公文知识参考4则

第一则提高公文写作能力

一．抓住写作能力养成规律

1.由少到多

2.先放后收

3.先规后巧

4.由记叙而论说

二．公文写作的循序渐进

1.循序渐进

（1）从通知、公告、大事记等相对内容单一、结构简单、篇幅短小的文体学起，逐步向工作计划、工作总结相对复杂的文体拓展。

（2）从相对规范性较强、模式化程度较高（办法、规定、条例）的文体学起，逐步向（领导讲话、经验材料等））非规范化、模式化的文体拓展。

（3）从自己熟悉的领域写起，逐步向其他领域拓展。

2.照猫画虎

初学公文写作的人，也可以找范文来套写和模仿，在模仿中体会奥妙，摸索门道。模仿多了，就会逐步掌握一些写作的基本规律。如：起草一个会议通知，往往就可以找一个原有的通知来套写。

3.多写多练。

写作的规律，只有在多写多练中才能不断加深认识；写作的能力，只有在多写多练中才能逐步提高。不通过多写多练的长期积累，写作理论懂得再多也无济于事，正所谓“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行”。

4.改中求精

只有在不断的修改中，才能出成品、出上品、出精品。正所谓“好文章是改出来的”

（1）修改的四个方面：

一是斟酌主题，看是否正确、深刻和突出；

二是研究结构，看前后是否衔接，整体是否协调，层次是否清楚，段落是否分明，照应是否紧密，过渡是否自然；

三是检查素材，看是否真实、典型、新鲜、生动，是否恰到好处地说明了主题；

四是推敲文字，看每个段落、每句话、每个词、每个标点是否得当。

（2）修改的三种方法：

一是静思默改法。就是初稿写成后，自己平心静气地坐下来，让整个文稿从头至尾、从大到小在头脑中过过“电影”，细细品味，从中发现毛病。

二是边读边改法。就是对写成的文稿，从头至尾读上一遍甚至几遍，边读边思考，边读边修改。这对发现不妥当的词、不通顺的句子极其有效。

三是冷却修改法。就是把写成的文稿先放一放，自己则先读一些有关的文章，翻一些相关的资料，开阔一下思路，冷静一下头脑，然后回过头来再对文稿进行思考和修改。

（3）比较鉴别法

俗话说：“有比较才有鉴别。”比较，是知好坏、晓优劣、见长短的有效方法。学习公文写作，也要学会用比较的方法，取人之长，补己之短。

一是拿自己写的初稿同领导修改后或报刊发表后的定稿进行比较，看一看领导和编辑都做了哪些修改，琢磨一下为什么这样修改，修改后的高明之处在哪儿，从中体会出一些门道，以供今后借鉴。

二是拿自己的习作同别人起草的大家公认比较成熟的相同内容、相同体裁的文稿进行比较，看一看人家高明在什么地方、为什么高明，自己的差距在哪里，为什么有这样的差距，思考一下怎样学习人家的长处，弥补自己的短处。

三是找一些不同人起草的内容和体裁相同的文稿进行比较，看一看各有什么特色和长短，找出哪些是可供自己学习借鉴的，哪些是自己应该注意避免的，以博采众家之长。

四是把自己所在单位的文稿同上级单位的同类文稿进行比较，看一看上级的文稿在站位上、在角度选择上、在问题的阐述上有什么高明之处，以便从中受益。

5.虚心请教

遇到不明白的，要主动向写作高手请教或和同事一起研究讨论。

一是带着问题求解。在学习写作的过程中，遇到什么想不明白的事情或解决不了的矛盾，要主动向高手请教，也可以请身边的同事一起研究讨论。有的时候，高手的几句话就可以点拨清楚；在同事们你一言、我一语的讨论中，也常会受到深刻的启发。

二是带着文章求改。就是自己写了文章以后，要多请高手帮助修改。有的时候，人家改动几句关键的话，可以使文章上一个档次；提出几条修改意见，可以使你受益匪浅，甚至受益终生。

