文种范文10篇

时间：2023-04-01 14:39:58

文种范文篇1

(一)报告的含义。

报告是用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级机关询问的一种上行公文。“报告”中一般不得夹带请示事项。

(二)报告的分类

根据报告的不同用途,报告可分为汇报工作的工作报告、反映情况的情况报告、答复上级询问的答复报告、向上级提出意见和建议的建议报告。此四类报告有时互为交叉,但各类报告的侧重点不同。汇报工作的开展情况、采取的措施、取得的成绩为工作报告;而反映工作中出现的意外情况、重大事件等是情况报告;答复报告则是上级问什么则相应答什么;反映当时情况,针对出现的新情况提出建议、办法的则为建议报告。根据报告内容的范围,还可将报告细分为综合性报告、专题性报告。

(三)报告的写作要求

报告的正文一般由三部分组成,即报告事项的前言或起因、报告事项的内容、报告结束语。凡报告应坚持实事求是的原则,反对报喜不报忧。在写作报告时应将报告事项的原因、经过、结果、处理办法和应注意的问题、今后工作的意见写得清晰明确、具体真实,不能似是而非,更不能弄虚作假,既要有概括说明,也要有具体事例、数据;既有综合论述,也有条块分析,有些还需提出建议和意见,供上级机关参考决策。在写报告时应注意报告的内容要突出事实,主要让事实来反映优劣,不能空洞地写,写问题要具体准确;要反映实质,不能只写表面现象;根据报告的事实提出建议、意见时,应注意不要把这些建议或意见当作请示事项,要求上级批准或指示。

二、请示

(一)请示的含义及特点

请示是用于向上级机关请求指示、批准的一种上行公文。

请示具有以下特点:

1、请示事项一般时间性都较强。请示的事项一般都是急需明确和解决的,否则会影响正常工作,因此时间性强。

2、应一事一请示。

3、一般主送一个机关,不多头主送,如需同时送其它机关,应当用抄送形式,但不得在请示的同时又抄送下级机关。

4、应按隶属关系逐级请示,一般情况不得越级请示,如确需越级请示,应同时抄送被越过的直接上级

(二)请示的分类

根据请示的不同内容和写作意图分为三类:

1、请求指示的请示。此类请示一般是政策性请示,主要用于下级机关请示上级机关对原有政策规定作出明确解释,对变通处理的问题作出审查认定,对如何处理突发事件或新情况、新问题作出明确指示。

2、请求批准的请示。此类请示是下级机关针对某些具体事宜向上级机关请求批准的请示,主要目的是为了解决某些实际困难和具体问题。

3、请求批转的请示。下级机关就某一涉及面广的事项提出处理意见和办法,需各有关方面协同办理,但按规定又不能指令平级机关或不相隶属部门办理,需上级机关审定后批转执行,这样的请示就属此类。

(三)请示的写作要求

请示一般由标题、主送机关、正文、发文机关、日期五部分组成。请示的正文,主要由请示的原因、内容、要求三部分组成,请示时应将理由陈述充分,提出的解决方案应具体、切实可行。

请示的注意事项除其特点中所述之外,还应注意请示与报告的区别,切忌用报告代请示行文;请求的内容若涉及其它部门或地区时,在正常情况下应事先进行协商,必要时还可联合行文,如有关方面意见不一致,应如实在请示中反映出来;另外，请求拨款的应附预算表;请求批准规章制度的,应附规章制度的内容;请示处理问题的,本单位应先明确表态;正式印发请示送上级机关时,应在文头注明签发人姓名。

三、通知

(一)通知的含义及特点

通知是用于批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关的公文,规章,传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项,任免和聘用干部等使用的一种公文。通知通常是下行文或平行文。

通知具有以下特点:

1、执行性。通知的事项一般是要求下级机关予以办理或执行。有时也用于不相隶属的同级机关。

2、时效性。通知的事项一般都有一定的时间限制,不容拖延。有的只在一段时间内有效,如:会议通知。

3、广泛性和灵活性。通知的应用不受等级限制,一切机关、单位、团体都可用通知来告知、传达某种意向或事项。在所有公文中,通知的应用范围最广,使用频率最高。

(二)通知的种类

从性质和内容上划分,通知大体可以分为布置工作的通知、性通知、转发、批转性通知、会议通知、任免通知、知照性通知、事项性通知。

性通知:国家机关(或废止)有关规定、办法、实施细则等规章和有关重要文件时使用。此类通知一般简短精炼。

转发性通知:一般在上级机关、同级机关或不相隶属机关发来的公文,需要下属单位知晓或执行时使用。

批转性通知:是批准下级机关的公文,再转发给下级机关或有关单位贯彻执行时使用的公文。

知照性通知:向有关单位告知某件事情、交待有关事项、不需要办理或执行时使用的通知。

会议通知:以召开某次会议的有关事项为内容的通知。一般包括会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到事宜及有关要求等。

任免通知:是上级机关任免下级机关的领导人或上级机关的有关任免事项需要下达,而不宜用任免命令时使用的公文。

指示性通知:是上级机关对下级机关布置任务、指示和安排时使用的一种通知。由通知原由、通知内容和执行要求三部分组成。是一种下行文,有较强约束力。

一般性通知:除上述各类通知外使用的关于一般事项通知,一般由基层单位,内容具体、单一。

(三)通知的写作要求

1、通知是下行文,具有较强的执行性。通知事项应写得清楚明白,易于执行,使受文单位能正确理解并准确执行。

2、通知的语言要求准确。当通知对象为平级时,应注意缓和语气,用告知性语言。

3、注意转发性通知和批转性通知的区别。转发性通知一般是在转达上级机关、同级机关或不相隶属机关的公文时使用;批转性通知是批准下级机关公文,再转发给下级机关和有关单位贯彻执行时使用。未经“同意”或“批准”的公文不能批转,可用“批复”等形式处理。转发、批转性通知的标题要注意简洁,避免“通知的通知的通知”标题出现。

4、会议通知应注意其时效性。根据其受文范围,可通过报纸、电台、电视等形式,函送时一般应注明“会议通知”、“急件”等字样。

四、决定

(一)决定的含义及特点

决定是行政机关对重要事项或者重大行动作出安排的指令性公文。

决定的性质决定了它只能是上级对下级机关或所属部门使用的下行文,并且只限于对某些重大事项或重大行动作出安排,不适用于对一般具体事务性工作的安排。

(二)决定的分类

决定使用范围较广,根据用途不同,分为以下主要类型:

1、部署重要工作决定。它是为实施某一时期的战略计划、某一阶段的重要任务或布置某次重大活动作出安排的公文,往往有很强的针对性,有具体的要求和步骤,便于下级机关执行。

2、处理具体事务决定。它是对日常工作作出安排,处理具体事项的公文,如批准有关条约、文件,设置或撤销机构,决定会议的召开等。这类公文,要求条理清晰,用语简沽,没有遗漏。

3、表彰或处分决定。它是国家机关对有突出贡献或犯有较严重错误的人作出公开表彰或严肃处理时使用的公文。无论是表彰的事迹还是处分的事项,都应该写得言简意赅,抓住重点,切忌铺陈。前者要善于从受表彰者的事迹中提炼出精神境界,后者要善于总结错误的性质及危害。两者均要以事实为据、法律为准。

4、任免决定。它是国家权力机关对国家行政机关、审判机关、检察机关依法进行干部任免所使用的公文,写作任免决定要严格按照干部管理权限和法定任免程序,务求严密、准确,对任职机关、任免人职务和姓名、要严格审核核对。对同一人员既有任职,又有免职时,一般先写任职决定,后写免职决定。

(三)决定的写作要求

1、标题。一般由发文机关、事由和文种三要素构成。

2、正文。一般由决定依据、事项、结语三部分构成。依据是制发决定的原因、目的或背景。有的决定内容简单,可略去不写,对大家不熟悉或事关重大的工作的决定,则应讲清楚、讲透彻。决定事项是决定的主要部分,要写明决定事项的具体内容,要态度鲜明、行文干脆、不拖泥带水,一般是分条列项地写。内容较少,也可采用篇段合一式。结语写希望和要求，是对决定事项的强调或补充。有时也可不单写结语部分而将其内容纳入决定事项中。

3、日期。会议通过的决定，通常在标题之下加括号注明通过决定的会议名称和时间。由领导人签发的决定，则在正文之后写明发文机关和时间。

五、议案

(一)议案的含义及特点

议案是各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项时，所使用的公文。根据我国宪法和组织法的规定。“议案”只能由人大代表、人大常委会常务委员会组成人员、国务院、中央军委、地方各级人民政府等有“议案”提出权的人和机构依照法律规定的程序，提出属于相应国家权力机关职权范围内审议的事项。

(二)议案的分类

议案根据提请审议的事项内容不同，主要分为以下五种：

1、法律案。提请人大制定某项法律、法规或对现有的法律、法规进行修改的议案。

2、预算案。由各级政府向同级人民代表大会提交的年度财政预算安排的议案。须由各级人民代表大会通过方能批准执行。

3、质询案。各级人大代表对国家行政、审判、检察等机关工作中的重大问题提出质询而向大会或常务委员会提交的议案，由大会或常委会交有关部门办理，并由这些部门负责给予答复。

4、罢免案。各级人大代表认为同级国家行政机关、审判机关、检察机关的领导人员不称职，建议撤销其领导职务时提出的议案。

5、重大决策案。涉及到须经人大批准的重大决策事项、机构建立等有关事项。

6、其它事项的议案。

(三)议案的写作要求

议案的开头部分可简明扼要地阐述提出议案的目的或原因，也可直载了当地提出需要审议的事项。

议案由于往往涉及到社会生活中的重大事项或现实生活中亟待解决的问题，所以更要强调主题鲜明。议案要周密详尽，针贬要有要有握，说理要透彻明晰。一般说来，议案的字句需要反复斟酌，通篇考虑，起草议案的难度也较大。模棱两可、含混不清的字句为议案之大忌，应予以坚决删除。

六、会议纪要

(一)会议纪要的含义及特点

会议纪要是概括反映会议基本情况，传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守执行的一种公文。

会议纪要具有以下特点：

1、内容的综合性。会议纪要根据会议和各种会议材料整理而成，注重真实客观、准确全面，但它又不是对会议内容的简单再现，而是在分析、综合会议情况的基础上锤炼而成。

2、形成的灵活性。可采取发言记录式，即按顺序将每个发言人的主要意见归纳整理出来，或按内容性质分类写，每一类有相对独立的小中心，或者将两种形式综合使用。

3、作用的限定性。只对与会单位、与会人员有约束力，要求共同遵守、执行会议议定事项。

(二)会议纪要的分类

1、根据会议性质不同，分为办公会议纪要和其它会议纪要。办公会议纪要用来传达办公会议议定的事项，要求参会各方和有关人员遵照实施。其它会议纪要指专题工作会议形成的纪要。这类纪要，有的起通报情况的作用，使有关人员了解会议的基本情况和精神；有的传达会议精神，是有关方面开展工作的依据。

2、根据纪要写法的不同，可分为决议型会议纪要、情况型会议纪要、综合型会议纪要三种。

决议型会议纪要只记载会议决议或协议的事项。

情况型会议纪要对会议的各方面情况进行记录和整理，传达会议的有关信息。

综合型会议纪要需要全面概括会议进行情况、讨论的结果和会议的主要精神。它在全面反映会议内容的基础上加以综合，适用范围最为广泛。

(三)会议纪要的写作要求

会议纪要一般由标题和正文两部分构成。标题常写成会议名称加纪要的形式，如《关于xxx议事纪要》，或者事由加纪要的形式，如《关于xxx紧急会议的纪要》。正文由会议组织情况及会议议定事项或会议主要精神两部分构成。组织情况部分常采用概述式写法，简述会议时间、地点、出席人员、主持人、记录人、中心议题等。会议议定事项是纪要的主要部分，要写明研究的工作、作出的决定、布置的任务、将要采取的措施等内容。如果是记述会议的主要精神，则侧重于对材料的提炼和概括。突出会议的中心和主旨，以及贯彻会议精神的要求。如果会议涉及的内容较多，可采用分条列项的写法，写明会议研究的主要问题，形成的一致意见和作出的各项安排，如果会议内容比较简单，可采用篇段合一式，概述会议主要精神和基本内容。写作会议纪要，首先要真实、准确、全面地反映会议情况和会议精神。纪要写成之后，需经过会签手续，其次要按照会议精神和领导意图，对会议材料作出高度概括。纪要的篇幅不宜太长，语言简明扼要，往往采用“会议认为”。“会议指出”这样的句式。再次要有一定的理论深度。在整理材料的基础上进行系统分析，不应停留在一般的泛泛而论之上。

七、函

(一)函的含义及特点

函是适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准事项，是上下级、平行和不相隶属的机关间在日常公务联系中使用的一种公文文种。

函具有以下特点:

1、使用范围广。机关之间的日常公务联系,不便使用其它公文文种时都可使用函行文。

2、格式灵活,使用简便。除了公函较为郑重外,人们在纯事务性工作联系时使用公务便函,这类便函不大受公文规定的严格限制,可用机关信笺缮写,也可不编列发文字号,使用起来极为简便,使用过后自行失效。

