档案信息化论文范文10篇

时间:2023-03-23 21:02:12

档案信息化论文

档案信息化论文范文篇1

【论文关键词】会计信息化档案安全性维护性

会计档案是重要的经济档案,随着会计电算化技术的广泛应用,会计档案的产生与保管也随之发生了根本性变化,原来手工记账中的纸质凭证和档案也被电子凭证和数字档案所取代,由传统意思上的档案变为了信息化档案。

1会计信息化档案的特点

1.1会计信息化档案的载体多样性

传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算纸质材料,它是记录和反映经济业务的重要资料和证据。实行会计电算化后形成的会计档案,既保留了传统意义上书面纸质的会计档案,又包括存储在计算机硬盘、光盘等存储介质中的会计数据和相应电算化环境下的财务软件系统等。

1.2表现形式的特殊性

传统的会计档案直观性强,主要以书面纸质形式保存,可以不借助任何技术手段而直接查看会计信息,但记录信息量低,占用空间大,数据查找不便且不容易保管。信息化会计档案,必须在特定的计算机硬件和软件环境下才能使用,对计算机系统的依赖性很强,但记录信息量大,占用空间小,数据查询简单方便且容易保管。

1.3信息处理的便易性

信息化会计档案因其会计信息的数字化,大大提高了会计档案的利用效率,便于会计档案信息的资源共享,但同时也加大了会计档案被篡改、破坏及泄密的风险。

1.4保管条件较高

信息化会计档案存储介质十分精密,电子数据容易因温度、湿度和其他意外情况而丢失,对使用存放环境要求较高。

2会计信息化档案管理中的问题及对策

2.1安全性

会计信息化条件下,会计档案的调阅将不再完全依赖于手工的查账,会计信息资料可以直接由软件查询,或通过拷贝光盘等存储介质直接获取相关资料,从而在会计信息档案的管理中保证档案的安全是首要问题。确保信息化档案安全首先要完善管理制度,根据相关法律法规和信息化档案的特点,制定和完善符合新环境下的会计档案管理制度,特别是要建立权限分级制度,实行岗位专人专职制度,对不同岗位赋予不同权限,在会计电子档案管理中负有不同职责,采取不相容职责相分离措施,严格岗位责任制,加强相互监督和约束。健全档案归档、档案查阅、档案目录登记和鉴定销毁管理制度,严防会计电子档案毁损、丢失和泄密。其次对信息化档案采取必要的物理保护措施。根据其档案载体的物理特性,在形成这些档案时应采用“AB备份法”进行数据的备份,对于每一备份要注明形成档案的时间与操作员姓名,最好做异地存放,存放地点还应远离磁场,注意防尘防潮防静电防高温。对这些采用磁性介质保存的文档,还要定期进行检查,定期进行复制,以便在再利用或发生意外时能及时恢复数据,保证数据的完整性。第三对传输、存档的会计信息化档案要提供保密功能,最好使用相关的档案管理软件能对产生的会计数据提供相应的加密措施,即使数据丢失,没有特定软件解密仍不能读取数据,保证其不会泄密。第四对保存有信息化档案数据的计算机应采取物理上的隔绝,只接入财务系统内部局域网,与Internet互联网物理断开,同时还要严格禁止在相关的计算机上直接使用移动存储介质,必须用最新杀毒软件查杀完毕后才可使用,防止计算机病毒感染,造成数据被破坏。

档案信息化论文范文篇2

(一)多媒体技术的概述

电子文件信息就是多媒体信息的本质含义,是指通过文本、图像、声音、视频等方式展现出来的信息。计算机系统中包含两种及以上的多媒体信息时,我们称之为多媒体系统。多媒体技术包含媒介和媒体两种要素,可以改变档案信息管理的陈旧性,实现完全的、开放性的计算机管理。

(二)多媒体技术与档案信息化建设的关系

当前,档案建设面临着巨大的机遇和挑战。随着经济建设的脚步不断加快,档案种类和类型的增加,传统的档案管理技术方法以及传播形式与途径已经呈现落后的状态,不能满足社会发展需要。而多媒体技术拥有信息储存量大、形象直观以及传播渠道广等优点,可以为档案信息化的建设带来很大的便利,为档案信息化的管理与建设提供先进的技术和科学的手段,发挥档案信息的最大价值,对于提高档案信息化管理的水平和质量有着推波助澜的作用。

二、多媒体技术在档案信息化管理中的难题

(一)档案信息传输中的知识产权

实现档案信息数字化,以及网络资源的共享是档案建设的最终目的。然而,网络传输这种新的信息传播技术虽然打破了传统的信息传输格局,超越了时间和空间的限制。同时,也为数字化产品带来了侵权的风险。档案是知识产权的表现形式之一,是受到版权保护的。社会的发展让人们逐渐开始重视知识产权,所以档案信息化管理工作务必要注重对著作权的保护。在实际工作中,确定馆藏档案的著作权和所有权人,作品在网络上进行传播之前必须取得著作人的授权,否则未经著作权所有人同意任意使用档案便属于侵权行为。

(二)档案规范化管理的原则

只有制定和实施档案管理的工作规范和标准才能切实的提高档案管理工作的质量与效率,也是实现档案信息数字化目的的现实需要。实现档案信息数字化,必须坚持管理规范化的原则,按照相关的标准对档案进行保管、传送、使用等工作。加强人员的素质建设,实现部门、岗位与个人之间的权责关系明确,避免出现档案保管不完整、不规范及其价值被浪费的情况。

