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应急质量管理创建思路

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一、应急质量管理的理论基础及内涵

应急管理作为时代的紧迫需求,必须通过先进的理念、有效的手段推动其发展,变非常态化管理为常态化管理,才能实现各类组织突发事件应对能力的提升和损失的降低。事实表明,旧的经验式管理模式已经不适应当今的社会,应急管理必须由“粗犷型”向“集约型”转变,抓管理、抓方法、抓质量。

(一)应急质量管理的基础:质量管理

1.质量管理的普遍适用性。质量管理中的ISO标准是工业中普遍运用的一个质量标准,但其在教育、医疗、公共部门等不同领域的应用表明其具有普遍实用性。质量管理中的ISO标准同样可以作为衡量组织应急管理质量的尺度,用以对应急管理进行监管、考核。其中,ISO9001:2000标准明确指出该标准“规定的所有要求是通用的,旨在适用于各种类型、不同规模和提供不同产品的组织”(ISO 9001:2000标准1.2)。ISO9000要求“以顾客为关注焦点”,在此基础上强调管理和服务的标准化、程序化,强调“岗、责、权”相统一。[1]这是未来组织的发展方向,是任何组织在发展过程中必须注意的,也是应急管理的关键点。按照通常的理解,产品指的是具有使用价值,用于销售的有形物品。而ISO9000:2000标准3.4.2对产品下的定义是:“过程的结果”。任何过程都会产生一个结果,这个结果就是产品。因此ISO9000标准在该定义的注解中指出产品有四种通用的类型:服务、软件、硬件、流程性材料。[2]从这个意义上理解,应急管理的效果就是一种产品,并且这种产品的形成需要经历一个经过严格有效控制的流程,这一过程中的每一个环节都需要精心把关,合理设置,这与质量管理体系是共通的。因此,可以将ISO9000族质量管理体系运用于组织的应急管理中,以推动应急管理的行动方式和行动质量。2.质量管理与应急管理的互通。质量管理中旨在增强顾客满意的ISO9000标准确立了质量管理的八项基本原则。正是这些基本原则与应急管理的基本理念具有互通性,才使质量管理成为应急质量管理的理论基础。第一,以顾客为关注焦点。应急管理的核心既是以人为本,保障公民的生命和财产安全。第二,过程方法。应急管理主张通过对突发事件产生和发展的不同阶段进行有效的过程管理。第三,领导作用。应急管理同样强调指挥系统的重要地位。第四,基于事实的决策方法。应急管理过程中的每一个环节都要求建立在对信息的准确把握基础上,及时做出科学有效的决策。第五,全员参与。对于应急管理来说,最重要的目标是引导社会公众共同建立应急理念,并积极参与到突发事件的管理中。第六,管理的系统方法。应急管理也必须建立系统的观点,将整个管理流程视作一个完整的系统,实现目标的有效性。第七,持续改进。应急管理要求从过去的实践中积累经验,从错误中学习,推广正确的工作理念和模式,进行不间断的评估学习。第八,互利的供方关系。应急管理能力的提升要建立在不同管理主体之间的资源共享、协调合作的基础上,才能有效遏制突发事件。以上质量管理与应急原理在基本原则方面的互通性表明,将发展成熟的质量管理理论应用于应急管理领域,具有科学性和合理性,应急质量管理即由此产生。

(二)应急质量管理的内涵

应急质量管理,是运用质量管理的核心理念,如ISO标准的过程管理、顾客为中心等,进行针对突发事件的管理。这一新领域和新思路的开拓,将对应急管理工作的开展有着重要的意义。基于ISO9000系列质量管理标准的有关理念和方法而提出的“应急质量管理”理念,其基本内涵是将质量管理体系的理念运用到各类组织应对突发事件的实践中,建立起完善的应急质量管理体系,通过严格的质量标准和评价体系,提高各类组织应对突发事件的能力,减少突发事件对组织运行的破坏,进而有效降低突发事件对整个社会的影响。

二、应急质量管理的指导思想和工作步骤

(一)基本思想

1.化非常态管理为常态管理。应急质量管理要求进行常态化的风险管理,而不是突发事件爆发以后进行的非常态管理。应急质量管理体系将针对突发事件的管理被分解到每一个工作步骤中,融入整个组织正常的生产生活流程,使得突发事件管理与日常工作融为一体,以预防为主,常抓不懈,从而能够化异态管理为常态管理。2.化事后补救为事前预防。应急质量管理要求改变事后补救的工作模式,以事前预防为主,防范于未然,从源头上对风险源进行控制,做到未雨绸缪。这就要求首先找出可能影响质量或者导致危机的各种因素,进行合理分类,并运用科学的管理方法和程序逐一排除,使所有生产经营活动都处于可控范围之内。3.化模糊管理为标准管理。旧式应急管理通常只是个别人的管理,或者说是领导的管理,而并非所有人都参与其中。应急质量管理体系则要建立条理分明的应急管理模块,通过对流程的管理来控制每一个工作环节,对所有员工的工作程序进行严格要求,进而在每个员工脑海中形成清晰的应急管理脉络,实现化模糊管理为标准管理。

