单轨制下企业会计档案电子化管理分析

随着社会信息化和电子文件管理进程的加速，会计档案管理逐渐从传统纸质会计档案管理、纸质会计档案影像化管理向会计档案电子化管理迈进。实施会计档案单轨制管理具有良好的信息基础、合规的法律政策环境和成功的试点实践，是大势所趋。然而在很长一段时间内，完全实现“无纸化”难度较大，可通过会计档案电子化方式实现“少纸化”。本文着重探讨企业会计档案电子化的实现方式和实现机制。

一、企业会计档案电子化的实现方式

会计档案电子化管理是契合信息化时展趋势，通过数字化技术实现会计档案从传统纸介质向电子化档案的转变，并通过网络实现电子化档案的远程访问和管理，提升档案信息利用效率，实现会计档案信息的随需访问。纵向上看，企业要建立一个电子会计档案管理系统，该系统实现与会计核算系统、报账服务平台、银企直联系统、资金稽核平台、会计影像系统、会计预算系统等系统的无缝对接。从横向上看，企业要有一个依托ERP系统建设统一的企业级信息平台，起到对经营业务原始数据统一采集、信息交换、数据共享的功能，实现与内部会计信息系统的无缝对接。也就是说，企业要依托已应用的大ERP系统建立统一的企业级信息平台，实现与内部会计信息系统的无缝对接，通过系统间的逻辑关系实现电子会计档案的追溯查询；同时将分散在各会计信息系统内的电子会计档案信息上传到电子会计档案系统，实现电子档案信息的一点查询；并通过电子会计档案和纸质会计档案的匹配，做到会计档案信息的完备、完整。(二)具体实现方式依据《会计档案管理办法》第八条规定，形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案才可仅以电子形式保存。结合企业现阶段会计档案管理实际，参照企业会计档案归档范围和保管期限表，制定企业会计档案保管载体形式建议表如表1所示。具有永久保管期限的会计档案采用纸质、电子两种保管形式；原始凭证不受企业自主可控，采取纸质、电子两种保管形式；内部原始凭证和记账凭证仅保管电子载体；其他会计资料类别相对重要，也建议采取纸质、电子两种保管形式；会计账簿等类别的会计档案建议仅保存电子载体即可。实现会计档案电子化最大的难点在于如何实现原始凭证与记账凭证的关联、记账凭证与银行对账单等外部会计资料的关联、电子会计档案管理系统与所有会计档案的关联。1.外部原始凭证与记账凭证的关联一是通过报账条形码实现外部原始凭证纸质版与电子记账凭证的关联。企业员工通过报账管理平台报账时，报账管理平台自动生成报账单条形码，通过报账单条形码建立外部原始凭证与记账凭证之间的关联，依靠信息化手段检索调阅。二是通过会计影像系统实现外部原始凭证电子版与电子记账凭证的关联。对纸质原始凭证拍照或扫描后，通过影像系统将电子影像件与电子记账凭证相关联，实现共同调阅。三是通过会计稽核系统实现银行回单与电子记账凭证的关联。保存银行电子回单要复杂一些，主要原因是电子回单的产生系统在银行，属于外部系统，需要通过稽核系统核实后，才可以存入电子会计档案管理系统，与记账凭证相关联。四是通过《会计凭证归档对照表》实现纸质会计凭证与电子记账凭证的关联。纸质会计凭证装订时，每册应附《会计凭证归档对照表》，报表中包含记账凭证编号、报账单编号、有无附件、制单人、金额、摘要、来源系统等信息。会计凭证的装订按照报账单条形码顺序装订，从而实现通过纸质会计档案上的条形码找到记账凭证，通过记账凭证找到纸质会计档案的流程。2.内部原始凭证与记账凭证的关联企业依托ERP系统建设统一的企业级信息平台，实现对经营业务中原始数据统一采集、信息交换、数据共享的功能。员工通过报账管理平台填写报账单时，诸如会议通知单、设备采购单、签订合同单、出入库单等通过企业级信息平台可实现与报账单的在线链接，进而实现与电子记账凭证的关联，依靠信息化手段检索调阅。比如出入库单在系统内已有相应的审批流程，不再打印出入库单作为内部原始凭证保管。3.会计账簿、财务会计报告等会计档案的电子化保管在会计核算系统、报账服务平台内，都保存有相关的电子会计资料数据，根据实际需要，将相关数据进行组配，形成记账凭证、总账、明细账、日记账，经过鉴定，存入电子会计档案管理系统。为保证电子会计档案的真实性和有效性，可分三个阶段做好电子会计档案的质量监控工作：归档前，重点对原始凭证的真实性予以核实；归档中，随机抽查，比较电子会计档案管理系统和来源系统的数据是否统一；归档后，对在电子会计档案管理系统中一年以内的电子会计档案数据进行随机抽查，与其来源系统数据进行一致性检查。

