企业档案数字化外包质量控制探讨

摘要：随着低质量的档案数字化外包成品大量涌现，许多企业档案工作者开始重视档案数字化外包的质量控制，本文通过对档案数字化外包质量控制的问题进行深入分析，提出了外包质量控制的原则和对策。

关键词：企业；档案数字化外包；质量控制

目前，国内许多企业都在以外包的方式开展档案数字化工作，并投入了大量的人力、物力和财力，但企业档案数字化外包的质量控制没有达到预期的效果，外包质量控制未达到一定的深度，暴露了很多问题，作者通过文献调研并结合两年档案数字化外包质量控制的经验，对这些问题进行归纳分析，并提出遵循的原则和相应的对策。

一、企业档案数字化外包质量控制存在的问题及分析

1.外包前档案部门质量控制规划不足

首先，企业档案部门对档案数字化外包质量控制缺乏科学的规划。很多企业在档案数字化外包项目启动时，并不是以替换档案原件为目的，而是为了按时完成上级交代的任务。有的企业轻率地认为只要档案数字化外包出去完成任务就好，没有考虑外包成品的质量和利用，也没有对外包中可能出现的各种质量问题进行预测，忽视了对企业档案数字化外包质量控制进行科学的组织和规划。其次，企业档案数字化外包质量控制的规范不健全。关于档案数字化外包的规范只有国家档案局印发的《档案数字化外包安全管理规范》，可作为指导企业档案部门在档案数字化外包中加强对档案信息安全管理的依据。而在档案数字化加工的规范较为充分，覆盖了业务规范、技术标准规范和人员管理规范等多个方面，但这些档案数字化加工规范在具体的档案数字化外包的落实中，各企业的实施标准并未统一。最后，参与外包的企业档案人员质量控制职责不清晰。在确定进行档案数字化外包并获得企业部门领导审批后，企业应该建立档案数字化外包专项小组。有些企业虽然成立了外包专项小组，但是没有清晰的制定相关规范，以明确各人的分工和职责，导致企业档案数字化外包过程中的问题无法解决和追责的现象。

2.外包中档案数字化加工质量控制不到位

企业档案部门对外包中档案数字化加工的质量控制不是很到位。虽然企业档案部门对档案数字化加工的外包进行了监督、指导，但是效果不是很明显。首先，由于外包公司是独立运作、自我管理，企业档案部门很难对外包进行适当的管理，对外包成品的质量和项目进度不易做到准确的把握。如果外包公司再频繁的更换加工人员，则更加影响项目的进度和档案数字化外包成品的质量。其次，外包公司有时只是注重项目进度，对提出的质量问题视而不见。虽然企业档案部门安排了专职人员对外包过程进行检查，但是面对档案数字化加工大量的工作，企业档案人员较少，不可能全面的对外包工作进行检查。最后，外包公司有时会降低加工成本以获取更大利润，从而降低了外包成品的质量，导致在档案数字化外包中出现诸如偷工减料、扫描图像不清晰完整、OCR识别较低、著录信息不完整、与实体档案没有正确的对应关系等各种质量问题。

3.外包后档案数字化成品验收未得到应有的重视

档案数字化成品验收是外包的最后环节，企业档案部门若忽视对这一环节的质量控制，也会使整个外包付之一炬。很多企业对外包的质量控制就是最后验收，验收的约束也仅限于数字化的案卷数、录入的条目数量、数据备份等，而很少对外包成品进行有效的检查。甚至，有的企业档案部门没有验收标准，对于他们来说验收就是一个“接收”的过程。这样一来，企业档案部门不能经过验收这一重要的环节，准确的了解外包成品的质量，甚至连外包成品数量缺少都不能及时发现。即使有的企业对提交的外包成品的质量进行检查，但对发现的不合格数据只是进行修改，并未将发现的问题进行汇总分析反馈给外包公司。

二、企业档案数字化外包质量控制的原则

为了实现档案数字化外包质量的控制，其前提要有企业档案数字化外包质量控制的原则。考虑到企业档案数字化外包质量控制的问题，笔者认为实施企业档案数字化外包质量控制应遵循如下原则：