(二)工作步骤

基于上述分析,各类组织需要遵循相应的流程和规范,对应急管理过程中的各个环节进行高效的管理。只有对突发事件发生和发展的各个阶段进行科学、全面的针对性管理,才可能提高应急管理的效果。具体来说,这一目标将通过以下步骤实现:

1.树立风险意识。风险意识是应急管理的起点,要实现应急管理的常态化,就要大力加强对员工风险意识的培养,不仅要在领导阶层,同时在广大一线员工中也要建立相关的培养机制,这是应急管理战略工作的重要组成部分。正确的风险意识是应急质量管理的先决条件,只有在正确的风险意识下进行各项活动,才能使组织的应急质量文件书得以贯彻。通常很多不安全的行为与人的素质、培训、教育有关。[3]因此,应该在基层以及广大民众中建立相关的培训机制,使应急管理的常态化成为一种现实。这需要全社会的共同努力,针对不同的人群开展相应的风险意识培训教育活动,在全社会范围内树立起防患于未然、有备而无患的风险思想。具体而言,首先从社会公众开始进行普遍而通俗的教育和宣传,其后通过社会公众所属的各级组织继续推广正确的风险意识。再次,由行业领导机构和政府相关部门对各类组织领导者进行防微杜渐的意识强化。最后,由上级政府部门组织有资历的机构、专家和人员对各级公职人员进行责任意识的培训教育。

2.建立应急质量管理体系。应急管理强调事前防范、事中控制、事后总结的全过程管理,只有对每一个阶段都进行标准化的管理,才能“临危不惧”。通过应急质量管理标准书的有效实施,使应急管理常态化,才能从源头上遏制突发事件的爆发,避免无处不在的威胁。(1)预案管理。预案是应急质量管理体系的重要组成部分(预案应对具体适用范围加以规定),是针对危险源(即组织内部可能产生的风险)的处置而形成的制式文件。因此组织应在对潜在的风险源进行系统分类的基础上,由专业人员制定相应的三级预案体系,并以此开展应急质量管理工作。(2)风险源管理。风险源是突发事件爆发的根源,而治本正是应急质量管理所追求的目标。对风险源进行有效管理意味着组织要通过日常监督对整个运行过程实施监测,包括风险识别、脆弱性分析和风险分析,最后再根据这些分析对该组织的应急能力做出评估,以明确应急管理中的优势和劣势,需要和不足之处[4],要解决的问题就是根据相关信息的变化趋势来判断可能出现的事件。[5]在这个过程中,基层人员应尤其注重对日常工作流程运转中隐藏的风险的防范[6]。具体来说,风险源管理大致通过以下步骤实现:信息收集———风险源识别;信息分析———风险源确认;信息处理———风险源控制;信息更新———风险源再识别。其中,风险源识别是关键的步骤,要通过风机检测系统或信息监测处理系统认识和辨别出危机潜伏的各种症状。[7]信息分析要对采集到的信息与组织的衡量标准进行比较分析,进一步评估突发事件发生的概率和频率,从中确定可能发生的风险,通过对信息做出的准确评价,为决策者和有关部门提供可靠的依据。[8]基于此,组织就能够依据信息分析的结果,做出相应的处置决定,达到控制风险源的目标。以上流程通过不断的运转,实现信息的更新和新循环的开启。(3)应急处置。应急处置过程以预案的启动作为开始,以风险源被有效遏制为终点,具体如下:第一,应急响应,为将损失降到最低;第二,指挥协调,做出决策,掌控局势,调动应急资源,并对整个应急协作系统进行全面的管理;第三,信息管理。为决策者提供及时准确的情报,同时向组织成员、民众传递适当的信息。(4)应急后管理。为使受损的组织及被影响单位尽快回归正常轨道,突发事件后的恢复重建过程至关重要。具体为:评估与学习,组织恢复。(5)持续改进。持续改进意味着旧一轮的应急质量管理工作的终结和新一轮工作的开始。在联系日益紧密的现代社会,组织面临的内外部环境时刻都有变动的可能,这就要求组织必须时刻对此进行关注,以作为制定新的政策方案的参考和依据。

三、应急质量管理的实践应用

应急质量管理模式的推进将改变目前只有政府部门是应急管理主角的现状,使得各类组织及其成员和社会公众都成为这一模式的重要主体之一,只有全员参与的应急管理才可能最大程度的化解风险和避免突发事件的产生。