3、行文多向性。一般公文只有一个行文方向而函则既可平行,又可上行、下行,同时还可向不相隶属机关或单位行文。

(二)函的分类

按照函的行文方向划分,可分为去函和复函;按文面格式划分,可分为公函和便函;按其内容和用途划分,可分为商洽性函、询答性函、请求批准性函。

商洽性函。在平行机关或不相隶属机关之间相互协商或联系工作时使用。如商调函,联系参观学习的函,查询有关人或事的函,洽谈业务来往的函等。

询问性函。向去函机关询问有关问题或简述某一涉及对方机关权限范围事项的处理意见,需对方机关给予答复时使用的函。

请求批准性函。是向平级或不相隶属的有关业务主管部门请求批准的函。

答复性函。在答复对方来文所询问的问题和事项时使用,上级机关对下级机关的一般性请示往往也用答复性函,也叫复函。

(三)函的写作要求

公函一般由标题、主送机关、正文、发文机关、成文日期组成。便函可不用标题。去函标题可只标明“……函”。复函则应写明“复函”。函的正文要以其用途来确定写法。商洽性函和询问性函的正文,应把商洽或询问的问题(事由)等写得清楚简明,以便得到对方的支持帮助。请求批准性函和答复性函正文与请示、批复的写法大致相同。请求批准性函结尾可写上“请批准”、“请予审批”、“请予支持为荷”。答复性函结尾可写上“特此函复”、“特此批复”、“此复”等,有的也可不用结尾语。函在写作时应注意:主题突出,开门见山,紧扣主题,词章严谨。同时应正确区分函与相关文种的界限,有些“函”与“请示”、“批复”、“通知”、“报告”有一定交叉,但不能用“函”来代替“请示”、“批复”。另注意便函的底稿存档,由于便函使用起来方便,很多单位不注意留存,所以办文时应注意底稿存档。

八、令

(一)命令的含义及特点:

命令(或令,下同)是国家行政机关及其领导人的带有强制性、领导性、指挥性要求的公文文种。主要用于重要的行政法规和规章,采取重大的强制性的行政措施,任免、奖惩有关人员,撤销下级机关不适当的决定等。

命令的特点:一是具有特定的权威性和约束力。受文单位或个人,必须严格遵守和执行。二是讲求严肃性。不轻易用“命令”文种,不得朝令夕改。三是有些命令时效性强。如作战命令、抢险命令。

(二)命令的分类

从性质和内容上划分,命令大体可分为:

1、性命令。是国家权力机关、行政机关和国家领导人法律、法规或重大行政措施的指令性公文。性命令一般由性命令正文和性命令附件组成。附件为所的法津、法规或重大行政措施。

2、行政令(指挥令)。主要用于国家行政机关及领导人颁布行政规章或重大行政措施。行政令的国家机关及其领导人必须是宪法和法律赋予其职权的特殊的法定作者。除此之外,负有特殊使命的机构,经政府授权,也可适用此文种。

3、任免令。主要是用于任命或免去(撤销)机关、单位、组织有关人员职务的公文。

4、嘉奖令。是国家行政机关对作出突出贡献的机关领导、人员进行嘉奖的公文。

(三)命令的写作要求

1、要严格按照发文权限行文。根据有关规定,命令只有国家主席、全国人大常委会委员长、国务院总理、各部部长、各委员会主任、地方各级人民政府可以使用“命令”文种,省以下机关的职能部门不能使用。

2、命令是指挥性公文,语言应准确,不能产生歧义,语气应坚决果断,切忌用商量语气。

九、批复

(一)批复的含义及特点

批复是上级机关对下级机关的请示事项给予答复的一种公文文种。

1、批复是一种针对性很强的下行公文。

2、批复对受文者有很强的权威性和约束力。

3、批复是被动制发的。

4、批复应一个请示一个批复。

(二)批复的分类

按其适用范围分,有只复请示机关的批复,其发送范围唯有请示机关;有在复请示机关的同时抄送有关机关的批复,其所批复事项具普遍性,除请示机关外,还需各有关机关知道的批复。

(三)批复的写作要求

1、撰写批复语言须明确具体,简明扼要。但是在行文不同意下级机关请示事项时,行文应注意既要态度明确又要委婉表述。如《关于不同意拨款修建办公楼的批复》就宜写为《关于×局申请拨款修建办公楼一事的批复》。公文也应说明不同意的原因,再表明态度,这种写法易被下级机关接受。

2、注意不是所有下级机关的请示事项都适用批复。答复下级机关要求对有关政策进行解释,对有关问题进行说明的请示,应适用于函,而不适于用批复。

3、注意对同一事项有多个请示问题的,要逐条答复,切忌用“基本同意”、“部分同意”等笼统语言,更不能答非所问,有时可简要讲清为何应这样答复的理由,但一般不加议论。

十、公告、通告

(一)公告、通告的含义及特点

公告是较高级别的国家行政机关、法定机关向国内外宣布重大事项或者法定事项的周知性公文。通告是适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项的周知性公文。

公告和通告都属周知性公文,内容不涉密,均要公开,写法也很相似。但二者存在一定的差别。公告强调法定权威性,其周知事项常有较强的法律效力或行政效力。除法定机关或者较高级别行政机关外,基层行政机关、企事业单位不用公告行文。通告的适用范围较广,除行政机关外,企事业单位也可使用,其约束力往往是涉及一定范围内的机关、单位或群众。

(二)公告的分类

1、向国内外宣布重要事项的公告。用于级别较高的国家行政机关宣布重要事项,也用于人大及其常委会颁布法律法规,公布选举结果等。

2、公布法定事项的公告。这是有关法令、法规规定使用的专门事项公告,如《国家公务员暂行条例》规定的招考公告。

3、法院公告。这是我们在日常生活中常见的一种公告形式。如开庭公告、财产认领公告、强制执行公告等。

(三)通告的分类

1、周知性通告。就某一事项让一定范围内的人群知晓,政府机关、社会团体、企事业单位均可使用。

2、规定性通告。就某一事项作出规定,只限行政机关使用。

(四)公告和通告的写作要求

标题。通常写明事由、文种,重要的还要写明发文机关。如内容简单,有时也可只写文种“公告”或“通告”,但尽可能写明事由,以便阅读和处理。

正文通常由缘由、事项、结语组成。通告缘由常用“为了……”或“根据……”的句式说明通告的目的、依据和原因。为了突出公告的权成性,公告缘由常要说明法律依据或者职权依据。

事项是正文的主体,要写得简洁明了、具体明确。若内容属周知性,往往篇幅较短,常采用篇段合一的结构。若内容属规定性,一般分条文写明应当遵守的有关事项。

结语常采用“特此通告(公告)”的形式。如果开头有“特通告(公告)如下”的用语,结尾则可省咯。有时可不写结语。有时用提出希望或要求作结。

十一、通报

(一)通报的含义及特点

通报是用来表彰先进,批评错误,传达重要指示精神或情况时使用的公文文种。

通报具有知晓性和指导性的作用,它对下级机关的指导作用重于指挥作用。通报被机关和企事业单位使用,既可下行,也可平行。有的通报还以登报、广播、张贴等形式出现。

(二)通报的分类

按照通报的作用和使用范围的不同,可分为三类:表扬好人好事;处理事故及批评错误;传达重要精神和情况。值得注意一点的是,情况通报具有一定的指导作用,因而以领导机关使用为宜。现在有的机关办的定期或不定期的“情况通报”即属此类。公务员之家版权所有

(三)通报的写作要求

由于通报类型不同,写法结构存在一定差异,一般说,由头部、正文、尾部三部分组成。“头部”包括标题、文号、密级、主送机关;“正文”包括原因、事项、处理意见、经验教训、要求及希望、号召五部分;“尾部”由落款、发文范围、抄送、附件等组成。

标题有两种写法:一是公文式标题;二是新闻式双标题,多为正题加副题,也可是眉题加正题。如果内容有所专指,要写明主送机关;普发性的通报则可不写主送机关,或在正文中、发至范围中注明。

在写通报时,选材务求真实、准确、实事求是,对事实的评议要恰如其分、掌握好分寸。要选择典型而有普遍意义的事件或材料,这样针对性才强,才对工作具有指导意义对群众有教育作用。

十二、意见公务员之家版权所有

文种范文篇2

首先就会遇到这样一个问题：如何选择一个合适的文种来行文？要拟写一篇公文。

国务院于年月日的国家行政机关公文处理办法》以下简称《办法》中已有明确规定：公文的文种应当根据行文目的发文的职权和与主送机关的关系确定。对于公文文种的正确选用。

一、所选文种应当在法定文种之列

根据《办法》的规定，目前行政机关的公文共有13种，分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。而“计划”、“总结”、“规划”、“方案”等则不在13种法定文种之列。笔者曾遇到过这样一个例子：某机关一拟文人员就某一项工作起草了一份总结，并拟行文上报给上级机关，标题为“（省略发文机关）关于年情况的总结”。显然，将“总结”直接上报是不正确的。那么，我们遇到这种情况该如何处理呢？一般的处理方法是：选用一个恰当的“载体”来行文。在上述例子中，因行文对象为上级机关，故该文可改为《关于报送年情况总结的报告》（该稿还可直接改为《关于年情况的报告》）。而当行文对象为不相隶属机关时，则可选用“函”来做“载体”。以下如《（发文机关）关于报送试点工作阶段总结材料的报告》、《（省略发文机关）关于报送〈专项工作实施方案〉的报告》、《（发文机关）关于报送总结的函》、《（发文机关）关于报送年度需求计划的函》、《（发文机关）关于报送〈‘十一五’重点专项规划（草案）〉及编制说明的函》都是比较典型的例子。

由于牵涉到“报送”字样，这里需要提一下另外一个细节，参照《市人民政府办公厅关于〈市国家行政机关公文处理实施细则〉的通知》（府办发〔〕3号）第十一条中的规定：“正文标题中已标明所批转、转发、印发、报送、转报、的文件的，不加附件说明，也不标注‘见附件’等字样”。（其他省市是否也有类似规定暂不详。）

二、文种选用应当严格遵守行文规则

关于这一点，笔者可为大家举一个例子：年上半年，本市某区因申请建立某产业园区，以区政府名义向市政府某部门行文，在行文时选用了“请示”文种。根据《办法》的规定，“请示”文种适用于向上级机关请求指示、批准，但根据一般常识，区政府与市政府的一个部门之间并不存在上下级行政隶属关系，由此不难判断，该区选用“请示”文种行文是不合适的。那么，作为市政府的一个部门，在收到这样不符合行文规则的来文时，应该如何处理呢？是否将错就错选用“批复”来回复“请示”呢？对此，《办法》中明确指出：“政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文”。而“批复”则适用于“答复下级机关请示事项”，故类似上述例子可选用“函”来回复。在实际工作中，当发文机关需要向不相隶属机关行文时，一般都选用“函”来商洽工作询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

三、正确选用“意见”文种

文种范文篇3

一、“条例”“规定”“办法”间的区别

“条例”与“规定”和“办法”相比，主要特点是所涉及事物和问题的性质更重要，范围比较宽；内容高度概括；有效的时间与空间范围广阔，稳定性强；对制定与机关的地位有较严格限制，如行政系统只有国务院有权使用，“国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得称“条例”（见1987年4月21日国务院的《行政法规制定程序暂行条例》）党的系统也只限“用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度”（见1996年5月3日中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》）；一般属于“自主的”规范性公文，即自身即可创造新的规则。

“规定”的特点是使用范围广泛，对制定和机关的地位无严格限制；所涉及事物和问题不如条例重大，范围相对窄一些；内容详尽具体，针对性强；一般既可是“自主的”规范性公文，也可以是“补充的”规范性公文（内容为依法或根据授权补充其他规范性公文的内容，对其加以细化和完善），也可以是“执行的”规范性公文（直接为有效执行其他规范性公文而制定，自身不创造新的规则，只是对这些公文在何种情况下适用做出具体规定，对有关概念和问题做出精细的解释说明）。但从实际使用情况看，规定更适合作为“自主的”和“补充的”规范性公文。

“办法”比“规定”所涉及的事物和问题的规模要更小一些，性质也相对轻一些；针对性更强，内容也更加详尽、具体而精细，更重直接的可操作性；除了一部分为“自主的”公文外，大部为“执行的”规范性公文，如各种“实施办法”即均具备这种性质。

二、“决定”与“命令”的区别

“决定”与“命令”的不同点主要在：在使用权限方面“命令”非常严格，只有法律明确规定的机关可以使用，“决定”则可较普遍地使用；在适用的事务方面，“命令”涉及的是特定的具体事务，“决定”则既涉及这类事务也涉及一部分非特定的具有普遍性的反复发生的事务，公文本身也反复适用，即具有规范性公文的一些特点；在表达方面，“命令”高度简洁，只表达作者的意志和要求，“决定”则既表达意志、要求，又阐发一定的道理，交代执行方面的要求，指明界定有关事物的标准等。

三、“指示”与“命令”的区别

“指示”与“命令”的不同主要在：“指示”的使用权限规定没有“命令”严格，上级机关对下级机关均可下达“指示”；在效用方面，“命令”对受文者来说必须无条件坚决执行，“指示”有时则在必须无条件执行基本原则的前提下，允许受文者根据实际情况相对灵活地处置具体事务；在表达方面“命令”只表达作者的意志和要求，“指示”则既表达作者意志，又注意阐发道理，指出具体任务、具体规则，以及实现目标的方法途径，还注意说明有关事物间的界限等。

