医疗设备档案管理思考

〔摘要〕本研究结合医院实际情况，论证了建立医疗设备档案的必要性，阐明了建立医疗设备档案的过程，探讨了医疗设备档案管理工作目前存在的难点，并针对问题提出了建议。

〔关键词〕医疗设备；档案管理；建议

医疗设备档案是指在医院购置维护医疗设备过程中，整理形成的包括申请、论证、采购、验收、付款、维护、转科和报废等资料[1]，而医疗设备档案管理则是对医疗设备档案资料的搜集、分类、统计分析、归档以及利用的工作[2]。医疗设备数量繁多，种类多样，使得医疗设备档案管理工作复杂烦琐，这其中还涉及了许多理论和方法，使用不同的方法进行管理，得出的成效是不一样的。哪种方法更科学，哪种方法更适合自己医院，是医疗设备档案管理员每天都要思考的问题。只有找对了方法，才能将医疗设备档案管好用好，最大限度发挥档案的作用，提高医疗设备的使用率和经济效益[3]。

1建立医疗设备档案的必要性

随着医院现代化的发展，医疗设备日益增多，现代化医疗仪器设备成为医院重要的组成部分，是高、精、新技术应用于医学教学、临床诊断和治疗的成果[4]。医疗设备不仅品种繁多，而且寿命长短不一，如何才能把医疗设备管好用好，必不可少的需要建立医疗设备档案，档案内放入所有与本设备有关的文档资料，力求让设备从立项到报废的每一个过程都一个详尽的记录，并且整理归案，一机一档。这样不管医院的设备有多少台，类型有多少种，我们都可以通过设备档案知道每台设备目前的情况，做到多而不乱，繁而不琐。

2医疗设备档案的建立

医疗设备档案的建立过程实际上就是文档资料收集过程，在立项后建档，在运行中完善，这是一个持续以恒的工作，需要档案管理员做到细心细致，一丝不苟，只有这样才能建立一个完整的设备档案。2.1建档。我院采用一机一档的管理模式，建档时间是设备立项后论证前。预算为2万元以下的建立小档案，一个档案一个文件夹，按采购时间有序放置，以小型设备的方式管理。对于预算为2~50万元，建立中档案，一个档案一个文件袋，文件袋上按规则编号，按编号有序放置，以常规设备的方式管理。对于预算在50万以上的建立大档案，一个档案一个文件盒或多个文件盒，文件盒上也按一定规则编号，并按编号有序放置，以大型设备的方式管理。2.2收集。[5]无论是小档案、中档案还是大档案，都必须要收集以下基础资料。立项资料：设备申请报告、可行性分析报告、各级领导审批文件。采购资料：设备论证表、设备技术参数表、供应商投标文件、供应商资质文件、发票复印件。安装验收资料：验收合格书、出库单、培训考核表、资料交接确认表。随机文件：设备的装箱清单、合格证、使用说明书、操作手册图表。设备照片：设备外观照片、设备标签照片（记录设备的品牌型号和序列号等）。运行资料：设备使用记录、设备维护保养记录、设备维修记录、设备转科记录、设备报废记录。而由于不同价格设备的采购方式不一样，3种档案的资料会存在差异。2.2.1小档案。小档案保存的都是小型设备的文档资料，这类设备一般通过询价采购方式购进，因此采购资料中会有一个询价采购汇总表用以记录各个供应商投标的品牌型号以及报价售后等，询价采购小组会把中标结果写到汇总表上并签字确认。2.2.2中档案。中档案保存的是常规设备的文档资料，我院采购文件规定常规设备（2~50万元）都要经过党政联席会审批并进行院内洽谈和签订合同，其中档案包含的文件还有：（1）立项资料，党政联席会纪要；（2）采购资料，院内挂网通知、洽谈会资料（供应商签到文件、设备评分表、会议纪要等）、合同；（3）运行资料，计量记录。2.2.3大档案。大档案保存的是大型设备的文档资料，我院采购文件规定大型设备（50万元以上）采购前都需科室先打报告申请，审批通过后下一步要上设备委员管理会对此设备进行讨论，讨论通过后还需上党政联席会最终确定，之后才能进行招标流程。由于流程繁多，其中产生的文档资料也会比常规设备多，档案里包含的文件还有：（1）立项资料，设备管理委员会纪要、党政联席会纪要等；（2）采购资料，设备科前期调研分析报告、招标相关文件、合同；（3）安装验收资料，报关税资料（进口医疗设备必备）；（4）运行资料，计量记录。2.3编号。医疗设备的数量和类别众多，为了避免按照常规方法编号，出现编号内容不明确的情况，我院紧紧追随政府政策步伐，围绕“医疗卫生机构医学装备管理办法”以及“医疗器械临床安全使用管理规范”，依照医疗器械68分类方法，对医疗设备档案进行编号，68编码分类见图1，详细格式是“68XX-XXXX-XXXX”，表达的含义是“68分类编码-此分类下的序号-总序号”，同时在档案侧面写上使用科室名称和医疗设备名称。通过这种方法编号，确保了档案有序管理并方便查找。2.4建立电子文档。当今社会已经进入互联网社会，如单单只靠纸质档案对医院的医疗设备进行管理，那是远远不够的。传统的纸质档案管理模式尽管有不可代替的作用，但是随着社会的发展，它的弊端也日渐明显。如不便查阅、统计麻烦等纸质文档管理上的问题成了设备科不得不面对的现实。因此，必须要建立一个完善的电子档案，不仅要将每台医疗设备的基本信息都录入进去，还要尽可能将设备的申购、论证、采购、合同、验收、付款等等纸质档案上传到电脑上，依靠电子档案对设备进行统一规范管理，能有效防范资产流失，保障资产安全。与此同时，于每个设备都打印一个相对应的档案标签贴于设备面上，标签上打印有设备的基本信息，并有一个独立的设备二维码，通过扫取二维码，我们就能在手机移动端对设备进行查询、报修、盘点等操作，让每次维护保养都保存了一个详尽的记录，从而使设备科的工作更加高效和方便。见图2，图3。