二、企业会计档案电子化的实现机制

(一)职责明确，界定档案部门与其他部门的管理权限。为保证会计档案电子化工作质量，需推动档案与业务的融合，明确管理职责，合理优化管理流程，确保各项管理工作落实。具体而言，财务部门负责日常会计档案电子化归档管理工作，负责待归档会计文件材料移交前收集、鉴定、装订的部分工作，并积极配合档案部门工作。档案部门负责会计档案保管工作，统筹各环节业务工作，积极开展并监督、指导业务部门档案系统的使用。企业信息职能部门负责规划、建设、优化有关会计档案电子化运行系统和平台，负责系统运行的安全和稳定，负责电子会计档案的备份。(二)顶层设计，依托ERP系统建设统一的企业级信息平台。会计档案电子化是要实现电子会计档案管理系统与内部系列会计信息系统的高度集成，系列会计信息系统与企业经营管理系统高度集成，这需要建立在一定的信息技术基础之上。但是在现阶段各企业内部和企业之间仍然广泛存在着信息孤岛问题。依托ERP系统建设统一的企业级信息平台，能够实现对经营业务中原始数据的统一采集，各专业子系统通过企业信息平台交换信息、共享数据,以克服当前信息系统的缺陷。即企业需要依托ERP系统构建一个全新的信息中心职能部门来统一采集各个专业子系统所需要的“同源数据”，维系协调企业级平台和专业子系统之间以及各专业子系统之间的数据交换关系，经初步分类和必要的技术转换后统一数据信息，成为生产采购、营销、财务、人力资源等子系统相互联系的平台和纽带。(三)统筹协调，实现电子会计档案系统与各系统间的高度集成。系统集成是会计档案电子化的关键。电子会计档案管理系统主要负责存储、保管电子会计档案和纸质会计档案影像件，为用户提供会计档案信息应用服务。电子会计档案系统对接会计核算系统、报账服务平台、银企直联系统、资金稽核平台、会计影像系统等，自动收集电子会计资料。(四)标准先行，设计统一科学的技术规范。会计档案电子化面向众多接入系统和众多相关部门，需要制定统一的会计电子档案归档接口。一是制定会计电子档案归档范围，界定会计电子档案归档范围，制定归档流程、著录项等业务、技术标准。二是制定会计电子档案接入标准技术规范。基于电子档案OAIS模型，制定电子档案接入标准，包括电子档案接入的文件格式、报文结构、接入频率、校验规则等技术标准，实现具备“一点接入”能力的统一在线归档接口，实现ERP、报账、资金等与会计电子档案相关的业务系统与电子会计档案系统在线对接。(五)夯实底板，健全会计电子档案安全保障体系。会计档案电子化安全问题至关重要，需从电子档案使用、IT系统安全、信息网络保障三方面建立电子档案安全保障体系。在使用电子档案时要建立安全权限控制机制，在线浏览与会计档案原文件相互保持独立，同时保证会计档案电子文件所有展现形式的一致，从而强化电子化档案使用时的安全性保障。在IT系统安全方面，实现统一用户与认证管理，并通过采用双机热备、负载均衡、安全控制列表、冗余存储、组合数据备份等IT系统安全保障技术来保证会计档案电子化的IT系统安全。在信息网络保障方面，将电子会计档案管理系统的云端和网络安全纳入企业信息化安全管理体系。(六)纸电共存，建立适应当下及未来的会计档案保管机制。由于外部环境的约束，会计纸质档案与电子档案仍会长期并存。针对此种情况，纸质档案与电子档案的同步管理显得尤为重要。为此，一方面要同步归集，协同业务部门修订基础业务规范，从业务源头保证纸质档案与电子文件的生成、整理、移交方式；另一方面要同步管理，通过建立归档对照表、报账条形码等手段实现纸质档案与电子档案的整合管理，保障纸质档案与电子档案之间的顺利互相查找。

参考文献：

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作者:李晶伟 单位:中国人民大学信息资源管理学院