四、“指示”与“决定”的区别

与“决定”相比，“指示”涉及的事物和问题更加具体和特定；其作用的范围也是特定的，不如“决定”那样更具普遍性，有效期限也比“决定”相对短一些；“指示”的内容比“决定”精细具体，更强调可操作性、可执行性；“决定”对受文者来说是必须无条件坚决执行的，“指示”则在必须无条件坚决执行基本原则的前提下，允许根据实际情况灵活处置具体问题，甚至变通执行某些具体要求。

五、“通知”与“命令”“决定”“指示”的区别

与“命令”“决定”“指示”相比，“通知”的用途更加广泛，但权威性明显要弱一些，自身一般不创设新的规则，只是依法或根据上级要求向受文者转达上级机关的指示精神并予以具体化（这也正是代替“指示”用于布置工作，交代政策的通知所以必须不厌其烦地指明“根据------的指示精神------”的原因），告知应知或应办的事项，使一部分公文完成升格（批转）、生效（）扩展有效范围（转发）的程序。

六、“批复”与“指示”（或指示性通知）的区别

“批复”实际上是一种被动的“指示”在基本性?上与“指示”没有什么不同。二者之间的差别只在于：“批复”内容的针对性更强，事物和问题以及所涉及的人员更加特定，更加具体，问题也比较专指单一；“批复”只用于回复请示的机关，一般不像“指示”那样具备普发性。

七、“通报”与“通知”的区别

“通报”与“通知”的不同点主要在：“通报”不是像“通知”那样以具体的任务、详细的规范化要求和有关规则来指导和推动工作，而是用典型事例、有关情况来传达意图，启发教育有关人员，指导有关方面的工作行为；有关执行方面的要求也比“通知”要原则，甚至不涉及直接具体的执行要求；发送范围广泛，一般情况下，均直接下达给广泛范围内的各级各类工作人员。

八、“通报”与“处分决定”的区别

“通报”与“处分决定”有很大不同，首先是制发公文的目的不同，“通报”是为了教育当事人更是为了教育更多的人，指导和推动有关工作；“处分决定”则主要是为了正式确认有关的错误事实和合法有效的处分意见。其次，对象不同，“通报”的对象必须是具有典型性的人或事，“处分决定”则是针对所有需给予处分的人及事。再次，内容性质不同，“通报”介绍说明错误事实时概括而原则，以能引出结论为度，“处分决定”中的这部分内容则具体而微；“通报”中常需有要求其他有关人员记取教训，采取有关措施的基本要求，“处分决定”则无此类内容，“处分决定”中必须有明确的纪律处分意见，“通报”则不一定有。最后，发送范围不同，“通报”发送范围广泛，“处分决定”则一般只与当事人及有关方面见面，很少普发。

九、“通告”与“公告”的区别

“通告”与“公告”的不同点主要在：“通告”仅对国内公布，其告知和约束的对象是作者统辖范围内的中国公民及有关的外籍人士，“公告”则对国内国外公布，其告知的对象极广泛；“公告”的事项更加重大，应具备使世人知晓的意义，“通告”则不限于此类性质的内容；“公告”的作者地位大都较高，“通告”则没有此限；“公告”主要是重要消息，除特例外不涉及强制性的执行要求，“通告”中则常涉及有关人员的应遵事项，有具体细致的行为规范和对公文具体如何遵守的要求。

十、“通告”与“命令”“指示”“通知”的区别

“通告”与“命令”“指示”“通知”的差别主要在于：“通告”不涉及任何秘密；直接公开，即制成之后直接公之于众，而不像一部分“命令”“指示”“通知”那样，尽管最终也公开，但首先需按组织系统或专业系统逐层下达；“通告”的内容比“命令”细致具体，在文种使用上不像“命令”那样需受严格的权限限制；“通告”提出的规范是公民的行为规范，一般不像“指示”和“通知”那样涉及贯彻执行公文的要求，而主要提出公民应当遵守的具体事项；“通告”可依法自创有关规则，“通知”则主要是转达上级的指示精神并使之具体化。

十一、“通告”与规范性公文的区别

“通告”的一部分内容也具有一定的规定性，但它却与规范性公文有很大不同：“通告”所涉及的主要是公民个人的行为规范，规范性公文则不限于此；“通知”中的规则更带有政策性而非规范性，因而稳定性不如规范性公文；“通告”的内容详尽具体，有一部分用于解释说明、阐发道理、叙述有关事实过程，指明有关事物间的界限、例举有关情况的成分，而这些成分在规范性公文中一般没有；“通告”效力的存在依赖于作者自身的法定管辖权，对在辖区内的公民有强制约束力；“通告”的生效程序比规范性公文简单，机关的法定责任者签发即生效，不必依靠制发“命令”“通知”等完成其公布过程；“通告”的传递形式也比较简便和多样，张贴、广播、刊载等形式均可保证其有效。

十二、“请示”与“报告”的区别

“请示”与“报告”的不同主要在：“请示”用于对上级机关有所呈请的情况下，可向其请求下达指示，请求其允许“自己”去做某一件事情，“报告”则用于汇报、反映情况、问题或提出建议、答复询问，不能带有“呈请”事项；“请示”能强制对方复文，“报告”则不能，上级对“报告”可以复文，也可以不复文；“请示”必须是形成于事情发生之前，“报告”则可根据情况，既可在事前，也可以在事后或事情进行当中形成。

十三、“请示”与“议案”的区别

“请示”与“议案”在基本性?上是相近或相同的，但也有一些区别：“议案”的作者是被严格限定的，受文者也是非常专指的，作为行政公文的“议案”的作者须是各级人民政府，受文者只能是同级人民代表大会或其常务委员会，“请示”则可用于同一组织系统或专业系统的任何下级机关对上级机关有所呈请；“议案”所关涉的事项是提请国家权力机关审议的重大事项，“请示”所涉及的事项则不仅仅是重大事项；在效用上，“请示”可以强制对方回复意见表明态度，但内容并不能强制执行，“议案”则在经审议通过后，具有法律约束力．要求有关机关或人员认真遵照执行。

十四、“会议纪要”与“决定”的区别

“会议纪要”与“会议决定”（决议）之间有如下不同：“会议纪要”一般不能独立对外发出，往往需要以“通知”等指明有效执行的范围与要求等，“决定”则可独立发出；“会议纪要”所记载的是会议的情况和议定事项，不一定必须如决定那样只针对重要重大事项；“会议纪要”不仅仅只反映议定的事项，“决定”则必须是完全确定的决策而不必反映其他意见；“会议纪要”中的议定事项是有关与会各方确立的意见，只要有一方反对即不成立，“决定”的内容则可根据有关会议规则由与会者中的多数人确认并通过即为有效，产生法定效力；在表达方面，“会议纪要”需综合反映会议的全面情况，对有关意见和观点进行阐述，“决定”则一般无这些内容。

文种范文篇4

一、“条例”“规定”“办法”间的区别

“条例”与“规定”和“办法”相比，主要特点是所涉及事物和问题的性质更重要，范围比较宽；内容高度概括；有效的时间与空间范围广阔，稳定性强；对制定与机关的地位有较严格限制，如行政系统只有国务院有权使用，“国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得称“条例”（见1987年4月21日国务院的《行政法规制定程序暂行条例》）党的系统也只限“用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度”（见1996年5月3日中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》）；一般属于“自主的”规范性公文，即自身即可创造新的规则。

“规定”的特点是使用范围广泛，对制定和机关的地位无严格限制；所涉及事物和问题不如条例重大，范围相对窄一些；内容详尽具体，针对性强；一般既可是“自主的”规范性公文，也可以是“补充的”规范性公文（内容为依法或根据授权补充其他规范性公文的内容，对其加以细化和完善），也可以是“执行的”规范性公文（直接为有效执行其他规范性公文而制定，自身不创造新的规则，只是对这些公文在何种情况下适用做出具体规定，对有关概念和问题做出精细的解释说明）。但从实际使用情况看，规定更适合作为“自主的”和“补充的”规范性公文。

“办法”比“规定”所涉及的事物和问题的规模要更小一些，性质也相对轻一些；针对性更强，内容也更加详尽、具体而精细，更重直接的可操作性；除了一部分为“自主的”公文外，大部为“执行的”规范性公文，如各种“实施办法”即均具备这种性质。

二、“决定”与“命令”的区别

“决定”与“命令”的不同点主要在：在使用权限方面“命令”非常严格，只有法律明确规定的机关可以使用，“决定”则可较普遍地使用；在适用的事务方面，“命令”涉及的是特定的具体事务，“决定”则既涉及这类事务也涉及一部分非特定的具有普遍性的反复发生的事务，公文本身也反复适用，即具有规范性公文的一些特点；在表达方面，“命令”高度简洁，只表达作者的意志和要求，“决定”则既表达意志、要求，又阐发一定的道理，交代执行方面的要求，指明界定有关事物的标准等。

三、“指示”与“命令”的区别

“指示”与“命令”的不同主要在：“指示”的使用权限规定没有“命令”严格，上级机关对下级机关均可下达“指示”；在效用方面，“命令”对受文者来说必须无条件坚决执行，“指示”有时则在必须无条件执行基本原则的前提下，允许受文者根据实际情况相对灵活地处置具体事务；在表达方面“命令”只表达作者的意志和要求，“指示”则既表达作者意志，又注意阐发道理，指出具体任务、具体规则，以及实现目标的方法途径，还注意说明有关事物间的界限等。

四、“指示”与“决定”的区别

与“决定”相比，“指示”涉及的事物和问题更加具体和特定；其作用的范围也是特定的，不如“决定”那样更具普遍性，有效期限也比“决定”相对短一些；“指示”的内容比“决定”精细具体，更强调可操作性、可执行性；“决定”对受文者来说是必须无条件坚决执行的，“指示”则在必须无条件坚决执行基本原则的前提下，允许根据实际情况灵活处置具体问题，甚至变通执行某些具体要求。

五、“通知”与“命令”“决定”“指示”的区别

与“命令”“决定”“指示”相比，“通知”的用途更加广泛，但权威性明显要弱一些，自身一般不创设新的规则，只是依法或根据上级要求向受文者转达上级机关的指示精神并予以具体化（这也正是代替“指示”用于布置工作，交代政策的通知所以必须不厌其烦地指明“根据------的指示精神------”的原因），告知应知或应办的事项，使一部分公文完成升格（批转）、生效（）扩展有效范围（转发）的程序。

六、“批复”与“指示”（或指示性通知）的区别

“批复”实际上是一种被动的“指示”在基本性?上与“指示”没有什么不同。二者之间的差别只在于：“批复”内容的针对性更强，事物和问题以及所涉及的人员更加特定，更加具体，问题也比较专指单一；“批复”只用于回复请示的机关，一般不像“指示”那样具备普发性。

七、“通报”与“通知”的区别

“通报”与“通知”的不同点主要在：“通报”不是像“通知”那样以具体的任务、详细的规范化要求和有关规则来指导和推动工作，而是用典型事例、有关情况来传达意图，启发教育有关人员，指导有关方面的工作行为；有关执行方面的要求也比“通知”要原则，甚至不涉及直接具体的执行要求；发送范围广泛，一般情况下，均直接下达给广泛范围内的各级各类工作人员。

八、“通报”与“处分决定”的区别

“通报”与“处分决定”有很大不同，首先是制发公文的目的不同，“通报”是为了教育当事人更是为了教育更多的人，指导和推动有关工作；“处分决定”则主要是为了正式确认有关的错误事实和合法有效的处分意见。其次，对象不同，“通报”的对象必须是具有典型性的人或事，“处分决定”则是针对所有需给予处分的人及事。再次，内容性质不同，“通报”介绍说明错误事实时概括而原则，以能引出结论为度，“处分决定”中的这部分内容则具体而微；“通报”中常需有要求其他有关人员记取教训，采取有关措施的基本要求，“处分决定”则无此类内容，“处分决定”中必须有明确的纪律处分意见，“通报”则不一定有。最后，发送范围不同，“通报”发送范围广泛，“处分决定”则一般只与当事人及有关方面见面，很少普发。

九、“通告”与“公告”的区别

“通告”与“公告”的不同点主要在：“通告”仅对国内公布，其告知和约束的对象是作者统辖范围内的中国公民及有关的外籍人士，“公告”则对国内国外公布，其告知的对象极广泛；“公告”的事项更加重大，应具备使世人知晓的意义，“通告”则不限于此类性质的内容；“公告”的作者地位大都较高，“通告”则没有此限；“公告”主要是重要消息，除特例外不涉及强制性的执行要求，“通告”中则常涉及有关人员的应遵事项，有具体细致的行为规范和对公文具体如何遵守的要求。

十、“通告”与“命令”“指示”“通知”的区别

“通告”与“命令”“指示”“通知”的差别主要在于：“通告”不涉及任何秘密；直接公开，即制成之后直接公之于众，而不像一部分“命令”“指示”“通知”那样，尽管最终也公开，但首先需按组织系统或专业系统逐层下达；“通告”的内容比“命令”细致具体，在文种使用上不像“命令”那样需受严格的权限限制；“通告”提出的规范是公民的行为规范，一般不像“指示”和“通知”那样涉及贯彻执行公文的要求，而主要提出公民应当遵守的具体事项；“通告”可依法自创有关规则，“通知”则主要是转达上级的指示精神并使之具体化。