(三)档案信息安全保障体系的建立

安全保障体系对于档案信息化的建设有着关键作用。目前,我国的档案信息安全保障体系不完善,相关的法律规范以及制度不健全。在管理工作中出现缺乏有效的安全技术,健全的管理体制等,给档案信息化建设带来不便。而随着设备和技术软件的发展,从事黑客等网络不法事业的相关组织技术也在进步,档案的安全受到极大威胁。档案信息化管理的概念是动态的,不能以绝对的目光来看待档案的安全性,应该时刻保持警醒,不断的升级网络技术、完善管理体制、更新管理办法以及提高管理人员的素质,以确保信息数据的安全、保证档案信息化建设稳定的前行。

三、多媒体技术在档案信息化建设中的应用

(一)建立档案信息库

以现有馆藏为基础,通过计算机网络技术建立数字化的档案信息库,对信息和数据进行存储和管理。在建立档案信息库之前,必须要做好相关准备:构建一个档案管理的多媒体平台。建设子系统、数据存储子系统以及数字化处理和数字化信息输出子系统,完善档案信息数字化管理系统。使档案的加工、传输和利用等流程成为一个完整的体系,不再独立分散;对于媒体之间工作时间进行控制,需要同步的媒体工作进行同步控制。系统应该满足操作界面的生成、数据库的管理以及添加交互功能的要求,并支持不同应用系统和软件的运行,提供安全的运行环境。还需要对数字化信息系统中的数据进行分类,不同的档案需要采取不同的处理方式、不一样的管理措施,避免一体化带来的资源浪费,提高数据库存储和处理信息数据的工作效率,满足不同用户的不同要求。

(二)信息系统的检索程序编制

档案信息数字化的首要要求就是目录信息的数字化,档案目录数据库能够实现档案资源在数据库中的条理性,是整个数据库建设的基本。首先,要建设一个目录信息的仓库,完善相关的目录数据、专题目录数据以及各类资料文献的目录数据的输入、媒体制作和检索体系,实现准确快速的查找信息数据。其次,建立档案的著录标引和机读目录系统。其中档案的著录标引检索自动化是档案自动化管理的核心,对于档案信息资源的要求很高。要实现档案的著录标引检索自动化,首先要输入大量的数据,以档案著录表现出相关信息数据的主旨和参考价值,注明档案的出处与来源,保管现状等。同时对档案的特性做出分类、选择和登入,为管理人员带来工作便利的同时使用户的查找也更加轻松。建立机读目录可以实现用户在计算机上的检索。将著录的条目信息按照规范标准录入到系统数据库当中,以特定的模型为连线将它们组织串联起来,形成一个个的集合,为档案目录的数据管理提供相关技术基础。

四、结束语

档案信息化论文范文篇3

【关键词】民政档案;信息化;服务水平

民政档案的管理过程中,信息化管理目标的实现比较关键,这也是民政档案管理发展的重要趋势。信息化档案管理服务水平的提高,是当前民政档案管理发展的重要课题,通过从理论层面加强对民政档案信息化服务的研究,对实际发展就能起到积极促进作用。

一、民政档案信息化的服务特征以及存在的问题分析

(一)民政档案信息化的服务特征体现分析。民政档案的信息化管理过程中,在服务方面已经有了新的特征体现,在民政档案管理信息化服务对象的大众化的特征上比较突出。当前的档案管理信息化人才比较紧缺,只有充分注重信息化服务人才的应用,才能提升档案信息的服务水平,在档案信息的大众化服务目标方面才能实现。再有就是在民政档案信息化服务的需求热点生活化的特征上有着体现,在社会保障的信息以及房屋产权和动拆迁政策的信息方面是比较重要的信息内容。注重民政档案信息化服务的内容,才能真正有利于档案管理的水平提高。(二)民政档案信息化的服务问题分析。民政档案信息化服务的发展过程中,由于受到多方面因素的影响,还存在着一些问题有待解决,这些问题主要体现在对民政档案信息化服务的宣传工作没有加强。一些民政档案信息的完整性方面没有得到有效保证,对档案信息的收集存在着一定困难等。这些都是由于在相应的宣传工作上没有得到加强,从而就对民政档案的信息化服务方面产生了很大的阻力。民政档案的信息化服务发展过程中,对一些基础设施的建设方面还没有加强,在相应的档案信息网站的建设上存在着不足。例如档案信息化服务中的基础设备,扫描仪以及打印机等,都是必要的基础设施。从实际的民政档案信息化建设的情况来看,在这些设备方面还没有具备,有的是存在故障没有及时维修等,这些方面都会对民政档案信息化服务的水平提高产生阻碍。另外,民政档案的信息化服务过程中的方式比较单一化,在人性化的服务目标方面还没有实现。我们要对这些层面的问题进行详细的分析,然后找到针对性的措施进行应对,保障民政档案信息化服务水平的提高。

二、民政档案信息化服务提升的策略探究

为促进民政档案信息化服务水平的提高,就要注重科学措施的实施。笔者结合实际对民政档案信息化服务水平提升的方法进行了探究,在这些方法的应用下,就能对民政档案信息化服务质量的提升起到保障作用。(一)基础设施建设要完善。民政档案信息化服务水平的提高,需要相应的基础设施的支持,所以在这一基础层面要能满足实际要求。民政部门的领导要对民政档案管理的工作有充分的认识,能够和时展的要求相结合,对民政档案事业的发展重要性能得以重视。在档案服务的业务质量层面进行提高也要有相应设备支持,所以在资金的投入上要充足,注重数字化技术以及网络化技术的科学应用,在新的设备应用方面加强培训等。只有在基础设施的建设工作上得到了加强,才能真正有利于档案服务水平的提高。(二)做好宣传工作。在对信息化民政档案服务的加强过程中,对大众媒体要充分的利用,做好宣传工作,将电视以及网络和微信、微博等媒体综合性的应用,加强民政档案服务的重要性宣传工作。在有条件的援助服务开展方面也比较重要,通过加强宣传,就能让档案管理服务人员的责任意识得以强化,在实际工作中提升工作效率。(三)民政档案信息化服务水平的提高,在咨询服务方面要积极的拓宽,在计算机的检索工作目标上要能得以有效实现。档案咨询服务工作的实施,主要是将档案作为依据,然后对个别问题的解答向需求者提供服务的方式,在咨询服务水平的提高方面,就要注重方式的选择。通过QQ以及微信平台或网络平台的应用等,都比较有利。只有在服务水平上得到了提高,才能进一步的加强民政档案信息化的良好发展。(四)民政档案信息化服务水平的提高,要注重相应制度的完善建立。在制度上进行建立就要和实际情况结合,在制度的制定中要充分考虑制度的可行性,以及在信息服务的安全性方面得以保障。注重档案信息的完整性校验以及安全审计和入侵监控等,只有在这些安全方面得到了保障,才能有利于民政信息化档案服务水平的提高。

