医疗设备档案动态管理分析

〔摘要〕医疗设备档案管理应是一个动态管理的过程。本研究针对实际工作中动态管理缺失的现状，根据存在的问题，分析其产生的原因，并提出相应的对策。

〔关键词〕医疗设备档案；动态管理；原因；对策

医疗设备档案是医院设备管理工作的重要记录资料，故医疗设备档案管理工作是医院档案管理的重要内容之一。对于医疗设备在购买、使用、维修、转移、报废等过程中产生的文件资料，均应作为档案进行管理。因此，医疗设备档案的管理应是一个动态管理的过程。但是，在实际操作过程中，由于管理制度不够完善，管理人员重视不足，管理手段相对落后，许多医院的医疗设备档案在建档后被束之高阁，后期管理工作流于形式。

1医疗设备档案在后期管理中的主要问题

1.1医疗设备在建档后产生的资料缺失严重随着对档案管理工作重要性的认识加深，绝大部分医院能对单价较高的医疗设备进行规范建档、统一管理[1]。医疗设备的规划计划、采购建设、安装验收阶段的资料保存基本规范完整。但设备建档后产生的使用培训、运行维护、维修保修、技改报废等资料归档缺失严重，未被按要求归档。1.2设备档案资料长期外借造成原件丢失设备档案中包含的操作使用说明书、安装说明书、程序安装光盘以及招议标等资料在设备后期使用过程中常被借阅或使用。在外借过程中由于归还不及时或使用不当造成遗失或损坏，导致设备档案资料缺失。1.3医疗设备档案缺乏有效率的动态管理医疗设备档案定点规范管理的同时，传统管理手段的局限性、牵涉部室多等，造成该类档案借阅麻烦、使用率低，资料更新补充时效性低，档案不能如实记录设备情况等问题。设备档案动态管理方式单一、效率低、时效性差。

2对医疗设备档案进行动态管理的重要性

2.1加强医疗设备档案动态管理是科技类档案管理的基本要求。医疗设备档案是医院科学技术类档案的重要组成部分之一，是医院日常运营管理中产生的不可缺少的文件资料。科学技术档案是记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称。《中华人民共和国国家标准B/T11822-2008》中对科学技术档案案卷构成的要求中提到，对设备仪器类案卷应按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收（自制设备仪器的设计、制造、验收）、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列归档。2.2加强医疗设备档案动态管理是如实记录医疗设备生命周期全过程的重要手段。医疗设备的管理应遵循产品全寿命周期管理（productlife-cyclemanagement，PLM）的特点，贯穿于设备的购置、使用、维修、维护、更新、转移直至报废的整个周期过程[2]。因此，医疗设备档案的管理也应遵循这个规律，在建档后根据设备实际使用情况进行资料补充，实行动态管理。2.3医疗设备的特殊性决定其档案必须进行动态管理。现代化医疗设备具有专业性强、价格昂贵、使用维修复杂、维护成本高、管理中涉及科室多等特点，关系到医院的医疗质量、服务信誉、经济社会效益及各项工作的可靠性和有效性；同时医疗设备档案是医疗设备质量控制管理工作的重要体现手段之一。因此，医疗设备在后期管理中产生的资料极具使用、参考和保存价值。

3加强医疗设备档案动态管理的对策

3.1制定完善的医疗设备档案管理制度。制定科学完整的医疗设备档案管理制度。通过完善的管理制度，明确归档范围，约束归档期限，对档案动态管理进行规范约束和有效监督。通过制度，明确档案管理和使用人员的责任、义务，增强设备档案管理的规范性。3.2对医疗设备档案进行数学化、信息化管理。目前大部分医院采用传统的档案管理方式，管理手段单一、技术落后。但信息化、数字化的档案管理模式是主流趋势[3]。在软件、硬件、人员配备条件满足的情况下，可以尝试对医疗设备建立数字档案。在数字档案没有普遍化的情况下，可以尝试先将医疗设备档案中借阅率较高的资料，如说明书、安装光盘等保存为电子资料。电子资料的借阅具有方便快捷、适用范围广、不易损坏、不易缺失的特点，可以通过文件传输协议（FileTransferProtocol，FTP）、公共办公平台等信息化管理手段实现资源共享，最大限度地提高设备档案的利用率和完整性。3.3创新医疗设备档案动态管理的手段和方式。医疗设备在管理使用中产生的文件资料如大修、保修、报废等资料均具有交叉性，涉及多个科室和管理流程。可以尝试将资料归档纳入日常办公管理流程中，通过规范的流程和相关部室之间的监督作用，督促相关责任科室及时将资料补充入档。从而提高医疗设备档案的时效性、真实性和完整性。3.4提高医疗设备档案相关人员的管理。医疗设备的专业性、综合性、交叉性和复杂性决定了医疗设备档案管理也具有这些特性。因此，应改变医疗设备档案管理责任单一的错误认识，加强科室之间的协同管理。应通过多样化的手段方法，及时传达档案主管单位下发的文件和要求，提高相关管理人员的责任意识和重视程度。积极安排相关人员定期参加培训，提高专业程度，更新理念意识，提高业务水平。

［参考文献］

［1］陈洋华.医院科研档案管理的现状及对策分析[J].临床合理用药杂志，2010，3（15）：127-128.

［2］陈郁韩.医院医疗设备全寿命周期管理研究[J].中国医学装备，2013，10（3）：52-55.

［3］王雅慧.对新时期医院档案管理工作的几点思考[J].中国当代医药，2012，19（1）：54-55.

作者:周琦 单位:宁波市鄞州区第二医院设备科