十一、“通告”与规范性公文的区别

“通告”的一部分内容也具有一定的规定性，但它却与规范性公文有很大不同：“通告”所涉及的主要是公民个人的行为规范，规范性公文则不限于此；“通知”中的规则更带有政策性而非规范性，因而稳定性不如规范性公文；“通告”的内容详尽具体，有一部分用于解释说明、阐发道理、叙述有关事实过程，指明有关事物间的界限、例举有关情况的成分，而这些成分在规范性公文中一般没有；“通告”效力的存在依赖于作者自身的法定管辖权，对在辖区内的公民有强制约束力；“通告”的生效程序比规范性公文简单，机关的法定责任者签发即生效，不必依靠制发“命令”“通知”等完成其公布过程；“通告”的传递形式也比较简便和多样，张贴、广播、刊载等形式均可保证其有效。

十二、“请示”与“报告”的区别

“请示”与“报告”的不同主要在：“请示”用于对上级机关有所呈请的情况下，可向其请求下达指示，请求其允许“自己”去做某一件事情，“报告”则用于汇报、反映情况、问题或提出建议、答复询问，不能带有“呈请”事项；“请示”能强制对方复文，“报告”则不能，上级对“报告”可以复文，也可以不复文；“请示”必须是形成于事情发生之前，“报告”则可根据情况，既可在事前，也可以在事后或事情进行当中形成。

十三、“请示”与“议案”的区别

“请示”与“议案”在基本性?上是相近或相同的，但也有一些区别：“议案”的作者是被严格限定的，受文者也是非常专指的，作为行政公文的“议案”的作者须是各级人民政府，受文者只能是同级人民代表大会或其常务委员会，“请示”则可用于同一组织系统或专业系统的任何下级机关对上级机关有所呈请；“议案”所关涉的事项是提请国家权力机关审议的重大事项，“请示”所涉及的事项则不仅仅是重大事项；在效用上，“请示”可以强制对方回复意见表明态度，但内容并不能强制执行，“议案”则在经审议通过后，具有法律约束力．要求有关机关或人员认真遵照执行。

十四、“会议纪要”与“决定”的区别

“会议纪要”与“会议决定”（决议）之间有如下不同：“会议纪要”一般不能独立对外发出，往往需要以“通知”等指明有效执行的范围与要求等，“决定”则可独立发出；“会议纪要”所记载的是会议的情况和议定事项，不一定必须如决定那样只针对重要重大事项；“会议纪要”不仅仅只反映议定的事项，“决定”则必须是完全确定的决策而不必反映其他意见；“会议纪要”中的议定事项是有关与会各方确立的意见，只要有一方反对即不成立，“决定”的内容则可根据有关会议规则由与会者中的多数人确认并通过即为有效，产生法定效力；在表达方面，“会议纪要”需综合反映会议的全面情况，对有关意见和观点进行阐述，“决定”则一般无这些内容。

文种范文篇5

【关键词】行政公文；文种；错误类型

公文是在管理国家机关政务和企业、事业单位事务过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的公务文书，是制定与政策法令，传达方针政策与意图，部署、指导、商洽与报告工作，交流工作经验和情况，记录工作活动的书面文字工具，因此，它在国家政治、经济、文化、军事和科学活动中起着不可替代的作用。刘勰在《文心雕龙》中所说“章表奏议，经国之枢机”就直接指明了公文在治理国政方面所起的纽带和关键的巨大作用。

公文的文种有很多。它包括上级政策指令性文件、法令性文件、对有关问题的批复等；有本单位工作中形成的工作计划、工作总结、规章制度、统计报表、领导的讲话稿、会议纪要、电话记录、收发文登记册等；有下属机关或单位送来的工作报告、请示、情况反映等。因此，有必要对现在使用的公文文种按照实际需要和一定的标准，划定每一公文的种类的适用范围，有利于我们正确认识和选择文种，以免错用和混用；有利于提高公文写作的质量和规范化；有利于提高公文运转和公文处理的效率；还有利于公文的立卷归档和科学管理。

新中国成立后，党和国家历来十分重视公文文种的划分和公文处理工作，并就公文处理问题多次下文进行修改和强调，因此，弄清公文种类的范围、明白确定公文文种的意义、掌握选用公文文种的方法十分重要。

从公文的适用范围分，可以把公文划分为通用公文和专用公文两大类。通用公文是指在党政机关、社会团体和企事业单位中普遍使用的、规范化的公文。我国现行通用公文一般专指2000年中华人民共和国国务院办公厅（修订）的《国家行政机关公文处理办法》中规定的我国各级行政机关使用的公文文种有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等共十二类十三种。另外，1996年5月中共中央办公厅印发了《中国共产党机关公文处理条例》，规定中国共产党各级各类机关使用的公文文种有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等文种。综合上述规定，我国现行各级各类党政机关单位通用公务文书的主要文种归纳起来共十八种，它们是命令（令）、公报、公告、通告、决定、决议、指示、意见、条例、规定、议案、报告、请示、批复、通知、通报、会议纪要、函。它们的特点是具有统一的名称、格式和使用方法。专用公文是指在一定工作部门和特殊专业业务范围所使用各种专业文书，如外交文书、司法文书、军事文书、计划文书、统计文书、财会文书、科技文书等。每一种专用文书还各有许多具有专业特色的文书名称，如外交文书有照会、国书、外交函件、备忘录、议定书、外交公报等。其特点是专业性强，文种繁多。因此，在本文中，我们只讨论我国现行的通用公文的名称的划定和使用。

一、确定公文文种选用方法的意义

公文的名称是根据制发公文的目的、制发机关的权限和收发文机关之间的行文关系确定的。公文名称不同，所起的作用也不同，不可随便乱用和混用，否则就达不到制发公文的目的，甚至会打乱机关之间的正常工作程序。公文的名称不仅必须具体确定，而且各机关使用的公文名称必须统一。各机关单位的职能、任务虽然不同，但它们工作活动的方法都基本一样，与上下级及其他机关的联系的方式也差不多，反映在公文的使用上也大体一致。统一规定了公文名称及其选择使用方法，可以使机关之间的联系及活动协调，有利于机关工作有秩序地进行。所以，确定和正确使用公文名称就有重要的意义。

1.行政公文文种以党和国家法定公文的方式明确规定下来，使公文的名称选用有“法”可依，使全国的公文都有了统一的种类和规范的格式及其处理办法，使公文文种的合法性和法定权威性得到了保证。从而能够保证国家政令畅通，令行禁止，提高公文的运转处理效率。

2.公文文种的正确的选用，可以给予不同情况下使用的公文以一定的名称，可以显示每一公文文种的不同性质和作用。比如命令（令）是我国国家行政机关、国家领导人或军事机关颁发的具有强制效力的指挥性文件，是一种法规性、强制性很严格的下行文，受文机关必须无条件地贯彻执行。它适用于国家行政机关依照有关法律规定行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。因此，命令（令）的作者有严格的限定范围，不是每个领导机关或领导人都可以命令的。一般机关单位是不能使用的。

3.确定了公文文种，可以在拟写公文时有明确的行文目的和中心意图。比如：当我们表彰先进、批评错误、传达重要情况以及需要各机关知道的事项，我们选定的文种是“通报”。一旦选定了通报这个文种，我们的写作意图也就确定了，就是用具有普遍意义的典型事例，成功的经验和失败的教训，借以推广先进的做法，弘扬时代精神，教育工作人员或者沟通信息、互通情况。

4.给予不同情况下使用的公文以确定的名称，可以在处理和阅读公文时容易了解制发公文的意图，有利于准确、迅速地处理和查找公文。又因为公文的名称反映公文的价值，同时又是组合案卷的一个特征，因此，公文文种的选定，也有利于公文材料价值的鉴定和立卷，从而提高公文的处理效率。如“决定”的事项必须执行，否则不能政令畅通；“请示”要在规定的期限内答复，否则下级可能无所适从；“报告”重在汇报工作，了解下情，因此不一定答复；“函”重在商洽协商，因此，处理主动权则完全掌握在受文单位手里。这样，受文单位就可根据文种不同，区别轻重缓急，合理、高效地处理问题。

5.公文文种的确定，可以表达文件的不同行文方向，明确机关单位之间的行文关系，有助于把握行文方向，选择正确行文方式，正确执行行文规则，进一步保证机关文件的效力和提高机关工作效率。如“请示”的含义是请求指示，这就说明请示的行文方向是自下而上；“决定”是由上级机关作出的，下属部门和组织必须执行，所以它的行文方向必然是自上而下的；“函”是用来传递信息、沟通情况、商洽事务的，任何组织都使用，因而便产生了上行、下行、平行等多种行文方向。

然而，明确了选定公文文种的意义和作用，并不等于在写作实践中就能正确选用公文文种。实际上，在拟写公文标题时，如何确定正确的、合适的公文文种一直困扰着我们文书工作者，甚至一些有经验的秘书人员也经常错用和乱用文种的问题。

二、公文选用过程中，常见错用乱用文种问题分析

2000年8月国务院办公厅颁布的《国家行政机关公文处理办法》第25条第3款对行政公文文种的选用和确定作了原则性规定：公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权与主送机关的行文关系确定。根据上述公文种类选择的基本原则，公文在行文时必须根据行文目的、公文内容和行文关系以及发文机关的职权、每个文种的适用范围合理选择和确定文种。但是，在具体工作中行政公文文种选用仍存在很多问题，主要表现在以下几个方面:

1.生造行政公文文种。根据现行的《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》的规定，我国现行各级各类党政机关单位通用公务文书的主要文种归纳起来共十八种，其他一些习惯称呼和一般事务文书均不能当成行政公文的文种来使用。如《关于燃煤供应问题的补充说明》《关于我校实行全员聘任制的有关问题的解释》和《关于进一步加强学生安全工作的汇报材料》，在这三份文件中，把“补充说明”、“解释”“汇报材料”当成了行政公文的文种使用，而这三个名称在法定公文中是不存在的。另外如“办法”、“细则”、“规定”、“要点”等，从来没有取得过法定行政公文的资格，因此也不能独立行文。但有些机关将“办法”、“细则”等统统作为正式的行政公文使用，并堂而皇之地标明发文字号，如《××市市区城镇廉租住房管理办法》(×政发〔2002〕242号)，上述这些做法损害了公文的权威性和公文处理工作的严肃性。

2.滥用行政公文文种。每一种公文文种都有明确的适用范围，都有严格的使用要求，每个制发机关都应根据各自的职权范围、行文目的和工作内容选择单一确定的文种。但在写作实践中，经常出现超出职权范围和工作内容随意使用法定公文。如：把应该用某些社会事务性文书(如广告、声明、启事等)去解决问题而不去使用，却滥发“通知”、“通告”和“公告”；在提出一般事项的请求时能用“申请”办理的，却用“请示”或“报告”行文解决，搞公文文字游戏；有些单位把“简报”当作法定公文取代“报告”使用进行反映情况；再比如:由于“通知”的适用范围很广，功能有很多，同其他许多公文文种都有交叉，于是有人就把“通知”当成了万能文种，似乎什么文件都可以用“通知”制发，本该用“会议纪要”、“批复”、“命令”、“通报”等文种时，行文皆用“通知”代替。有些单位在使用通知批转或转发文件时，盲目乱转，甚至对同一文件层层转发。其实如果上级文件已有明确规定和切实要求，各机关可直接翻印下发，不必转了再转。因此，凡确需转发的文件，应认真研究文件的精神，结合本地区、本系统的实际提出要求，讲求实效，注意质量，提高效率；必须注意通知的确切适用范围和性质及下行文的特点，防止滥用。

3.混用行政公文文种。公文文种是用以表明公文的性质和要求的，一份文件只能用一个文种，两种文种不可混用。比如某单位《关于扩建油库的请示报告》，“请示”和“报告”本来是两个截然不同的文种，如果混在一起会让人分不清到底是“请示”还是“报告”，不好处理。有些机关单位在向同级机关及无隶属关系的单位进行请求性或答复性行文时往往使用“请示函”“批复函”。比如《××省××厅关于拟录用2000应届大学毕业生的请示函》《××省人事厅关于批准录用×××等×名同志为国家公务员的批复函》，两篇公文把“函”和“请示”、“批复”混在一起使用，使人搞不清楚互相行文的两个单位之间到底是什么关系。

4.错用行政公文文种。在工作实践中，我们发现，由于一些公文文种在某些功能上的相似性，在选择公文文种时，忽视了他们之间的细微差别，因此造成了公文文种的错误选择。这主要表现为以下几组文种：

（1）在现行机关单位中，“函”与“请示”或“通知”等的使用经常搞错。如有些机关单位在向同级机关或无隶属关系的单位进行请求性或答复性行文时，不使用“函”而是用“请示”或“通知”等。其实，正确的做法是：凡是向同级或无隶属关系的机关单位行文，不管是请求性、答复性还是商洽性的，一般都应该使用“函”。

（2）“公报”、“公告”和“通告”界限不清，相互之间错用情况经常发生，常见的是该用“通告”的却用了“公告”。如《中国人民银行关于国家货币出入境限额的公告》，这份文件把应该使用“通告”的却是错用了“公告”。其实“公报”、“公告”和“通告”三者的区别还是比较明显的。“公报”用于重要决定或者重大事件，适用于党内外或一些专业领域，其作用更多的是宣示和告知事项；“公告”通常是指以国家的名义向国内外庄严宣告有影响的重大事件的文告，级别很高；“通告”一般公布需要遵守或周知的事项，带有一定的行政约束力，机关、团体、企事业单位都可以在自己的职权范围内。

（3）批复和具有答复性质的函之间的错用。大体上有两种情况:一是主管部门对询问问题或请批事项的不相隶属的机关、单位错用“批复”行文。按照规定，一些业务主管部门对请求批准某一事项的不相隶属的机关、单位行文时应用“函”(复函)而不应该用“批复”，然而在具体实践中，许多部门自觉不自觉地用“批复”回复，这是一个比较普遍却难以纠正的问题；二是上级机关针对来自属于下级的“请示”错用“复函”行文。有的人把由办公部门被授权“函复请示”的做法理解为“上级机关对下级机关的请示可以用函答复”、“函可以平行，也可以上行、下行”等，这是一种误解。“上级机关答复下级机关的请示可以用函行文”的说法起码不确切，应是“上级机关答复下级机关的请示可以授权办公部门函复”。

（4）“决定”、“通知”、“意见”三者的错用。在实际工作中，这三者的相互的混用和错用情况比较严重。许多机关不管安排的工作是日常事务性的，还是带有全局性、持续较长时间、具有重要意义的，一律使用通知。关于“意见”文种的使用，《国务院办公厅关于实施<国家行政机关公文处理办法>涉及的几个具体问题的处理意见》(国办函(2001)1号)中作了具体的说明，规定“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。“意见”可以不提明确要求，只是提出对重要问题的见解和总的原则性的看法，使受文机关能够结合本地区、本部门的具体情况参照执行。但有些时候我们却把应用“决定”“通知”的而错用了“意见”。

三、选用行政公文文种过程中，怎样避免错用滥用混用文种

在上述文章中，我们对选用文种的意义进行了论述，又对在使用公文文种实践中出现的常见错误类型进行了分析。那么，究竟如何选用公文文种呢?

