理方式、管理投入等方面寻求档案信息化管理的有效改善策略。

关键词：《档案法》；信息化管理；策略分析

早在党的十八大中就已明确提出，今后要将信息化建设内容渗透到党建工作的方方面面，唱响网上党建主旋律。之后党的和四中全会中也针对社会整体信息化建设提出了一系列重点指示。在2020年的6月，十三届全国人大常委会第十九次会议通过了修订后的《中华人民共和国档案法》（以下简称新《档案法》），从党建档案管理工作中率先明确了信息化建设的重要意义，彰显了信息化发展于推进国家治理体系和治理能力现代化的重要作用，同时也是新时代档案工作发展的必然趋势。在此背景下，各单位需全面建设和应用互联网，善于运用网络解决新时代党建工作中的档案管理问题，完善党建工作。由此，党支部档案管理工作中需深入贯彻落实信息化建设，运用网络信息技术创新党支部各项工作，开辟党支部档案信息化管理新格局。

一、《档案法》的修订中对档案信息化管理条文的主要解析

从新修订的《档案法》内容中可发现，条文中新增了“档案信息化建设”相关内容，这为今后党支部的档案信息化管理提供了法律保障。而在此之前的《档案法》中从未就档案信息化建设做出详细规定，在前两次修订中也未对档案信息化建设作出明确要求。此次新《档案法》中，专门增设了“档案信息化建设”章节，总共7条，包括政府责任、规划、信息系统、电子档案系统、数字档案馆建设、数字档案资源共享、电子档案接收等内容，较为全面梳理了今后档案信息化管理与建设工作安排。具体可分为三部分内容：第一，明确了政府责任。在新《档案法》第三十五条规定：“各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。”这一条文指明了政府在档案信息化管理中的具体责任，针对各单位档案信息化建设难以统一规划与管理等问题，加强了政府引导、协调作用，如此可保障党支部档案信息化管理工作顺利进行。第二，确定了电子档案的法律效力。新《档案法》第三十七条规定：“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。电子档案管理办法由国家档案主管部门会同有关部门制定。”这一条文明确肯定了电子档案的法律地位和社会地位，表明今后电子档案将入驻各个企事业单位，受到平等重视。这一条文为党支部电子档案的使用增加了法律支撑。第三，列明了档案信息化建设具体内容。新《档案法》第三十八条、三十九条、四十条中主要针对部分单位档案管理信息化进展缓慢、数字档案资源未充分利用以及对传统档案原件如何处置等相关问题进行了进一步明确，同时也鼓励、引导、支持了各单位档案信息化建设和档案数字化管理工作的开展，如此为党支部档案信息化管理提供了法律上的多方助力。

二、《档案法》的修订中对档案信息化管理的意义

党支部档案管理作为党建工作中的重要组成部分，是推进党组织各项事业建设工作的真实记录，是全面落实党建政策的具体写照，如何科学规范地管理党支部档案管理，已成为如今党建工作中的迫切问题。而且档案管理工作是一项专业性和政治性较强的工作，档案管理水平的好坏直接影响着档案的保存和利用效果。因此随着科技进步，各项信息技术应被充分运用于档案管理工作中，为其提供新的管理方式与管理渠道。当前，在新《档案法》修订中增加了“档案信息化建设”章节，更为系统地将档案管理工作内容进行了深入展现，使得各企事业单位中的档案信息化管理工作有了法律上的根本保证，这对于今后党支部档案信息化体系的构建与转型具有历史性意义。1.有助于基层党建工作的渗透。党建即党组织建设，党组织建设内容中包括确保党的基本路线、方针、政策和各项决策部署，而党支部作为党建工作中的重要单元，与时代接轨，积极开展档案信息化建设尤为重要。而且党支部工作中，档案信息化管理建设体系的完善，能够督促广大党员发挥先锋模范作用，自觉肩负起教育、管理、监督和组织等责任，按照当前形势的迫切要求，创新党建档案信息化管理形式，从而更加深入地开展基层党建档案管理工作，实现党建党务整体工作改革创新。2.有助于党员档案管理深入革新。在长期工作实践中发现，党支部档案管理工作体系存在诸多问题，需进行全面调整和革新才能助力档案管理更加完善，于是便引进了档案信息化管理模式。这一模式的使用，不仅可有效节省人力物力，提高档案管理工作效率，同时党员干部及相关管理人员可根据党支部具体工作内容，及时学习并更新档案信息，在提升党员档案管理信息技术基础上还能实现档案现代化和信息化发展，具有积极现实作用。

