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浅析行政管理信息化建设

[摘要]在高校管理工作中,行政管理处于基础性地位,能够为开展教育、开展科研工作提供条件。但是,高校行政管理工作需要协调多种关系,内容相对复杂,加上近些年高校办学规模逐步扩大,行政管理工作的难度进一步增加。在现阶段信息化环境的背景下,为实现高效的行政管理,必须要加强信息化建设。本文论述了高校行政管理信息化建设的重要性,并提出了进行行政管理的相关对策,旨在促进高校行政管理信息化的稳健发展。

[关键词]高校;行政管理;信息化建设

行政管理部门是高校组织结构中重要的管理与服务部门,其工作水平关系到科研、教学以及人才培养的质量。随着信息技术、网络技术、大数据技术的快速发展,高校行政管理必须积极改革创新,努力实现信息化建设。作为高校的行政管理部门,要对传统的行政管理理念、方法提出更高的要求,充分发挥信息化技术的优势,推动行政管理工作有序开展,为开展高校各项工作提供优质服务。

1高校行政管理信息化建设的重要性

(1)实现行政管理的智能化、规范化。在高校行政管理信息化建设中,工作人员通过网络开展工作,对管理系统进行整合,保证信息的收集、整合、传输、处理更加高效,使管理工作更加规范有序,从而提升管理水平。此外,完善高校校园网,发挥信息技术、管理系统的优化作用,积极创新传统人工数据、信息的处理方法,保证信息收集的全面系统,建立人事、科研、财务、科学等管理系统,发挥信息化手段优化及时修改数据,保证行政管理智能化的顺利实现。(2)推动高校信息化建设持续发展。在新形势下,高校信息化建设获得了极大发展,但信息化建设水平还没有达到完全成熟的阶段,仍旧有很大的发展和进步空间。实现良好的信息化建设能强化教学和办公效率,有利于高校行政管理工作的顺利开展。现代化信息技术的出现奠定了教育工作的发展基础,有利于行政管理水平的提升,在该背景下,新的教育理念、方法等大量出现,有利于推动高校行政管理的持续发展。(3)提升高校管理水平。行政管理信息化建设对高校管理水平的提升极为重要。以办公自动化系统为例,建立办公自动化系统,能够实现网络办公、信息高度共享,为管理人员提供个性化的工作平台。同时,办公自动化系统将与个人相关的工作任务传送到个人处理终端,并自动归集整理工作信息。通过将相关信息发送到个人手机中,教职工能够第一时间获得学校相关信息,工作强度明显下降。此外,协同办公可利用不同关键词检索查询,跟踪管理公文流转,能够使高校的各项管理工作更加高效,从而提升管理水平。