1.全程管理原则

本文认为企业档案数字化外包质量控制的工作有着完整的周期，企业档案数字化外包质量控制必须遵循全程管理的原则，就是从档案数字化外包立项开始到项目验收结束整个周期进行全程管理。企业档案数字化外包质量控制的全程管理也是一种过程管理，通过对外包过程质量的控制实现外包成品的控制。由于企业档案数字化外包过程质量控制的可控性较强，过程控制反馈的周期较短，因此，企业档案数字化外包中的企业档案的整理、扫描、图像处理、OCR识别、成品质检等每个环节的实施过程进行监控管理，便于及时发现质量控制的问题并及时解决，并根据质量控制的问题不断地调整外包质量控制的对策。

2.前端控制原则

在企业档案数字化外包中，把企业档案数字化加工之前的活动看成是前端，将外包公司对企业档案进行数字化加工各工序的活动是中端，项目验收是末端。前端控制要求对整个企业档案数字化外包质量控制的目标、要求和规则进行系统分析和科学整合，把需要和可能在实施数字化加工之前实现或部分实现的管理功能尽量在企业档案数字化加工之前的阶段实现。在外包前，企业档案数字化外包的组织、外包公司的选择、合同的签订、标准规范的制定等前端控制的内容，都是企业档案数字化外包实施顺利和项目验收的重要保障。前端控制的原则在外包的质量控制中至关重要，确保企业档案数字化外包质量控制对策的有效实施，也是优化档案数字化外包质量控制流程，提高外包管理效率的科学理念。

3.动态管理原则

企业档案数字化外包质量控制必须遵从动态管理的原则，就是企业档案人员对档案数字化加工全程加以监控，以动态适应性管理措施实时应对企业档案数字化外包中发生的变化和对管理工作提出的新要求，以保证外包质量控制的实现。例如，外包公司员工流动性较大，而新员工熟悉数字化加工技术规范、岗位职责、数字化软件的应用需要一段时间，在这段时间内新员工会影响到企业档案数字化的工序质量、成品的质量，企业档案人员必须动态调整管理措施，有针对性的进行管理。

4.注重效益原则

企业档案数字化外包质量控制的目的提高档案数字化外包成品的质量，以达到“替换原件”的目的。但是目前看来很多企业进行档案数字化外包后，疏于对外包进行质量控制，导致大批量返工或者外包结束后外包成品成了无法使用的数字垃圾。因此，企业档案数字化外包质量控制要注重效益原则。注重效益原则能使企业档案部门以最少的投入获得最大的效益，能使企业在外包质量控制中减少过程中间环节的失误返工，节约大量的精力和时间。

三、企业档案数字化外包质量控制对策

在遵循企业档案数字化外包质量控制的原则上，做到外包前准备工作的前端控制，外包中档案数字化加工过程控制排除各环节的低质量隐患，外包后成品验收质量问题的及时反馈，以解决档案数字化外包质量控制的问题。

