投资项目物资采购管理研究

一、全程参与管理应把握的重点环节及相应办法

(一)采购准备环节，按章操作、统一标准1、参与供应商投标人围资格的审查。目前，政府投资项目物质采购主要分为招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购四种方式，不管采取哪种采购方式都应选取物资供应商库里的供应商，同时必须按章操作严格筛选。首先，要成立以采购、财务、纪检、审计等部门联合组成的资格审查组，对拟投标供应商的资格进行审查，只有通过人围资格审查的供应商，才能取得投标资格。其次，要明确设定资格审查内容，主要包括对供应商的注册资本金额、产品质量认证证书、公司近三年内销售业绩、公司资质等级和财务能力等方面设定严格的指标，并根据设定的指标进行审查，以确定其是否具备供应保障能力。目前，财务部门在审查财务指标的考核上还没有统一的标准，有采用资产负债率、现金流动比率的，也有采用注册资金、资产净值等指标的。一般最简便直观的办法是查阅投标人近三年来经有相关资质会计师事务所审计的报告来考核其经营状况，也可以从银行授信贷等级来评判其财务状况。如果遇到采购任务特别紧迫，供应商库里又找不到相应的供应商，必须从库外选取，此时财务部门更应该把牢准人门槛，统一选取标准，并督促有关部门将通过初审后的供应商资料上报审批人库。对一些小额零星采购项目，如果单独进行采购，势必很难找到符合人库条件的供应商，同时还增加了采购成本，财务部门应建议将其和大项物资采购任务合并打包采购，在降低采购成本的同时又不违反规定要求。2、参与采购招标文件的审查。采购招标文件是采购合同的重要组成部分，作为财务部门，要认真关注价款支付、资金管理等条款，包括预付款比例、投标保证金、履约保证金、付款条件等，细化对供应商的投标资格、售后服务和质保措施等条款方面的明确约定，确保这些条款科学合理、可操作性强。同时，要增加相关违约责任处罚条款，这样对供应商才有真正的约束力，预防投标单位违规操作。3、参与采购预算编报、采购计划调整的审查。采购预算的编报应参考标底暂定价格并综合市场行情合理确定，确保预算能够体现市场平均价格;对采购项目实际经费超预算限额的，要严格履行报批手续，明确经费来源;对特殊情况采取单一来源追加采购的，要在采购完成的同时，准确统计数量、型号、规格和经费等关键要素，并及时履行采购计划调整报批手续;对设备及材料供应方式发生改变的，要严格按照合同管理和甲供物资管理相关规定，履行好物资采购计划调整和合同条款修改的报批手续，同时要把好乙购材料设备更改为甲供方式的审批关口，防止施工单位挑肥捡瘦，转嫁成本;要严格招标环节材料设备技术参数调整，确定有必要调整时，也要事先取得设计正式修改同意，并履行调整报批手续。(二)采购执行环节，全面审查、现场监督1、收取投标保证金。要求投标单位必须通过银行转账的方式从本单位账户打人投标保证金，并注明投标具体项目，不得使用现金收取，防止投标人挂靠企业行为。也可以通过增加投标保证金数额来提高投标门槛，过滤一些实力不强、财务状况不好的企业，未按时间节点交纳投标保证金的投标人，一律不得参与招投标。2、对投标文件进行审查。审查主要包括核对投标人标书是否与资格预审时的资料相符，如有无挂靠高资质企业、伪造企业发展业绩、项目经理人受聘单位与投标单位不符等情况;审查投标要约是否与招标文件响应一致，如物资的供货时间、地点、品牌型号和经济技术指标、验收条件等;核对投标报价有无明显错误，如数字大小写不一致，金额单位、小数点位置错误，对投标报价明显低于成本价，投标人要给出合理解释否则视为无效投标;查看技术标文件上有无明显记号，投标书包装密封情况，是否存在明显的围标、串标嫌疑。3、对评标现场进行监督。要查看投标人的法人委托证明，交纳投标文件时间节点等是否按要求履行;要核实专家评委身份，查看是否从专家库抽取，专家人数是否达到规定要求;采用非招标方式采购物资时，对机电设备等专业性较强的项目，要结合采购项目技术评审要求，合理配置专家成员，内部无法满足时，按规定聘请评审专家，确保技术评审不走过场;了解招标现场是否有保密措施，是否有录像存档，监督评标过程中有无串通、暗箱操作行为，如资信高的企业打低分、报价高的中标等情况。对违反招标要求的情况，应立即提出异议，并中止违规行为。(三)合同履行环节，跟踪问效、紧抓落实1、清退投标保证金。开标后，对未中标单位要根据“未中标通知书”及时将资金通过银行转账方式退还未中标单位;对中标单位，要根据招标规定将投标保证金转为履约保证金，差额实行多退少补。2、参与合同拟定。与中标单位签订合同时，要查看是否与招标文件、投标标书财务条款一致，有无遗漏或错误地方，要求物资供应商统一合同公章样式，规范合同文本格式。严格按照招标文件、投标承诺等内容签订合同条款，内部要安排人员交叉检查，防止出现各种文字错误、要素缺失，避免引起合同纠纷。3、跟踪合同履行情况。材料和设备到货验收时，财务部门要参与现场核验，严格按照合同约定或投标承诺对物资的型号、规格和数量逐一清点核实，督促物资管理部门和接收单位建立物资台账，完善签字手续，避免承诺和执行两张皮现象。

二、结语

通过全程参与、及时监督，财务部门更加全面地掌握物资采购及供应的实际情况，做到心中有数。同时，运用有效的管理手段，对物资采购进行及时“干预”，切实用好国家每一分钱，切实防范违规违纪问题发生，确保国家“十二五”规划关于“稳增长、调结构、促改革、惠民生”政策要求的有效落实。

作者：曾考王寿峰单位：92301部队