浅谈档案管理信息化提升策略

【摘要】在当前我国事业单位档案管理信息化建设中，还存在很多不足之处，一定程度上对事业单位档案管理工作造成了影响。本文首先对当前事业单位档案管理信息化建设中存在的问题进行分析，并在此基础上就如何提升事业单位档案管理信息化建设提出了相应的策略建议。

【关键词】事业单位；档案管理；信息化建设；提升策略

一直以来，档案管理工作都在默默支持着事业单位日常工作的有序开展，在事业单位的正常运行中发挥着极其重要的作用。随着我国经济体制的改革和社会的发展，事业单位对于档案管理工作也提出了更高的要求。在当前信息技术快速发展的背景下，信息化建设成了我国事业单位档案管理工作未来一段时间的必然发展趋势。

一、事业单位档案管理信息化建设中存在的问题

（一）对档案管理信息化重视程度不够。通过信息化的形式向全社会提供档案服务是事业单位档案管理信息化建设的重点。然而目前还有很多事业单位并没有正确认识到档案管理信息化建设的重要性。一方面，事业单位档案管理人员没有按照信息化建设的要求对档案资料进行必要的分类加工，一定程度上对电子档案的使用效率造成了影响，满足不了现代社会对事业单位档案信息的各项需求。另一方面，事业单位领导没有正确认识到档案管理信息化建设对于降低档案管理成本和提升档案利用效率的作用。此外，是由于技术条件的限制，部分事业单位仍然依靠手工操作的方式进行档案管理，还没有实现无纸化的档案阅读，从而对事业单位档案管理信息化的建设造成了严重的阻碍。（二）缺乏科学合理的档案管理信息化建设规划。很多事业单位的档案管理信息化建设缺乏科学性和合理性，脱离了单位整体的发展战略，从而导致档案管理信息化建设规划难以落到实处。二是缺乏科学有效的调研论证，有的事业单位在制定单位档案管理信息化建设时，没有考虑到单位目前根本不具备实施这些规划的必要条件。三是没有重视档案管理信息化建设的实效，规划设计不够灵活，缺乏拓展性，一定程度上限制了档案管理信息化建设的发展空间。（三）没有及时建立档案信息化管理网站。互联网是信息化建设的基础，要想实现档案管理信息化建设，就必须建立起相应的网站才能有效实现信息资源的传输。然而目前我国很多事业单位还没有及时建立起相应的档案信息网站。其主要表现有以下三点：一是没有实现档案资料的网上查询、传输和归档等具体工作。二是没有以网站的形式为社会各界提供档案服务。三是没有把档案管理系统纳入事业单位信息系统中。除此以外，软硬件设备缺乏的问题也比较严重。

二、如何提升我国事业单位档案管理信息化建设

（一）树立现代化发展意识。在当前各种新思想观念不断涌现以及现代信息技术不断发展和应用的背景下，档案管理工作也必须做到与时俱进，通过各种途径进一步优化其管理效率。为了保证事业单位档案管理工作能够不断创新发展，相关工作人员必须尽快树立起事业单位档案管理工作现代化发展的意识，以实现电子一体化的档案管理工作目标，改变传统的档案管理模式，进而对事业单位档案管理信息化建设起到积极的推动作用。（二）建立完善的档案管理制度。要想保证档案管理工作的规范性，就必须通过建立科学完善的档案管理制度来约束具体的档案管理行为。因此，事业单位可以根据本单位实际发展情况，结合具体的档案管理工作来制定一系列具有可行性的档案管理制度，设定档案管理信息化建设相应的考核指标，采取一定的奖惩措施进一步激发档案管理工作人员的积极性和主动性。通过这种方式，不仅可以有效提升事业单位全体员工对于档案管理工作的关注程度，还可以大幅提升工作人员对于档案管理的热情。（三）建立实用的档案信息网站。档案信息网站主要作用是通过网页的形式，向档案管理工作人员提供档案服务功能，方便相关人员利用网络完成对档案资料的查询、归档和下载等操作。这种网页服务的方式是档案信息化管理中极其重要的一种手段和标志。与此同时，事业单位的档案信息化管理中又将档案管理操作系统纳入事业单位管理信息系统之中，使其形成一个全方位的传送系统，有效提升网络信息资源共享的效率。事业单位要建立档案信息网站，首先在选择档案信息管理操作系统时，应尽可能选择具有升级功能和再开发能力的系统，以方便之后档案信息化管理更新和发展的需要，以及更好地凸显档案信息网站的服务功能。其次，在设备设施的选择上，必须要求其符合国家相关标准和规范，且尽可能是当前市场占有率相对较高的产品，如果有条件的话，还可以尽量与国内外相关的科技公司取得练习，量身打造最适合本单位档案管理工作的操作系统，以保证事业单位档案信息化建设取得更好的成效，确保档案信息化管理系统能够不断进行升级更新，从而在一定程度上降低成本。

三、结语

总而言之，随着现代社会的发展和信息科技的进步，事业单位档案管理信息化已经是必然的发展趋势。然而，事业单位档案管理信息化建设是一项系统化的工程，事业单位档案管理人员要积极创造条件，尽快实现档案管理的信息化，还要不断提高自身的管理素质，学习有关计算机、网络等方面的知识，调整心态，与时俱进，并使事业单位的档案信息得到最大的开发与利用价值，以满足事业单位可持续发展的最大需求。

【参考文献】

[1]韩鸿立.新时期事业单位档案管理信息化建设问题分析[J].城建档案,2016(7):25-26.

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[3]苏继红.事业单位档案管理信息化建设有效策略浅述[J].江西建材,2017(15):262-263.

作者:尹章 单位:山东省日照市岚山区黄墩镇人民政府