三、结语

总而言之,民政档案服务水平的提高,要注重信息化技术的科学应用,在信息技术的应用上提高档案服务的水平。面对新的发展环境,民政档案信息化服务的要求会不断提高,相关的领导就要能从多方面详细分析,注重档案信息化服务的精细化,这样才能有助于服务目标的实现,呈现良好的服务品牌。

作者:袁振 单位:洮南市民政局

【参考文献】

[1]苏晓云.创新科技档案服务模式的研究[J].机电兵船档案,2016(04).

档案信息化论文范文篇4

关键词:企业档案信息化建设问题

0引言

在全国档案工作“十一五”规划中,档案信息化建设已放到突出位置,得到高度重视,但按现状看,档案信息化建设至今仍未全面普及推广,目前只限于政务公开、民生档案建设等层面,中小型企业对档案信息化建设工作的实际推广实在太少,这种发展的不平衡现象众所周知,不容忽视,现结合本单位(小型企业)的实际情况,浅析企业档案信息化建设中存在的问题及对策:

1企业档案信息化建设存在的问题

1.1领导重视不够。每件事情要大力推广,领导们的高度重视是离不开的,但目前大部分中小型企业的领导都没有认识到档案信息化建设的重要性,经费上不予以支持,使企业档案信息化建设进程缓慢。

1.2软件不适用。本企业也在推行“无纸化”办公,设立OA平台,把档案的基本信息录入电脑,通过搜索关键字查找所需文件。但由于本企业的OA系统较适用于文书档案,对于科技档案的查找并不便利,所以得不到充分利用,效果并不理想。

1.3存储设备落后。本企业的档案室是2001年建成,当时并未考虑对电子档案进行管理,缺少专门的磁介质档案存储设备,而数字档案对设备的依赖性是比较强的,这对电子档案的管理带来了一定困难。

1.4电子文档管理不完善。本企业已使用局域网,电子文件可储存在“资料库”,全体员工根据各自权限读取文件。本来这是一个很好的沟通渠道,但由于管理不够完善电子文件存放的位置(路径)没有明确规定,甚至有部分员工把文件只存本机,造成档案的不完整,查找不便利。

1.5人员素质未能适应需求。目前本企业的2名档案工作者均为兼职,只通过市档案局的上岗培训,对电子档案处理并无深入学习及参加市档案局组织的培训。档案知识不够专业,对新规定新要求了解不够,信息接收不够及时。这样,不利于档案信息化建设的实施。

2企业档案信息化建设的对策。

2.1加强领导对档案信息化建设的重视。企业领导应认识档案信息化建设的重要性,其目的在于提高企业领导的决策和管理水平,并且应认识到建设一支档案信息化人才队伍是企业档案自动化的客观要求,同时,加大力度推广档案信息化建设,要求全体员工积极配合。

2.2选择适用于本企业的档案管理软件。目前,市面上的档案管理软件种类繁多,有的偏重于文书档案,有的偏重于科技档案,应根据本企业的实际需要选择,最好能与开发商协商,量身订造合适的软件。

2.3完善存储设备。档案的收集、保管、利用都是同等重要,缺一不可,因此,档案装具要齐备、充足,符合规范要求,各门类、不同载体的档案存放科学、合理、有序,既方便日常查找,又能保证突发事件中的及时抢救。公务员之家

2.4完善电子文件的管理。首先应制定电子文件的管理规范,要求全体员工严格执行,并且要确保档案信息安全,定期刻碟保存。

档案信息化论文范文篇5

【摘要】当前,计算机管理已经广泛应用于各行各业。本文针对医院档案管理的信息化进行探讨,分析了医院档案信息化需要面对和解决的问题,提出了对应的策略。

【关键词】医院档案管理信息化

1何为档案的信息化管理

1.1档案信息化管理的内涵

档案信息化管理的内涵包括两个方面:一是应用信息技术对档案信息系统集成、有序分类、便于查询、开发应用,对档案的鉴定分类、编目、排序、检索、归档保存等进行高效的管理,以提高医院的管理效率。二是用信息流来调控档案物流,最终实现“无纸化”管理,促进管理创新。

1.2档案信息化管理的内容

(1)数据资料信息化。应用扫描仪、计算机和网络把应当存档的文件、资料信息等以统一规范的数据格式录入计算机,以备处理。

(2)工作流程信息化。通过专用软件实现档案分类、编目和排序,为此首先需要规范管理流程、确定岗位员工的工作标准,减少人为调控和干预。为保证文档一致性,医院办公自动化系统要与档案管理系统兼容。

(3)档案检索信息化。在施行分级检索制度的前提下,通过医院网络和互联网可随时准确地检索到所需要的存档文件、资料、原始记录、文献等。

1.3档案信息化管理的条件

一是需要配备开放式电脑查询检索系统,向利用者提供快捷、方便的档案信息服务。

二是要加快医院局域网络的建设。

三是需要建立档案用户信息库,及时分析、了解用户对档案的需求,有针对性地编辑完整的系统档案信息,提高档案利用率。

四是要紧紧围绕中心工作,多角度、多层次、多形式地开展利用宣传活动。

2医院档案信息化管理的重要性及必要性

2.1适应社会发展的需要

现代信息社会日新月异,人们对各种时效性强、具有高价值的档案信息的需求量越来越大,对利用网络实现档案资源共享的要求越来越强,对档案工作服务信息化的要求也相应地越来越高,传统的档案管理模式及各业务环节已不断受到新的挑战。