1.选用公文文种，必须根据制发公文的目的和行文的要求进行。所有的行政公文文种都有法定的适用范围，其行文目的和要求必须符合公文的适用范围，行文目的和要求不同，所使用的文种也不相同。比如“请示”和“报告”的选用，“报告”的目的是下情上达、陈述情况，不要求答复，而“请示”是要求上级对请示的事项给予指示、批准或答复的，因此，在选用时，凡是陈述情况，汇报工作，不要求批复的文件应选用“报告”，凡是要求上级批复的文件，应选用“请示”。

2.应根据行政公文制发机关的权限来选用文种。不同的行政公文对其行文主体的要求不一样。有的行政公文行文主体级别高，有的行文主体级别低；有的行政公文行文主体范围广，有的行文主体范围窄，因此，选用的文种应和其制发机关的权限和级别相适应。比如：“公告”通常是以国家的名义向国内外庄严宣告有重要影响的重大事件的文告，不可随意在招工、招干、招租、开业、迁址等活动中，滥用“公告”文种，对“公告”的滥用实际上是一种越权行为。“决议”的行文主体一般是会议，主要是中国共产党机关单位的会议使用，人大、其他党派、组织、团体的会议也有使用，但政府机关就不能使用，也没有“决议”这一文种。

3.应根据收发文机关之间的行文关系来确定公文文种。行文关系指的是机关之间文书的授受关系，它是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围来确定的。按照行文关系和文书的去向，行政公文有可分为上行文、下行文和平行文。不同的行文关系，文种的选用是不同的。如果是向下属组织行文，一般多用“指示”、“决定”、“通知”、“通报”、“会议纪要”等文种；如果是向上级机关行文，则只能选用“请示”、“报告”、“议案”等文种；如果是向平级和不相隶属机关行文时，主要采用“函”。

4.在选择行政公文文种时还应当考虑每个文种的性质、作用和使用要求。根据《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理条例》的规定，每一文种都有独立的作用和功能，不同的行文内容、目的要求应与文种的适用范围相适应。如：“通报”的性质是运用典型从正反两面对干部和群众进行政治思想教育和沟通信息、互通情报、传播政策精神、推动工作的重要文种，其目的在于互通情况，引起注意，用以教育、督促和推动工作，这是与其他指挥性的文种不同的性质。因此，凡是行文时着重在引导、教育、沟通和推动工作时，就应该选用“通报”。

5.在选择公文文种时还应考虑每一份公文只能选择唯一的文种，而且只能选择公文管理法规规定的公文文种，决不能生造文种。比如在公文标题中不能出现“请示报告”“意见通报”等两个文种同时并用的情况和“汇报”等在法定公文里找不到的文种。

总之，行政公文文种的选择应严格按照党和国家的公文处理法规的规定，根据制发公文的目的、制发机关的权限、收发文之间的行文关系，认真领会每一个文种的性质和适用范围，从而选择正确的合乎行文目的和要求的文种。只有这样，我们才能适应随着形势的发展对公文文种功能性质不断调整的要求，从而维护机关单位之间的正常工作秩序和公文处理的统一性。

【参考文献】

[1]马永飞．文书与档案管理基础[M]．高等教育出版社，2002，(12)．

[2]张金英．应用文写作基础[M]．高等教育出版社，2002，(12)．

文种范文篇6

“条例”与“规定”和“办法”相比，主要特点是所涉及事物和问题的性质更重要，范围比较宽；内容高度概括；有效的时间与空间范围广阔，稳定性强；对制定与机关的地位有较严格限制，如行政系统只有国务院有权使用，“国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得称“条例”（见1987年4月21日国务院的《行政法规制定程序暂行条例》）党的系统也只限“用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度”（见1996年5月3日中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》）；一般属于“自主的”规范性公文，即自身即可创造新的规则。

“规定”的特点是使用范围广泛，对制定和机关的地位无严格限制；所涉及事物和问题不如条例重大，范围相对窄一些；内容详尽具体，针对性强；一般既可是“自主的”规范性公文，也可以是“补充的”规范性公文（内容为依法或根据授权补充其他规范性公文的内容，对其加以细化和完善），也可以是“执行的”规范性公文（直接为有效执行其他规范性公文而制定，自身不创造新的规则，只是对这些公文在何种情况下适用做出具体规定，对有关概念和问题做出精细的解释说明）。但从实际使用情况看，规定更适合作为“自主的”和“补充的”规范性公文。

“办法”比“规定”所涉及的事物和问题的规模要更小一些，性质也相对轻一些；针对性更强，内容也更加详尽、具体而精细，更重直接的可操作性；除了一部分为“自主的”公文外，大部为“执行的”规范性公文，如各种“实施办法”即均具备这种性质。

二、“决定”与“命令”的区别

“决定”与“命令”的不同点主要在：在使用权限方面“命令”非常严格，只有法律明确规定的机关可以使用，“决定”则可较普遍地使用；在适用的事务方面，“命令”涉及的是特定的具体事务，“决定”则既涉及这类事务也涉及一部分非特定的具有普遍性的反复发生的事务，公文本身也反复适用，即具有规范性公文的一些特点；在表达方面，“命令”高度简洁，只表达作者的意志和要求，“决定”则既表达意志、要求，又阐发一定的道理，交代执行方面的要求，指明界定有关事物的标准等。

三、“指示”与“命令”的区别

“指示”与“命令”的不同主要在：“指示”的使用权限规定没有“命令”严格，上级机关对下级机关均可下达“指示”；在效用方面，“命令”对受文者来说必须无条件坚决执行，“指示”有时则在必须无条件执行基本原则的前提下，允许受文者根据实际情况相对灵活地处置具体事务；在表达方面“命令”只表达作者的意志和要求，“指示”则既表达作者意志，又注意阐发道理，指出具体任务、具体规则，以及实现目标的方法途径，还注意说明有关事物间的界限等。

四、“指示”与“决定”的区别

与“决定”相比，“指示”涉及的事物和问题更加具体和特定；其作用的范围也是特定的，不如“决定”那样更具普遍性，有效期限也比“决定”相对短一些；“指示”的内容比“决定”精细具体，更强调可操作性、可执行性；“决定”对受文者来说是必须无条件坚决执行的，“指示”则在必须无条件坚决执行基本原则的前提下，允许根据实际情况灵活处置具体问题，甚至变通执行某些具体要求。

五、“通知”与“命令”“决定”“指示”的区别

与“命令”“决定”“指示”相比，“通知”的用途更加广泛，但权威性明显要弱一些，自身一般不创设新的规则，只是依法或根据上级要求向受文者转达上级机关的指示精神并予以具体化（这也正是代替“指示”用于布置工作，交代政策的通知所以必须不厌其烦地指明“根据------的指示精神------”的原因），告知应知或应办的事项，使一部分公文完成升格（批转）、生效（）扩展有效范围（转发）的程序。

六、“批复”与“指示”（或指示性通知）的区别

“批复”实际上是一种被动的“指示”在基本性?上与“指示”没有什么不同。二者之间的差别只在于：“批复”内容的针对性更强，事物和问题以及所涉及的人员更加特定，更加具体，问题也比较专指单一；“批复”只用于回复请示的机关，一般不像“指示”那样具备普发性。

七、“通报”与“通知”的区别

“通报”与“通知”的不同点主要在：“通报”不是像“通知”那样以具体的任务、详细的规范化要求和有关规则来指导和推动工作，而是用典型事例、有关情况来传达意图，启发教育有关人员，指导有关方面的工作行为；有关执行方面的要求也比“通知”要原则，甚至不涉及直接具体的执行要求；发送范围广泛，一般情况下，均直接下达给广泛范围内的各级各类工作人员。

八、“通报”与“处分决定”的区别

“通报”与“处分决定”有很大不同，首先是制发公文的目的不同，“通报”是为了教育当事人更是为了教育更多的人，指导和推动有关工作；“处分决定”则主要是为了正式确认有关的错误事实和合法有效的处分意见。其次，对象不同，“通报”的对象必须是具有典型性的人或事，“处分决定”则是针对所有需给予处分的人及事。再次，内容性质不同，“通报”介绍说明错误事实时概括而原则，以能引出结论为度，“处分决定”中的这部分内容则具体而微；“通报”中常需有要求其他有关人员记取教训，采取有关措施的基本要求，“处分决定”则无此类内容，“处分决定”中必须有明确的纪律处分意见，“通报”则不一定有。最后，发送范围不同，“通报”发送范围广泛，“处分决定”则一般只与当事人及有关方面见面，很少普发。

九、“通告”与“公告”的区别

“通告”与“公告”的不同点主要在：“通告”仅对国内公布，其告知和约束的对象是作者统辖范围内的中国公民及有关的外籍人士，“公告”则对国内国外公布，其告知的对象极广泛；“公告”的事项更加重大，应具备使世人知晓的意义，“通告”则不限于此类性质的内容；“公告”的作者地位大都较高，“通告”则没有此限；“公告”主要是重要消息，除特例外不涉及强制性的执行要求，“通告”中则常涉及有关人员的应遵事项，有具体细致的行为规范和对公文具体如何遵守的要求。

十、“通告”与“命令”“指示”“通知”的区别

“通告”与“命令”“指示”“通知”的差别主要在于：“通告”不涉及任何秘密；直接公开，即制成之后直接公之于众，而不像一部分“命令”“指示”“通知”那样，尽管最终也公开，但首先需按组织系统或专业系统逐层下达；“通告”的内容比“命令”细致具体，在文种使用上不像“命令”那样需受严格的权限限制；“通告”提出的规范是公民的行为规范，一般不像“指示”和“通知”那样涉及贯彻执行公文的要求，而主要提出公民应当遵守的具体事项；“通告”可依法自创有关规则，“通知”则主要是转达上级的指示精神并使之具体化

十一、“通告”与规范性公文的区别

“通告”的一部分内容也具有一定的规定性，但它却与规范性公文有很大不同：“通告”所涉及的主要是公民个人的行为规范，规范性公文则不限于此；“通知”中的规则更带有政策性而非规范性，因而稳定性不如规范性公文；“通告”的内容详尽具体，有一部分用于解释说明、阐发道理、叙述有关事实过程，指明有关事物间的界限、例举有关情况的成分，而这些成分在规范性公文中一般没有；“通告”效力的存在依赖于作者自身的法定管辖权，对在辖区内的公民有强制约束力；“通告”的生效程序比规范性公文简单，机关的法定责任者签发即生效，不必依靠制发“命令”“通知”等完成其公布过程；“通告”的传递形式也比较简便和多样，张贴、广播、刊载等形式均可保证其有效。

十二、“请示”与“报告”的区别

“请示”与“报告”的不同主要在：“请示”用于对上级机关有所呈请的情况下，可向其请求下达指示，请求其允许“自己”去做某一件事情，“报告”则用于汇报、反映情况、问题或提出建议、答复询问，不能带有“呈请”事项；“请示”能强制对方复文，“报告”则不能，上级对“报告”可以复文，也可以不复文；“请示”必须是形成于事情发生之前，“报告”则可根据情况，既可在事前，也可以在事后或事情进行当中形成。

十三、“请示”与“议案”的区别

“请示”与“议案”在基本性?上是相近或相同的，但也有一些区别：“议案”的作者是被严格限定的，受文者也是非常专指的，作为行政公文的“议案”的作者须是各级人民政府，受文者只能是同级人民代表大会或其常务委员会，“请示”则可用于同一组织系统或专业系统的任何下级机关对上级机关有所呈请；“议案”所关涉的事项是提请国家权力机关审议的重大事项，“请示”所涉及的事项则不仅仅是重大事项；在效用上，“请示”可以强制对方回复意见表明态度，但内容并不能强制执行，“议案”则在经审议通过后，具有法律约束力．要求有关机关或人员认真遵照执行。