三、《档案法》修订背景下党支部学习档案的信息化管理中的问题

档案管理是党支部建设改革工作中的重要内容之一，如今在全面实现信息化建设过程中，党支部档案管理工作也应全面实现信息化，而且随着全面从严治党政策的深入推进，如何科学化、规范化、信息化管理与建设党务档案工作，已成为当前党建改革工作中需解决的前提问题。然而在实际信息化建设中，党支部档案人员素质不强、信息管理制度不完善、信息投入力度不够等问题极大阻碍了当前的档案信息化工作的开展。对此需深入分析原因，找准问题症结。1.党支部人员档案信息管理素质有待加强。当前党支部档案信息化建设过程中面临的根源问题在于内部人员信息管理素质不强。首先，部分党支部档案管理人员对档案信息化的重要性认识不足，具体表现为各级党支部成员平时忙于各项党务工作，对党支部中的档案信息化建设力度、建设方式等投入精力不够，而且档案一般都有专人管理，其他人员则不会过多干涉档案是否采用信息化管理。其次，部分基层党支部档案管理人员早已习惯于使用传统方式进行档案管理工作，对于各项信息化技能与设备操作流程不够熟悉，甚至部分人员对档案信息化管理还存有排斥心理，怠于使用信息化技术开展档案管理工作。2.党支部档案信息化管理制度不够健全。现有党支部档案管理制度中缺乏对党务资料收集、整理、归档、利用等工作流程的详细规定，随意性较大，档案信息化管理范围、管理内容、档案设备维护等都未有明确规定，而且各级党支部单位中普遍存在不同档案工作重复管理的状态。这种分散型管理体制造成了档案责任不明确、分工不清晰等问题，极大影响了党支部档案信息化管理工作的开展。另外，部分党支部档案信息化管理建设总体较为滞后，相关政府部门并未将党支部的档案信息化统筹到政府信息化建设大局中，而且各级党支部中也未有主动融入的举措，电子文件不归档、电子系统归档功能缺失等情况较为普遍。另外，党支部档案信息化管理中标准不健全、法律效率不明确等问题较为突出，难以保障档案信息化的真实性、可靠性。3.重党务公文，轻非公文材料管理。部分党支部档案信息化建设中，受管理体制和运行机制的限制，档案管理中针对公文材料具有完善而规范的管理流程。而在党支部其他部门内流转的非公文材料却存在存档管理意识不强、管理制度不明确或无人管理状态，导致在档案归档时，会议记录、学习记录、缴费凭证、教育活动材料等内容不够完善，照片、图像等资料留存较少，而且伴随档案管理人员的流动变化，档案收集管理的连续性和完整性遭到截断，部分管理人员对档案信息化查阅、整理、编研等工作内容不够熟悉，为档案信息化管理造成极大不便。4.各级政府对党支部档案信息化投入不够当前，部分党支部档案资料管理中普遍存在信息化投入不够问题。一方面，政府及相关单位重视程度不够，对资金、设备、人才等资源的支撑力度较小，而党支部自身经费有限，无法购置先进的信息化操作设备等所需资源，使得党支部档案信息化建设成效十分缓慢。另一方面，部分党支部自身对档案信息化管理建设投入精力也较少，比如档案资料收集、档案信息化抢救保护、安全保护、陈列展览等留出的专项经费未合理利用；党支部内部存在人员老化问题、专职信息人员引进和培养投入力度不大问题，致使档案信息化管理工作缺乏生机和活力。

