县贯彻档案登记备份方法

为贯彻落实《中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发<电子文件管理暂行办法>的通知》（厅字〔2009〕39号）、《中共省委办公厅、省人民政府办公厅关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》（浙委办〔2009〕140号，）和《省电子文件和数字档案登记备份工作实施方案》（浙档发〔2010〕12号）文件精神，经县委、县政府同意，决定在县级各部门、乡镇、有关企事业单位开展电子文件和数字档案登记备份工作，由县档案局负责对本县范围内形成的对国家和社会具有重要保存价值的电子文件和数字档案进行登记认证，并由县档案馆对经过认证的电子文件和数字档案进行数据备份，确保电子政务信息安全。为全面推进我县电子文件和数字档案登记备份工作（以下简称“档案登记备份工作”）的顺利实施，特制定本实施方案。

一、总体要求

坚持以科学发展观为指导，以创新的思路和现代化手段，统筹规划，分步实施，逐步建立和完善档案登记备份制度，构建新形势下电子文件和数字档案的安全保障体系和信息服务体系；以重要涉民档案为重点，加快档案资源整合，逐步构建结构优化、充分共享的档案信息资源体系；通过实施档案登记备份工作，不断提升档案部门的资源统筹和监管服务能力，着力提高档案工作服务大局、服务社会的能力和水平。

二、目标任务

（一）建立全县电子文件和数字档案登记备份中心。按照全省档案登记备份中心建设有关要求，结合我县数字档案馆建设，力争在“十二五”期间，在县档案馆建成规范的电子文件和数字档案登记备份中心，全面开展电子文件和数字档案登记备份工作。同时，根据国家有关容灾备份的要求，在馆际间建立异地备份库。

（二）开展机关、团体、企事业单位数字档案室建设。有关单位要按照文档一体化要求加强对本单位重要电子文件的归档和管理，加快重要传统载体档案（包括纸质、声像、音像、照片等）的数字化转换，为开展电子文件和数字档案登记备份工作打下基础。全县开展机关、团体、企事业单位示范数字档案室创建活动，条件好的进馆单位率先启动电子文件和数字档案登记备份工作。

（三）开展涉及民生的重要档案的登记备份工作。“十二五”期间，逐步完成重点涉民单位（部门）的电子业务数据、其他电子文件和档案数字化成果的登记备份工作，根据国家电子文件中心建设的有关要求，全面开展机关单位的电子文件归档工作。

（四）开展重点建设项目档案登记备份工作。按照分级管理原则，对县级以上重点建设项目和政府投资项目档案由县档案局进行登记备份，作为重点建设项目档案专项验收（行政许可）的必备条件之一。

三、档案登记备份的范围、数据形式

（一）范围

根据电子文件和数字档案的权属关系和进馆要求，列入登记备份的范围主要包括：

1.法定进馆单位的重要电子文件和数字档案。包括县级各部门、乡镇、有关企事业单位形成的尚未到移交进馆年限的归档电子文件、档案数字化成果等。

2.相关重点领域形成的重要电子文件和数字档案。主要是：（1）涉及公共利益或者单位、个人权益的重要民生领域的档案，重点是全县各业务主管机关、人民团体及下属单位形成的与人民群众关系密切的重要业务档案和电子数据（包括人事劳动社会保障、国土资源、建设、医疗卫生、教育、民政、农林、住房公金积及其他重要民生领域形成的业务档案和电子数据）；（2）有关企事业单位形成的事关国计民生、具有重要法律凭证价值或现实查考价值的电子文件和数字档案；（3）县级以上重点建设项目在建设过程中所形成的对国家和社会具有长久保存价值、较高凭证价值和现实查考价值的电子文件和数字档案；（4）重大活动档案。

3.在自愿基础上，对民营企业、基层自治组织和个人保存的重要电子文件和数字档案进行登记备份。

国家和省另有规定的，依照有关规定执行。

（二）登记备份数据形式

根据各单位业务工作实际和信息化水平情况，移交备份的档案数据有以下三种数据形式：

1.电子业务数据。指各行业主管部门及下属单位通过专业业务信息管理系统形成的现行电子业务数据（库）以及经CAD系统设计产生的具有重要保存价值的电子图纸等。电子业务数据（库）是档案登记备份工作的重点，应依据各主管部门的不同业务需求与安全保障条件具体制定数据安全备份频率，采取实时或定期（间隔一周或以上）的移交备份方式。

2.电子公文。指各单位在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成的公务电子文件（一般为版式公文或文档、图表等形式，包括相关元数据和机读目录等）。