2高校行政管理信息化建设的策略

2.1科学规划行政管理信息化。高校行政管理信息化建设工作是一项庞大的、系统的任务,为顺利推进此工作,就必须要做好科学的规划工作,为后续工作奠定坚实的基础。在规划过程中,高校行政部门需要总体部署,将相关责任落实到个人,保证措施落实到位,使信息化建设能够有序、有重点地推进。在行政管理信息化规划中,要积极发挥高校技术骨干、专家以及院校负责人的作用,通过开展专项讨论工作,进一步明确行政管理信息化建设流程、模块以及相关功能,有序推进信息化建设。同时,健全完善的管理制度,结合信息化的内涵特点优化制度建设,保证行政管理信息化工作的顺利开展。为提高规划工作的科学性、有效性,要积极做好前期的准备工作,为行政管理信息化建设服务。2.2优化高校CIO体系。CIO体制在高校行政管理信息化建设中处于重要的位置。高校应结合自身实际情况对信息资源进行管理,完善管理制度、信息资源规则、服务收费标准、工作人员守则以及安全、保密规则等,积极开发、应用、管理信息系统,形成集成化的管理信息系统平台。同时,高校还要建立信息化的远景规划,明确信息化发展策略,强化信息化基础设施建设,并协调学校中跨业务、跨部门的信息化建设。对于高校重大信息化建设项目,要进行科学的论证、立项与评估,对在实施过程中进行监督,组织协调学校的信息安全活动,查处信息安全违规行为,注重责任追究,其中,高校行政部门要对学校信息化的工作规划、工作要点以及领导小组决策执行情况进行督促。此外,高校还需要组织专业化的信息人员建立专门的信息化办公室,全面推进信息化建设工作,明确信息化建设的要求以及规范,实现信息化的项目管理、资金管理以及安全管理,使投资更加精确,保证高校智慧校园建设顺利推进。2.3强化高校行政管理业务平台建设。为顺利实现高校行政管理信息化建设,必须要有统一的业务平台,主要涉及两个部门。第一,高校的业务系统能够为行政管理奠定基础,提高信息资源的利用率。第二,高校信息化运用科学、标准的框架,有助于信息化服务管理模式的出现与应用。信息化管理过程中涉及大量的信息,为了减少系统周期性、维护性以及不稳定性问题的概率,高校需要积极发挥保障平台软件的作用,避免业务间的关系过于紧密。同时,在高校平台中应用信息核心平台软件,并强化其安全性,使其功能得到扩展。此外,在行政管理平台上,还需要设置系统权限以及工作流引擎,实现信息的优质管理。通过把握编码规则、系统管理日志,以及在实际操作中明确信息系统的整体结构与规划,保证行政管理工作流程的清晰、流畅,更好地适应信息化发展需要。2.4科学处理“信息孤岛”问题。高校进行信息化建设时,不可避免地会出现“信息孤岛”的问题,要妥善处理改问题,可以通过两个方面进行解决。第一,可以按照从上到下的原则进行,高校信息化建设领导小组带头决策,对信息化建设的方案、规划等进行明确、全面、统一的管理,从而彻底解决“信息孤岛”的问题。但该方法需要有充足的资金和设备,且处理周期比较长。第二,按照从下到上的原则进行,高校信息化办公室通过沟通、业务梳理等方法,投入到不同行政管理部门的业务建设中,指导业务系统进行升级,使其满足信息化建设的标准,做到共享信息数据。同时,对新出现的业务系统,还需要对其进行项目化管理,避免出现建设重复的情况,也防止“信息孤岛”情况的再次发生。2.5完善办公自动化系统。高校行政管理办公自动化系统,也就是OA系统,能全面提高办公的效率,简化办公流程。发挥网络技术优势,优化完整的工作流程,保证工作人员便捷、高效工作,共享信息,科学分析构件。此外,对于OA系统中涉及的内部行政管理人员,高校应通过建立良好的网络办公环境,使其信息管理的服务更具个性化的特点,尽量做到每项工作任务都能够通过网络实现,如行政管理人员可以通过网络处理行政工作,利用平台发布行政管理信息,依据高校不同部门的信息以及重要性组合关键词,实现发布、查询、打印等功能。2.6全面提高行政管理人员素养人才素质水平对高校行政管理信息化工作的开展效果的影响是直接性的,因此,高校要全面提高行政管理人员的素养,强化其信息化意识理念,明确行政管理信息化建设的重要性,使其熟练把握行政管理信息化的流程、操作内容,同时,高校行政管理人员应具备专业化的行政管理知识,并在实际工作中不断学习总结,科学分析工作中遇到的问题并应用信息技术进行处理,使信息化系统功能得到进一步优化。在具体工作中,高校行政管理人员必须要严格依据信息化的标准以及操作流程,使信息更加真实、及时、完整,有效衔接组织内、外部信息。此外,为保证行政管理人员素质水平一直处于较高的状态,高校还需要做好人才引进工作,并对现有人才开展教育培训,全面提升行政管理人员的思想理念、道德水平以及业务能力等,为高校行政管理工作的高效、顺利开展奠定基础。

3结语

目前,随着高校办学规模的逐渐扩大,高校间的竞争日益激烈。在信息化技术手段广泛应用的今天,高校的行政管理工作需要积极发挥信息化的技术优势,科学规划布局,并结合高校发展的实际情况优化行政管理工作,建立信息化管理系统,为高校的行政管理系统运行提供有力支持,简化工作流程,提高行政管理工作效率,推动高校教育、科研、管理事业持续发展。

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作者:赵方圆 单位:本溪广播电视大学

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