四、《档案法》修订背景下党支部学习档案的信息化管理策略

档案是文化的体现，档案以其独特的再现功能，清晰记录了国家和民族的产生、发展、演变历程，可见档案管理工作之重要。在当今时代，社会各个领域都已开始探索信息化建设路径，以此实现产业持续发展，党支部档案管理作为记录党内事务的重要工作，更需积极引进信息化建设内容，强化人员信息化管理能力、改善信息管理方式、统一信息管理途径，为党建党务信息化发展提供完善基础支撑。1.强化党员干部档案信息化管理能力。党支部档案信息化管理建设过程中，需重点提升党员干部档案信息化管理能力，增强党员干部信息化管理意识。首先，要提升党支部党员干部业务素质与学习能力。具体党支部可定期为党员干部及其他管理人员进行业务理论与实践培训，组织业务素质锻炼活动，比如，开设档案管理理论、档案管理技术、档案智能编研等学习课程；还可组织“档案宣传日”，集中学习新《档案法》和档案信息化管理理论，提升其工作质量。其次，要提升其信息技术和档案信息化管理能力。党支部可定期组织工作人员进行计算机培训、网络技术培训、数据库培训、光盘技术培训等内容，以便熟练操作内部档案信息输入与输出；还可参观学习其他党支部档案信息化管理模板，借鉴其优秀管理经验，有效推进本单位的档案信息化建设工作。2.构建党支部档案信息化管理体系。《机关档案工作条例》第十一条规定：“机关应建立、健全文件材料的归档制度……”，因此，党支部应按照工作条例规定，制定完善的档案信息化管理制度，做好本单位的档案管理工作。首先，应制定完善的网络安全保障机制，加强对各类涉密档案的信息化安全管理。具体需定期监测智能设备中各项服务系统的漏洞和配置情况，及时检查排除安全隐患，采取有效防病毒技术维护档案管理正常开展。其次，各级党支部需切实制定本单位的档案信息化管理规划，具体可参照《机关档案工作条例》中的要求，在各级党支部档案信息化管理内容中细化档案信息化管理职能、线上档案收集范围、线上保管借阅等工作，明确职能分工，实行统一规划领导，以此提升档案信息化管理体系。3.统一规划党务材料，实行标准化管理方式。针对如今部分党支部档案信息化管理方式模糊、单一等问题，需要相关人员统一规划党务档案材料，开展标准化的管理方式。首先，党支部可搭建档案信息化统一应用平台，扩大档案存量电子化、增量数字化。具体可设置电子档案专项试点模块，将电子档案、电子车票、电子凭证等内容安排到模块中，将纸质版档案尽量替换为电子版，便于档案保存与管理。其次，党支部可推行档案信息化台账政策，真实记载和写实记录党支部档案相关内容，具体包括以信息化为平台的档案设置、档案制度、档案教育、档案监督、档案公开、档案调查等内容，还可设置档案信息化保管期限表，管理人员按照表中规定收集整理各项档案，录入信息系统中，助于完善档案信息化立卷归档工作。4.加大对党支部档案信息化工作的投入力度。政府部门及相关单位应深刻意识到党支部档案信息化管理建设的长远意义，进而采取有力措施，加大对党支部档案信息化工作的投入力度。首先，有条件的政府及相关单位可下拨资金建设数字档案室，为党支部档案管理部门配备相应网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统等辅助设备，没有条件的政府及相关单位可向社会企事业单位、组织机构等公开募集信息化建设资金，为党支部档案信息化管理的完善奠定资金基础。其次，政府、相关单位、党支部应定期公开向社会招聘信息技术型人才，放宽人才引进政策和制度，组建档案管理团队，专门负责处理档案信息化管理中的棘手问题，为党支部档案信息化管理建设提供人才投入。

从新《档案法》的修订内容中可发现，随着社会发展与变化，档案信息化管理已成为必然趋势，档案信息建设工作的完善与否，直接关系到档案资料能否得到妥善保管和维护，直接关系到档案信息资源的充分利用和健康发展。因此在今后的党支部档案工作中，应以立法依据为工作准则，回应档案信息化管理和建设要求，为全国党支部档案事业发展做好榜样支撑。

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作者:李晓红 单位:内蒙古财经大学