十四、“会议纪要”与“决定”的区别

“会议纪要”与“会议决定”（决议）之间有如下不同：“会议纪要”一般不能独立对外发出，往往需要以“通知”等指明有效执行的范围与要求等，“决定”则可独立发出；“会议纪要”所记载的是会议的情况和议定事项，不一定必须如决定那样只针对重要重大事项；“会议纪要”不仅仅只反映议定的事项，“决定”则必须是完全确定的决策而不必反映其他意见；“会议纪要”中的议定事项是有关与会各方确立的意见，只要有一方反对即不成立，“决定”的内容则可根据有关会议规则由与会者中的多数人确认并通过即为有效，产生法定效力；在表达方面，“会议纪要”需综合反映会议的全面情况，对有关意见和观点进行阐述，“决定”则一般无这些内容。

文种范文篇7

一、“条例”“规定”“办法”间的区别

“条例”与“规定”和“办法”相比，主要特点是所涉及事物和问题的性质更重要，范围比较宽；内容高度概括；有效的时间与空间范围广阔，稳定性强；对制定与机关的地位有较严格限制，如行政系统只有国务院有权使用，“国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得称“条例”（见1987年4月21日国务院的《行政法规制定程序暂行条例》）党的系统也只限“用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度”（见1996年5月3日中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》）；一般属于“自主的”规范性公文，即自身即可创造新的规则。

“规定”的特点是使用范围广泛，对制定和机关的地位无严格限制；所涉及事物和问题不如条例重大，范围相对窄一些；内容详尽具体，针对性强；一般既可是“自主的”规范性公文，也可以是“补充的”规范性公文（内容为依法或根据授权补充其他规范性公文的内容，对其加以细化和完善），也可以是“执行的”规范性公文（直接为有效执行其他规范性公文而制定，自身不创造新的规则，只是对这些公文在何种情况下适用做出具体规定，对有关概念和问题做出精细的解释说明）。但从实际使用情况看，规定更适合作为“自主的”和“补充的”规范性公文。

“办法”比“规定”所涉及的事物和问题的规模要更小一些，性质也相对轻一些；针对性更强，内容也更加详尽、具体而精细，更重直接的可操作性；除了一部分为“自主的”公文外，大部为“执行的”规范性公文，如各种“实施办法”即均具备这种性质。

二、“决定”与“命令”的区别

“决定”与“命令”的不同点主要在：在使用权限方面“命令”非常严格，只有法律明确规定的机关可以使用，“决定”则可较普遍地使用；在适用的事务方面，“命令”涉及的是特定的具体事务，“决定”则既涉及这类事务也涉及一部分非特定的具有普遍性的反复发生的事务，公文本身也反复适用，即具有规范性公文的一些特点；在表达方面，“命令”高度简洁，只表达作者的意志和要求，“决定”则既表达意志、要求，又阐发一定的道理，交代执行方面的要求，指明界定有关事物的标准等。

三、“指示”与“命令”的区别

“指示”与“命令”的不同主要在：“指示”的使用权限规定没有“命令”严格，上级机关对下级机关均可下达“指示”；在效用方面，“命令”对受文者来说必须无条件坚决执行，“指示”有时则在必须无条件执行基本原则的前提下，允许受文者根据实际情况相对灵活地处置具体事务；在表达方面“命令”只表达作者的意志和要求，“指示”则既表达作者意志，又注意阐发道理，指出具体任务、具体规则，以及实现目标的方法途径，还注意说明有关事物间的界限等。

四、“指示”与“决定”的区别

与“决定”相比，“指示”涉及的事物和问题更加具体和特定；其作用的范围也是特定的，不如“决定”那样更具普遍性，有效期限也比“决定”相对短一些；“指示”的内容比“决定”精细具体，更强调可操作性、可执行性；“决定”对受文者来说是必须无条件坚决执行的，“指示”则在必须无条件坚决执行基本原则的前提下，允许根据实际情况灵活处置具体问题，甚至变通执行某些具体要求。

五、“通知”与“命令”“决定”“指示”的区别

与“命令”“决定”“指示”相比，“通知”的用途更加广泛，但权威性明显要弱一些，自身一般不创设新的规则，只是依法或根据上级要求向受文者转达上级机关的指示精神并予以具体化（这也正是代替“指示”用于布置工作，交代政策的通知所以必须不厌其烦地指明“根据------的指示精神------”的原因），告知应知或应办的事项，使一部分公文完成升格（批转）、生效（）扩展有效范围（转发）的程序。

六、“批复”与“指示”（或指示性通知）的区别

“批复”实际上是一种被动的“指示”在基本性?上与“指示”没有什么不同。二者之间的差别只在于：“批复”内容的针对性更强，事物和问题以及所涉及的人员更加特定，更加具体，问题也比较专指单一；“批复”只用于回复请示的机关，一般不像“指示”那样具备普发性。

七、“通报”与“通知”的区别

“通报”与“通知”的不同点主要在：“通报”不是像“通知”那样以具体的任务、详细的规范化要求和有关规则来指导和推动工作，而是用典型事例、有关情况来传达意图，启发教育有关人员，指导有关方面的工作行为；有关执行方面的要求也比“通知”要原则，甚至不涉及直接具体的执行要求；发送范围广泛，一般情况下，均直接下达给广泛范围内的各级各类工作人员。公务员之家版权所有

八、“通报”与“处分决定”的区别

“通报”与“处分决定”有很大不同，首先是制发公文的目的不同，“通报”是为了教育当事人更是为了教育更多的人，指导和推动有关工作；“处分决定”则主要是为了正式确认有关的错误事实和合法有效的处分意见。其次，对象不同，“通报”的对象必须是具有典型性的人或事，“处分决定”则是针对所有需给予处分的人及事。再次，内容性质不同，“通报”介绍说明错误事实时概括而原则，以能引出结论为度，“处分决定”中的这部分内容则具体而微；“通报”中常需有要求其他有关人员记取教训，采取有关措施的基本要求，“处分决定”则无此类内容，“处分决定”中必须有明确的纪律处分意见，“通报”则不一定有。最后，发送范围不同，“通报”发送范围广泛，“处分决定”则一般只与当事人及有关方面见面，很少普发。

九、“通告”与“公告”的区别

“通告”与“公告”的不同点主要在：“通告”仅对国内公布，其告知和约束的对象是作者统辖范围内的中国公民及有关的外籍人士，“公告”则对国内国外公布，其告知的对象极广泛；“公告”的事项更加重大，应具备使世人知晓的意义，“通告”则不限于此类性质的内容；“公告”的作者地位大都较高，“通告”则没有此限；“公告”主要是重要消息，除特例外不涉及强制性的执行要求，“通告”中则常涉及有关人员的应遵事项，有具体细致的行为规范和对公文具体如何遵守的要求。

十、“通告”与“命令”“指示”“通知”的区别

“通告”与“命令”“指示”“通知”的差别主要在于：“通告”不涉及任何秘密；直接公开，即制成之后直接公之于众，而不像一部分“命令”“指示”“通知”那样，尽管最终也公开，但首先需按组织系统或专业系统逐层下达；“通告”的内容比“命令”细致具体，在文种使用上不像“命令”那样需受严格的权限限制；“通告”提出的规范是公民的行为规范，一般不像“指示”和“通知”那样涉及贯彻执行公文的要求，而主要提出公民应当遵守的具体事项；“通告”可依法自创有关规则，“通知”则主要是转达上级的指示精神并使之具体化。

十一、“通告”与规范性公文的区别

“通告”的一部分内容也具有一定的规定性，但它却与规范性公文有很大不同：“通告”所涉及的主要是公民个人的行为规范，规范性公文则不限于此；“通知”中的规则更带有政策性而非规范性，因而稳定性不如规范性公文；“通告”的内容详尽具体，有一部分用于解释说明、阐发道理、叙述有关事实过程，指明有关事物间的界限、例举有关情况的成分，而这些成分在规范性公文中一般没有；“通告”效力的存在依赖于作者自身的法定管辖权，对在辖区内的公民有强制约束力；“通告”的生效程序比规范性公文简单，机关的法定责任者签发即生效，不必依靠制发“命令”“通知”等完成其公布过程；“通告”的传递形式也比较简便和多样，张贴、广播、刊载等形式均可保证其有效。

十二、“请示”与“报告”的区别

“请示”与“报告”的不同主要在：“请示”用于对上级机关有所呈请的情况下，可向其请求下达指示，请求其允许“自己”去做某一件事情，“报告”则用于汇报、反映情况、问题或提出建议、答复询问，不能带有“呈请”事项；“请示”能强制对方复文，“报告”则不能，上级对“报告”可以复文，也可以不复文；“请示”必须是形成于事情发生之前，“报告”则可根据情况，既可在事前，也可以在事后或事情进行当中形成。

十三、“请示”与“议案”的区别

“请示”与“议案”在基本性?上是相近或相同的，但也有一些区别：“议案”的作者是被严格限定的，受文者也是非常专指的，作为行政公文的“议案”的作者须是各级人民政府，受文者只能是同级人民代表大会或其常务委员会，“请示”则可用于同一组织系统或专业系统的任何下级机关对上级机关有所呈请；“议案”所关涉的事项是提请国家权力机关审议的重大事项，“请示”所涉及的事项则不仅仅是重大事项；在效用上，“请示”可以强制对方回复意见表明态度，但内容并不能强制执行，“议案”则在经审议通过后，具有法律约束力．要求有关机关或人员认真遵照执行。

十四、“会议纪要”与“决定”的区别

“会议纪要”与“会议决定”（决议）之间有如下不同：“会议纪要”一般不能独立对外发出，往往需要以“通知”等指明有效执行的范围与要求等，“决定”则可独立发出；“会议纪要”所记载的是会议的情况和议定事项，不一定必须如决定那样只针对重要重大事项；“会议纪要”不仅仅只反映议定的事项，“决定”则必须是完全确定的决策而不必反映其他意见；“会议纪要”中的议定事项是有关与会各方确立的意见，只要有一方反对即不成立，“决定”的内容则可根据有关会议规则由与会者中的多数人确认并通过即为有效，产生法定效力；在表达方面，“会议纪要”需综合反映会议的全面情况，对有关意见和观点进行阐述，“决定”则一般无这些内容。

文种范文篇8

公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。

党的机关公文主要有14种:决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要

“决议”文种适用于用于经会议讨论通过的重要决策事项

"决定"文种适用于用于对重要事项作出决策和安排。

“指示”用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。

"意见"文种的适用范围是用于对重要问题提出见解和处理办法。

“通知”用于党的法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。

“通报”用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

“公报”用于公开重要决定或者重大事件。

“报告”用于向上极机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。

“请示”用于向上级机关请求指示、批准。

“批复”用于答复下级机关的请示

“条例”用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。

“规定”用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范

“函”用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等

“会议纪要”用于记载会议主要精神和议定事项

二、公文的格式：

1.党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。

2."版头"由发文机关全称或者规范化简称加"文件"二字或者加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文，版头可以用主办机关名称，也可以并用联署机关名称。在民族自治地方，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字印制

3.份号是公文印制份数的顺序号，标注于公文首页左上角。秘密公文应当标明份号

4.密级是公文的秘密等级，标注于份号下方

5.紧急程度是对公文送达和办理的时间要求。紧急文件应当分别标明"特急"、"加急"，紧急电报应当分别标明"特提"、"特急"、"加急"、"平急"。

6.发文字号由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，标注于版头下方居中或者左下方。联合行文，一般只标明主办机关的发文字号

7.上报公文应当在发文字号右侧标注"签发人"，"签发人"后面标注签发人姓名。

8.由发文机关名称、公文主题和文种组成，位于发文字号下方

9.主送机关是主要受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于正文上方，顶格排印

10.正文即公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关下方

11.公文附件，应当置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称.