三是向书本求知。特别是一些有关公文写作的专业性刊物，常常发表充满真知灼见的文章，经常读一读，会大有好处，有些文章甚至会使你眼前一亮、茅塞顿开。

四是勤于总结。要真正掌握写作规律，就要勤于实践，勤于总结。每写一篇文章要总结，每看一篇文章也要总结，还要经常把一些相同体裁的文章进行对比。只有不断研究，不断总结，才能逐步把感性认识上升到理性认识，才能由写作的必然王国走向自由王国。

第二则命令的含义

(一）命令的含义

命令，简称令，是上级机关对下级机的带有强制性，一定要执行的一种文种。

命令使用于依照有关法律公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关人员。

命令（令）就其行文主题而言，使用限定及其严格，根据《中华人民共和国宪法》，《中华人民共和国地方各级人民代表大会和各级政府组织法》等法律规定，国家主席、国务院总理、国务院各部门首长、县以上各级人民政府首长具有命令的职权，除军事领导机关另有规定外，其他单位或个人用此文种，即为越权。就其规范体式而言，与一般公文不同处有二：一是不编入本机关公文发文序号，另行编写令号；二是文尾处不加盖机关印章而由首长签署。

（二）命令的特点

1.发文的严肃性

命令不是任何单位在任何情况下都可以使用的，而是有积极的法律限制的。

2.内容的明确性

命令的内容必须简洁明确，要求做什么，禁止什么，要规定得清清楚楚、明明白白，不能模棱两可，不能产生歧义。

3.执行的强制性

凡以命令形式的公文，都必须不折不扣地执行，不能讨价还价。

（三）命令的作用

命令的作用就是通过特殊的行政公文，直接行使对下级的领导与指挥的权力，告诉人们应该这样做，不应该那样做，从而自觉形成一种统一意志之下的统一行动。

（四）命令的种类命令按适用范围可以分为公布令、行政令、嘉奖令三种，其内容比较单一、用法比较固定。

1.公布令

公布主要用于依照法律公布国家重要的行政法令、法规和重要规章。

2.行政令

行政令主要用于采取重大强制性行政措施，要求有关方面采取重大约束性行动等。

3.嘉奖令

嘉奖令一般是省级以上的机构用于嘉奖有突出贡献的单位及人员。一般性的先进事迹和个人，可以用“通报”。

第三则命令（令）文种释义

1．命令(令)

一、文种释义

命令(令)是法定的领导机关或领导人对下级的一种具有强制执行效力的指挥性公文。它适用于依照有关法律规定公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。命令和令在古代有所区分，在现代则区别不大，已合并为一个文种。只是在不同的场合，文种名称的使用有细微的区别，例如《中华人民共和国国务院令》、《戒严令》；《国务院关于在我国统一实行法定计量单位的命令》、《国务院关于在西藏自治区拉萨市实行戒严的命令》等。

根据用途的不同，命令(令)可以分为公布令、行政令、嘉奖令、任免令、通缉令、赦免令等。

根据公文法规的规定，撤销下级机关不适当的命令、决定、决议等不再使用命令，而使用决定。

二、基本结构与写法

命令(令)一般由首部、正文和尾部三部分组成。

1．首部。

(1)标题。命令的标题有三种写法：一是由发令机关的领导人职务或发令机关名称和“令”字两项要素组成；二是由发令机关名称、事由和“命令”三项要素组成；三是由事由和“命令”两项要素组成。事由一般用“关于……”句式。

(2)发文字号。命令的发文字号也叫“令号”，有两种形式：一种是编制自发式，标识于标题之下，又称“流水号”；一种是公文发文字号的一般写法。“流水号”一般用于国家主席签发的“令”，按年度编号，即一年中其签发命令的顺序编号；其他命令一般用公文发文字号的一般写法，即由发令机关代字、年份和发文顺序号三项要素组成。

(3)主送机关。普发性命令，一般不写主送机关；公布令是普发性的，一般也不写主送机关；行政令该项或有或无；嘉奖令一般要写主送机关。

2．正文。

(1)发令缘由。该部分一般需要说明命令的依据、原因、目的等内容。公布令一般只说明所公布的法规、规章于何时经何机构或会议批准、通过；行政令一般说明采取重大强制行政措施的原因、目的；嘉奖令一般要介绍受嘉奖者的事迹。

