企业建设工程资料预归档要点

一、引言

按照国家建设工程档案管理规定和标准要求，企业工程建设项目主管单位、部门应遵循文件资料“谁形成，谁归档”原则，及时指定专人负责工程建设项目全过程文件资料的收集、整理、立卷和归档工作。建设工程资料收集、整理等业务工作是一个渐进的过程，档案形成期间资料的完整性、准确性、系统性和有效性等四性情况不明朗，只能确定全宗号和类目，而无法准确确定档案的分类号、卷号和件号。现在企业建设工程资料管理要求既要保证日常收集、整理工作正常开展，又要保障资料随时查阅利用，这阶段就需要使用合理的工作方法对资料进行预归档，实现档案资料收集、整理、查阅利用的无缝连接，为最终归档案资料正式归档奠定基础[1]。

二、建设工程资料预归档的工作方法

不同企业档案资料的收集范围、归档以及分类号的编制要求不尽相同，但其遵循的国家档案管理规定和标准是相同的。在开展建设工程资料预归档工作中，应注意规范预归档工作程序，避免认为是预归档程序而轻视此项重要工作。因为，建设工程资料预归档工作是进行正式归档时最重要的基础工作，档案形成的信息数据都是源于此。主要工作程序如下。1.前期收文工作程序。建设工程未竣工前，建设工程资料的收集是连续不断的过程，在未形成最终的工程档案之前，其完整性和系统性是不明确的，暂时无法分配常规档案分类号、卷号和件号对资料进行标识，此时前期的收文管理工作就显得尤为重要。建议指定专人负责或者兼职处理收文环节。按照要求，详细登记文件资料名称、来文单位名称、收文时间、密级、份数以及移交接收人签字，为资料分类做好准备，并明确文件移交接收责任以备遗失时查阅。2.文件资料预分类程序。收文后对建设工程文件资料进行预分类，文件资料一般会包含可行性调研、设计、批复、项目管理、施工以及监理等内容。在实践工作中，我们要求资料移交单位必须明确标明文件资料的类别及涉及的建设工程项目名称。一般采用两种标注方式，各有优缺点，可选择使用。第一种方式：移交清单表格化方式。就是在移交清单中增加类别栏目，清楚标识出每份资料的目标名称或包含的各具体的项目名称（特别是同一份资料内容涉及多个项目）。其优点是纸面美观简洁，条理清晰。缺点是效率低，需要档案管理人员再次按照表格中的项目数据进行整理，核对每份资料的类别信息，然后开展预分类工作。其中难免有遗漏的信息，档案管理人员还必须跟踪到移交部门咨询资料类别情况，降低了工作效率。第二种方式：直接标注方式。就是在每份文件资料右上角用铅笔标注。优点是直观明了，便于文件资料直接预分类操作，能有效提高工作效率。缺点是铅笔字迹属于档案资料表征性不规范事项，需要事后认真擦除，经过验证建议使用2B铅笔标注效果较好。3.编制预归档分类号。按照建设工程文件资料归档范围及要求，如立项文件、招投标、合同协议文件、项目管理文件、施工文件以及监理等文件资料，依次可使用流水号顺序编号；编制分类号的原则应执行国家标准或本公司的档案分类规则和档号编制规则，将同类目资料编制在一起，分配分类号。预分类号的编制只是形式上的，可以根据实际情况进行适当简化。工作程序要点如下。（1）鉴别文件资料的项目属性。就是要辨识每份文件资料是新项目资料还是以前已预归档的项目资料，由此判断是否创建新项目档案。（2）分配预编号和分类号。在无法准确分配分类号、卷号和件号的情况下，可以根据文件资料类别和建设工程项目阶段类别，分配预编号和预分类号。根据文件资料的属性，属于新项目分配新编号和分类号，旧项目继续沿用原分类号。分配完毕后，将编号和分类号用铅笔标注在文件资料右上角的红色档案方章内。例如，依据文件：123-A基础设施-01（立项、批复等文件名称）-N（流水件号）；招投标及合同文件：123-A基础设施-02（招投标合同文件名称）-N（流水件号）；项目管理文件：123-A基础设施-03（项目管理文件名称）-N（流水件号）等。如图1。（3）建立案卷目录或录入目录。文件资料按项目类别预分类后，应及时建立目录和录入资料信息。属于新项目的文件资料录入新建的目录档案；已预归档的项目继续录入原有建好的目录档案中（见表1）。根据实践反馈经验分析，目录题名的输入标准是需要特别提请注意的事项。目录题名必须清晰明了，能概括出资料的整体信息，不能简化处理，特别是一份文件资料内容涉及多个工程项目时，就必须更为谨慎，做好互见备注工作。因为这个目录将是后期正式收集、整理、归档组卷的重要基础数据。4.规范建设工程资料预归档管理要素。预归档工作和正式归档执行的管理标准原则性上必须保持一致，预归档的质量直接对正式归档质量产生重大影响。因此需要控制资料预归档质量，突出重点要素，如，件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。（1）文件题名。必须清晰明了，言简意赅地反映出本份文件的内容。没有标题或标题不规范的，根据实际内容自拟标题，可外加“〔〕”号。（2）日期书写。以8位阿拉伯数字标注年月日，如20180131，无法精确到日期数据，以本月中旬15日为基础数据。（3）页数要求。注意应按照国家标准填报每件归档文件资料的页数。文件资料中有图文的页面为一页（有些单位填写的是页码，将会影响档案资料对于页数的统计要求）。（4）备注。合理使用注释。对于文件需说明的情况进行简要描述。实践工作中，经常会遇见一份文件资料同时涉及多个项目，这时就需要在每份资料目录的备注中进行互见，标注清楚原件最终存放在具体的建设工程档案案卷中。这个步骤相当重要，不能忽略。因为曾出现过没有清楚标注互见而使无法检索文件资料的现象[2][3]。