2.2提升档案管理水平的需要

从总体上来看,医院档案管理现代化程度不高,有些单位还比较落后,这就需要不断更新管理意识,改革管理方法,运用先进的设备与技术,提高工作效率,实现管理的现代化,从根本上提高档案管理和利用的水平。

2.3确保医疗事业可持续发展的需要

档案信息化管理不仅有利于发现、培养和造就大批人才为医院事业发展服务,而且将会大大提高工作效率,使档案信息资源得到更加充分的开发利用,同时可以延长档案寿命。

3医院档案信息化管理需要解决的问题

3.1需要大量资金投入

医院档案信息化的初期建设需要整体规划,包括整个硬件平台和网络基础设置,如需要投入的设备就有计算机、扫描仪、数码相机、刻录机、缩微设备、打印机、复印机等,还需要进行信息的安全防护,这些都需要很大的经费投入。另外,这些电子产品更新换代速度快,生命周短,其后续的维修、更换、升级等也在一定程度上制约了档案信息化工作的开展。

3.2任务繁杂,工作量大

医院档案的信息化管理有很多优势,但其工作量并不轻松,档案的信息化建设需要完成的工作很多:(1)对现存档案室的纸质档案进行数据化处理,通过扫描缩微等手段,将其转换成电子文件。(2)要利用文档处理软件按照标准要求对数据库进行规范整理,便于检索利用。(3)要对医院职能科室和业务科室提供网上利用平台,搞好远程服务。(4)要采取数据备份,数据加密,设置防火墙等多种防护措施,确保档案信息安全。(5)要根据电子信息技术的不断完善与进步,要对电子文件进行转换升级,使其处于可用状态。(6)纸质档案与电子文档并存,工作量是双倍甚至是多倍。

3.3难以获求满足工作要求的人才

档案信息化管理要求工作人员要有相适应的熟练的计算机操作技能,有获取判断运用信息的能力,要有精通的档案业务知识。那种既会档案管理、计算机操作,又懂卫生管理的复合型人才大受欢迎。但档案部门待遇不高,优秀人才难以吸引进来,进来后又难以留住,冗员又难以消化。

3.4需要转变传统的服务方式

传统的档案管理处于一种封闭的环境下,收集的也只是上级发来的红头文件、科研课题等等,没有对信息进行深层次的开发和加工,致使应变能力不强,竞争力不高。而档案信息化面对的是远程的看不见的,是背靠背的服务,服务方式是公开的透明的全方位的,服务质量要经得起网上的检验。这就要求我们要更新服务理念,拓宽服务领域,提升服务质量。

4正视问题所在,加强医院档案信息化的建设

4.1医院档案信息化的问题所在

(1)基础设施有待完善。大部分医院的局域网建设还有待完善,有的办公自动化系统尚未实施,形成不了医院档案专业体系,档案信息化管理也由此受到制约。

(2)技术保障与政策支持不够。保证电子文件信息安全的技术措施还有待于相关法律、法规、规章和标准的引导,电子文件的法律地位尚未确立。另外信息安全技术问题也缺乏明确的管理性、业务性和技术性标准。

(3)相关体系规范有待健全。档案信息化建设的前提和必要条件是档案工作的标准化、规范化。目前虽然已有一些标准规范出台,但还不能满足档案信息化快速、有序的发展。制约着信息交流的范围和程度,直接影响着档案信息化建设的步伐。

4.2医院档案信息化的措施

(1)加强基础设施建设。包括软硬件方面的设施,即各种机器设备、各种档案自动化处理程序、档案数据库建设等。

(2)重视人才培养。档案信息化建设涉及的技术性较强,要采用各种措施,培养既掌握档案管理知识,又通晓计算机和网络技术,又熟悉医院业务的复合型人才,以满足档案信息化建设的需要。

(3)加强安全管理。一方面要制定严格的档案信息化安全保密制度,强化从业人员的安全保密意识和安全防范技能,另一方面要完善档案管理系统和严密的流程化处理机制,引入科学实用的网络安全应对策略,加强监控。

参考文献:

[1]程洁.医院档案信息与数字化管理初探[J].实用全科医学,2007,(05).

档案信息化论文范文篇6

【正文】

随着档案信息化建设的逐步展开,人们越来越多地意识到,档案信息化建设不仅涉及大量技术问题,而且也涉及许多过去从未碰到过的管理问题。对绝大多数档案管理部门,特别是市县级档案管理机构而言,在实践中单纯依靠其自身的技术力量很难顺利进行有关信息化内容的建设。据笔者调查,目前已经或正在进行档案网站与数字档案馆建设和档案数字化转换的单位,都不同程度利用了外部技术力量。可以认为,各级档案管理部门在档案信息化建设中利用外部技术力量将成为一个带有普遍性的做法。从表面看,这是一个技术问题,但实质上它是一个管理策略问题。如何科学选择信息技术供应商以及档案管理部门在信息技术外包过程中究竟应扮演什么样的角色,这些都是当前迫切需要做出回答的问题。