(2)命令事项。这部分是正文的核心，其语句简洁精练，篇幅一般都不长。一般置于发令缘由之后，也可将其置于发令缘由之前。

(3)结尾。这部分内容或有或无。公布令一般没有结尾；行政令和嘉奖令大多有结尾内容，用来提出要求、希望等。

3．尾部。

包括发令机关领导人职务及其签名章和成文日期等要素。签名章即发令机关领导人专门用于签名的个人印章(红色)，在成文时间上一行加盖，下不压成文时间。

三、写作要求

1．要严格按照发文权限行文。根据《宪法》规定：只有国家主席、国务院总理、各部部长、各委员会主任和地方各级人民政府可以使用“命令”文种，省级以下机关的职能部门不能使用。

2．命令是指挥性公文，语言应当准确，不能使人产生歧义；语气应坚决果断，斩钉截铁，切忌使用商量语气。

3．撰写和签发命令必须严肃认真。既不得滥用命令(令)，也不得朝令夕改，使下级无所适从。制发机关及签发人必须具有法定的权威性。

4．结构要严谨，篇幅要短小，使人易读易记，便于理解和执行。

第四则公文主题

1什么是公文？怎样理解公文的基本含义？

公文是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料，是办理公务的重要工具。公文的基本含义主要可以从四个方面理解：（1）公文形成的主体是国家机关及其他社会组织。（2）公文形成的条件是行使职权和实施管理。（3）公文是具有法定效用与规范格式的文件材料。（4）公文是办理公务的重要工具之一。（分别进行简单阐述）

2公文产生的必要条件是什么？简述我国古代公文产生与发展的主要线索。

社会的发展、阶级的出现需要文字的沟通。这是公文出现的必要条件。在我国商代出现最早的文字-甲骨文。它是我国迄今发现的最早的文书档案；在西周时期国家政权机构变得复杂起来，已设有专门管理文书的机构与起草文书的官吏；秦代出现了“书”、“奏”，它是我国最早的上行文；到了汉时期出现了“章”、“表”、“疏”等上行文，官员之间出现平行文“移书”，同时也出现了诸如“令”、“教”、“谕”之类的下行文，秦汉时期是我国封建社会文书工作确立的时期。从秦汉以后至明清，各种公文形式不断变化出新。辛亥革命时期，南京政府对文书进行了全面改革。

3比较文书、文件、公文三个概念的异同。

文书一词在机关的公务活动乃至人们的日常生活中，使用得极为普遍和广泛。它可以作为所有文件材料的总称也可以指公务文书和私人文书。“文件”有两种解释。从广义上讲他同文书一样既可指公文也可以指私人文件。从狭义上讲文件主要是指机关、组织制成的正式行文。文书则特指国家机关的公务文书。

4公文的主要特点是什么？

（1）有法定的作者。（2）有法定的权威。（3）有特定的效用。（4）公文有规范的体式。（5）公文有规定的处理程序。（各个特点相应补充说明）

5机关公文的作用主要表现在哪些方面？

（1）领导与指导作用。（2）行为规范作用。（3）传递信息作用。（4）公务联系作用。（5）凭据记载作用。（各个作用补充说明）

6为什么要给公文分类？常见的公文分类方法有哪些？

由于公文所反映的社会现象是极其纷繁复杂的，为了保证机关公文处理工作有秩序、高效率地进行，就必须从分析和研究机关公文的性质、特点和作用入手，对机关在日常工作活动中所使用的公文进行科学的分类。公文分类的方法主要是：按照公文的来源分类分为，（1）对外文件。（2）收来文件。（3）内部文件。按照公文的行文关系分类分为，（1）上行文。（2）平行文。（3）下行文。按照公文的秘密程度和阅读范围分类分为，（1）秘密文件。（2）普通文件。（3）公布文件。按照公文制发机关的性质和公文作用分类分为，（1）法规文件。包括：法律文件、法令文件、行政法规与规章文件（2）行政文件。（3）党的文件。按照公文的性质和特点分类分为，（1）指挥性公文。（2）规范性公文。（3）报请性公文。（4）知照性公文。（5）记录性公文。