12.发文机关署名应当用全称或者规范化简称，位于正文的右下方

13.成文日期一般署会议通过或者领导人签发日期；联合行文，署最后签发机关领导人的签发日期；特殊情况署印发日期。成文日期应当写明年、月、日，位于发文机关署名右下方。决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置

14.除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外，公文应当加盖发文机关印章。

15.公文印发传达范围加括号标注于成文日期左下方。

16.主题词应按上级机关的要求和《公文主题词表》标注，位于抄送机关上方

17.抄送机关,指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称标注于印制版记上方

18.印制版记由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端

19.公文的汉字从左至右横排；少数民族文字按其书写习惯排印。公文用纸幅面规格可采用16开型（长260毫米，宽184毫米），也可采用国际标准a4型（长297毫米，宽210毫米）。左侧装订。

20.党的机关公文版头的主要形式及适用范围：

（1）《中共xx文件》用于各级党委、传达贯彻党的方针、政策，作出重要工作部署，转发上级机关的文件，批转下级机关的重要报告、请示。

（2）《中国共产党xx委员会（xx）》用于各级党委通知重要事项、任免干部、批复下级机关的请示，向上级机关报告、请示工作。

文种范文篇9

一、“条例”“规定”“办法”间的区别

“条例”与“规定”和“办法”相比，主要特点是所涉及事物和问题的性质更重要，范围比较宽；内容高度概括；有效的时间与空间范围广阔，稳定性强；对制定与机关的地位有较严格限制，如行政系统只有国务院有权使用，“国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得称“条例”（见1987年4月21日国务院的《行政法规制定程序暂行条例》）党的系统也只限“用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度”（见1996年5月3日中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》）；一般属于“自主的”规范性公文，即自身即可创造新的规则。

“规定”的特点是使用范围广泛，对制定和机关的地位无严格限制；所涉及事物和问题不如条例重大，范围相对窄一些；内容详尽具体，针对性强；一般既可是“自主的”规范性公文，也可以是“补充的”规范性公文（内容为依法或根据授权补充其他规范性公文的内容，对其加以细化和完善），也可以是“执行的”规范性公文（直接为有效执行其他规范性公文而制定，自身不创造新的规则，只是对这些公文在何种情况下适用做出具体规定，对有关概念和问题做出精细的解释说明）。但从实际使用情况看，规定更适合作为“自主的”和“补充的”规范性公文。

“办法”比“规定”所涉及的事物和问题的规模要更小一些，性质也相对轻一些；针对性更强，内容也更加详尽、具体而精细，更重直接的可操作性；除了一部分为“自主的”公文外，大部为“执行的”规范性公文，如各种“实施办法”即均具备这种性质。

二、“决定”与“命令”的区别

“决定”与“命令”的不同点主要在：在使用权限方面“命令”非常严格，只有法律明确规定的机关可以使用，“决定”则可较普遍地使用；在适用的事务方面，“命令”涉及的是特定的具体事务，“决定”则既涉及这类事务也涉及一部分非特定的具有普遍性的反复发生的事务，公文本身也反复适用，即具有规范性公文的一些特点；在表达方面，“命令”高度简洁，只表达作者的意志和要求，“决定”则既表达意志、要求，又阐发一定的道理，交代执行方面的要求，指明界定有关事物的标准等。

三、“指示”与“命令”的区别

“指示”与“命令”的不同主要在：“指示”的使用权限规定没有“命令”严格，上级机关对下级机关均可下达“指示”；在效用方面，“命令”对受文者来说必须无条件坚决执行，“指示”有时则在必须无条件执行基本原则的前提下，允许受文者根据实际情况相对灵活地处置具体事务；在表达方面“命令”只表达作者的意志和要求，“指示”则既表达作者意志，又注意阐发道理，指出具体任务、具体规则，以及实现目标的方法途径，还注意说明有关事物间的界限等。

四、“指示”与“决定”的区别

与“决定”相比，“指示”涉及的事物和问题更加具体和特定；其作用的范围也是特定的，不如“决定”那样更具普遍性，有效期限也比“决定”相对短一些；“指示”的内容比“决定”精细具体，更强调可操作性、可执行性；“决定”对受文者来说是必须无条件坚决执行的，“指示”则在必须无条件坚决执行基本原则的前提下，允许根据实际情况灵活处置具体问题，甚至变通执行某些具体要求。

五、“通知”与“命令”“决定”“指示”的区别

与“命令”“决定”“指示”相比，“通知”的用途更加广泛，但权威性明显要弱一些，自身一般不创设新的规则，只是依法或根据上级要求向受文者转达上级机关的指示精神并予以具体化（这也正是代替“指示”用于布置工作，交代政策的通知所以必须不厌其烦地指明“根据------的指示精神------”的原因），告知应知或应办的事项，使一部分公文完成升格（批转）、生效（）扩展有效范围（转发）的程序。

六、“批复”与“指示”（或指示性通知）的区别

“批复”实际上是一种被动的“指示”在基本性?上与“指示”没有什么不同。二者之间的差别只在于：“批复”内容的针对性更强，事物和问题以及所涉及的人员更加特定，更加具体，问题也比较专指单一；“批复”只用于回复请示的机关，一般不像“指示”那样具备普发性。

七、“通报”与“通知”的区别

“通报”与“通知”的不同点主要在：“通报”不是像“通知”那样以具体的任务、详细的规范化要求和有关规则来指导和推动工作，而是用典型事例、有关情况来传达意图，启发教育有关人员，指导有关方面的工作行为；有关执行方面的要求也比“通知”要原则，甚至不涉及直接具体的执行要求；发送范围广泛，一般情况下，均直接下达给广泛范围内的各级各类工作人员。

八、“通报”与“处分决定”的区别

“通报”与“处分决定”有很大不同，首先是制发公文的目的不同，“通报”是为了教育当事人更是为了教育更多的人，指导和推动有关工作；“处分决定”则主要是为了正式确认有关的错误事实和合法有效的处分意见。其次，对象不同，“通报”的对象必须是具有典型性的人或事，“处分决定”则是针对所有需给予处分的人及事。再次，内容性质不同，“通报”介绍说明错误事实时概括而原则，以能引出结论为度，“处分决定”中的这部分内容则具体而微；“通报”中常需有要求其他有关人员记取教训，采取有关措施的基本要求，“处分决定”则无此类内容，“处分决定”中必须有明确的纪律处分意见，“通报”则不一定有。最后，发送范围不同，“通报”发送范围广泛，“处分决定”则一般只与当事人及有关方面见面，很少普发。

九、“通告”与“公告”的区别

“通告”与“公告”的不同点主要在：“通告”仅对国内公布，其告知和约束的对象是作者统辖范围内的中国公民及有关的外籍人士，“公告”则对国内国外公布，其告知的对象极广泛；“公告”的事项更加重大，应具备使世人知晓的意义，“通告”则不限于此类性质的内容；“公告”的作者地位大都较高，“通告”则没有此限；“公告”主要是重要消息，除特例外不涉及强制性的执行要求，“通告”中则常涉及有关人员的应遵事项，有具体细致的行为规范和对公文具体如何遵守的要求。

十、“通告”与“命令”“指示”“通知”的区别

“通告”与“命令”“指示”“通知”的差别主要在于：“通告”不涉及任何秘密；直接公开，即制成之后直接公之于众，而不像一部分“命令”“指示”“通知”那样，尽管最终也公开，但首先需按组织系统或专业系统逐层下达；“通告”的内容比“命令”细致具体，在文种使用上不像“命令”那样需受严格的权限限制；“通告”提出的规范是公民的行为规范，一般不像“指示”和“通知”那样涉及贯彻执行公文的要求，而主要提出公民应当遵守的具体事项；“通告”可依法自创有关规则，“通知”则主要是转达上级的指示精神并使之具体化。

十一、“通告”与规范性公文的区别

“通告”的一部分内容也具有一定的规定性，但它却与规范性公文有很大不同：“通告”所涉及的主要是公民个人的行为规范，规范性公文则不限于此；“通知”中的规则更带有政策性而非规范性，因而稳定性不如规范性公文；“通告”的内容详尽具体，有一部分用于解释说明、阐发道理、叙述有关事实过程，指明有关事物间的界限、例举有关情况的成分，而这些成分在规范性公文中一般没有；“通告”效力的存在依赖于作者自身的法定管辖权，对在辖区内的公民有强制约束力；“通告”的生效程序比规范性公文简单，机关的法定责任者签发即生效，不必依靠制发“命令”“通知”等完成其公布过程；“通告”的传递形式也比较简便和多样，张贴、广播、刊载等形式均可保证其有效。

十二、“请示”与“报告”的区别

“请示”与“报告”的不同主要在：“请示”用于对上级机关有所呈请的情况下，可向其请求下达指示，请求其允许“自己”去做某一件事情，“报告”则用于汇报、反映情况、问题或提出建议、答复询问，不能带有“呈请”事项；“请示”能强制对方复文，“报告”则不能，上级对“报告”可以复文，也可以不复文；“请示”必须是形成于事情发生之前，“报告”则可根据情况，既可在事前，也可以在事后或事情进行当中形成。

十三、“请示”与“议案”的区别

“请示”与“议案”在基本性?上是相近或相同的，但也有一些区别：“议案”的作者是被严格限定的，受文者也是非常专指的，作为行政公文的“议案”的作者须是各级人民政府，受文者只能是同级人民代表大会或其常务委员会，“请示”则可用于同一组织系统或专业系统的任何下级机关对上级机关有所呈请；“议案”所关涉的事项是提请国家权力机关审议的重大事项，“请示”所涉及的事项则不仅仅是重大事项；在效用上，“请示”可以强制对方回复意见表明态度，但内容并不能强制执行，“议案”则在经审议通过后，具有法律约束力．要求有关机关或人员认真遵照执行。

十四、“会议纪要”与“决定”的区别

“会议纪要”与“会议决定”（决议）之间有如下不同：“会议纪要”一般不能独立对外发出，往往需要以“通知”等指明有效执行的范围与要求等，“决定”则可独立发出；“会议纪要”所记载的是会议的情况和议定事项，不一定必须如决定那样只针对重要重大事项；“会议纪要”不仅仅只反映议定的事项，“决定”则必须是完全确定的决策而不必反映其他意见；“会议纪要”中的议定事项是有关与会各方确立的意见，只要有一方反对即不成立，“决定”的内容则可根据有关会议规则由与会者中的多数人确认并通过即为有效，产生法定效力；在表达方面，“会议纪要”需综合反映会议的全面情况，对有关意见和观点进行阐述，“决定”则一般无这些内容。

文种范文篇10

公文是法定文种，它的种类、格式、行文规则，办理及管理都有法的严格的规定，即必须遵照国务院办公厅的《国家行政公文处理办法》去执行。但随着我国市场经济体制改革和政治体制改革的推进，社会主义民主进程的加快。公文写作也发生了重大的变化。有些公文在完成它的历史使命后就逐渐消失。而新文种应运而生，数量逐渐增加。国务院办公厅的《国家行政公文处理办法》对公文的文种界定也在不断地更改与变革，这给我们在公文写作中带来极大的困难，特别是在实际操作中对文种的界定和合理运用成为人们关注探讨的问题。由于人们不甚了解新《办法》的实施，长期对一些公文文种的模糊不清，难以区分和辨析文种而导致错用或误用现象时有发生，最常见的有“报告”与“请示”的混用；“公示公告”与“公示通知”的乱用；“函”与“请示”、“批复”的误用；“意见”与“报告”的连带替用等等。

严格区分肃清使用

一、报告与请示的混用

“请示”与“报告”是公文中经常被混用的最典型的两种。由于这两种公文均为上行文，都有向上级机关陈述意见，反映情况之功效，不少机关常常把它们混淆使用。或在“请示”的同时进行冗长的一文多事的报告，或在报告中央带着请示事项，结果造成了请示与报告混用，给公文处理带来困难，甚至直接导致工作失误。如：1988年12月25日，电影制片厂得知云南边防老山前线某部在元旦前夕举办“猫耳洞里颂祖国”的庆祝晚会，感到这个活动有意义，便写了个“报告”于25日送达总政文化部，请示派出摄影组赶赴老山前线拍摄纪录片。总政文化部有个规定：每周星期二、五批阅文件，而“请示”则当天批阅。由于制片厂送来的是报告，办文人员按照规定搁置起来，直到星期二即12月28日才送达部首长阅示，等批复下来已经晚了。尽管摄制组马不停蹄地赶到老山前线阵地，但晚会已经开过了。造成这次延误的主要原因就在于有关人员错将“请示”写成了“报告”。

主观判断的辨析不清，造成“请示”与“报告”不分，我们常见“关于×××的请示报告”，甚至还有铅印好供人填写的“关于×××的请示报告”。虽然请示、报告均属上行公文，但报告可以于事前、事中、事后行文，上级机关可答可不答，一般不作答复；报告可以一文多事。而请示则不同，必须写在事前，以请求上级批准、指示，而不能“先斩后奏”或“先上车后买票”，上级机关对于请示则必须答复。报告央带请示，请示写成报告，也同样常常误事。请看：

例文(一)

关于增加选举工作干部编制名额的请示报告

国务院：

经中央批准，今后县、乡两级选举的日常工作由民政部负责。但是在确定民政部门人员编制时没有选举工作这项任务，为了做好这项工作，需要给民政部门增加必要的编制名额。建议给民政部门增加八人，每个省、市、自治区增加三至四人，每地、市、县增加一至二人。关于民政部增加的八个名额，请国家编委解决，关于给各地增加的编制名额，请批转各地从现有名额中调剂解决。

以上报告当否，请批示。

中央民政部

一九九0年八月二十四日

例文(二)

关于给予解决救灾款的报告

东政字(2001]第06号

××县人民政府：

我乡地处本县边远山区，又有少数民族居住，是老、少、边穷乡。2000年遭受特大洪灾，经济损失严重；今年又遇百日干旱，水稻种植面积原计划五千六百五十亩，实际只种二百八十五亩，其中严重受早面积有一千多亩。所种烤烟、红薯一律未能收获。因干旱造成的直接经济损失达五十万元。为此，特向县人民政府请求拨给救灾款二十万元为盼。

以上报告，请批准。

东山乡人民政府

二00一年十月十日

例文(三)

关于××县档案局库房存在安全隐患的情况报告

县人民政府：

根据×××××文件精神和我县档案局的现实状况，建造新库房已迫在眉睫。

县档案馆库房系1952年所建办公楼代用，房屋不仅狭窄，而且枕木腐烂，天花板开裂，两面面临浑沟、厕所污染；房屋与宿舍紧临带来严重隐患，不仅无法接收档案进馆，而且严重威胁着档案的安全保管。