1.加强外包前准备工作的前端控制

外包前准备工作的前端控制是指外包公司对企业档案数字化加工之前开展的外包前准备工作的控制，即档案部门对可能产生的质量问题进行事先考虑、规划，通过准确的定位和科学的规划，对外包控制阶段可能产生的质量问题进行事先控制。外包前准备工作的前端控制主要包含以下几方面：（1）建立企业档案数字化外包专项小组。它是企业档案部门开展档案数字化外包的根基，是提高外包成品质量的重要保障。外包专项小组的架构要良好并且各岗位人员的职权分明，能够有效协调数字化外包各成员之间的分工合作，有效地避免出现问题无法追责的现象，确保企业档案数字化外包质量控制有效地开展。（2）鉴定企业档案原件，确定外包范围。企业档案鉴定环节是根据企业档案的涉密级别、企业档案的利用频率及企业档案的利用价值大小，确定需要数字化的企业档案、企业档案数字化的先后次序以及企业档案数字化的组织方式，实现对扫描对象的控制，避免重复扫描的情况出现，以减轻对档案原件的质量影响。通常情况下，对于保管期限为30年及其以上的企业档案要进行数字化，但要根据企业档案的保存和实际利用频率的情况而定。（3）制定企业档案数字化外包实施方案。企业档案数字化外包专项小组根据本企业档案部门现有的资源确定档案数字化外包实施方案，以加强对外包公司的评选、外包过程的质量控制，确保企业档案数字化成品满足合同技术规定要求。（4）制定外包公司选择依据，合理选择外包公司。根据本企业档案原件调研情况和外包实施方案有针对性地选择数字化外包公司。外包公司选择将决定企业档案数字化外包成品的质量水平以及外包公司履行合同的能力。（5）签订企业档案数字化外包合同。选定外包公司后，企业与外包公司应按照《中华人民共和国合同法》签订企业档案数字化外包合同。企业档案数字化外包合同是制约企业档案数字化外包双方，保障彼此的利益；是确保企业档案数字化外包按照规定的时间顺利进行；是企业档案数字化进行过程质量控制保障企业档案数字化成品质量的依据。（6）制定企业档案数字化外包质量控制标准体系。企业档案数字化加工科技含量高，专业性强，因此必须要有明确的标准体系作为指导。企业档案人员和外包公司共同根据国家标准和行业的特点，客观地制定外包质量控制标准，不仅保证参与档案数字化外包不同的人员在处理相同情况的规范性和一致性，避免在实践过程中出现质量控制标准模糊，无法界定的情况，还能作为企业档案数字化外包专项小组的工作依据。（7）搭建企业档案数字化外包工作环境。企业档案数字化外包工作环境包括档案数字化加工场所环境和档案数字化设备软硬件环境。企业档案数字化外包工作环境应参照国家档案局档办发的《档案数字化安全管理规范》的要求进行搭建。

2.加强外包中企业档案数字化加工的过程控制

外包中企业档案数字化加工的过程控制是指企业档案部门对外包公司进行档案数字化加工的过程控制。在项目实施过程中，企业安排专人负责监督审核每个环节的质量和协调解决档案数字化加工过程的问题。企业安排人员管理的形式有两种，一是安排几名档案人员同时对企业档案数字化的所有工序进行指导；二是按照企业档案数字化的工序安排各工序负责人进行管理企业档案数字化外包工作。通过企业档案工作人员对数字化加工进行常规检查、指导，保证提高企业档案数字化外包项目的质量。由于企业档案的数字化加工是一个环环紧密相扣的系统工程，只要上一个环节的质量问题没有及时排除，就会导致成品的不合格。因此，一定要加强外包中企业档案数字化加工的过程控制，制定档案数字化加工每个环节的工作标准、操作规范、质量标准、检查方法和解决方案。避免质量不合格的半成品留入下一环节，尽可能及时的消除生产过程各环节出现的质量问题，以达到外包中档案数字化加工过程控制阶段的质量控制。

3.加强外包中数字化加工和外包后成品验收的反馈控制

外包中数字化加工和外包后成品验收的反馈控制主要是指对外包公司进行数字化加工和外包后成品分批验收进行事后控制，为后边继续进行数字化加工和成品验收总结经验。加强外包中档案数字化加工和外包后成品验收的反馈控制，可从两方面入手：（1）外包公司操作人员实现主动反馈，主动发现问题，解决问题，达到良性循序。如何实现外包公司操作人员的主动反馈，就要求企业档案管理人员加强对外包公司工作人员的反馈意识培训，让外包公司的操作人员及时发现问题并反馈，以实现质量监控的良性循环，保证最终的数字化外包成品质量。（2）企业档案数字化外包专项小组的质量监督。通过外包专项小组对外包公司进行质量监督，可以从旁边的视角观察并发现外包中企业档案数字化加工过程的质量问题，对于发现的影响档案数字化加工各工序成品和外包后成品质量的问题，及时反馈，督促问题的解决。

作者:郄红岩 单位:中海油信息科技有限公司北京分公司

参考文献

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