7公文的名称是怎样确定的？我国现行的党政机关公文常用种类有哪些？

（特别记忆93年的类型）

公文写作

练习思考题

1什么是公文写作？公文写作的组织可分哪几种形式？

公文写作是指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的协作活动。公文写作的组织可以分为三种形式：（1）由一人准备、选取材料并构思布局直至拟写成文。（2）由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔起草。（3）由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿成文。篇幅大、水平高的文章段落由组成的起草小组共同起草。

2公文的质量主要体现在哪些方面？

公文质量主要体现在公文的思想内容与文字表达两个方面。（1）在思想内容方面，应该政策性强、针对性强、科学性强。（2）在文字表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文规范。

3公文写作有哪些特点？

公文写作的特点是：（1）被动写作，遵命性强。（2）对象明确，针对性强。（3）集思广益，群体性强。（4）决策之作，政策性强。（5）急迫之作，时限性强。（6）讲究格式，规范性强。

4简述公文写作的基本要求。

公文写作的基本要求是：（1）要保证公文内容在政治上的正确性。（2）要实事求是，在业务上符合客观规律。（3）在文字表达上准确、鲜明、生动，符合语法与逻辑。（4）公文起草要符合统一规定的体式与程式。（5）要注意选用书写的载体材料与字迹材料。

5公文写作的步骤是什么？

公文写作的步骤主要是：（1）明确发文主旨。（2）收集有关资料。（3）拟出写作提纲。（4）认真起草正文。其中包括，把握公文主题选好用好材料；观点正确，情况确实；内容涉及的有关部门要经过协商取得一致意见；文字表达要简练，交代问题要清楚。（5）反复检查思考。

6公文的修改要抓住哪些主要问题？

公文的修改主要包括：（1）关于主题的修改。（2）关于观点的修改。（3）关于材料的修改。（4）关于结构的修改。（5）关于语言的修改。

公文的格式与稿本

练习与思考

1什么是公文体式？为什么公文要有一定的体式？

公文的体式是指公文的文体、构成要素及其在格式上的安排。公文要有一定的体式是因为为了保证公文的完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作提供方便。

2什么是公文文体？公文文体在表达方式和语言运用上有哪些特点？

公文的文体是指在公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采用的具体方法和特点。公文文体在表达方式上的特点是在公文写作中兼用叙述、说明和议论三种表达方式。在公文文体的语言运用上的特点是准确、简明、庄重、得体。

3什么是公文的构成要素？公文构成要素的指定项目和选择目各有哪些？

公文的构成主要是由数据目构成的，如发文机关、发文字号等。指定项目主要有公文管理标记、发文机关、版头、发文字号、公文标题、正文、生效标识和页码等组成。选择目主要有签发人、附件说明、注释等构成。

4什么是公文的书面格式？它在公文的文面上分成哪几个部分？

公文的书面格式是指在公文构成的数据项目在公文的文面上所处的位置和书写格式。书面格式在公文的文面上包括文头、行文和文尾三个部分。

5公文的文头、行文和文尾三个部分各有那些数据项目？

公文的文头包括：公文格式代码、印刷顺序号、秘书等级、紧急程度、收文处理标记、发文机关版头、发文字号、签发人姓名。行文部分包括：公文的标题、题注、主送机关、正文、无正文说明、附件说明、发文机关署名、成文日期、机关印章与领导人签署、注释或特殊要求说明。文尾部分包括：主题词、抄送机关、印发说明、页码。

6发文字号的作用是什么？编排发文字号应当注意哪些问题？

发文字号的作用是：统计发文的数量；在查找和引用公文时可以为该份公文的代号使用。编排发文字号应当注意的问题是要力求准确、稳固、系统。

7公文的标题是怎样构成的？怎样编写好公文标题？

公文的标题构成是：发文机关名称、公文主题、文种。公文标题的编写一定要注意完整，省略公文的标题有限制而且适合公文的标题！

8为什么要正确选定公文的主送机关？公文的主送机关一般有哪几种情况？

正确选定公文的主送机关直接关系到公文发出后能否得到及时的处理。公文的主送机关主要有三种情况：（1）上级领导对下级发出的公文，下属单位有贯彻行文的责任。（2）下级机关向上级领导机关发出的请示或报告等上行文。（3）直接向社会公众的公文。

