文书处理制度

时间:2022-11-03 10:37:00

文书处理制度

一、来文来信处理

1、凡有来文(来信),档案室要及时进行登记。登记内容:发文单位、发文名称、文号、发文日期、收文日期等。收文人员要加强保密观念,妥善保管文件,不准到处乱扔,如收文件人不在,签收人要暂时保管好文件。

2、登记后的文、信,按党、政分类,由书记、局长批示后送有关领导及部门传阅或处理。

3、凡属传阅的文件,按期传阅后要及时整理存档,凡属阅后处理或留存文件,谁留存谁签字,看完及时收回,整理存档。

4、凡属传阅文件,当日应阅完,最多不能超过两天,遇阅者因公外出不在机关,由办公室主任批示待其回局后补阅,但补阅时间也不得超过两天。

5、凡属局领导批示阅处的文件,必须注明阅处的期限,在期限内阅处人必须以口头或书面形式将阅后处理结果报告批示人。

6、阅文签字用钢笔或签字笔,不得用圆珠笔或铅笔。

二、发文程序

1、凡以局名义发的请示报告或下发文均要按程序填写发文卡片,不填或填写不清的,办公室有权拒绝印发。

2、部门工作如要以局名义发文件,部门起草,办公室核稿,经分管领导审核签字后由局长、书记签发;两个部门以上联合以局名义发文时,由一个部门牵头起草,分管领导核稿,有关部门负责人会签,由局长、书记签发。

3、凡属领导签发的文件打印后原始稿件留存备查,发文留存两份。

4、起稿人或部门负责人发文手续办至局长、书记签发之前,以后手续由办公室负责。

三、打印文件

1、凡要以局打印的文件或材料,由办公室负责打印。以部门打印的材料事先写出申请由办公室主任审批后交办公室打印。

2、文件的打印要及时,保证格式规范、字迹清楚,文字无错漏,文面干净,装订整齐。

3、文件打印出后,要认真校对,无误后方可印发,原则上谁起草、谁校对、谁负责。