(一)第一步:组织的风险源分析

各类组织首先要分析本单位内生产、经营、办公等的应急管理现状、存在的问题及面临的形势,以此确定应急管理工作的侧重点。从实际出发的应急管理工作将有助于组织应急质量管理能力的提升,能够在有效把握工作侧重点的同时,避免不必要的资源浪费。组织应对自身的各个环节进行全面的分析,规定正确的行为规范,确定合理的工作流程,并在此过程中分析可能导致组织陷入风险状态的因素,对其加以监督,才能及时准确地发现异常,从而实现有效的应急质量管理。具体步骤如下:①收集资料。对日常生产有关的相关报表、组织章程、组织机构、各职能部门的职责权限和工作范围、岗位责任制度等资料进行搜集,做足基础性准备工作。②进行组织分工开展初步调查。确定诊断的主要负责人员和其他工作人员进行适当分工,对组织以往和目前的经营状况、人员状况、管理状况以及内部控制的实际情况进行调查。③根据上一步的调查将结果进行再分析,查找出可能的弊病,并进一步顺藤摸瓜,直到查明弊病的原因和表现为止。④综合分析确定可能的风险源。此项工作是根据上步的结果得出结论,有小问题的做出调整,有重大缺陷的需要立即进行整改,以免为组织后续的生产生活造成损失。

(二)第二步:自下而上建立应急管理标准体系

基于上述风险源,相关部门要形成管理这个风险源的应急文件书,它是组织开展应急管理工作的依据,是应急质量管理活动的指导性文件。因此,标准书的制定应坚持科学性、实用性的原则,以符合应急质量管理工作流程的普遍性、闭合性、稳定性、可持续改进、可控制追踪[9]等特征,实现对危机事件的事前、事中、事后的全过程管理。1.订立本单位第三级应急管理文件标准,形成第三级应急管理标准文件书(即应急管理的作业文件)。其形成路径是:一线员工结合自己的工作,梳理各自的工作流程,制作个人安全生产规范,并依此形成应急手册;具体为开展岗位风险源辨识、风险评估、风险控制、应急处置措施设计,确定控制危险所需要的硬件条件和应急物资;将以上内容组成第三级应急管理标准文件书,要求可操作性强、简明扼要,易学、易懂、易记、易用。2.订立本单位第二级应急文件标准,形成第二级应急文件书(即应急管理的程序文件)。其形成路径是:在第三级应急管理标准文件书的基础上,依据对风险源进行的分类,形成专项应急预案,即二级应急管理标准文件书。该文件书要求可行性强,并综合考虑人员与物资的配备,与此同时形成相对应的应急演练标准。3.订立本单位第一级应急文件标准,形成第一级应急标准规范书(即应急管理的原文件)。其形成路径是:在第三级和第二级应急标准的基础上,订立行业总体应急管理规范,形成第一级应急文件书,该文件书要求具有广泛的适用性,能有效指导各组织的应急管理工作。4.订立本单位管理层的应急管理工作标准体系,形成应急管理工作手册(即应急管理的责任文件)。其形成路径是:在三级应急管理标准文件书的基础上,针对决策层和中层管理人员订立相应的应急管理工作标准,明确职责,用以提高应急工作的组织管理效率。该文件书要求责任明晰,且要保障不同层级、不同部门管理人员之间顺畅的沟通渠道。5.订立应急管理工作的评审标准,形成应急管理的评审文件书。用以对应急质量管理工作的效果进行评价。评审标准分为内部、外部评审标准。内部评审标准用以各类组织对自身的应急管理工作进行定期评估检测,外部评审标准将为政府及其他社会组织对本企业的应急管理工作进行评价时提供依据。该文件书要求设定相关参数,各项指标应具体、明确、实用。

(三)第三步:全面贯彻应急管理标准体系,循环改进、持续提升应急管理工作

组织在形成应急管理的工作手册和工作标准后,通过对人员进行的针对性培训,使其掌握应急质量管理标准书的思想与内容之后,即可严格依此进行日常的工作管理。对于工作中出现的问题,及时依照标准进行整改,同时定期对应急管理质量标准书进行科学的修订。为保证应急质量管理体系的有效运行,要做到两个“到位”:一是认识到位;二是管理考核到位。开展纠正与预防活动,充分发挥内审的作用是保证应急质量管理体系有效运行的重要环节。内审是由经过培训并取得内审资格的人员对应急质量管理体系的符合性及有效性进行验证的过程。对内审中发现的问题,要制定纠正及预防措施,进行质量的持续改进,内审作用发挥的好坏与应急管理质量标准体系的实效有着重要的关系。同时,为使应急质量标准书规定的各个方面在组织内得到有效的贯彻和执行,应该通过相关培训使全体人员真正理解各自职责所在,即知晓何时由何人如何进行正确的事,这有助于组织成员在短时间内做出快速处理的紧急决策。鉴于应急质量管理标准书是对应急质量管理的各个过程进行了规定,不同的岗位主要执行各自的职责,“专”与“全”的关系表现在应急质量方面“专”更加关键。因此,组织在所有人员了解基本流程的情况下进行有所侧重的培训,即对标准书中的各个部分分别进行有针对性的专业知识教育。需要强调的是,组织的高层管理人员应系统地掌握各类应急管理的专业知识。