9简述公文正文的结构及写作要求。

公文的结构主要是由导语、正文主体、结束语三个部分组成。公文正文的写作要求拟写公文的起草者熟悉业务、懂政策并具有一定的马列主义水平，还需要掌握语言文字和公文写作的技能。

10公文标注主题词的作用是什么？主题词的标注应当注意哪些问题？

标注公文的主题词的作用主要是：（1）可以准确简要地概括文件的主要内容。（2）帮助我们大大提高文件检索、查询的速度，有利于提高整个机关办事的效率。（3）有利于文书档案管理的规范化、系统化、科学化。标注主题词应当注意：必须在公文主题词中选用主题词；公文主题词表中的类别标题不作主题词用；有两个以上的主题要依次标注；主题词标引的顺序是先标类别词，再标类属词。

11什么是文尾？怎样正确理解文尾的特定含义与保持公文书面格式完整性之间的关系？

文尾就是公文的末尾。就公文来说有单是结构和复合式结构。无论是哪种类型，文尾只有一个，且应该放在公文整体结构的最后，这应该成为公文结构规范化的基本要求！

12简述公文的排版形式与订装要求。

公文的排版形式是指公文数据项目在文件版面上的标印格式，属于公文的外观形式。公文的装订要求应该是采用线装、钉装或胶粘的办法。一律在左侧装订。

13比较公文的草稿与定稿，正本、副本与存本的异同。

草稿是内容和文字表述都没有成熟的一个起始环节。而定稿则是指经过修改、审阅，并由领导人签发形成的定型文稿。正本是根据已经签发的定稿制发的正式文件，其明显特征是盖有发文机关的印章或领导人的亲笔签名。副本是根据公文正本复制的其他稿本称为副本，又称作抄本。存本是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。

公文的行文规范

练习与思考

1什么是公文的行文规范？它包括哪几个方面？

行文规范：按照一定的规定或准则来维护机关之间的行文秩序。它主要包括行文关系、行文方向与方式以及行文规则三个方面。

2什么是公文的行文关系？确定行文关系的基本原则是什么？

公文的行文关系：是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。确定行文关系的基本原则是：（1）国家行政机关的隶属关系和职权范围。国家行政机关的隶属关系和职权范围是由《中华人民共和国宪法》规定的。地方各级人民政府服从国务院是我国各级行政机关行文关系的基本准则。（2）党的各级机关的隶属关系和职权范围。党的各级组织的隶属关系和职权范围是由《中国共产党章程》规定的。下级服从上级，全党服从中央是党的各级组织行文关系的基本准则。

3怎样划分机关之间的行文关系？

根据四种情况划分机关之间的行文关系，它们分别是：同一系统的机关，既有上级领导机关，又有下级被领导机关，上下级机关之间，构成领导与被领导的关系；上级业务主管部门和下级业务主管部门之间具有业务上的指导关系；非同一系统的机关之间，无论级别高低，既无领导被领导关系，又无上下级业务部门的指导关系，它们仅仅是一般性的关系；同一系统的同级机关之间的关系，属于平行关系。

4简述公文的行文方向与方式。

根据机关之间的不同的行文关系，可以将机关的行文方向分为上行、下行和平行三个方向。根据机关工作的需要可以将公文分成三种形式，分别是：上行文、下行文和平行文。其中，上行文是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文。下行文是上级领导机关或业务主管部门对所属下级机关或业务部门的一种行文。平行文是同级机关，或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间的一种行文。

5为什么说逐级上行文是上行文中最基本、最常用的一种方式？

逐级上行文是下级机关直接向所属上级领导机关的一种行文方式。因为下级机关一般都采用这种方式向所属上级领导机关请示和报告工作，所以逐级上行文是上行文中最基本、最常用的一种方式。

6行文规则的主要内容有哪些？

行文规则的主要内容是：注意隶属关系，尊重机关职权；大力精简文件，严格控制发文数量和范围；在一般情况下，党政机关不得越级行文；牵涉到几个部门的问题，部门之间要先协商一致或经上级裁决，然后向下行文；行文必须正确确定主送机关和抄送机关；主送机关与公文名称要相互呼应；关于联合行文的问题；关于“请示”的行文问题；关于各级党政机关办公厅（室）的行文问题；在报刊上的法规性公文，应视为正式公文依照执行。