三、严格执行保管期限的规定

2018年，我国同时出台了五项国家档案标准，体现了国家对档案行业规范化管理的新形势。2006年以前，档案资料保管期限是永久、长期和短期三种。此后明确了保管期限是永久和定期，其中定期分为30年（重要文件资料）和10年（一般文件资料）的明确年限。在划分时，如果存有不同的意见，可采取就高不就低原则，即选择保管期限长的年限确定保管期限。因此，要正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映企业经营管理活动状况，又便于保管和利用[4]。完成上述工作程序后，基本上可以达到建设工程资料的持续归档，同时可以检索利用的管理目标。

四、预归档管理实践总结

企业要做好建设工程资料的预归档工作，就必须将档案管理工作前置。主要需要做好以下几个方面的工作。1.重视档案管理制度建设。建议企业用管理制度固化档案预归档程序。档案管理人员不了解资料的形成情况，这时就需要建设工程资料移交单位协助进行分类，为了能得到有效的配合，可以将资料移交程序以及配合协作方式固化在企业的档案管理制度中，为公司档案工作顺利开展提供程序上的保障。2.规范档案业务基础工作。规范文件资料收集、整理、预归档等工作程序，确定专人负责收发文，按照工作流程编制预编号、分类号和目录，形成案卷归档。保证档案借阅利用，同时满足经营管理、各种检查等工作的技术支持服务作用。3.强化工作程序执行力度。注重运用档案层级管理模式，结合实际工作将档案管理责任层层分解到具体人员。明确档案前期管理的具体要求；控制档案中期管理的质量；总结档案后期管理事项。建议采用业务程序标准化模板方式开展工作，即编制工作程序的标准模板，要求按照标准模板操作，根据反馈意见，不断修订模板使其更具实用性。4.推进档案信息化进程。在保持发扬优良的传统的档案管理方式基础上，加快加大档案信息化系统建设，利用档案信息系统实时处理文件，形成综合性档案管理模式，提升企业档案管理水平。例如，根据工程项目档案信息的借阅需求量，选择其中借阅需求量大的项目进行数字化，以点带面推动档案信息化工作。并在日常资料预归档过程中，注意题名、日期、保管期限和页数等字段的规范化填写，为档案数字化做准备[5]。5.建立畅通信息交流渠道。在实践工作中，关注国家部委或者行业信息。例如，国防科工委关于固定资产投资档案目录信息报送的具体要求或者档案数字化加工过程中的数据要求等，调整企业档案管理工作内容，有利于更好地开展建设工程资料预归档编制工作。企业档案管理工作事实上是综合性很强的工作，需要协调多部门共同协作才能完成。因此，要建立有效的沟通交流渠道，在档案资料的收集、整理和预归档过程中，要根据实际情况做好事前沟通，将工作要求明确传达给资料产生单位。做到工作有计划、有步骤、有节点，才能最大限度地推动档案管理工作。

参考文献

[1]建设项目档案管理规范（DA/T28-2018）.北京：国家档案局，2018.

[2]科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008）.北京：国家档案局，2009.

[3]重大建设项目档案验收办法（档发〔2006〕2号）.北京：国家档案局，2006.

[4]国家档案局令第10号.企业文件材料归档范围和档案保管期限规定.

[5]《电子文件归档与电子档案管理规范（GB/T18894-2016）.北京：国家档案局，2016.

作者:蒋明 单位:中核四川环保工程有限责任公司