3.档案数字化成果。指各单位传统载体档案经数字化转换后的数据成果，包括全文和机读目录等。

四、档案登记备份工作流程

（一）登记

各单位在移交档案备份数据前做好以下工作：

1．各单位在做好重要档案（电子文件）形成与管理情况调查，档案数字化转换和电子文件备份导出等前期准备工作的基础上，应填报《档案管理情况登记表》（见附件1）。

2．根据电子文件和数字档案登记备份的要求，将纳入登记备份范围的数字档案在移交前生成备份包或导出到脱机载体（同步生成唯一性认证信息），并做好备份载体（包）的登记管理工作，填写《电子文件和数字档案备份情况表》（包括续表，见附件2）、《档案备份数据移交、接收检验表》（见附件3）。

（二）报送与移交

各单位可通过在线传输、光盘移交等方式，将登记备份载体（包）按规定时间报送给县档案局电子文件和数字档案登记备份中心。

(三)受理、审核

县电子文件和数字档案登记备份中心根据各单位报送的书面材料和移交的登记备份数据，结合国家、省有关规定，及时进行受理、审核。审核内容包括以下两个方面：

（1）材料审核。审核各单位电子文件和数字档案登记备份范围是否符合浙委办〔2009〕140号文件和有关档案法规政策规定，《电子文件和数字档案备份情况表》等报送材料是否完整、有效。

（2）技术检测。移交的登记备份载体是否符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》等规范要求，载体质量是否完好，介质是否携带病毒，备份载体（包）的摘要信息是否与已登记信息一致等。

（四）反馈

县电子文件和数字档案登记备份中心根据审核结果，填写《档案备份数据移交、接收检验表》（附件3）并反馈给报送单位，对于登记备份数据（或书面材料）不符合要求的，报送单位应在收到反馈通知后按照登记备份中心的要求重新移交、报送。

（五）保管

档案登记备份中心应妥善保管各单位报送的备份数据，对于在线备份的数据要定期下载，脱机保存；及时做好对各单位备份数据包的整理编目。

五、各类数据备份要求

（一）电子业务数据

根据各单位不同业务需求与安全保障条件具体制定数据备份策略（完全备份、增量备份、差异备份等），并采用在线和离线相结合的存储备份方式。报送单位应负责备份数据的真实性、完整性和安全性；档案登记备份中心应确保移交备份数据的原始性和安全性。备份数据是否需要加密，可根据移交单位实际情况，由双方协商确定。

电子业务数据的登记备份时间可根据各单位业务信息管理系统的数据安全需求具体确定。对于数据变动频繁的，可每天备份；对于数据变动较少的，可每周、每月或每季备份，但每年至少一次以上。

（二）电子公文

登记备份方式和要求按照国家和省有关电子文件管理的规定执行。

各单位电子公文每年进行一次登记备份，一般应在第二年6月底前完成前一年度的电子公文的登记备份。

（三）档案数字化成果

各单位应按照《省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》、参照《省省直单位纸质档案数字化实施细则》的规定，将数字化扫描图像和目录数据按规定格式存储到一次写光盘或磁带等介质，再备份至档案登记备份中心。各单位应保证档案数字化成果数据内容的真实性、完整性和可读性。

档案数字化成果每年进行一次登记备份，一般应在第二年6月底前完成前一年度的电子公文的登记备份。

六、保障措施

（一）加强组织领导。县里成立工作领导小组，加强领导，统筹协调，及时解决有关问题。县档案局要切实承担起主管部门职责，明确登记备份工作具体实施方案，认真抓好全县电子文件和数字档案登记备份工作的组织实施，加强督促、检查和指导。县级各部门、乡镇要把电子文件管理和登记备份工作摆上议事日程，加强领导，落实人员，明确职责，及时研究解决有关问题，认真做好电子文件管理和登记备份的各项基础工作，确保电子文件管理和登记备份各项工作落到实处。

（二）落实保障措施。电子文件和数字档案登记备份工作已列入省平安市、县考核内容，县委、县政府已将这项工作列入平安建设考核内容。各有关单位要进一步明确任务、落实责任、完善制度，建立长效管理机制。同时，要加大对电子文件管理和登记备份工作的投入，为开展该项工作提供必要的资金保障。县财政部门要将电子文件管理和登记备份工作所需经费列入财政预算，为这项工作开展提供必要的资金保障。

（三）加强队伍建设。县级各部门、乡镇要配齐配强档案管理队伍，把责任心强、熟悉档案和计算机业务、具有较强管理能力的人员充实到档案管理队伍，并确保人员的相对稳定。县档案局、县信息中心要积极开展电子文件管理和档案信息化知识技能培训，加大专业技术人才引进、培养力度，提高电子文件和档案管理水平，为履行好电子文件管理和电子文件、数字档案登记备份职能提供人才保障