一、档案信息化中的信息技术外包策略及其驱动因素

信息技术外包(ITOutsourcing)是指组织以合同的方式委托信息技术供应商向组织提供所需要的部分或全部信息技术功能。

根据外包业务的具体内容,可将档案管理部门的信息技术外包业务分为如下几种类型:一是软件业务外包。它具体又可分为:①购买供应商开发的即买即用的应用软件包。如档案管理部门根据需要从市场上选择购买文档一体化管理系统或电子文件管理系统;②购买供应商开发的应用软件包,同时要求供应商根据本单位的要求进行某些修改。如针对档案数字化中对档案原始性特征保护的要求,某些单位在购买普通文字图像识别系统的同时,要求供应商对文字图像识别系统的某些功能进行修改;③要求供应商为本单位开发一个完整的能满足其业务需求的全新的电子文件管理系统,而不是购买市场上已有的通用电子文件管理系统或文档一体化管理系统,这种外包要求通常出现在一些特种行业与部门的文件与档案管理工作中。

二是数字化转换、档案网站建设或数字档案馆建设的工程业务部分或全部外包。这类外包表现为档案管理部门不仅向供应商购买有关应用软件包,而且还要求供应商提供与软件在档案管理中应用的部分或一揽子服务。如由供应商负责对传统介质档案的数字化转换、负责档案网站的建站与维护、数字档案馆基础设施构建、档案数据压缩与传输等具体工程业务项目。

三是将信息技术资产、人员及租赁资产等交由信息技术供应商负责管理。它是在前两种信息技术外包基础上发展出来的一种延伸性外包形式。在档案信息化进入数字档案馆建设阶段后,这种外包形式可以尝试使用。

档案管理部门在档案信息化建设中有选择地进行信息技术外包是由众多因素共同驱动的。这具体表现在:

第一、当前各级档案管理部门信息技术能力的限制。档案信息化各项内容的建设都需要更多的信息技术专业人才,而我国各级档案管理部门中这类人才却十分缺乏。从解决问题的方法上看,经过继续教育,现有档案管理人员可以在一定程度上适应技术操作的要求,但要其胜任文件管理系统的软件开发、档案网站设计与维护、数字档案馆构建等工作却有较大难度。从国际范围看,即使是在信息技术十分发达的欧美诸国和人才实力雄厚的国际知名公司,它们也十分流行利用信息技术外包策略来确保某些信息化项目的实施。因此,信息技术外包不失为解决档案管理部门内部技术能力有限的重要方法。

第二、档案管理部门经费预算的压力。选择更加节约的方式是档案管理部门在信息化建设中必须首先考虑的问题,信息技术外包策略如果运用得当,可以使档案信息化建设少走弯路,缩短周期和节约成本。一方面,信息技术供应商可以在多个客户之间共享软硬件、人力资源和知识,也可以通过批量购进软硬件资源而获得更多的折扣,从而有效降低档案管理部门的固定成本投入;另一方面,信息技术供应商一般都拥有比档案管理部门更加丰富的技术和资源,这决定了它能提供高质量、高效率、高效益的服务,由此也可降低有关成本。有关调查显示,将信息技术全部或部分外包可以平均节省9%的成本。

第三、档案信息化发展阶段的要求。笔者曾将我国档案信息化建设从总体上划分为计算机辅助档案管理阶段和电子档案工程阶段。在计算机辅助档案管理这一起步阶段,其信息化基本目标是运用计算机模拟传统手工管理方式,建立“计算机辅助档案管理系统”。电子档案工程阶段是档案信息化建设的高级阶段,这一阶段的信息化基本目标是建立档案网站和数字化档案馆,实现电子文件的网络化管理与服务。当档案信息化处于计算机辅助档案管理这一初级阶段时,其技术复杂性不高,有关功能也相对简单,对信息技术外包的需求程度不高;随着档案信息化向电子档案工程阶段的发展,在建设过程中对技术和功能的要求逐步提高,这也驱动档案管理部门选择信息技术外包策略以完成有关建设目标。

二、实施信息技术外包策略的支撑条件

值得注意的是,信息技术外包也存在一定风险。为了保证信息化进程中信息技术外包策略的顺利实施,档案管理部门也应具备相关的支撑条件。具体表现在:

第一、外包项目的科学管理策略。档案管理部门在信息化建设的不同阶段,其具体目标各不相同,外包的技术项目也有所区别。如何根据档案管理部门的管理基础、技术水平和社会功能科学分析不同时期的信息比具体目标,结合技术外包项目的特点科学选择信息技术供应商,并对外包过程进行科学管理等都是决定信息技术外包策略能否成功的重要因素。具体而言,档案管理部门应首先结合有关因素识别其当前需求,科学制订档案信息化建设的总体规划、目标任务和实施步骤。其次,应选择适当的技术项目进行外包。档案管理部门正确定外包项目时,应综合考虑相关因素,原则上是效益成本比和战略价值双高的业务不外包,而其他情况则要具体问题具体分析。例如,档案管理部门应重视信息安全问题,对一些高度敏感的数据项目应选择自建或慎重外包,并在外包过程中加强对信息技术外包风险的控制。在信息技术外包过程中,档案管理部门要不断赋予外包商完成其工作职责的权利,而伴随这一过程则可能出现档案管理部门主动控制权的丧失。档案管理部门在风险管理中,应利用合同对外包商的服务时间与质量进行控制;通过需求分析和合同测度对可能出现的成本攀升进行控制;通过强化自我保护和社会保护(如知识产权保护)意识,对信息秘密和有关知识产权进行保护。最后,档案管理部门应科学实施对外包业务过程的管理,特别是对外包项目有关文件的管理。信息技术外包业务过程一般分为外包业务选择、外包方案评估、外包合同管理、外包服务的监督等。对上述外包业务过程的各个具体环节档案管理部门都要进行科学控制与协调。其中,制定外包项目建议书和外包合同是两个十分重要的环节。档案管理部门在外包项目建议书中要定义档案部门对信息技术的需求,并据此对所需的硬件、软件、服务、成本与时间等提出要求;在外包合同文件制定中,则应包括档案管理部门与外包商的职责与义务、外包项目的质量指标、服务水平的调节、数据与信息的机密性及违规处罚和培训等事项。