据我们初步调查：县档案馆楼上七问库房有38处天花板严重开裂，5处开始下塌；楼下三问有16处天花板也严重开裂；其中七号库房位于全栋楼房的中部；正因楼枕腐烂加撑2处；库房窗户宽大，受光面积增大，夏季月平均库温高达32度(档案保管正常温度为摄氏l4度至18度)致使档案柜破烂，文件受损；楼下库房因东南面临机关院内排水沟，北面紧靠猪圈和厕所，相对湿度高于80％以上(档案保管要求相对温度为50％至65％)，对档案危害极大。库房为砖木结构建筑，又紧邻两栋宿舍，直接构成了火灾威胁。

鉴于上述库房容量不足和种种不利档案安全保管的严重情况，根据现有馆藏量和档案事业的发展需要，我们迫切要求建一栋面积为1200平方米的档案库房。

特此报告，望予批复。

××县档案局

一九九0年五月五日

这三篇例文最主要的错误在于把报告与请示并用、误用。从内容上看，例文(一)、(二)都是要求解决问题的，需要上级答复或批准，文种应为“请示”，毫无疑问，例文(一)把请示与报告这两种文种混为一谈，并列使用是错误的，标题中应删去“报告”二字；例文(二)是误用了文种，标题应换成“请示”。例(三)报告内容夹杂着请示事项，也属文种误用，应改成请示。这种文种错用现象，应给予廓清。

二、“公示公告”与“公示通知”的隐形性错用

中共中央组织部在《关于推行党政领导干部任前公示制的意见》(以下简称《意见》)中要求：干部任前“需向社会公示的一般通过报纸、电视、广播等新闻媒体；在部门(单位)或系统内公示的可以采取发公示通知或会议公布、张榜公告等形式”。《意见》讲得很清楚，向社会公示发公告；在部门(单位)或系统内公示采取三种形式：一是发公示通知；二是在会议上口头公布；三是张榜公告。也就是说“公示”时使用公文不外乎两种：一种是公示公告，另一种是公示通知。

例文(四)

领导干部任前公示

×××同志(男，41岁，硕士研究生，汉族，四川××县人，中共党员。现任××市经济体制改革委员会主任)，拟提名为××市发展计划委员会主任人选。

×××同志(男，51岁，本科，汉族，四川××人，中共党员，现任××市计划经济委员会主任)，拟提名为××市经济贸易委员会主任人选。

干部群众如有需要反映情况的，请于七日内以真实姓名向市委组织部审查处(电话……)电话反映，也可向市委机关办公楼前的××市县领导干部任前公示意见箱内投递书面意见。

中共××市委组织部

××××年××月××日

例文(五)

××市公开选拔副县级领导干部公示榜

根据××市公开选拔副县级领导干部的有关规定，按照“公开、公平、择优”的原则，经过公开报名，资格审查，笔试、面试、体检和组织考察，市委常委研究同意，×××同志拟任××市科委主任，×××同志拟任市教委副主任，现将两位同志有关情况公示如下：

×××同志，男，34岁，1992年7月××机械学院无线电检测技术及仪器专业毕业，汉族，四川××县人，中共党员，现任四川省××集团公司企业技术中心办公室主任，拟任四川省××集团公司企划部部长。

×××，男，38岁，1991年7月××大学采矿工程专业硕士研究生毕业，汉族，四川××人，中共党员，现任××科技大学环境工程学院副教授，拟任××县科技副县长。

干部群众如有需要反映情况的，请于七日内以真实姓名向市委组织部干部审查处(电话……)电话反映。也可向市委机关办公楼前的市县级领导干部任前公示意见箱内投递书面意见。

中共××市委组织部××市公选办

××××年××月××日

例文(六)

中层干部任用公示公告

×××同志，男，34岁，1993年7月于××师范大学政治系本科毕业，汉族，云南××县人，中共党员，下派××县组织部锻炼工作一年，现任××师范高等专科学校政史系讲师，拟任××师范高等专科学校办公室副主任。

×××同志，男，42岁，汉族，云南××县人，中共党员，1996年7月于××师范大学汉语言文学专业本科毕业，1998年下派××县××乡挂职锻炼工作一年，现任××师范高等专科学校××系讲师，拟任××师范高等专科学校人事处副处长。

从公示之日起7天内，如对被公示人员有意见或举报，请向学校党委组织部反映，举报电话：……

中共×××师专委员会

二00三年七月二十七日

上面例文(四)、(五)的内容基本一样，但文种一个用的是“任前公示”，一个用的是“公示榜”，两个例文都刊登报上，都是一样的目的，都是向社会公示的，由于认识有偏差而发生乱用，这给公文写作与处理带来了混乱，不利于公文管理的规范化，按《意见》要求，应改为“公示公告”。例文(六)是某师范高等专科学校推行中层领导干部竞争上岗任用公示，从范围和内容上讲，应属《意见》中规定的第二种范畴，即在本部门(单位)系统内公示的，应该使用“公示通知”，而不是“公示公告”，这里混用了文

三、“函”与“请示”、“批复”的情感化混

“函”作为国家行政机关公文的重要种类之一，起着举足轻重的作用，成为一种使用广泛、轻便灵活的公文文种。从国务院办公厅1981年2月27日的《国家行政机关公文处理暂行办法》至今已有21年，后经过了四次对“函”的重新规定，我们看到一次比一次界定得清楚、明确，尤其是2001年1月1日施行的“新办法”在前几次的基础上表述得更明确，语句更严整简洁，不仅严格地界定了“函”的使用范围(必须是“不相隶属机关之间”)，而且在适用内容上与“请求批准”相对应再明确列出“答复审批”。“新办法”对“函”的表述完全廓清了20多年的使用上存在不正确的方法，存在着诸多的误区。但在现实中不重视“函”，不正确使用“函”的现象仍然存在，“函”的功能往往被“请示”和“批复”等文种所代替，以致造成文种错用。

(一)“函”具有“答复问题”的功能，但不能代替“批复”。

“函”与“批复”是两种根本性不同的公文文种。依据“办法”之规定，“：吡复”适用于“答复下级机关的请示事项”，这里明确指出了“批复”是答复请示事项的，但现实使用中往往出现用“函”(复函)代替“批复”答复问题的情况。有些教科书中提出“有时下级机关向上级机关请示问题，上级机关也可用函来答复”。对这种函的警复可用“复函”也可以用“批复”，这些提法是不科学的。为了维护公文的严肃性，答复下级机关的请示问题只能用“批复，而不能使用函复。所以，公文的实际运作，公文的研究和教学，都必须以“新办法”为依据。

(二)“函”具有向有关主管部门(无隶属关系)“请求批准”的功效，不应被“请示”所代替或混用。”根据行文规则，机关之间工作关系可分为：上下级关系、平行关系或非隶属关系、隶属关系等，“请示”是上行文，向隶属的上缴机关请求指示或批准，就应使用“请示”。“新办法”明确界定了“函”具有“请求批准”的功能。删去原办法中的“不相隶属的有关主管部门”的字样，这样“请求批准”的对象是“不相隶属的有关主管部门”。这里“不相隶属的有关主管部门”和“上级机关”是两种不同的概念，其“有关”是与“请求批准函”的具体内容有关，对发函单位而言，这样的“主管部门”仅仅是与自己没有直接的隶属关系的某种职能机构或某业务机构。它是特定的因人而异，并非像“上级机关”是固定不变的。因此，这里的“不相隶属的有关主管部门”排除了使用“请示”的隶属上级机关。换一角度说，主送机关为上级机关时用“请示”而不能用“函”。主送机关为“不相隶属的有关主管部门”时用“函”而不能用“请示”。在工作中曾见到“函”被冠之以“请示”来使用，例如：××县城建局在给人事局要求解决本局环卫工人岗位补贴时，公文的标题写成了《关于解决环卫工人岗位补贴的请示》。从行文关系上讲，两局之间是平行关系，理应以“函”行文，但写作者存在着情感性因素和特殊心态含盖了规范公文意识，导致误用文种。

四、“意见”与“报告”的连带替用

这是一对很不显见的容易疏忽的误用文种，由于写作者对公文变更和发展不甚了解，缺乏同步的公文写作知识和写作意识，给实际操作带来一些问题，甚至步入误区。“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法，自2001年1月1日起正式作为国家行政机关公文至今已有一年多了，据笔者对一些行政机关公文运作的考察和了解，感到在此期间，由于对“意见”的使用连带地对“报告”的适用范围产生了相应的影响，建议性报告和呈转性报告不再使用，应换以“意见”行文。

(一)“建议性报告”不应再使用，应换成“意见”。《办法》对“报告”适用内容的规定是“向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。很明显，“报告”自2001年1月1日起不再具有“提出意见或者建议”的功能，这与“意见”的使用是相一致的，但有些机关单位并没有注意到这一十分明确的变动和要求，在提出意见时，仍然以“报告”行文。例如：××县教育局给该县政府的《关于建议进行全县乡镇中小学校舍状况普查的报告》，其发文时间为2001年6月15日，按照《办法》的规定，上述事由是属于“对重要问题提出见解和处理办法”应以“意见”行文。

(二)“呈转性报告”应换以“意见”行文。“呈转性报告”即呈请上级各部门执行的报告。就其使用范围讲，这类报告的主送机关往往是高级别的政府机关，如国务院各省级政府等。这是一类使用频次较高的“报告”，大多数属于此类。我们知道，“报告”是陈述性上行文，它不应体现请求性。从1984年起，国务院办公厅施行的《国家机关公文处理办法》就明确规定：“报告”中不得夹带请示事项。2001年1月1日起施行的《办法》在第三章二十一条中再次强调了这一要求。而“呈转性报告”在结尾却无一例外地提出：“以上报告，如无不妥，请批转各地、各部门执行”。我们可以仔细地体会一下上述情况，分明是在“请求批准”，其所含的请求性是十分明显的，尽管过去这已形成一种公文运作惯例，但用《办法》去要求是不尽规范的，尤其是“意见”已列入国家行政机关公文，而至今这种情况尚未改变过来，仍在继续。因为这类报告皆属建议性内容，完全属于“意见”的适用范围，它理应被“意见”所取代。换言之，凡过去的“呈转性报告”现应以“意见”行文。

原因探寻规范运作

文种误用的原因很复杂，有内因也有外因，有主观也有客观的，但纵观我国公文写作的发展、变化，公文写作在现代社会中的功效与影响，我们可以探求一些规律，文种的误用现象有以下几点原因：

(一)对公文文种的内涵与外延认识上的模糊

对于容易误用、混用、错用的具体文种，首要的问题是要弄清它们的真正含义与外延(范围)，掌握它们的内质、特点、功能价值、用途范围以及它们的差异性，认真地区分辨析，就会避免文种上的错用。例如：最典型的“请示”与“报告”两种文种，只要抓住关键的三点来理解与识别：一是所担负的任务不同。“请示”主要是向上级机关提出请求，要求上级机关明确批示、答复或解决问题。它需要上级表态或批复；而报告则主要是向上级机关汇报工作、反映情况，一般不要求上级批复。二是内容的繁简不同。请示一般是一文一事，比较单纯集中，这是写请示时最基本的要求；而报告有综合性的，内容往往涉及许多方面，不能带有请求事项三是使用的时间不同。请示必需在事前行文，在未得到上级机关批复之前，不可按所请示的内容行事；而报告则可以在事前行文，也可以在事中行文，也可以在事后行文。同时淡化两者文种功能的一致性，这样更增强了两者的区分点与界定。明确了文种的具体用法。再如“意见”与“报告”，“报告”的内涵减少和外延缩小，部分被新文种“意见”所代替；“公示公告”与“公示通知”，只要掌握两者的使用范围，弄清“公告”与“通知”的基本特征和差异，就不会产生误用。

(二)缺乏对公文发展动向的了解和同步的理论知识

公文的发展与时俱进，公文与社会的发展进步有着密切互动关系，特别是改革开放以来，我国经济迅猛发展，经济转型，社会变革，人们的参政意识不断增强，管理水平不断提高。公文写作也与时俱进。但人们仍固守着已有的观念和旧的东西，没有及时更新公文知识和观念，就很难发现公文的发展动态和带来的连动影响，所以在实际运用中很容易犯错。例如：“公示”是在2000年6月2313是中央办公厅《关于印发(深化干部人事制度改革纲要)的通知》(以下简称《通知》)，发出后逐渐兴起的，《通知》要求：“推行党政领导干部任前公示制。在3到5年内，地厅级以下领导干部(特殊岗位除外)的选拔任用，普通实行任前公示制”。两年多来，各地在地厅级以下党政领导干部任职前，大多按《通知》要求进行了任前公示，而使用的文种就是“公示”或“公示榜”，它们的产生虽然是时代的产物，但还没有合法的地位。就目前来看，既不是现行的法定公文，事务性公文也末涉及，但使用频率却比较高。然而，“意见”中提到的“公告”和“通知”两种文种都是法定公文，都具有告知的功能。尤其是“通知”，党政公文法规都列入了公文文种，应当在党政领导干部任前公示不能单独使用“公示”或“公示榜”，选择其一取决于公示内容的范围大小，若是向全社会公布的应当是写成“公示公告”，若是向本单位公布的应写成“公示通知”，决不能把两者混用。

(三)浓厚的感情色彩和随意性是致错的主要因素