高职院校基建档案信息化建设研究

摘要：近年来，国民教育意识逐渐提高，高职院校的学生数量也越来越多，因此高职院校建设规模也在不断扩大，这对高职院校基建档案管理造成了很大的压力。随着互联网技术的迅速发展，“互联网+”思维逐渐在各个行业得到了应用，这为高职院校基建档案信息化建设提供了良好的条件。本文即针对“互联网+”背景下高职院校基建档案信息化建设进行研究，以期对高职院校基建档案管理提供帮助。

关键词：“互联网+”；高职院校；基建档案；信息化建设

随着互联网技术的不断发展，“互联网＋”思维逐渐得到重视，也为各行各业的发展起到了积极的促进作用。基建档案对学校的整体规划和安全管理都有着重要作用，是高职院校管理工作中的重点内容。在新时期下，传统的基建档案管理已经满足不了学校发展的需求，而需要在“互联网+”背景下做好对基建档案的信息化建设，这也是高职院校发展中要重点研究的内容。

一、“互联网+”概述

“互联网+”是一种新型经济形态，主要指根据互联网信息技术来进行互联网和传统产业的有效联合，实现对生产要素的优化、业务体系的更新以及商业模式的重构等，以促进经济的转型与升级。“互联网+”是互联网思维进一步的实践结果，其推动了经济形态的逐渐演变，对社会的经济实体生命力进行带动，并为创新、改革和发展提供良好的平台[1]。

二、高职院校基建档案概述

基建档案是整个基础建设项目自设计、决策至建成使用全过程中所产生的和需要归档保存的文件，主要包括基建项目提出、勘察、可行性研究和评估、设计、决策、施工及生产的准备、完工和使用等活动中所产生的各类文字、图纸、声像、图表等形式的材料。高职院校内基建档案和其他教学、行政、科研以及党建等档案比较，具有十分突出的繁杂性，因此对基建档案管理也造成了很大的压力。高职院校基建档案是对基建工作资料信息的真实记录，同时对学校整体规划、日常维护、安全规范管理以及改扩建工程建设等工作的开展都能够提供有效的资料信息依据。高校基建档案存在的问题主要体现在如下几方面；一是高校基建档案缺乏完整性。由于高校沿袭传统的基建档案构建方式未能有效形成完整的基建档案体系，导致高校基建档案存在缺失。二是高校基建档案及相关资料收集困难。高校沿袭传统的人工方式对基建档案进行收集，增加了相关资料的收集难度。三是高校基建档案缺乏动态化实时管理。

三、高职院校基建档案信息化建设现状

近年来，高职院校对基建档案信息化建设逐渐重视起来，并引入了信息化手段进行基建档案的建设工作，取得了不错的成果，但同时也存在一些问题。在基建档案信息化建设中，一些高职院校并未对档案信息化建设具有充分清晰的认识，在信息化建设中也没有严谨的机构和组织进行管理，这导致了档案信息化建设的滞后性。高职院校受到传统档案管理观念影响，还是倾向于纸质档案管理，同时还存在基建档案管理人员的综合水平不高、对信息化手段不能有效运用的问题，这都限制了信息化优势的发挥[2]。另外，在基建档案信息化建设中，由于互联网环境的复杂性，信息化系统中可能存在一定的安全性问题，这需要档案管理人员做好安全防范处理。

四、“互联网+”背景下高职院校基建档案信息化建设的措施

（一）建立基建档案信息化数据管理平台。在新时期下，互联网技术在高职院校得到了广泛应用，数字化校园成为高职院校发展的重点和方向。通过互联网技术的应用，能够有效提升高职院校的教学水平及办公水平，实现教学和办公的信息化，因此这也为高职院校基建档案信息化建设提供了良好的条件。高职院校就要重视对基建档案信息化数据管理平台的建设，转变传统档案管理的观念和模式。在基建档案信息化数据管理平台中，具有多种模块设置，不仅能够实现对院校基建档案数据的收集和整理，还能够具备检索、识别、编排和信息数据转换等功能。基建档案信息化数据管理平台还要能够支持基建信息实时跟踪，特别是在高职院校的基建改造或扩建过程中，实现对基建信息的及时收集和整理，并对基建信息实现有效的分析，为院校基建工作提供帮助[3]。另外，高校要注重针对基建档案构建档案信息数据库，将原有的纸质载体档案转换为数字档案，并据此形成规范的档案数据，充实基建档案信息数据库。用户可基于关键词，对所需档案进行检索和调用。（二）加强基建档案管理制度建设。在高职院校的基建档案信息化管理中，要想有效发挥基建档案信息化管理的效果，一定要具备良好的管理制度，这也是基建档案信息化管理的制度保障。加强基建档案管理的制度建设，不仅能够为档案管理人员提供良好的管理依据，同时还能够约束档案管理人员的行为，强化管理的规范性。比如，高职院校需要建设信息化标准制度，档案管理人员要根据制度标准的要求进行档案信息的收集和管理，保证收集的全面性以及管理的规范性。高职院校还可以通过建立档案管理的责任落实制度，将基建档案管理工作的职责明确落实到个人身上，如果管理中出现了问题就能及时找出相应的责任人，因此在这种制度下就会有效增强档案管理人员的积极性以及责任感，提高其工作水平。（三）提高基建档案管理人员综合素质。高职院校基建档案信息化管理中，档案管理人员是档案管理的直接实施者，其自身综合素质对管理质量有着密切的关系。由于基建档案管理信息化建设对档案管理人员的要求也更加高，因此需要其具备良好的互联网技术以及计算机水平。为了提升档案管理人员的综合素质，高职院校可以通过定期开展专业培训，将先进的信息化管理知识和技能来向档案管理人员进行传授，从而提高其信息化管理水平。（四）规范基建档案管理信息化工作。在基建档案信息化管理中，为了保证档案管理人员能够有效实现对档案的规范化管理，高职院校还要对档案管理工作的开展提供保障。比如，高职院校可以按照基建档案管理的信息化特点与要求标准，建立基建档案信息化管理流程，并对各个流程中的具体操作以及要求进行明确，档案管理人员在操作中就可以按照操作要求规范进行档案扫描、信息和图像处理、信息数据挂接、信息数据校验等工作，保证信息化管理规范有序地进行[4]。

综上所述，基建档案是高职院校管理中的重要内容，在“互联网＋”背景下，基建档案信息化建设是发展的方向，因此高职院校一定要重视基建档案信息化建设，这对其长远发展也具有重要的意义。

参考文献：

[1]倪佳.大数据背景下高职院校基建档案建设研究[J].电脑迷,2017(11).00162-00162.

[2]徐茵.基于数字化校园环境的高职院校档案信息化建设研究[J].办公室业务,2017(5):45-46.

[3]李琴,李晓秋.论“互联网+”时代下高职院校基建档案管理信息化[J].安徽冶金科技职业学院学报,2017(4)：00065.

[4]郭玲.网络环境下高职院校档案信息资源共享模式与策略研究[J].办公室业务,2016(8):85-86.

作者:周胜 单位:广东水利电力职业技术学院