档案信息化论文范文篇7

由于企业档案信息化建设不仅是一项复杂的系统性工作,而且还要兼顾软硬件的基本设备,因此,这对档案工作从业人员提出了符合社会发展的现代化档案人才的要求。大部分企业档案从业人员认为只是简单利用计算机软件将企业档案信息录入到计算机中,并保管好就达到企业档案信息化建设的目的了。而且还有一部分企业档案人员结构不合理,综合素质、水平出现层次化、多样化的特点;档案从业人员大多不是专业院校毕业,所以缺乏科学系统的专业教育,很多档案人员都是参加在职档案专业知识培训,对于计算机信息化知识更是匮乏,所以对档案信息化建设不知从何下手;还出现一人多岗、一身多职等情况。这都无法满足构建企业档案信息化建设的要求。同时,有些企业领导层不重视档案工作,不能清晰的认识档案工作的重要性,他们只注重企业生产技术性人才的培训,忽略了档案工作者的学习培训,不能通过企业渠道或其他培训方式,让企业档案人员参加相关技术知识的培训或与兄弟单位的学习交流活动,为其提供更好的交流学习平台。

二、煤矿企业档案信息化建设的改进措施

所谓档案信息化建设是进一步提高企业档案管理和服务水平,实现档案工作科学发展的重要举措,它是依靠现代化档案人才及现代信息技术两大资源,共同完成。因此,我们要建立创新的档案管理体制,勇于克服建设中所出现的因素,有序的推进煤矿企业档案信息化建设进程。

(一)不断加强专业知识学习,提高认识、更新观念企业档案真实地记录了企业发展的历史,是服务和推动企业进一步发展不可替代的信息资源,而档案信息化充分发挥了这一效果。当今信息化的新时代对档案工作有了更进一步的要求,档案从业人员不仅要具备深厚的档案专业知识,还要信息化建设所要求的计算机信息知识,这样才能适应档案信息化建设的职业技能需求。因此这就要求企业领导层及档案人员要高度重视档案工作,要对企业内部专、兼职档案人员的工作进行配合协调支持。同时,我们档案从业人员也要摆脱传统观念的束缚,要站在企业发展的高度,提高认识,与时俱进,传统的墨守成规早已不适应现代化社会发展的需求,要主动更新观念,创新管理档案工作方法。

(二)建立完善管理奖罚机制,从根本上促进企业档案信息化建设企业不仅要根据《档案法》及《甘肃省档案管理条例》的相关规定,进行完善档案管理制度,还要加强企业档案管理奖罚机制的建设,它是从根本上调动企业档案信息化的建设。奖罚机制能有效的引导和规范档案从业人员的行为朝符合企业需求方向发展,是规范企业档案人员行为和激励档案人员工作热情的重要手段。古语有言“重赏之下必有勇夫”,所以企业应该不仅注重物质利益的给予,更重要的是对其自身价值和努力的承认。所以在奖罚机制的作用下,它对企业日常运作,对档案从业人员工作积极性,将会产生极大的调动作用。

档案信息化论文范文篇8

当今社会现代信息技术的快速发展和不断完善,使文件的形成电子化,存储形式数字化,传递网络化,管理动态化已经成为普遍的趋势。纸质文件的比重呈逐渐下降态势,而电子文件的数量持续上升,电子文件和数字档案将日益成为馆藏的主要档案信息资源。档案工作的内容和重心发生了转变,档案管理方式也必然随着发生变化。国家档案局经科司副司长王岚博士在2006年中国档案信息化年会上曾经说过“档案信息化是档案部门无法绕过的障碍,也是必须要跨过的颠峰”。档案信息化其实就是档案管理的一次变革,采用信息化技术来提高档案管理效率。杭州钢铁集团公司作为中国企业500强之一,办公自动化系统、ERP系统已成功建成运行,在企业信息化建设上已经处于行业前列。经过50年的发展,杭钢集团公司已经形成和积累了比较丰富的档案,截止2013年12月,杭钢档案馆馆藏档案52067卷,以件为单位的档案51202件,照片2692张,磁性载体档案153盘;底图14.92万张,资料2233册。列入年报统计范围的杭钢集团公司(含杭钢档案馆)馆室藏档案142595卷,以件为单位的档案60779件,照片7794张,磁性载体档案176盘;底图22.68万张,资料23646册。但是,杭钢的档案工作就其整体水平和发展进度来看,对照国家档案行政管理部门的规范要求,还有许多薄弱环节、甚至是致命弱点。一是档案信息资源的集中管理,特别是集团公司、股份公司机关的会计档案、基建技改项目前期文件材料和决算档案、股份公司董事会及证券部有关档案等重要档案资料至今没有向档案馆完整移交。二是档案信息化建设,与企业信息化建设(OA、ERP等)比较,没有同步考虑和推进。尤其是在业务档案规范、高效管理和利用方面,各种问题逐渐凸显出来:主要表现为1.1杭钢集团各二级单位各类档案数量多,日常档案管理工作强度日益加大。1.2尽管杭钢集团在用档案管理系统,但主要是针对条目进行管理。实体档案与电子档案大都仍然采用传统的管理方式,导致档案的利用效率低、利用及时性、全面性、完整性均存在问题。1.3杭钢集团各二级单位较多、区域分布较散,跨区域、跨单位间的业务档案信息利用成为一大难题,无法实现整个杭钢集团统一的业务档案数据共享中心。1.4杭钢集团形成的档案中,深层次、更高级、更有价值的数据未能从信息中挖掘出来,对集团相关单位提供准确、安全、快捷的信息,提高集团整体经济生产力起到的支持力不够。1.5杭钢集团总部档案部门无法实时监控各二级单位各类档案收集、管理情况,并很难对各二级单位档案业务进行实时督导和监控;