(四)第四步:全面开展应急质量管理体系的外部评价工作,实现应急管理能力的提升

在应急质量管理标准制定出来后,其具体的实施过程与效果,除了组织内部的监督和审核,还需要进行客观的外部评价。作为外部评价主体,政府应独立于组织的权威机构对其应急质量管理工作进行全面评估。[10]但是政府的监督绝不是单指政府或政府部门出面进行检查、管理,而是应该形成一种效应,或者形成一种日常的规范。政府评价工作要深入到整个企业应急质量标准体系的建立和执行过程中去,成为整个标准体系必不可少的一个环节。政府在监督与评价组织的应急质量管理标准的过程中,应采用质量管理标准中的PDCA(即P—计划、D—执行、S—学习、A—行动)过程管理与管理评审的方法,提高监督和评价的工作效率,不断改进和完善应急质量管理标准。应急指挥机构应在专家的协助下,以动态性、综合性、可比性、主导型、灵活性与扩展性、定性与定量结合、目标导向性等为原则[11],制定出应急质量管理的监督与评价的具体标准和细则,并对具体负责人员进行应急质量管理的培训,推广到每个工作人员中去,最终形成一个完善的监督与评价体系。具体来说,政府评价是由政府部门对各类组织应急质量管理体系的形成、建立、实施、效果等情况进行综合评估,是管理、评价、监督不同组织应急质量管理工作的有效工具和方法。在应急处置的过程中,社会公众难以全面了解组织的突发事件处理情况,而对于信息的收集、风险的预报与处理、决策的正确与否、资源调配的效率与效果等情况,政府机构是最有能力进行调查和评价的。因此要充分发挥政府在应急质量管理外部评审中的作用,指派专人或专门机构,及时调查组织在应急质量管理工作中的漏洞和问题,建立秉公执法、求真务实的应急质量管理外部评审队伍,形成完整的评价工作流程。基于行业特点,组织的应急管理标准体系由三级、二级、一级文件书组成,政府评价也要形成与此相对应的标准。同时,政府评价标准的制定应坚持直观性、针对性、有效性以及可操作性,选取代表性强的、可量化的具体指标进行评价,如预算资金的数量、资金使用率、物资采购数量、风险控制率等。确定具体指标后再将其分类提取,进而形成一套可用于各类组织的标准化评价体系。政府对各类组织的应急质量管理工作进行评估的具体方法如下:首先,通过标准化的指标检验组织是否建立了应急质量管理体系。按照行业标准,主要检验应急质量管理的关键环节和必备资源(包括人员、设备等),审核各类组织是否具备了应急质量管理的基本框架。其次,评价各类组织的应急质量管理体系是否符合要求。对组织的应急质量管理体系进行全面和深入的审核,严格按照评价标准的每一个指标,为组织的实际情况打分,根据评价结果确定该组织的应急质量管理系统是否符合规范的要求。再次,通过阶段性的评价工作衡量该组织不同阶段的工作绩效。确定被评估组织应急工作的有益经验,指出存在的不足与缺陷,并提供相应的改进意见。目标导向的原则要求政府对各类组织进行应急管理工作评价的过程中,以改进其绩效为目标,而不是以惩罚为追求。最后,监督组织应急质量管理系统的改进。通过专业化的审核指出组织应急质量管理系统存在的问题,参照行业内应急管理的有益经验提出改进意见,并监督组织应急质量管理工作的改进。

四、小结

应急质量管理将开启应急管理的新局面。这种新的理念与工作方式,将有效避免过去事后管理方式的弊端,通过标准化的质量体系将预见性的事前管理思想贯穿工作环节始终,从而将风险发生的可能降到最低。可以说,应急质量管理的核心和关键就在于将日常工作中的每一环节可能存在的风险最小化,降低风险发生的可能性,这样组织所获得的收益远远优于突发事件爆发后的应急处置。应急质量管理理念的形成以及据此建立的应急质量管理体系和标准书,对于我国未来的应急质量管理有着重要的意义。

作者:雷晓康 朱松梅 贺凯丰 工作单位:西北大学公共管理学院 西北大学公共管理学院 北京大学教务部

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