3医疗设备档案管理的难点及建议

3.1难点。档案工作建档是基础、管理是关键、利用是目的。但由于不能直接创造效益，档案管理在整个医院工作中往往不受重视，重医疗而轻视档案的状况普遍存在。结合我院实际情况，在工作中反映出来的难点主要有以下几点。（1）医疗设备档案管理制度不完善。对于医疗设备档案管理，上级部门出台的管理文件较少，缺乏规章的指引，医院对设备档案管理的重视不够，院内也没有一份针对医疗设备档案管理的详细制度。因此不同单位，不同设备收集的资料会存在很大的差别，存在一定的随意性，造成一定程度上的管理混乱。（2）建立完整档案的周期过长，医疗设备档案难确保完整性。与其他档案资料不同，医疗设备档案包含医疗设备从申购到淘汰报废整个过程的资料，是一台医疗设备的户口簿。建立一个完整的医疗设备档案，少则五年，多则十多年，所以设备档案一般周期较长，保持资料的完整性存在一定的难度[6]。（3）档案管理重视程度不够，档案管理团队部分人员管理意识不强。医疗设备档案中动态资料占据较大部分，其中包括计量资料、日常维护资料、维修记录等，这些动态资料涉及全院的每个设备，需要靠各科室设备管理员以及维修工程师定期提供。但是由于种种原因，动态文档的收集不受设备管理员和维修工程师的重视，因此部分动态资料收集起来存在一定困难，往往会出现收集不全、各科室管理员懒于记录的情况。3.2建议。（1）加大对医疗设备档案的重视程度，组织相关部门举行医疗设备档案管理协谈会，讨论编写相关的医疗设备档案管理制度，建立有利于医院长远发展的医疗设备档案管理体系，明确档案管理的内容，各级管理人员的职责，做到有规可遵，有章可循。（2）设立兼职的医疗设备档案监督管理员，其职责主要是监督医疗设备档案管理团队进行有序的档案管理，并对每个设备档案文档的收集情况做一个详细的记录，并定期对医疗设备档案进行抽查，特别是临床科室的日常维护记录，维修记录等资料，如有发现不规范的地方要对相关的管理人员进行警告并报告设备科科室主任。如果同一科室一年3次查出档案有问题，就要对相应的设备管理员进行相应的处罚。（3）加强培训，转变观念。每年定期召开档案管理团队的会议，总结每年档案管理的工作情况，并对各级人员进行管理再培训，提高对医疗设备档案的重视程度，特别要增强动态资料的收集、管理意识，真正将设备的需求、论证、验收、运行、维修情况真实地反映在档案中。

4总结

医疗设备档案管理是一件烦琐且困难的事情，在工作中难免会遇到很多困难，我们一定要学会边工作边总结边改进，相信通过大家的努力，一定会将医疗档案管理得井然有序，越来越好。

［参考文献］

［1］钟铁军，赵建中.总装直属部队医疗设备档案管理中存在的主要问题及思考[J].医疗设备信息，2004，19（12）：55-57.

［2］陈宏文.医院医疗设备档案管理的探讨[J].医疗卫生装备，2007，28（3）：46-47.

［3］白香梅，夏慧琳.谈医疗设备档案的建立与管理[J].医疗设备信息，2003，18（10）：59-60.

［4］陈郁韩.医疗设备档案的建立和管理[J].医疗设备信息，2004，19（10）：60-61

［5］谷红梅，李向东，云庆辉，等.医疗设备档案管理的改进措施[J].中国医学装备，2012，9（12）：92-93.

［6］章洁，史维新.浅谈当前医疗设备档案管理的难点及对策[J].档案与建设，2011（10）：67-68.

作者:陈俏均 刘德杭 黄耀盛 单位:南方医科大学第三附属医院设备器材科