2杭钢档案信息化建设的目标和主要内容

对此,公司办公室在档案馆的改造中启动了信息化建设项目,到目前为止,杭钢已投入合同金额103.7万元用于档案信息化建设。项目在2010年3月开始准备,2011年1月正式启动,2011年10月钢铁主业生产单位及辅助部门的18家二级单位档案管理人员上线操作。并明确提出杭钢集团档案管理信息系统建设的最终目标是:按照总体规划、分步实施的要求,逐步建成一个由现代计算机技术和网络技术构成的跨区域、分布式、多功能、规范化、集约型管理的高效、开放、共享、虚拟、资源丰富的数字化“杭钢档案馆”。2.1阶段目标,2.1.1第一期实现杭钢档案馆和钢铁业二级单位档案信息资源的数字化,包括现有馆(室)藏档案有重点地逐步进行数字化处理,杭钢档案馆和钢铁业二级单位的档案信息管理软件系统接入办公自动化系统,电子文件通过办公自动化网络和光盘等手段和方式接收进杭钢档案馆。档案形成单位和部门可以利用档案信息管理系统或电子载体形式进行电子档案的移交;档案专业技术人员可以利用计算机和网络技术实现档案信息资源采集、分类、整理、编研、提供利用服务和进行档案工作的日常管理;合规用户根据授权可以在网络上实现档案信息资源的查询利用和档案业务咨询。2.1.2第二期实施集团公司在杭单位的档案信息资源数字化管理,并通过网络手段与杭钢数字档案馆信息系统相连接,实现档案信息资源的共享。2.1.3第三期实施集团公司杭外单位的档案信息资源数字化管理,并通过网络手段与杭钢数字档案馆信息系统相连接,实现档案信息资源的共享。2.2档案信息化建设的内容2.2.1基础设施设备建设杭钢集团公司由于公司内网布局已经完备,基础设施的主要内容就是配备与档案信息化建设相适应的支撑软件系统运行和相关档案业务工作的硬件设备。如:工程扫描仪、工程一体机、大型绘图仪、非线性编辑、音视频数据采集转换等设备。目前档案馆已配备了计算机6台、笔记本2台、高速扫描仪(3台)、打印机(2台,其中网络打印机1台)、光盘刻录机(2台)、数码照相机(1台)。为档案信息的采集、交流、交换和档案业务的监督、检查、指导服务。同时在数字档案信息存储管理平台上配备服务器(2台)、存储器(1台)承担档案信息主数据存储管理。在数字档案信息应用平台上配备计算机4台、终端4台:其中档案馆工作人员计算机2台,用于借阅利用和其他管理工作;档案馆用户查询计算机2台(独立连接国际互联网)、终端4台,装载应用软件系统,通过网络连接服务器群,提供在线利用。配备打印机2台、光盘刻录机2台,为用户提供档案信息载体。2.2.2钢铁主业二级单位档案室管理:一是加快现有馆室藏档案整理。按照国家和省档案行政管理部门和冶金系统档案工作标准、规范加快对现有馆室藏档案的整理、整改工作:杭钢档案馆、钢铁业各二级单位、非钢产业各单位需分步完成文书档案、职工档案、会计档案、实物档案的整改,以及完成照片档案、印章档案、科技档案的整理、整改。二是加强档案目录及其数据库建设。现已拥有各类档案管理软件、具备建立档案目录数据库的单位要充分运用计算机技术,加快档案目录数据库建设,并为下一步移植到数字档案馆管理系统做好准备。三是规范电子档案归档管理。集团公司机关各部门要根据公司档案管理规定和要求,抓紧整理移交应归档的纸质或其他载体档案材料;加强对本部门电子文件的积累、鉴定、著录、归档移交工作;职能部门在与外单位签订设计、勘察、监理、施工、设备采购等合同时,要提出在移交纸质档案的同时移交电子档案的要求,其中设计、勘察、设备供应方必须提供电子文件归档。2.2.3电子档案信息的管理和利用目前,杭钢档案馆的电子档案信息管理主要负责对采集到的档案信息进行规范整理、分类、管理,使之有序化。对采集的符合或通过转换使其符合档案管理规范的数字信息及其元数据,根据采集时所带的目录信息,采用《杭州钢铁集团公司档案分类编号实施办法》和《归档文件整理规则》等标准的分类方案将这些数据有序地存储到系统中。截止2013年12月,杭钢档案馆机读目录案卷级3.05万条,文件级19.31万条,集团公司(含杭钢档案馆)机读目录案卷级5.58万条,文件级25.64万条。数字化加工转化集团公司科技档案37547件,集团公司文书档案13046件;钢铁业二级单位科技档案12233件,文书档案馆619件。同时,根据逻辑关系将符合《中国档案主题词表》、《冶金档案主题词表》、《杭州钢铁集团公司公文主题词表》有关要求的主题词和符合《中国档案分类法》、《冶金档案分类法》、《杭州钢铁集团公司档案分类编号实施办法》有关要求的信息分类号组合在一起所形成的一套分类号主题词对照表,系统可以从对照表中自动提取相应的分类号—主题词,完成标引任务。此外,根据档案工作标准对整理立卷的档案或以件为单位整理的档案,进行分类后按不同要求自动编目,提供在线查询和输出为纸质载体。对重要文件和档案信息进行全文采集、转换、识别、压缩、加密、和检索等管理与利用。

3杭钢档案信息化建设的改进建议

档案信息化论文范文篇9

一、新时期房产档案信息化建设的意义

(一)推进房产档案信息化建设的重要性

当前部分房产档案管理部门尽管都已利用计算机来对房产档案进行管理,但并没有实现完全的信息化,还需要人工来进行整理,而且在保存上还采用的是纸质档案,人工进和查找和计算机检索并存,这种管量方式已经无法与当前新时期房地产发展的形势相适应。作为房地产管理部门,为了能够更好的对房产档案信息进行掌握民,确保权属信息的真实可靠,则实现房产档案数字化已成为必然趋势。所以在当前新时期,加快房地产档案信息化建设,建立一套与当前房地产业发展形势相适应的房产档案信息系统具有极为重要的意义。

(二)推进房产档案信息化建设的紧迫性

目前在我国国经济发展过程中,房地产业具有举足轻重的地位,已成为当前国民经济发展的支柱产业。同时房地产管理部门在宏观经济发展及调控中的地位也日益突出,其责任越来越重。随着房产档案利用率的增加,房产档案被查询、翻阅及复印的次数越来越频繁,这就导致档案原件的寿命在不断的减少,在利用过程中所给档案材料所带来的各种损伤不可避免,所以为了实现对房产档案原始资料的有效的保护,确保为公众提供优质的服务,当前推进房产档案信息化建设具有一定的紧迫性。

(三)推进房产档案信息化建设的艰巨性

目前各个房产档案管理部门,其房产档案的库藏量都十分巨大,这就导致在房产档案信息化建设过程中并不能短期内就能全部完成,这不是一项阶段性的工作,其不仅需要建立与纸质档案一致并同步更新的电子文件复本,而且还需要构建具有超大存贮能力的房产权属电子档案数据库,在进行房产交易、抵押和登记发证业务过程中还需要支持计算机网络的档案生成、电子化查询及调阅工作,从而更好的满足社会对房产档案电子化查询的需求。推动房产档案信息化建设具有一定的艰巨性,所以需要我们在具体实施过程中不断的进行规范和创新,确保房产档案信息化建设的实现。

二、搭建房产档案管理信息化平台

(一)加快房产档案信息采集平台建设

为稳妥做好档案资料物理形态,符合信息化环境和目标的转化,目前数字房产管理共享系统得以开发应用,这是一套能够充分体现房产档案原貌的数据采集整理、扫描录入的数字房产管理共享系统,通过整理录入至系统内,将实体档案案卷利用扫描仪进行图像采集扫描,对历史久远、不宜扫描的纸张采用数码相机拍摄,形成图像数据保存在计算机中,建立电子影像档案。实现图档有机结合,使档案信息组织形式发生本质变化,由原先的纸张上顺序的、线形的方式转变为计算机的直接的、网状的方式,使档案“数据仓库”丰实起来。

(二)稳步推进房产档案信息存储处理平台建设

要实现档案信息化建设,必须要加强数据库建设,因为数据乃档案信息化建设的重要组成部分,是信息资源之所在。数字房产综合信息数据库系统分三层体系架构,分别建立产权产籍综合业务数据库、实物影像数据库、政务综合数据库及图形数据库。房产档案管理系统采用先进的计算机数码成像技术,采用数码影像为基础的全数字化档案管理、集中管理体系下的档案网络化管理手段,实现档案影像信息共享,无纸化的办公体系。把档案管理所有业务全部纳入了微机管理,系统采用简洁的单窗口方式,人性化设计的人机交互界面,易于档案工作人员更能轻松地掌握和维护。

(三)严密布局房产档案信息传输平台建设

建立基于internet的局域网,局域网使计算机把各科室紧密联系为一个有机整体,将各业务管理环节及管理要素在统一的信息平台上相互协作及资源共享,实现信息资源无阻碍传输,利用业已建立起来的房产档案信息库,进行档案的编目、标引,建立自动检索系统,由计算机辅助进行档案的接收、存储、整理、鉴定、库房管理、借阅利用、统计等,实现档案信息传递网络化。建立局域网时,我们充分考虑了网络速度、保密性、安全性、稳定性和可扩展等多方面的因素,构建牢密的计算机安全保障机制框架,采取必要的防范措施,切实做好档案信息数据安全保障工作。

三、结束语

档案信息化论文范文篇10

档案信息基础设施主要包括计算机软硬件设备、基础网络和各类辅助设施,它是档案信息化建设中非常重要的基本保障条件。根据档案信息采集的需要,配备档案室相应的计算机、扫描仪、光盘刻录机和档案信息管理系统软件等设施。建立电子目录和电子档案录入接收中心,实现目录数据和电子文件的采集工作。档案信息管理系统软件要能涵盖对电子文件采集、存储、归档、整理、编目、检索、利用等服务功能,具备同其他数据库进行连接和交换数据的能力,保证校园网和档案系统管理网络之间的档案信息存储、交换的顺利进行。

二、加强学校档案信息资源建设

档案资源是学校发展的历史凭证,它以各种不同的形式真实而客观地记载着学校教学、科研及管理过程中的每一个环节,是学校的宝贵财富。信息资源是档案信息化建设的物质基础,档案信息化建设的首要任务是把室藏档案资源数字化,其核心内容是将各种形式的档案信息,通过计算机、扫描仪等设施,建立起资源配置合理、特色突出、利用方便的档案信息数据库,满足社会对档案信息的需求。丰富室藏资源,有效挖掘、收集、整理和传播成为学校档案部门信息服务的发展重点,因此档案部门要紧紧围绕学校中心工作,加大档案编研力度,自行开发特色专题档案数据库,不断完善检索工具,促进档案信息的开发和再生;加强对重要会议、重大活动事件档案材料的收集,主动从各种媒体中收集有关学校的信息,通过对信息的采集、整合、分析,为领导决策和教学管理提供信息服务。

三、加强学校档案服务手段的创新

随着档案数字化程度不断提高,档案利用的方式也发生了改变,利用者通过网络、计算机等现代化手段利用档案,使得传统的档案管理工作方法和行为方式将随之而发生改变,档案管理模式也在从传统的实体管理模式向着信息管理、知识管理、数字化管理模式转变,因此,档案部门必须用创新的服务方式、服务内容和服务手段实现由传统的手工操作管理模式向现代化管理模式转变。

四、加强学校档案信息安全保障体系建设